Адамдар шынымен оқитын іскерлік хаттарды қалай жазуға болады: кәсіпкерлерге арналған 10 практикалық кеңес

Электрондық пошта, чат қолданбалары және жедел хабар алмасу үстемдік ететін әлемде де іскерлік хаттардың маңызы сақталып отыр. Дұрыс жазылған хат кәсіпкерге клиент тартуға, іскерлік байланысты ресімдеуге, дауды реттеуге немесе болашақтағы бизнесте дұрыс ахуал қалыптастыратын кәсіби бейне көрсетуге көмектесе алады.

Кәсіпкерлер мен шағын бизнес иелері үшін мақсат жай ғана ресмилік таныту емес. Мақсат - ойды анық жеткізу, сенімді болу және әрекет етуге оңай болу. Сіз жеткізушіге, клиентке, жалға берушіге, банк қызметкеріне немесе мемлекеттік мекемеге жазып отырсаңыз да, ең жақсы іскерлік хаттар оқырманның уақытын құрметтейді және келесі қадамды айқын етеді.

Бұл нұсқаулықта адамдар шынымен оқитын іскерлік хаттарды жазудың он практикалық тәсілі және хабарламаңызды ерекшелеуге көмектесетін бірнеше форматтау мен стратегия кеңесі берілген.

Неліктен іскерлік хаттар әлі де маңызды

Іскерлік хаттар көбіне хабарлама қарапайым электрондық поштадан гөрі салмақтырақ болуға тиіс болғанда қолданылады. Олар келесі жағдайларда пайдалы:

• Ресми сұрау салу
• Компанияңызды таныстыру
• Шарттарды жазбаша түрде растау
• Шағымға жауап беру
• Ұсыныс бойынша ілесіп хабарласу
• Маңызды шешімді құжаттау
• Жаңа байланыспен сенім орнату

Мықты хат сіздің бизнесіңіздің жүйелі және байыпты екенін көрсетеді. Бұл жаңа компания ашып жатсаңыз да, банк шотын ашсаңыз да, жеткізушілермен жұмыс істесеңіз де, клиенттермен байланыс орнатсаңыз да маңызды.

1. Қарапайым, заманауи тілді қолданыңыз

Оқырманды жоғалтудың ең жылдам жолы - тым ауыр, бұлыңғыр немесе ескірген болып естілу. Іскерлік жазылым ең жақсысы тікелей әрі табиғи болғанда жұмыс істейді.

Алғаш оқығанда оңай түсінілетін сөздерді таңдаңыз. Егер адресат күнделікті қолданбайтын болса, кәсіби терминдерді шамадан тыс пайдаланбаңыз. Ұзақ сөйлемдерге де осы қағида қатысты. Егер сөйлемді түсіну үшін күш салу керек болса, оны қысқартыңыз.

Қарапайым стиль бейресми дегенді білдірмейді. Бюрократиялық тіл қолданбай-ақ кәсіби болуға болады. Шын мәнінде, анық тіл көбіне күрделі тілден гөрі сенімдірек әсер қалдырады.

Қарапайым тексеріс

Әр сөйлемді дауыстап оқып шығыңыз. Егер оны клиентпен әңгімеде табиғи түрде айтпас едіңіз, қайта өңдеңіз.

2. Абзацтарды қысқа ұстаңыз

Тығыз мәтін блоктары оқуға құлшындырмайды. Қысқа абзацтар хатты тартымдырақ әрі шолуға жеңілірек етеді.

Жақсы іскерлік хатта әдетте бір уақытта бір ғана ойды жеткізетін абзацтар болады. Бір абзац мақсатты таныстыра алады. Басқасы мәселені түсіндіреді. Кейінгі абзац әрекет сұрайды немесе келесі қадамдарды растайды.

Егер абзац бетте ауыр көріне бастаса, оны бөліңіз.

Практикалық қағида

Әр абзацқа бір негізгі ойдан артық жүктемеңіз. Егер бірнеше ойды қамту керек болса, оларды бөліңіз.

3. Негізгі ойды оқырман мүддесінен бастаңыз

Оқырманға сіздің ішкі үдерісіңізден гөрі өзіне не әсер ететіні маңызды. Сондықтан кіріспе қарапайым сұраққа жауап беруі керек: не үшін олар оқуды жалғастыруы тиіс?

Хаттың мақсатын тез айтыңыз. Ақпарат сұрап жатсаңыз, соны жазыңыз. Шарттарды растап жатсаңыз, соны жазыңыз. Компанияңызды таныстырсаңыз, қандай құндылық ұсынатыныңызды түсіндіріңіз.

Бұл тәсіл сату хаттарында, серіктестікке үндеуде және кейінгі хат алмасуда әсіресе тиімді.

Жақсы бастамалар

• "Кездесуімізді және келесі қадамдарды растау үшін жазып отырмын."
• "Бизнесімізді таныстырып, ықтимал серіктестікті талқылау үшін хабарласып отырмын."
• "Өткен аптада жіберілген ұсынысқа байланысты ілесіп хабарласып отырмын."

