Esitystekniikat, joita jokainen startupin perustaja voi käyttää yleisön sitouttamiseen

Olipa kyse sijoittajille esittämisestä, tiimin briiffaamisesta, uuden tuotteen esittelystä tai puheesta paikallisessa liiketapahtumassa, esityksesi muokkaa sitä, miten ihmiset näkevät yrityksesi. Perustajille vahva esiintyminen ei ole vain viestintätaito. Se on liiketoiminnan työkalu.

Selkeä ja kiinnostava esitys voi auttaa sinua ansaitsemaan luottamusta, selittämään visiota ja saamaan ihmiset toimimaan. Heikko esitys voi hämmentää yleisöä, hukkua viestiin ja tuhlata mahdollisuuden, jota et ehkä saa uudelleen.

Hyvä uutinen on, että tehokkaat esitykset rakentuvat toistettavien tekniikoiden varaan. Sinun ei tarvitse olla luonnostaan esiintyjä. Tarvitset rakennetta, selkeyttä ja kunnioitusta yleisön aikaa kohtaan.

Aloita yleisöstä, älä dioista

Yleisin virhe on rakentaa puhe sen ympärille, mitä itse haluaa sanoa, eikä sen ympärille, mitä yleisön tarvitsee kuulla. Tämä lähestymistapa tuottaa yleensä täyteen ahdettuja dioja, hajanaisia puheenvuoroja ja viestin, joka tuntuu yleiseltä.

Ennen kuin avaat diasetin, vastaa kolmeen kysymykseen:

• Keitä huoneessa on?
• Mitä he jo tietävät?
• Mitä heidän pitää tehdä tämän esityksen jälkeen?

Sijoittaja haluaa näyttöä markkinamahdollisuudesta, vetovoimasta ja toteutuskyvystä.
Asiakas haluaa tietää, miten ratkaisusi ratkaisee todellisen ongelman.
Tiimi haluaa selkeyttä, prioriteetteja ja luottamusta suuntaan.

Kun sovitat esityksen yleisölle, jokaisesta diasta tulee relevantimpi. Käytät vähemmän aikaa perusteiden selittämiseen ja enemmän aikaa arvon tuottamiseen.

Määritä yksi pääviesti

Jos yleisö muistaa vain yhden asian, mikä sen pitäisi olla?

Tämä kysymys pakottaa kurinalaisuuteen. Liian monet esitykset yrittävät kattaa kaiken kerralla, jolloin yleisölle jää vain sumuista tietoa selkeän johtopäätöksen sijaan.

Pääviestisi pitäisi olla niin yksinkertainen, että sen voi sanoa yhdessä lauseessa. Esimerkiksi:

• Ratkaisemme kalliin operatiivisen ongelman.
• Tuotteemme auttaa pienyrityksiä säästämään aikaa.
• Olemme valmiita skaalaamaan, koska kysyntä on jo todistettu.

Kun olet määritellyt viestin, käytä loppu esitystä sen tukemiseen. Jokaisen tarinan, kaavion, esimerkin ja dian pitäisi vahvistaa samaa ajatusta.

Käytä selkeää rakennetta

Esitys on helpompi seurata, kun sillä on ennakoitava kulku. Vahva rakenne auttaa myös pysymään rauhallisena ja välttämään aiheen sivuun ajautumista.

Luotettava malli on:

1. Aloita ongelmasta tai mahdollisuudesta.
2. Selitä, miksi sillä on merkitystä.
3. Näytä ratkaisusi tai näkökulmasi.
4. Tue sitä todisteilla.
5. Päätä selkeään seuraavaan askeleeseen.

Startupin perustajille tämä rakenne toimii erityisen hyvin pitchauksissa ja liiketapaamisissa, koska se vastaa tapaa, jolla päätöksiä tehdään. Ihmiset haluavat ymmärtää kipupisteen, ratkaisun ja syyn luottaa sinuun.

Jos aiheesi on teknisempi, voit silti käyttää samaa logiikkaa. Aloita laajasti, rajaa ydinkäsitteeseen ja päätä haluamaasi lopputulokseen.

Aloita vahvasti

Ensimmäiset 30 sekuntia ovat tärkeämpiä kuin useimmat puhujat ymmärtävät. Jos aloitat hitaasti, luet muistiinpanoistasi tai käytät liikaa aikaa taustatietoihin, yleisö saattaa irtautua henkisesti ennen kuin varsinainen sisältö alkaa.

Vahva aloitus voi sisältää:

• Yllättävän tilaston
• Lyhyen tarinan
• Suoran ongelmanmäärittelyn
• Kysymyksen, joka herättää uteliaisuuden

Esimerkiksi sen sijaan, että aloittaisit yrityksesi historiasta, avaa puhe yleisösi jo kokemalla haasteella. Jos puhut perustajille, voit aloittaa hukatun ajan kustannuksista, luottamuksen rakentamisen vaikeudesta tai siitä, miten liiketoiminta selitetään selkeästi.

