Comment dissoudre une société, une LLC ou un organisme sans but lucratif à Hawaï

Fermer une entreprise à Hawaï ne consiste pas simplement à cesser ses activités. Pour mettre fin officiellement à l’existence juridique d’une société, vous devez généralement suivre un processus formel de dissolution, de résiliation ou d’annulation auprès du Hawaii Department of Commerce and Consumer Affairs, Business Registration Division (BREG).

Que vous mettiez fin à une société par actions, à une LLC ou à un organisme sans but lucratif, l’objectif demeure le même : régler les obligations en suspens, déposer le bon formulaire d’État et conserver les dossiers dont vous pourriez avoir besoin plus tard à des fins fiscales, bancaires ou juridiques.

Ce guide explique les principales étapes pour dissoudre une entité à Hawaï, les formulaires de dépôt actuellement utilisés par le BREG et les erreurs les plus courantes à éviter.

Ce que signifie la dissolution à Hawaï

La dissolution est le processus juridique qui met fin à l’existence d’une entité une fois que ses activités de liquidation sont terminées. La liquidation comprend habituellement :

• Aviser les propriétaires, administrateurs, gestionnaires ou membres
• Recouvrer les sommes dues à l’entité
• Payer les dettes et les factures finales
• Régler les obligations fiscales et de paie
• Annuler les licences, permis et inscriptions
• Distribuer les actifs restants conformément aux documents constitutifs de l’entité et à la loi applicable
• Déposer les derniers documents d’État auprès du BREG

Le simple fait de fermer les portes ne met pas fin à l’entité dans les registres de l’État. Tant que le dépôt approprié n’a pas été accepté, l’entreprise peut encore apparaître comme active et continuer d’accumuler des obligations de conformité.

Quel formulaire de Hawaï devez-vous déposer?

Hawaï utilise différents formulaires selon le type d’entité.

Type d’entité	Formulaire de Hawaï	Frais de dépôt actuels
Société à but lucratif domestique	Articles of Dissolution (Form DC-13)	25 $
Organisme sans but lucratif domestique	Articles of Dissolution (Form DNP-7)	10 $
LLC domestique	Articles of Termination (Form LLC-11)	25 $

Le BREG permet actuellement de déposer bon nombre de ces formulaires en ligne par l’entremise de Hawaii Business Express.

Avant de déposer

Une dissolution propre commence généralement bien avant la soumission du formulaire d’État. Les approbations internes exactes dépendent des règlements administratifs, de l’entente d’exploitation ou de la loi de gouvernance de l’entité, mais la liste de vérification suivante s’applique dans la plupart des cas.

1. Obtenir l’approbation requise

Les propriétaires ou les instances dirigeantes doivent souvent approuver la décision de dissoudre. Pour une société, cela peut signifier une résolution du conseil d’administration et l’approbation des actionnaires. Pour une LLC, l’entente d’exploitation peut exiger un vote des gestionnaires ou des membres. Pour un organisme sans but lucratif, le conseil d’administration et, au besoin, les membres doivent autoriser la liquidation.

2. Régler les dettes et obligations en suspens

Avant de déposer, confirmez que :

• Les fournisseurs ont été payés
• Les prêts et les baux ont été examinés
• Les questions liées à l’emploi ont été traitées
• Les obligations finales de paie sont complétées
• La couverture d’assurance a été annulée ou transférée, selon le cas
• Les comptes bancaires d’entreprise et les comptes marchands sont prêts à être fermés

3. Gérer les questions fiscales à Hawaï

Un dépôt de dissolution ne remplace pas les obligations fiscales provinciales et fédérales. Assurez-vous de :

• Produire les dernières déclarations
• Déclarer et payer toute taxe hawaïenne impayée
• Annuler les inscriptions fiscales qui ne sont plus nécessaires
• Conserver les documents qui appuient la position fiscale finale

Si l’entreprise avait des employés, les déclarations de paie et les retenues finales doivent être fermées avec soin.

4. Vérifier les licences et inscriptions

Si l’entité détenait des licences professionnelles, des permis locaux ou des inscriptions propres à son secteur, chacun d’eux pourrait devoir être annulé séparément. Un dépôt de dissolution auprès de l’État n’annule pas automatiquement toutes les autres inscriptions rattachées à l’entreprise.

