Регистрация на благотворителна дейност в Луизиана: Какво трябва да знаят нестопанските организации преди да набират дарения

Регистрацията за благотворителна дейност в Луизиана е важна стъпка за съответствие за нестопански организации и организации за набиране на средства, които планират да събират дарения в щата. Ако вашата благотворителна организация се подготвя да поиска дарения от донори в Луизиана, разбирането на правилата за регистрация може да ви помогне да избегнете забавяния, грешки при подаването и предотвратими проблеми със съответствието.

Това ръководство обяснява кой трябва да се регистрира, какви формуляри обикновено се изискват, кои организации могат да отговарят на условията за освобождаване и как да поддържате съответствие след първоначалното подаване.

Какво означава регистрацията за благотворителна дейност в Луизиана

В Луизиана регистрацията за благотворителна дейност е процесът на уведомяване на щата за благотворителна организация, която ще събира дарения от обществеността. Офисът на главния прокурор на Луизиана отговаря за регистрацията на благотворителни организации и свързаното със събирането на дарения съответствие чрез своя отдел за защита на потребителите.

За много организации регистрацията е част от основната рамка за съответствие, която трябва да бъде налице преди началото на набирането на средства. Това е особено важно за нестопански организации, които:

• събират дарения директно от обществеността
• наемат професионален събирач на средства или фирма за набиране на средства
• провеждат кампании за дарения в целия щат
• извършват набиране на средства по пощата, имейл, телефон или онлайн, насочено към жители на Луизиана

Целта на регистрацията е ясна: тя дава възможност на щата и на обществеността да потвърдят, че благотворителната организация е надлежно учредена и спазва правилата на Луизиана за набиране на дарения.

Кой трябва да се регистрира в Луизиана

По принцип благотворителните организации, които събират дарения в Луизиана, трябва да се регистрират в Офиса на главния прокурор на Луизиана. Изискването е особено ясно, когато благотворителната организация използва професионален събирач на средства.

Според текущия процес на щата, благотворителните организации, които използват професионален събирач на средства, трябва да се регистрират ежегодно и регистрацията трябва да бъде подадена най-малко 10 дни преди започване на събирането на дарения.

Това означава, че нестопанската организация не трябва да чака, докато кампанията вече е в ход. Ако жители на Луизиана са част от целевата аудитория за набиране на средства, планирането на регистрацията трябва да започне рано в графика на кампанията.

Често срещани ситуации, които водят до необходимост от регистрация

Преглед на регистрацията в Луизиана често е необходим, когато организацията:

• стартира директна пощенска кампания към донори в Луизиана
• отправя искане за онлайн дарения и не изключва жителите на Луизиана
• работи с консултант по набиране на средства, доставчик на телемаркетинг или професионален събирач на средства
• разширява съществуваща национална кампания в Луизиана
• получава помощ от външна страна, която събира дарения от нейно име

Дори ако нестопанската организация вече е призната за освободена от данъци от IRS, този федерален статут не заменя автоматично правилата на Луизиана за регистрация на благотворителни организации.

Освобождавания от регистрация за благотворителна дейност

Не всяка благотворителна организация, която събира дарения, е длъжна да се регистрира. Луизиана признава определени освобождавания за конкретни категории организации.

Щатът в момента посочва следните освободени групи:

• религиозни институции, както са определени от административните правила на Луизиана
• образователни институции, признати или одобрени от Департамента по образование на щата или от съответния щатски образователен орган
• болници, организирани съгласно закона на Луизиана
• доброволни здравни организации, организирани съгласно закона на Луизиана или федералния закон

Ако организацията смята, че отговаря на условията за освобождаване, тя трябва да подаде Формуляр за освобождаване за благотворителни организации и изисканите от щата подкрепящи документи.

Освобождаването не е нещо, което трябва да се приема лекомислено. Благотворителната организация трябва внимателно да прегледа текущите критерии за освобождаване, преди да реши, че регистрацията не е необходима.

Какво трябва да подадете

Процесът на регистрация за благотворителни организации в Луизиана обикновено изисква:

• Формуляр за регистрация на благотворителна организация
• подкрепящите документи, посочени в контролния списък за регистрация
• плащане на таксата за регистрация

Ако организацията кандидатства за освобождаване, вместо това трябва да използва Формуляра за освобождаване за благотворителни организации и контролния списък за освобождаване.

Онлайн процесът на подаване на щата изисква организациите да попълнят редактируемия PDF формуляр, да качат попълнения формуляр и подкрепящата документация и да платят необходимите такси. Организациите могат да подават и по пощата.

Такса за регистрация и възможности за плащане

Текущата годишна такса за първоначална регистрация и подновяване е 25 долара.

При електронно плащане щатът приема основни кредитни и дебитни карти и се начислява допълнителна невъзстановима онлайн такса за обслужване. При плащане по пощата може да бъде изпратен чек до Министерството на правосъдието на Луизиана без онлайн таксата за обслужване.

Преди подаване организациите трябва да потвърдят кой ще плати таксата, как ще бъде направено плащането и дали пакетът за подаване е достатъчно пълен, за да се избегнат забавяния при обработката.