Tavoite ei ole teatraalisuus. Tavoite on relevanssi.

Pidä diat yksinkertaisina

Diojen pitäisi tukea puhettasi, ei kilpailla sen kanssa.

Yksinkertaisia dioja on helpompi lukea, helpompi muistaa ja vähemmän häiritseviä. Tämä tarkoittaa tekstiseinien, pienten fonttien ja sekavien visuaalien välttämistä. Jos diassa on liikaa tietoa, ihmiset lukevat eivätkä kuuntele.

Käytännöllinen sääntö on pitää yksi ajatus per dia. Käytä:

• Lyhyitä otsikoita
• Yhtä vahvaa visuaalia tarvittaessa
• Vähän bullet-kohtia
• Selkeää kontrastia ja suurta tekstiä

Jos sinun täytyy esittää kaavio, varmista, että pääviesti on ilmeinen muutamassa sekunnissa. Jos dia tarvitsee pitkän selityksen tullakseen ymmärretyksi, se yrittää todennäköisesti tehdä liikaa.

Puhu hallitulla tahdilla

Monet puhujat kiirehtivät, koska he ovat hermostuneita tai haluavat päästä läpi kaikesta materiaalistaan. Lopputulos on usein sama: yleisö ei pysty omaksumaan viestiä.

Hidastaminen ei tee sinusta vähemmän vakuuttavaa. Se tekee sinut helpommaksi ymmärtää.

Käytä taukoja tärkeiden kohtien korostamiseen. Pidä tauko vahvan väitteen jälkeen. Pidä tauko ennen keskeisen luvun paljastamista. Pidä tauko, kun siirryt osasta toiseen.

Hallitttu tahti antaa myös yleisölle aikaa käsitellä monimutkaista tietoa. Se on tärkeää liiketilanteissa, joissa ihmiset arvioivat samaan aikaan riskiä, mahdollisuutta ja uskottavuutta.

Käytä tarinoita, jotta viesti jää mieleen

Faktat informoivat, mutta tarinat auttavat ihmisiä muistamaan.

Pelkkään dataan rakennettu esitys voi tuntua kylmältä ja unohtuu helposti. Pelkkiin tarinoihin rakennettu esitys voi tuntua epämääräiseltä. Vahvimmat esitykset yhdistävät molemmat.

Hyviä liiketoimintaesitysten tarinoita syntyy usein esimerkiksi:

• Asiakashaasteesta, jonka havaitsit
• Varhaisesta virheestä, jonka teit ja korjasit
• Ongelman ratkaisemisesta paineen alla
• Ennen-jälkeen-esimerkistä, joka näyttää kehityksen

Pidä tarinat lyhyinä ja sidottuina siihen kohtaan, jota olet tekemässä. Jos tarina ei vahvista pääviestiä, jätä se pois.

Näytä arvo varhain

Yleisö keskittyy, kun se ymmärtää, mitä hyötyä sillä on kuunnella.

Siksi on hyödyllistä näyttää esityksen käytännöllinen hyöty jo varhain. Kerro ihmisille, mitä he oppivat, minkä päätöksen he voivat tehdä tai minkä ongelman ratkaiset heidän puolestaan.

Esimerkiksi:

• Pitchissä näytä markkinamahdollisuus ja miksi lähestymistapasi on uskottava.
• Tiimipalaverissa selkeytä prioriteetti ja odotettu lopputulos.
• Myyntiesityksessä näytä liiketoiminta-arvo ennen kuin menet syvälle ominaisuuksiin.

Kun arvo on varhain selvä, yleisö pysyy todennäköisemmin mukana.

Ota vuorovaikutus mukaan oikeissa kohdissa

Kysymykset voivat parantaa esitystä, mutta vain jos niitä käsitellään harkitusti.

Joissakin tilanteissa on parasta säästää kysymykset loppuun. Toisissa on parempi pysähtyä tietyissä kohdissa ja kutsua tarkentavia kysymyksiä. Oikea valinta riippuu yleisöstä ja tavoitteesta.

Hyödyllisiä tapoja luoda vuorovaikutusta ovat esimerkiksi:

• Suora kysymys yleisölle
• Nopea äänestys
• Tauko tärkeän osion jälkeen palautetta varten
• Yleisön kysymykset luonnollisissa kohdissa

Vuorovaikutus pitää huomion korkealla, mutta liiallinen keskeyttely voi katkaista rytmin. Käytä sitä siellä, missä se lisää selkeyttä, ei siellä, missä se aiheuttaa hälyä.

