Как да пишете бизнес писма, които хората наистина четат: 10 практични съвета за предприемачи

Дори в свят, доминиран от имейли, чат приложения и мигновени съобщения, бизнес писмата все още имат значение. Добре написаното писмо може да помогне на основател да спечели клиент, да формализира взаимоотношение, да реши спор или да представи професионален имидж, който задава правилния тон за бъдещи бизнес отношения.

За предприемачите и собствениците на малък бизнес целта не е да звучите официално само заради самата официалност. Целта е да бъдете ясни, убедителни и лесни за разбиране и действие. Независимо дали пишете на доставчик, клиент, наемодател, банкер или държавна институция, най-добрите бизнес писма уважават времето на читателя и правят следващата стъпка очевидна.

Това ръководство разглежда десет практически начина да пишете бизнес писма, които хората наистина четат, плюс няколко съвета за формат и стратегия, които помагат посланието ви да изпъкне.

Защо бизнес писмата все още имат значение

Бизнес писмата често се използват, когато съобщението трябва да има по-голяма тежест от едно бързо имейл съобщение. Те са полезни, когато трябва да:

• Направите официално запитване
• Представите компанията си
• Потвърдите условия писмено
• Отговорите на оплакване
• Последвате предложение
• Документирате важно решение
• Изградите доверие с нов контакт

Силното писмо показва, че бизнесът ви е организиран и сериозен. Това е важно, независимо дали стартирате нова компания, отваряте банкова сметка, управлявате отношения с доставчици или общувате с клиенти.

1. Използвайте ясен, модерен език

Най-бързият начин да загубите читателя е да звучите сковано, неясно или остаряло. Бизнес писането работи най-добре, когато звучи директно и човешки.

Избирайте думи, които се разбират от първия прочит. Избягвайте жаргон, освен ако не сте сигурни, че получателят го използва ежедневно. Същото важи и за дългите изречения. Ако едно изречение изисква усилие, за да бъде разбрано, съкратете го.

Опростеният стил не означава неформален стил. Можете да бъдете професионални, без да звучите бюрократично. Всъщност ясният език често звучи по-уверено от усложнения език.

Прост тест

Прочетете всяко изречение на глас. Ако не бихте го казали естествено в разговор с клиент, преработете го.

2. Дръжте параграфите кратки

Плътните текстови блокове обезкуражават четенето. Кратките параграфи правят писмото по-достъпно и по-лесно за преглед.

Доброто бизнес писмо обикновено включва параграфи, които изпълняват по една задача наведнъж. Един параграф може да въведе целта. Друг може да обясни проблема. По-късен параграф може да поиска действие или да потвърди следващите стъпки.

Ако даден параграф започне да изглежда тежък на страницата, разделете го.

Практично правило

Стремете се към една основна идея на параграф. Ако трябва да обхванете повече от една идея, разделете ги.

3. Започвайте с интереса на читателя

Читателите се интересуват повече от това какво ги засяга, отколкото от вашия вътрешен процес. Това означава, че началото трябва да отговори на прост въпрос: защо да продължат да четат?

Започнете, като бързо посочите целта на писмото. Ако искате информация, кажете го. Ако потвърждавате условия, кажете го. Ако представяте компанията си, обяснете каква стойност носите.

Този подход работи особено добре за продажбени писма, партньорски запитвания и последваща кореспонденция.

По-добри начала

• „Пиша, за да потвърдя нашата среща и следващите стъпки.“
• „Свързвам се, за да представя нашия бизнес и да проуча възможно партньорство.“
• „Пиша във връзка с изпратеното миналата седмица предложение.“

4. Направете структурата лесна за сканиране

Повечето хора не четат бизнес писмата дума по дума от първия път. Те преглеждат за релевантност. Форматирането ви трябва да подкрепя това поведение.

Използвайте ясни заглавия, когато е подходящо. Дръжте темата специфична. Използвайте списъци с точки, когато изброявате няколко елемента. Направете ключовите детайли лесни за намиране.

Ако писмото е важно, читателят трябва да може да разбере смисъла, молбата и крайния срок за секунди.

Полезна структура

• Цел на писмото
• Контекст или предистория
• Основна молба или послание
• Краен срок, действие или следваща стъпка
• Заключение и данни за контакт

5. Използвайте думата „вие“ целенасочено

Доброто бизнес писане звучи насочено към читателя. Използването на „вие“ и „вашият“ помага посланието да изглежда лично и релевантно.

Това не означава да прекалявате с тези думи във всяко изречение. Означава да държите ролята на читателя видима. Вместо да центрирате писмото върху процеса на вашата компания, обяснете как читателят печели, какво трябва да знае и какво трябва да направи след това.

Пример

Вместо да пишете „Разработихме нов процес за обработка на заявки“, опитайте: „Вече можете да подавате заявки чрез по-опростен процес, който спестява време.“

6. Използвайте истории и примери, когато подкрепят тезата

Краткият пример може да направи бизнес писмото по-убедително от блок общи твърдения. Ако представяте услуга, решавате проблем или обяснявате защо промяна е важна, реален пример може да помогне на читателя да си представи резултата.

Историите работят, защото правят абстрактните ползи конкретни. Основател, който чете писмо за по-добро съответствие, по-бързо въвеждане на клиенти или по-организирани записи, разбира стойността по-бързо, когато резултатът е описан в практически термини.

Дръжте примера кратък. Целта е яснота, а не развлечение.

