Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröinti: mitä voittoa tavoittelemattomien järjestöjen on tiedettävä ennen lahjoitusten pyytämistä

Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröinti on tärkeä vaatimustenmukaisuuden vaihe voittoa tavoittelemattomille järjestöille ja varainhankintaorganisaatioille, jotka aikovat pyytää lahjoituksia osavaltiossa. Jos hyväntekeväisyysjärjestösi valmistautuu pyytämään lahjoja Louisianan lahjoittajilta, rekisteröintisääntöjen ymmärtäminen voi auttaa välttämään viivästyksiä, virheitä ilmoituksissa ja ehkäistävissä olevia vaatimustenmukaisuusongelmia.

Tässä oppaassa selitetään, kenen on rekisteröidyttävä, mitä lomakkeita yleensä vaaditaan, mitkä organisaatiot voivat mahdollisesti saada vapautuksen ja miten vaatimustenmukaisuus säilytetään alkuperäisen ilmoituksen jälkeen.

Mitä Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröinti tarkoittaa

Louisianassa hyväntekeväisyysrekisteröinti on prosessi, jossa osavaltiolle ilmoitetaan hyväntekeväisyysorganisaatiosta, joka aikoo kerätä lahjoituksia yleisöltä. Louisiana Attorney General’s Office valvoo hyväntekeväisyysrekisteröintiä ja siihen liittyvää varainhankinnan vaatimustenmukaisuutta Consumer Protection Sectionin kautta.

Monille organisaatioille rekisteröinti on osa perusvaatimustenmukaisuuden perustaa, jonka tulisi olla kunnossa ennen varainhankinnan aloittamista. Se koskee erityisesti voittoa tavoittelemattomia järjestöjä, jotka:

• pyytävät lahjoituksia suoraan yleisöltä
• käyttävät ammattimaista varainhankkijaa tai varainhankintayritystä
• toteuttavat valtakunnallisia lahjoituskampanjoita
• harjoittavat postitse, sähköpostitse, puhelimitse tai verkossa tapahtuvaa varainhankintaa, joka kohdistuu Louisianan asukkaisiin

Rekisteröinnin tavoite on selkeä: sen avulla osavaltio ja yleisö voivat varmistaa, että hyväntekeväisyysjärjestö on asianmukaisesti organisoitu ja noudattaa Louisianan varainhankintasääntöjä.

Kenen on rekisteröidyttävä Louisianassa

Yleensä hyväntekeväisyysjärjestöjen, jotka pyytävät lahjoituksia Louisianassa, on rekisteröidyttävä Louisiana Attorney General’s Officeen. Vaatimus on erityisen selvä, kun hyväntekeväisyysjärjestö käyttää ammattimaista varainhankkijaa.

Osavaltion nykyisen menettelyn mukaan hyväntekeväisyysjärjestöjen, jotka käyttävät ammattimaista varainhankkijaa, on rekisteröidyttävä vuosittain, ja rekisteröinti on toimitettava vähintään 10 päivää ennen lahjoitusten pyytämistä.

Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelemattoman järjestön ei pitäisi odottaa siihen asti, että kampanja on jo käynnissä. Jos Louisianan asukkaat kuuluvat suunniteltuun varainhankinnan kohdeyleisöön, rekisteröinnin suunnittelun tulisi alkaa varhain kampanjan aikataulussa.

Yleiset tilanteet, jotka laukaisevat rekisteröintivelvollisuuden

Louisianan rekisteröinti on usein tarpeen, kun organisaatio:

• käynnistää suorakirjeitse toteutettavan lahjoituspyynnön Louisianan lahjoittajille
• pyytää verkossa lahjoituksia eikä sulje Louisianan asukkaita pois
• käyttää varainhankintakonsulttia, telemarkkinointipalvelua tai ammattimaista varainhankkijaa
• laajentaa olemassa olevan valtakunnallisen kampanjan Louisianaan
• saa apua ulkopuoliselta taholta, joka pyytää lahjoituksia sen puolesta

Vaikka voittoa tavoittelematon järjestö olisi jo IRS:n tunnustama verovapaa toimija, tämä liittovaltion asema ei automaattisesti korvaa Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröinnin sääntöjä.

Hyväntekeväisyysrekisteröinnin vapautukset

Kaikkien lahjoituksia pyytävien hyväntekeväisyysjärjestöjen ei tarvitse rekisteröityä. Louisiana tunnistaa tietyt vapautukset tietyille organisaatioryhmille.