Valmistaudu teknisiin ongelmiin

Mikään ei tapa vauhtia nopeammin kuin esitys, joka pysähtyy vältettävissä olevien teknisten ongelmien vuoksi.

Ennen aloitusta tarkista:

• Mikrofonisi
• Klikkeri tai kaukosäädin
• Näytön jakaminen tai näyttöasetukset
• Tiedostojen yhteensopivuus
• Varayhteys dioihin

Jos esiinnyt etänä, testaa yhteys, kamera ja ääni etukäteen. Jos esiinnyt paikan päällä, pidä varakopio diaesityksestä useassa muodossa.

Valmistautuminen viestii ammattimaisuutta. Se estää myös pienten ongelmien muuttumisen häiriöiksi.

Käytä oheismateriaaleja ja jatkomateriaaleja viisaasti

Osa yleisöistä omaksuu tiedon parhaiten lukemalla sen myöhemmin. Toiset haluavat yhteenvedon, jota voi käyttää esityksen jälkeen.

Hyödyllisiä tukimateriaaleja voivat olla:

• Yhden sivun yhteenveto
• Jatkoviesti sähköpostitse
• Lyhyt usein kysyttyjen kysymysten kooste
• Diaesitys, jossa on tärkeimmät johtopäätökset

Älä kuormita varsinaista esitystä kaikella, mitä haluat sanoa. Laita olennainen viesti puheeseen ja jätä syvemmät yksityiskohdat jatkomateriaaleihin.

Tämä lähestymistapa pitää esityksen fokusoituna ja antaa silti yleisölle jotain hyödyllistä, johon voi palata.

Sovita esiintyminen tilanteeseen

Hiottu esitys ei ole vain sisältöä. Se on myös esiintymistä.

Sävy, ryhti, katsekontakti ja energiataso vaikuttavat kaikki siihen, miten viestisi vastaanotetaan. Varmuus ei tarkoita kovaa puhetta tai jatkuvaa liikkumista. Se tarkoittaa, että vaikutat läsnä olevilta, tarkoitukselliselta ja hallitulta.

Sovita tyylisi tilanteeseen:

• Muodolliset sijoittajatapaamiset vaativat tarkkuutta ja itsevarmuutta.
• Tiimiesityksissä voi olla lämpimämpi ja keskustelevampi sävy.
• Julkiset puhetilaisuudet hyötyvät usein enemmän tarinankerronnasta ja yleisön osallistamisesta.

Parhaat esiintyjät eivät toimi samalla tavalla jokaisessa huoneessa. He mukautuvat.

Päätä selkeään toimintakehotukseen

Esityksen ei pitäisi hiipua noloon lopetukseen. Lopun pitäisi tehdä seuraava askel selväksi.

Tavoitteesta riippuen toimintakehotuksesi voi olla esimerkiksi:

• Hyväksy ehdotus
• Sovi jatkotapaaminen
• Arvioi tuotedemo
• Siirry eteenpäin päätöksenteossa
• Liity seuraavan vaiheen keskusteluun

Vahva lopetus vie esityksen myös takaisin alkuperäiseen viestiin. Palaa pääviestiisi, yhdistä se yleisön tarpeisiin ja sano täsmälleen, mitä seuraavaksi tapahtuu.

Esitysvinkkejä perustajille, jotka rakentavat yritystä

Uusille perustajille esitykset tulevat usein jo yrityksen rakentamisen alkuvaiheessa. Saatat esitellä ideaa, tuoda esiin uutta palvelua, selittää liiketoimintamallia tai sovittaa yhteen perustajia ja neuvonantajia.

Se tekee esitystaidosta osan laajempaa toteutustyökalupakettiasi. Sama kurinalaisuus, joka auttaa sinua perustamaan ja organisoimaan yrityksen, auttaa myös viestimään sen arvon selkeästi.

Jos rakennat liiketoimintaa, etenkin vasta alkuvaiheessa olevaa, kyky esiintyä selkeästi voi vahvistaa rahoitusneuvotteluja, asiakastapaamisia ja sisäistä päätöksentekoa.

Loppupohdinta

Erinomaiset esitykset eivät synny sattumalta. Ne rakennetaan yleisötietoisuuden, selkeän rakenteen, yksinkertaisten visuaalien, hallitun esiintymisen ja kurinalaisen editoinnin avulla.

Kun pidät yleisön keskiössä ja poistat kaiken, mikä estää ymmärtämistä, viestistäsi tulee helpompi luottaa ja helpompi muistaa.

Se on todellinen tavoite: ei sanoa enemmän, vaan sanoa se, mikä on olennaista, ja saada se jäämään mieleen.