Процес на подаване стъпка по стъпка

Практичен начин да подхождате към регистрацията за благотворителна дейност в Луизиана е да разделите процеса на няколко управляеми стъпки.

1. Потвърдете дали регистрацията е необходима

Започнете с преглед на вашите дейности по набиране на средства. Ако вашата организация ще събира дарения от донори в Луизиана и не попада ясно в освобождаване, регистрацията вероятно е задължителна.

2. Съберете организационна информация

Повечето заявления ще изискват основни данни за организацията, като например:

• юридическото наименование на благотворителната организация
• данни за контакт на организацията
• пощенски адрес и информация за основния офис
• имена на ръководители или отговорни лица
• информация за методите за набиране на средства или професионални събирачи на средства
• подкрепящи приложения, посочени в контролния списък

3. Попълнете правилния формуляр

Използвайте регистрационния формуляр, ако организацията ви трябва да се регистрира. Използвайте формуляра за освобождаване, ако организацията ви отговаря на условията за едно от признатите от Луизиана освобождавания.

4. Прегледайте контролния списък преди подаване

Контролният списък е важен. Липсващи приложения са една от най-честите причини за забавяне на подаване. Прегледайте внимателно изискуемите документи преди изпращане.

5. Подайте документацията и платете таксата

Щатът приема онлайн подаване или изпращане по пощата. Във всеки случай подаването трябва да бъде пълно, точно и навременно.

6. Запазете доказателство за подаването

След подаването съхранявайте копия от формуляра, приложенията, потвърждението за плащане и всяка кореспонденция от щата. Тези записи са полезни при подновяване или при отговор на въпроси по-късно.

Подновяване и текущо съответствие

Регистрацията за благотворителна дейност в Луизиана не е еднократна задача за организациите, които трябва да се регистрират. Ако вашата благотворителна организация използва професионален събирач на средства, регистрацията трябва да се подновява ежегодно.

Това прави планирането на подновяването също толкова важно, колкото и първоначалното подаване. Добър календар за съответствие трябва да включва:

• датата на първоначалното подаване
• датата, до която набирането на средства може да започне
• годишния краен срок за подновяване
• датата на изтичане на текущата регистрация
• вътрешни напомняния за преглед дали организацията все още отговаря на условията за освобождаване

Ако организацията промени модела си на набиране на средства, наеме нов външен събирач на средства или се разшири в нови канали, анализът на съответствието може да се наложи да бъде актуализиран.

Често срещани грешки, които да избягвате

Проблемите с регистрацията за благотворителна дейност в Луизиана често произтичат от няколко предвидими грешки:

• да се предполага, че статутът 501(c)(3) на IRS премахва задълженията за подаване на документи на щатско ниво
• да се чака, докато кампанията вече е активна, преди да се подаде
• да се използва грешният формуляр
• да се забравят изискуеми приложения
• да се пропусне годишният срок за подновяване
• да не се преразглежда допустимостта за освобождаване след промяна в дейността на организацията
• да се игнорира необходимостта от регистрация, когато участва професионален събирач на средства

Малка грешка при подаването може да се превърне в по-голям проблем със съответствието, ако благотворителната организация вече активно събира дарения. Ранният преглед е най-сигурният подход.

Добри практики за организации за набиране на средства

Ако вашата нестопанска организация планира да набира средства в Луизиана, следните практики могат да улеснят спазването на изискванията:

• включете прегледа на регистрацията в контролния списък за стартиране на набирането на средства
• определете един вътрешен отговорник за щатските регистрации на благотворителни организации
• поддържайте централизирана папка с всички подадени формуляри и подкрепящи документи
• следете крайните срокове за подновяване в споделен календар за съответствие
• преглеждайте доставчиците за набиране на средства преди подписване на договори
• потвърждавайте дали някое освобождаване все още е приложимо, преди да разчитате на него

Тези навици са особено полезни за нестопански организации, които набират средства в няколко щата, където правилата за регистрация могат да се различават значително от една юрисдикция до друга.

Как Zenind може да помогне

Zenind подпомага основатели, малки предприятия и нестопански организации, които искат по-организиран подход към съответствието на юридическите лица. Макар изискванията за регистрация на благотворителна дейност да се уреждат от щата, Zenind може да ви помогне да останете дисциплинирани по отношение на по-широката административна работа, която съпътства създаването и поддържането на организация.

Това може да включва:

• поддържане на организираност по отношение на сроковете за съответствие
• съхраняване на документите на юридическото лице на едно място
• подготовка за подавания с по-добър контрол върху документите
• изграждане на процес за повтарящи се щатски задължения

За организации, които преминават от учредяване към активно набиране на средства, надежден работен процес за съответствие може да спести време и да намали избягваемите грешки при подаване.

Заключителни мисли

Регистрацията за благотворителна дейност в Луизиана е необходима стъпка за много нестопански организации, които събират дарения в щата, особено когато е включен професионален събирач на средства. Процесът е управляем, когато знаете кой формуляр да използвате, какви документи да съберете и кога е дължимо годишното подновяване.

Ако вашата организация планира да набира средства в Луизиана, прегледайте текущите изисквания преди да стартирате кампанията си. Навременното подаване може да ви помогне да останете фокусирани върху мисията си, вместо да се занимавате с последни проблеми със съответствието.