Osavaltio nimeää tällä hetkellä seuraavat vapautetut ryhmät:

• uskonnolliset instituutiot, kuten Louisiana administrative rules määrittelevät
• oppilaitokset, jotka State Department of Education tai asianomainen osavaltion koulutuslautakunta tunnustaa tai hyväksyy
• Louisianan lain mukaisesti perustetut sairaalat
• vapaaehtoiset terveysjärjestöt, jotka on perustettu Louisianan tai liittovaltion lain nojalla

Jos organisaatio uskoo kuuluvansa vapautuksen piiriin, sen tulisi toimittaa Charitable Exemption Form sekä osavaltion pyytämät tukiasiakirjat.

Vapautusta ei pidä olettaa kevyin perustein. Hyväntekeväisyysjärjestön tulisi arvioida nykyiset vapautuskriteerit huolellisesti ennen kuin se päättää, ettei rekisteröintiä tarvita.

Mitä sinun on toimitettava

Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröintiprosessi edellyttää tyypillisesti:

• Charitable Organization Registration Form -lomakkeen
• rekisteröinnin tarkistuslistassa mainitut tukiasiakirjat
• rekisteröintimaksun maksamisen

Jos organisaatio hakee vapautusta, sen tulisi sen sijaan käyttää Charitable Exemption Form -lomaketta ja vapautuksen tarkistuslistaa.

Osavaltion verkkotoimitusprosessi pyytää organisaatioita täyttämään täytettävän PDF-lomakkeen, lataamaan täytetyn lomakkeen ja tukiasiakirjat sekä maksamaan vaaditut maksut. Organisaatiot voivat myös toimittaa ilmoituksen postitse.

Rekisteröintimaksu ja maksutavat

Nykyinen vuosittainen rekisteröintimaksu alkuperäiselle rekisteröinnille ja uusimiselle on 25 dollaria.

Sähköisesti maksettaessa osavaltio hyväksyy yleisimmät luotto- ja maksukortit, ja lisäksi peritään ei-hyvitettävä verkkopalvelumaksu. Postitse maksettaessa sekki voidaan lähettää Louisiana Department of Justice -virastolle ilman verkkopalvelun lisämaksua.

Ennen ilmoituksen jättämistä organisaatioiden tulisi varmistaa, kuka maksaa maksun, miten maksu suoritetaan ja onko ilmoituspaketti riittävän täydellinen käsittelyviivästysten välttämiseksi.

Vaiheittainen jättöprosessi

Käytännöllinen tapa lähestyä Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröintiä on jakaa prosessi muutamaan hallittavaan vaiheeseen.

1. Varmista, vaaditaanko rekisteröintiä

Aloita tarkastelemalla varainhankintatoimintaasi. Jos organisaatiosi aikoo pyytää lahjoituksia Louisianassa eikä selvästi täytä vapautuksen ehtoja, rekisteröinti on todennäköisesti pakollinen.

2. Kerää organisaatiotiedot

Useimmat ilmoitukset edellyttävät perustietoja organisaatiosta, kuten:

• hyväntekeväisyysjärjestön virallinen nimi
• organisaation yhteystiedot
• postiosoite ja päätoimipaikan tiedot
• johtohenkilöiden tai vastuuhenkilöiden nimet
• tiedot varainhankintatavoista tai ammattimaisista varainhankkijoista
• tarkistuslistassa mainitut liitteet

3. Täytä oikea lomake

Käytä rekisteröintilomaketta, jos organisaatiosi on rekisteröitävä. Käytä vapautuslomaketta, jos organisaatiosi täyttää yhden Louisianan tunnistamista vapautuksista.

4. Tarkista tarkistuslista ennen jättämistä

Tarkistuslista on tärkeä. Puuttuvat liitteet ovat yksi yleisimmistä syistä ilmoituksen viivästymiseen. Käy vaaditut asiakirjat huolellisesti läpi ennen toimittamista.

5. Toimita ilmoitus ja maksa maksu

Osavaltio hyväksyy sekä verkkotoimituksen että postin. Joka tapauksessa ilmoituksen tulisi olla täydellinen, tarkka ja ajoissa toimitettu.

6. Säilytä todiste toimittamisesta

Toimituksen jälkeen säilytä kopiot lomakkeesta, liitteistä, maksuvahvistuksesta ja kaikesta osavaltiolta saadusta kirjeenvaihdosta. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä uusimisen yhteydessä tai myöhempiin kysymyksiin vastattaessa.

Uusiminen ja jatkuva vaatimustenmukaisuus

Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröinti ei ole kertaluonteinen tehtävä niille organisaatioille, joiden on rekisteröidyttävä. Jos hyväntekeväisyysjärjestösi käyttää ammattimaista varainhankkijaa, rekisteröinti on uusittava vuosittain.