Comment dissoudre une société à Hawaï

Pour une société à but lucratif domestique, le dépôt habituel est Articles of Dissolution (Form DC-13). Le BREG offre également une option de dépôt en ligne pour ce formulaire.

Une société devrait généralement :

1. Approuver la dissolution selon le processus corporatif approprié
2. Régler les obligations commerciales et terminer la liquidation
3. Déposer le formulaire DC-13 auprès du BREG
4. Conserver une copie du document déposé dans le registre corporatif

Si la société doit annuler la dissolution après le dépôt, Hawaï prévoit aussi un processus de révocation dans certaines situations. Cette option n’est pas automatique, donc le moment du dépôt est important.

Comment dissoudre une LLC à Hawaï

Pour une LLC domestique, le dépôt habituel est Articles of Termination (Form LLC-11).

Une LLC devrait généralement :

1. Suivre l’entente d’exploitation et obtenir l’approbation requise des membres ou des gestionnaires
2. Payer les créanciers et effectuer toute distribution requise
3. Fermer les dossiers fiscaux, bancaires et de délivrance de permis
4. Déposer le formulaire LLC-11 auprès du BREG
5. Conserver les dossiers comptables et organisationnels finaux

Si la LLC compte plusieurs membres, l’entente d’exploitation devrait encadrer la façon dont les distributions et la comptabilité finale sont traitées. Si l’entente est muette, l’entité devrait avancer prudemment et documenter chaque étape.

Comment dissoudre un organisme sans but lucratif à Hawaï

Un organisme sans but lucratif domestique dépose généralement Articles of Dissolution (Form DNP-7).

Les organismes sans but lucratif exigent souvent une attention supplémentaire parce que la liquidation peut toucher des fonds restreints, des attentes des donateurs, des obligations de subvention et des règles de distribution des actifs. Dans bien des cas, le conseil d’administration devrait confirmer :

• Quelles dettes doivent être payées en premier
• Si certains fonds donnés ou restreints comportent des conditions d’utilisation particulières
• Où les actifs restants doivent être transférés selon les documents constitutifs et la loi applicable
• Comment les procès-verbaux et résolutions finaux seront conservés

La dissolution d’un organisme sans but lucratif devrait être documentée avec soin, car l’organisation pourrait devoir démontrer comment elle a réglé l’ensemble de ses actifs et obligations restants.

Options de dépôt et calendrier

Le BREG de Hawaï offre le dépôt en ligne pour plusieurs formulaires d’entreprise, ce qui peut être plus rapide qu’une soumission papier. Cela dit, le dépôt papier demeure disponible pour plusieurs documents si le dépôt en ligne n’est pas pratique.

Lorsque vous déposez, assurez-vous que le formulaire est complet et conforme aux registres de l’entité. Les problèmes courants comprennent :

• Nom de l’entité mal orthographié
• Signatures manquantes
• Dates d’approbation incohérentes
• Utilisation du mauvais formulaire pour le type d’entité
• Dépôt avant que les dettes et les questions fiscales aient été réglées

Certains dépôts peuvent prendre effet à la date de dépôt ou à une date ultérieure, selon le formulaire et les instructions fournies par le BREG. Si le calendrier est important pour les contrats, les baux ou les périodes fiscales, lisez attentivement le formulaire avant de le soumettre.

Que se passe-t-il après le dépôt?

Une fois que le BREG accepte le dépôt de dissolution ou de résiliation, l’entité n’est plus active de la même façon qu’auparavant. Toutefois, cela ne signifie pas que toutes les obligations disparaissent immédiatement.

Après le dépôt, continuez à faire ce qui suit :

• Conserver des copies des documents déposés
• Préserver les dossiers fiscaux et comptables
• Vérifier que les comptes bancaires sont entièrement fermés
• Suivre toute correspondance restante des créanciers ou des organismes gouvernementaux
• Conserver une liste finale des licences, abonnements et contrats de service résiliés

Une bonne tenue de dossiers est importante, car des questions peuvent survenir des mois ou des années plus tard, surtout au sujet des déclarations fiscales, des distributions ou des réclamations en suspens.

