Înregistrarea caritabilă din Louisiana: ce trebuie să știe organizațiile nonprofit înainte de a solicita donații

Înregistrarea caritabilă în Louisiana este un pas important de conformitate pentru organizațiile nonprofit și pentru organizațiile de fundraising care intenționează să solicite contribuții în stat. Dacă organizația dvs. caritabilă se pregătește să ceară donații de la donatori din Louisiana, înțelegerea regulilor de înregistrare vă poate ajuta să evitați întârzieri, greșeli de depunere și probleme de conformitate care pot fi prevenite.

Acest ghid explică cine trebuie să se înregistreze, ce formulare sunt de obicei necesare, ce organizații se pot califica pentru exceptare și cum să rămâneți în conformitate după depunerea inițială.

Ce înseamnă înregistrarea caritabilă în Louisiana

În Louisiana, înregistrarea caritabilă este procesul prin care o organizație caritabilă anunță statul că va solicita contribuții de la public. Biroul Procurorului General din Louisiana supraveghează înregistrarea organizațiilor caritabile și conformitatea aferentă solicitării de fonduri prin Secțiunea de Protecție a Consumatorilor.

Pentru multe organizații, înregistrarea face parte din baza de conformitate care ar trebui să fie în vigoare înainte de începerea strângerii de fonduri. Este relevantă în special pentru nonprofiturile care:

• solicită donații direct de la public
• angajează un solicitant profesionist sau o firmă de fundraising
• derulează campanii de donații la nivel de stat
• desfășoară strângeri de fonduri prin poștă, e-mail, telefon sau online, direcționate către rezidenții din Louisiana

Scopul înregistrării este simplu: oferă statului și publicului o modalitate de a confirma că organizația caritabilă este organizată corespunzător și respectă regulile din Louisiana privind solicitarea de donații.

Cine trebuie să se înregistreze în Louisiana

În general, organizațiile caritabile care solicită contribuții în Louisiana trebuie să se înregistreze la Biroul Procurorului General din Louisiana. Cerința este și mai clară atunci când o organizație caritabilă folosește un solicitant profesionist.

Conform procesului actual al statului, organizațiile caritabile care folosesc un solicitant profesionist trebuie să se înregistreze anual, iar înregistrarea trebuie depusă cu cel puțin 10 zile înainte de solicitarea contribuțiilor.

Asta înseamnă că o organizație nonprofit nu ar trebui să aștepte până când o campanie este deja în desfășurare. Dacă rezidenții din Louisiana fac parte din publicul vizat pentru strângerea de fonduri, planificarea înregistrării ar trebui să înceapă devreme în calendarul campaniei.

Situații frecvente care declanșează înregistrarea

O analiză a înregistrării în Louisiana este adesea necesară atunci când o organizație:

• lansează o solicitare prin poștă directă către donatorii din Louisiana
• cere donații online și nu exclude rezidenții din Louisiana
• lucrează cu un consultant de fundraising, un furnizor de telemarketing sau un solicitant profesionist
• extinde o campanie națională existentă în Louisiana
• primește ajutor de la o parte externă care solicită contribuții în numele său

Chiar dacă o organizație nonprofit are deja statut de scutire de la impozitare recunoscut de IRS, acel statut federal nu înlocuiește automat regulile din Louisiana privind înregistrarea caritabilă.

Exceptări de la înregistrarea caritabilă

Nu toate organizațiile care solicită fonduri trebuie să se înregistreze. Louisiana recunoaște anumite exceptări pentru categorii specifice de organizații.

Statul identifică în prezent următoarele grupuri exceptate:

• instituții religioase, așa cum sunt definite de regulile administrative din Louisiana
• instituții de învățământ recunoscute sau aprobate de Departamentul de Stat pentru Educație sau de consiliul educațional de stat competent
• spitale organizate în temeiul legii din Louisiana
• organizații voluntare de sănătate organizate în temeiul legii din Louisiana sau al legii federale

Dacă o organizație consideră că se califică pentru exceptare, ar trebui să depună Formularul de exceptare caritabilă și documentele justificative solicitate de stat.

O exceptare nu este ceva ce ar trebui presupus cu ușurință. O organizație caritabilă ar trebui să revizuiască atent criteriile actuale de exceptare înainte de a decide că înregistrarea nu este necesară.

Ce trebuie depus

Procesul de înregistrare caritabilă din Louisiana solicită, de obicei:

• Formularul de înregistrare pentru organizații caritabile
• documentele justificative enumerate în lista de verificare pentru înregistrare
• plata taxei de înregistrare

Dacă organizația solicită o exceptare, ar trebui să folosească în schimb Formularul de exceptare caritabilă și lista de verificare pentru exceptare.

Procesul de depunere online al statului cere organizațiilor să completeze formularul PDF editabil, să încarce formularul completat și documentația justificativă și să plătească taxele necesare. Organizațiile pot depune și prin poștă.

Taxa de înregistrare și opțiuni de plată

Taxa anuală actuală pentru înregistrarea inițială și reînnoire este de 25 USD.

Dacă plata se face electronic, statul acceptă principalele carduri de credit și debit, iar se aplică și o taxă suplimentară online, nerambursabilă. Dacă plata se face prin poștă, se poate trimite un cec către Louisiana Department of Justice fără taxa suplimentară online.

Înainte de depunere, organizațiile ar trebui să confirme cine va plăti taxa, cum va fi făcută plata și dacă pachetul de depunere este complet suficient pentru a evita întârzierile de procesare.