Siksi uusimisen suunnittelu on yhtä tärkeää kuin alkuperäinen ilmoitus. Hyvä vaatimustenmukaisuuden kalenteri sisältää:

• alkuperäisen jättöpäivän
• päivämäärän, johon mennessä varainhankinta voi alkaa
• vuosittaisen uusimisen määräajan
• nykyisen rekisteröinnin voimassaolon päättymispäivän
• sisäiset muistutukset siitä, täyttääkö organisaatio edelleen vapautuksen ehdot

Jos organisaation varainhankintamalli muuttuu, uusi ulkopuolinen varainhankkija palkataan tai toiminta laajenee uusiin kanaviin, vaatimustenmukaisuuden arviointi voi olla päivitettävä.

Yleiset vältettävät virheet

Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröinnin ongelmat johtuvat usein muutamasta ennustettavasta virheestä:

• oletetaan, että IRS:n 501(c)(3)-status poistaa osavaltion ilmoitusvelvollisuudet
• odotetaan ilmoituksen jättämistä siihen asti, kun kampanja on jo käynnissä
• käytetään väärää lomaketta
• unohdetaan vaaditut liitteet
• jätetään vuosittainen uusimisen määräaika huomaamatta
• jätetään arvioimatta vapautusoikeus, kun organisaation toiminta muuttuu
• sivuutetaan rekisteröintitarve, kun mukana on ammattimainen varainhankkija

Pieni ilmoitusvirhe voi kasvaa suuremmaksi vaatimustenmukaisuusongelmaksi, jos hyväntekeväisyysjärjestö jo aktiivisesti pyytää lahjoituksia. Varhainen tarkistus on turvallisin lähestymistapa.

Parhaat käytännöt varainhankintaorganisaatioille

Jos voittoa tavoittelematon järjestösi aikoo kerätä varoja Louisianassa, seuraavat käytännöt voivat helpottaa vaatimustenmukaisuutta:

• sisällytä rekisteröinnin tarkistus varainhankinnan käynnistyslistaan
• nimeä yksi sisäinen vastuuhenkilö osavaltion hyväntekeväisyysilmoituksille
• säilytä keskitetty kansio kaikille toimitetuille lomakkeille ja tukiasiakirjoille
• seuraa uusimisen määräaikoja yhteisessä vaatimustenmukaisuuden kalenterissa
• tarkista varainhankintakumppanit ennen sopimusten allekirjoittamista
• varmista ennen vapautukseen luottamista, että vapautus on yhä voimassa

Nämä käytännöt ovat erityisen hyödyllisiä voittoa tavoittelemattomille järjestöille, jotka varainhankkivat useissa osavaltioissa, joissa rekisteröintisäännöt voivat vaihdella huomattavasti lainkäyttöalueesta toiseen.

Miten Zenind voi auttaa

Zenind tukee perustajia, pieniä yrityksiä ja voittoa tavoittelemattomia organisaatioita, jotka haluavat järjestelmällisemmän lähestymistavan entity complianceen. Vaikka hyväntekeväisyysrekisteröinnin vaatimukset käsittelee osavaltio, Zenind voi auttaa sinua pysymään järjestelmällisenä laajemman hallinnollisen työn suhteen, joka liittyy organisaation perustamiseen ja ylläpitoon.

Tähän voi kuulua:

• vaatimustenmukaisuuden määräaikojen hallinta
• organisaation asiakirjojen säilyttäminen yhdessä paikassa
• valmistautuminen ilmoituksiin paremmalla asiakirjahallinnalla
• prosessin rakentaminen toistuviin osavaltiovelvoitteisiin

Organisaatioille, jotka kasvavat perustamisesta aktiiviseen varainhankintaan, luotettava vaatimustenmukaisuuden työnkulku voi säästää aikaa ja vähentää vältettäviä ilmoitusvirheitä.

Lopuksi

Louisianan hyväntekeväisyysrekisteröinti on välttämätön vaihe monille voittoa tavoittelemattomille järjestöille, jotka pyytävät lahjoituksia osavaltiossa, erityisesti silloin, kun mukana on ammattimainen varainhankkija. Prosessi on hallittavissa, kun tiedät, mitä lomaketta käyttää, mitä asiakirjoja kerätä ja milloin vuosittainen uusiminen erääntyy.

Jos organisaatiosi aikoo varainhankintaan Louisianassa, tarkista nykyiset vaatimukset ennen kampanjan käynnistämistä. Oikea-aikainen ilmoitus voi auttaa sinua keskittymään missioosi sen sijaan, että joutuisit viime hetken vaatimustenmukaisuusongelmien kanssa.