4. Құрылымды көзбен жылдам шолуға ыңғайлы етіңіз

Көпшілік іскерлік хаттарды бірден сөзбе-сөз оқымайды. Олар өзіне қатысты жерін іздеп шолып шығады. Сондықтан форматтау осы мінез-құлыққа сәйкес болуы керек.

Қажет кезде айқын тақырыпшаларды қолданыңыз. Тақырып жолын нақты етіңіз. Бірнеше тармақты тізгенде маркерленген тізімдерді пайдаланыңыз. Маңызды деректерді оңай табылатын етіңіз.

Егер хат маңызды болса, оқырман оның мәнін, сұрауын және мерзімін бірнеше секундта түсіне алуы керек.

Пайдалы құрылым

• Хаттың мақсаты
• Фон немесе контекст
• Негізгі сұрау немесе хабарлама
• Мерзім, әрекет немесе келесі қадам
• Қорытынды және байланыс деректері

5. "Сіз" есімдігін мақсатпен қолданыңыз

Жақсы іскерлік мәтін оқырманға тікелей бағытталғандай сезіледі. "Сіз" және "сіздің" сөздерін қолдану хабарламаны жеке әрі маңызды етіп көрсетеді.

Бұл сөздерді әр сөйлемде шамадан тыс қолдану керек дегенді білдірмейді. Мақсат - оқырманның рөлін айқын ұстау. Хатты компанияңыздың ішкі үдерісіне байлап қоюдың орнына, оқырманға қандай пайда барын, не білуі керегін және келесі не істеуі тиіс екенін түсіндіріңіз.

Мысал

"Біз сұраныстарды өңдеудің жаңа үдерісін әзірледік" деп жазудың орнына, "Сіз енді уақытты үнемдеуге көмектесетін қарапайым процесс арқылы сұраныстар жібере аласыз" деп жазыңыз.

6. Ойды нақты қолдаса, оқиғалар мен мысалдарды қолданыңыз

Қысқа мысал іскерлік хатты жалпы сипаттағы мәлімдемелерге қарағанда сенімдірек ете алады. Егер сіз қызметті таныстырып жатсаңыз, мәселені шешіп жатсаңыз немесе өзгерістің не үшін маңызды екенін түсіндірсеңіз, өмірден алынған мысал оқырманға нәтижені елестетуге көмектеседі.

Оқиғалар абстрактілі артықшылықтарды нақты етеді. Жақсырақ сәйкестік, жылдамырақ енгізу немесе реттелген құжат айналымы туралы хат оқып отырған кәсіпкер оның пайдасын практикалық тұрғыда көргенде, құндылығын тезірек түсінеді.

Мысалды қысқа ұстаңыз. Мақсат - айқындық, көңіл көтеру емес.

Мысал ең пайдалы болатын жерлер

• Сату және серіктестік хаттары
• Клиентпен байланысты қалпына келтіру немесе кешірім хаттары
• Қызмет туралы хабарламалар
• Ішкі бизнес коммуникациясы

7. Хатты дұрыс уақытта жіберіңіз

Хатты қашан жіберетініңіз оның мазмұны сияқты маңызды болуы мүмкін. Қате уақытта жіберілген хабарлама кешігіп оқылуы, назардан тыс қалуы немесе дұрыс түсінілмеуі мүмкін.

Мысалы, маңызды хат-хабарды мереке алдында, қарбалас кезеңдерде немесе адресат дедлайндарға алаңдап жүрген кезде жібермеуге тырысыңыз.

Егер мәселе сезімтал болса, жіберер алдында алушының кестесін ойластырыңыз. Ойластырылған уақыт таңдауы жауап беру ықтималдығын арттырып, кедергіні азайта алады.

8. Қажет кезде ортақ таныстарды ертерек атап өтіңіз

Егер сізді алушы білетін және сенетін адам ұсынса, оны бірден айтыңыз. Ортақ байланыс бірден сенімділік орната алады.

Бұл әсіресе іскерлік даму мен кәсіби таныстыруларда пайдалы. Бұл хабарламаның кездейсоқ емес екенін және құрметтейтін адамы онымен танысуды орынды деп санағанын білдіреді.

Адал әрі нақты болыңыз. Адамның атын дұрыс жазыңыз және байланыс шынымен бар болса ғана айтыңыз.

Мысал

"Біздің ортақ әріптесіміз Jordan Lee сіздің алдағы кеңеюіңізге байланысты сізге хабарласуды ұсынды."

9. Қорытындыны анық және кәсіби жабыңыз

Іскерлік хаттың соңғы бөлігі әңгімені жалғастыруды оңай етуі керек. Бұл үшін анық қорытынды сөз, оқуға жеңіл аты-жөні және қажет болса толық байланыс деректері керек.

Егер хатқа жауап қажет болса, қалай және қашан жауап беру керегін айтыңыз. Егер хат ақпараттық сипатта болса, негізгі ойды күшейтетін сөйлеммен аяқтаңыз.

Маңызды айқындық керек болған жағдайда сәнді немесе оқуға қиын қолтаңбалардан аулақ болыңыз. Оқырман хатты кім жібергенін нақты білуі тиіс.