Erreurs courantes à éviter

Déposer trop tôt

Si l’entreprise doit encore des taxes, a des dettes non réglées ou n’a pas obtenu les approbations internes requises, un dépôt trop hâtif peut causer des problèmes évitables.

Utiliser le mauvais formulaire

Les sociétés, les LLC et les organismes sans but lucratif utilisent des formulaires BREG différents. Une erreur peut retarder la dissolution.

Oublier les fermetures locales et fiscales

La dissolution auprès de l’État n’est qu’une partie du processus. Les permis locaux, les comptes de paie et les inscriptions fiscales pourraient encore devoir être fermés séparément.

Négliger la conservation des dossiers

Même après la dissolution de l’entité, vous pourriez avoir besoin de dossiers pour des vérifications fiscales, des réclamations juridiques ou des questions comptables.

Ignorer les documents de gouvernance

Les règlements administratifs, les ententes d’exploitation et les documents de gouvernance des organismes sans but lucratif contiennent souvent des procédures obligatoires pour la liquidation. Suivez-les avant de déposer.

Comment Zenind peut aider pendant la fermeture

Zenind est conçu pour les propriétaires d’entreprise qui veulent une gestion de conformité claire et organisée. Pendant une fermeture, ce niveau d’organisation est tout aussi important que pendant la constitution.

Zenind peut vous aider à rester sur la bonne voie en soutenant l’aspect administratif du processus, notamment :

• En gardant les dossiers de dépôt organisés
• En suivant le statut de l’entité et l’historique de conformité
• En gérant les échéances et les flux de travail documentaires
• En aidant les propriétaires d’entreprise à se concentrer sur les étapes les plus importantes pendant la fermeture

Si vous fermez une entité à Hawaï, l’approche la plus sûre consiste à traiter la dissolution comme un projet formel de conformité, et non comme une tâche administrative de dernière minute.

Liste de vérification finale pour la dissolution à Hawaï

Avant de terminer, confirmez que vous avez :

• Approuvé la dissolution à l’interne
• Payé ou réglé les dettes connues
• Réglé les obligations fiscales finales
• Fermé les dossiers liés aux employés et à la paie
• Annulé ou transféré les licences et permis
• Déposé le bon formulaire hawaïen auprès du BREG
• Conservé des copies du dépôt approuvé et des dossiers à l’appui

Une fermeture soigneuse protège les propriétaires, administrateurs, membres et le dossier final de conformité de l’entreprise.

Foire aux questions

Puis-je dissoudre une entité à Hawaï en ligne?

Bon nombre de formulaires du BREG de Hawaï peuvent être déposés en ligne par l’entremise de Hawaii Business Express, y compris les formulaires de dissolution et de résiliation pour certains types d’entités.

Le dépôt d’une dissolution ferme-t-il automatiquement les taxes et les licences?

Non. La dissolution d’État n’annule pas automatiquement tous les comptes fiscaux, permis ou licences. Ces éléments nécessitent généralement des démarches séparées.

Ai-je encore besoin de dossiers après la dissolution?

Oui. Conservez les dossiers fiscaux, comptables et juridiques après la dissolution de l’entité au cas où des questions surviendraient plus tard.

Que faire si l’entreprise a déjà cessé ses activités?

Même si les activités ont pris fin, vous devez tout de même compléter le processus officiel de fermeture afin que l’entité ne demeure pas ouverte dans les registres de l’État.

Conclusion

Dissoudre une société, une LLC ou un organisme sans but lucratif à Hawaï exige le bon formulaire, les bonnes approbations et une liquidation soigneuse des obligations financières et fiscales. Pour les sociétés à but lucratif domestiques, le dépôt est généralement le formulaire DC-13. Pour les LLC domestiques, il s’agit généralement du formulaire LLC-11. Pour les organismes sans but lucratif domestiques, il s’agit généralement du formulaire DNP-7.

Si vous voulez que le processus de fermeture reste bien organisé du début à la fin, regroupez le dépôt auprès de l’État, le nettoyage fiscal et la conservation des dossiers dans un seul projet final de conformité.