Къде примерите помагат най-много

• Продажбени и партньорски писма
• Писма за възстановяване на отношения с клиент или извинение
• Съобщения за услуги
• Вътрешна бизнес комуникация

7. Подбирайте внимателно момента за изпращане

Кога изпращате писмото, може да е почти толкова важно, колкото и какво пише в него. Съобщение, изпратено в неподходящ момент, може да бъде забавено, пренебрегнато или разбрано погрешно.

Например избягвайте да изпращате важна кореспонденция непосредствено преди празници, по време на известни натоварени сезони или когато е вероятно получателят да е разсеян от срокове.

Ако въпросът е чувствителен, помислете за графика на получателя, преди да изпратите писмото. Внимателната стратегия за време може да подобри отговорите и да намали напрежението.

8. Споменавайте общи контакти рано, когато е уместно

Ако сте препоръчани от някого, когото получателят познава и на когото има доверие, кажете това отрано. Общият контакт може веднага да изгради доверие.

Това е особено полезно при развитие на бизнес и професионални представяния. То показва, че контактът не е случаен и че някой, когото получателят уважава, е преценил, че обръщението си заслужава вниманието.

Бъдете честни и конкретни. Назовете човека точно и само ако връзката е реална.

Пример

„Нашият общ колега Jordan Lee ми предложи да се свържа с вас относно предстоящото ви разширяване.“

9. Завършвайте ясно и професионално

Заключението на бизнес писмото трябва да улесни продължаването на разговора. Това означава ясен финал, четливо име и пълни данни за контакт, ако са нужни.

Ако писмото изисква отговор, кажете на читателя как и до кога да отговори. Ако писмото е информативно, завършете с изречение, което подсилва основното послание.

Избягвайте декоративни или трудно четими подписи в ситуации, в които яснота е важна. Читателят трябва да знае точно кой е изпратил съобщението.

Силни завършеци

• „Моля, уведомете ме, ако желаете да обсъдим това по-нататък.“
• „Очаквам отговора ви до петък.“
• „Благодаря ви за отделеното време и внимание.“

10. Използвайте целенасочен P.S., когато добавя стойност

Послесловът може да бъде ефективен, защото изпъква. В много писма P.S. е едно от първите неща, които читателят забелязва.

Използвайте го само когато служи на реална цел. Той може да подсили краен срок, да подчертае ключова полза или да напомни на читателя за едно важно действие. Не добавяйте P.S. просто защото форматът изглежда традиционен.

Добри употреби на P.S.

• Повторение на краен срок
• Подчертаване на последен призив към действие
• Подсилване на основната полза

Прост шаблон за бизнес писмо

Ако искате повторяема структура, използвайте този формат:

1. Поздрав
2. Изречение за целта
3. Контекст или предистория
4. Основна молба или послание
5. Подкрепящ детайл или доказателство
6. Ясна следваща стъпка
7. Професионален финал

Тази структура работи за повечето формални бизнес писма, включително клиентска комуникация, актуализации към доставчици и външно бизнес обръщение.

Често срещани грешки, които да избягвате

Дори силните идеи могат да бъдат отслабени от лошо изпълнение. Внимавайте за тези често срещани грешки:

• Пишете твърде много, преди да стигнете до същината
• Използвате неясен език, който прикрива молбата
• Изпращате писмо без ясен следващ ход
• Правите писмото да се върти около вашата компания вместо около читателя
• Използвате прекалено драматичен или твърде продажбен тон
• Пропускате да проверите имена, дати и данни за контакт

Писмо с една печатна грешка е простимо. Писмо с грешно име, грешна сума или грешен краен срок може да създаде реални проблеми.

Кога бизнес писмото е правилният инструмент

Не всяко съобщение трябва да бъде писмо. Но когато комуникацията е важна, официална или вероятно ще бъде използвана като справка по-късно, писмото често е най-добрият избор.

Използвайте бизнес писмо, когато трябва да:

• Документирате споразумение
• Представите нова компания или услуга
• Поискате действие от клиент или доставчик
• Обясните промяна в политика или процес
• Професионално разрешите оплакване
• Проследите среща или предложение

За основателите, особено в ранните етапи на учредяване на компания, силната писмена комуникация може да подпомогне всичко - от банково обслужване и работа с доставчици до въвеждане на клиенти и кореспонденция, свързана със съответствие.

Бизнес комуникация и учредяване на компания

Ясното писане е част от управлението на надежден бизнес. Когато учредявате LLC или корпорация, откривате сметки, кандидатствате за лицензи или общувате с партньори, писмата и имейлите ви трябва да подсилват впечатлението, че бизнесът ви е организиран и готов за работа.

Това е една от причините много предприемачи да се фокусират не само върху учредяването на юридическо лице, но и върху изграждането на добри административни навици от самото начало. Услуги като Zenind помагат на основателите да управляват процеса по учредяване ефективно, за да могат да прекарват повече време в самия бизнес и по-малко време в борба с документите.

Финални мисли

Най-добрите бизнес писма не се опитват да впечатлят читателя със сложност. Те успяват, защото са ясни, навременни и лесни за действие. Ако писмото ви уважава времето на читателя, посочва целта си отрано и завършва с конкретна следваща стъпка, има много по-голям шанс да бъде прочетено и получи отговор.

Използвайте ясен език. Дръжте структурата подредена. Поставете читателя на първо място. Тези навици ще подобрят не само бизнес писмата ви, но и цялостната ви бизнес комуникация.

Когато компанията ви трябва да изглежда професионално от първия ден, всяко съобщение има значение.