Мықты қорытындылар

• "Осыны әрі қарай талқылағыңыз келсе, маған хабарлаңыз."
• "Жұма күніне дейін жауабыңызды күтемін."
• "Уақытыңыз бен назарыңыз үшін рақмет."

10. Мағынасы болса, әдейі қойылған P.S.-ті қолданыңыз

Қосымша ескертпе назар аудартатындықтан тиімді болуы мүмкін. Көп хаттарда P.S. оқырман ең алдымен байқайтын бөліктердің бірі болады.

Оны тек нақты мақсатқа қызмет еткенде ғана пайдаланыңыз. Ол мерзімді тағы бір рет еске сала алады, негізгі артықшылықты айқындай алады немесе бір маңызды әрекет қадамын қайта ескертеді. Тек дәстүрлі форма болғаны үшін P.S. қоспаңыз.

P.S. үшін жақсы қолданыстар

• Мерзімді қайталау
• Соңғы әрекетке шақыруды көрсету
• Негізгі артықшылықты күшейту

Қарапайым іскерлік хат үлгісі

Егер қайталанып қолдануға болатын құрылым керек болса, мына форматты пайдаланыңыз:

1. Сәлемдесу
2. Мақсатты баяндау
3. Фон немесе контекст
4. Негізгі сұрау немесе хабарлама
5. Қосымша дәлел немесе нақтылау
6. Анық келесі қадам
7. Кәсіби қорытынды

Бұл құрылым клиенттермен хат алмасу, жеткізушілерге жаңарту хабарлары және сыртқы іскерлік байланыс сияқты көптеген ресми хаттарға сай келеді.

Жиі жіберілетін қателер

Тіпті жақсы ойлар да нашар орындалса әлсіреп қалады. Мына жиі кездесетін қателерден сақ болыңыз:

• Негізгі ойға кеш келу
• Сұрауды жасыратын бұлыңғыр тіл қолдану
• Анық келесі қадамсыз хат жіберу
• Хатты оқырманның орнына өз компанияңыз туралы ету
• Шамадан тыс драмалық немесе тым сату мәнерін қолдану
• Аты-жөнді, күндерді және байланыс деректерін тексермеу

Бір қате бар хат кешірілуі мүмкін. Бірақ қате аты-жөні, қате сома немесе қате мерзімі бар хат нақты мәселе тудыруы мүмкін.

Қашан іскерлік хат дұрыс құрал болады

Әр хабарлама хат түрінде болуы керек емес. Бірақ байланыс маңызды, ресми немесе кейін сілтеме жасалуы мүмкін болса, хат көбіне ең дұрыс таңдау болады.

Іскерлік хатты мына жағдайларда қолданыңыз:

• Келісімді құжаттау қажет болғанда
• Жаңа компанияны немесе қызметті таныстырғанда
• Клиенттен немесе жеткізушіден әрекет сұрағанда
• Саясат немесе үдеріс өзгерісін түсіндіргенде
• Шағымды кәсіби түрде шешкенде
• Кездесу немесе ұсыныстан кейін ілесіп хабарласқанда

Кәсіпкерлер үшін, әсіресе компанияны енді құрып жатқан кезеңде, мықты жазбаша коммуникация банк, жеткізуші баптауы мен клиентті енгізуден бастап, сәйкестікке қатысты хат-хабарға дейін көптеген бағытты қолдайды.

Іскерлік коммуникация және компания құру

Айқын жазу - сенімді бизнесті басқарудың бір бөлігі. LLC немесе корпорация құрып жатқанда, шот ашқанда, лицензияға өтінім бергенде немесе серіктестермен хабарласқанда, хаттарыңыз бен электрондық хабарламаларыңыз бизнесіңіздің жүйелі әрі іске дайын екенін көрсетуі керек.

Сондықтан көптеген кәсіпкерлер тек заңды тұлға құруға емес, бастапқы кезеңнен-ақ жақсы әкімшілік әдеттер қалыптастыруға да мән береді. Zenind сияқты қызметтер құрылым құру үдерісін тиімді жүргізуге көмектеседі, осылайша негізін қалаушылар бизнестің өзіне көбірек уақыт бөліп, қағазбастылықпен аз айналысады.

Қорытынды ой

Ең жақсы іскерлік хаттар оқырманды күрделілікпен таңқалдыруға тырыспайды. Олар анық, уақтылы және әрекет етуге ыңғайлы болғандықтан табысты болады. Егер хатыңыз оқырманның уақытын құрметтесе, мақсатын ерте айтса және нақты келесі қадаммен аяқталса, оның оқылып, жауап алу ықтималдығы әлдеқайда жоғары.

Қарапайым тіл қолданыңыз. Құрылымды жинақы ұстаңыз. Оқырманды алдыңғы орынға қойыңыз. Бұл әдеттер тек іскерлік хаттарыңызды ғана емес, жалпы іскерлік коммуникацияңызды да жақсартады.

Компанияңыз бірінші күннен кәсіби көрінуі керек болса, әр хабарлама маңызды.