Procesul de depunere pas cu pas

O abordare practică pentru înregistrarea caritabilă în Louisiana este să împărțiți procesul în câțiva pași ușor de gestionat.

1. Confirmați dacă înregistrarea este necesară

Începeți prin a analiza activitățile de fundraising. Dacă organizația dvs. va solicita donații de la donatori din Louisiana și nu se califică în mod clar pentru o exceptare, este probabil ca înregistrarea să fie necesară.

2. Adunați informațiile organizaționale

Majoritatea depunerilor vor necesita detalii de bază despre organizație, cum ar fi:

• denumirea legală a organizației caritabile
• datele de contact ale organizației
• adresa poștală și informațiile despre sediul principal
• numele conducătorilor sau ale persoanelor responsabile
• informații despre metodele de fundraising sau despre solicitantul profesionist
• anexele justificative enumerate în listă

3. Completați formularul corect

Folosiți formularul de înregistrare dacă organizația dvs. trebuie să se înregistreze. Folosiți formularul de exceptare dacă organizația dvs. se califică pentru una dintre exceptările recunoscute de Louisiana.

4. Revizuiți lista de verificare înainte de depunere

Lista de verificare contează. Anexele lipsă sunt unul dintre cele mai frecvente motive pentru întârzierea unei depuneri. Examinați cu atenție documentele necesare înainte de trimitere.

5. Depuneți documentația și plătiți taxa

Statul acceptă depunerea online sau prin poștă. În orice caz, dosarul trebuie să fie complet, corect și depus la timp.

6. Păstrați dovada depunerii

După depunere, păstrați copii ale formularului, anexelor, confirmării plății și ale oricărei corespondențe de la stat. Aceste înregistrări sunt utile la reînnoire sau când răspundeți ulterior la întrebări.

Reînnoire și conformitate continuă

Înregistrarea caritabilă în Louisiana nu este o sarcină unică pentru organizațiile care trebuie să se înregistreze. Dacă organizația dvs. caritabilă folosește un solicitant profesionist, înregistrarea trebuie reînnoită anual.

Asta face ca planificarea reînnoirii să fie la fel de importantă ca depunerea inițială. Un calendar bun de conformitate ar trebui să includă:

• data depunerii inițiale
• data până la care poate începe strângerea de fonduri
• termenul anual de reînnoire
• data de expirare a înregistrării curente
• mementouri interne pentru a verifica dacă organizația se mai califică pentru o exceptare

Dacă organizația își schimbă modelul de fundraising, angajează un nou strângător extern de fonduri sau se extinde pe canale noi, analiza de conformitate poate trebui actualizată.

Greșeli frecvente de evitat

Problemele legate de înregistrarea caritabilă în Louisiana apar adesea din câteva greșeli previzibile:

• presupunerea că statutul IRS 501(c)(3) elimină obligațiile de depunere la nivel de stat
• așteptarea până când o campanie este deja activă înainte de depunere
• folosirea formularului greșit
• uitarea anexelor obligatorii
• ratarea termenului anual de reînnoire
• neanalizarea eligibilității pentru exceptare după schimbarea activităților organizației
• ignorarea obligației de înregistrare atunci când este implicat un solicitant profesionist

O problemă mică la depunere poate deveni o problemă mai mare de conformitate dacă organizația solicită deja donații în mod activ. Revizuirea timpurie este cea mai sigură abordare.

Cele mai bune practici pentru organizațiile de fundraising

Dacă organizația dvs. nonprofit intenționează să strângă fonduri în Louisiana, următoarele practici pot face conformitatea mai ușoară:

• includeți verificarea înregistrării în lista de lansare a campaniei de fundraising
• desemnați o singură persoană responsabilă intern pentru depunerile de conformitate la nivel de stat
• păstrați un dosar central cu toate formularele depuse și documentele justificative
• urmăriți termenele de reînnoire într-un calendar comun de conformitate
• verificați furnizorii de fundraising înainte de semnarea contractelor
• confirmați dacă o exceptare se mai aplică înainte de a vă baza pe ea

Aceste obiceiuri sunt deosebit de utile pentru nonprofiturile care strâng fonduri în mai multe state, unde regulile de înregistrare pot diferi semnificativ de la o jurisdicție la alta.

Cum vă poate ajuta Zenind

Zenind sprijină fondatorii, micile afaceri și organizațiile nonprofit care doresc o abordare mai organizată a conformității entității. Deși cerințele de înregistrare caritabilă sunt gestionate de stat, Zenind vă poate ajuta să rămâneți disciplinați în munca administrativă mai amplă care vine odată cu înființarea și menținerea unei organizații.

Acest lucru poate include:

• menținerea organizării cu termenele de conformitate
• păstrarea documentelor entității într-un singur loc
• pregătirea pentru depuneri cu un control mai bun al documentelor
• construirea unui proces pentru obligațiile statale recurente

Pentru organizațiile care cresc de la etapa de înființare la strângerea activă de fonduri, un flux de lucru de conformitate fiabil poate economisi timp și reduce erorile de depunere evitabile.

Concluzii finale

Înregistrarea caritabilă în Louisiana este un pas necesar pentru multe organizații nonprofit care solicită contribuții în stat, în special atunci când este implicat un solicitant profesionist. Procesul este gestionabil atunci când știți ce formular să folosiți, ce documente să adunați și când trebuie făcută reînnoirea anuală.

Dacă organizația dvs. intenționează să strângă fonduri în Louisiana, revizuiți cerințele actuale înainte de lansarea campaniei. O depunere la timp vă poate ajuta să vă concentrați pe misiunea dvs. în loc să gestionați probleme de conformitate de ultim moment.