Comment traiter les paiements par carte de crédit : guide complet pour les propriétaires de petites entreprises

Dans l’économie numérique d’aujourd’hui, la capacité d’accepter les paiements par carte de crédit n’est plus un luxe, c’est une nécessité. Que vous vendiez des écrans en ligne, offriez des services-conseils ou gériez une boutique locale, proposer à vos clients la commodité et la sécurité des transactions par carte de crédit peut augmenter considérablement vos ventes et renforcer votre image professionnelle.

De nombreux nouveaux entrepreneurs se demandent s’ils doivent être une grande entreprise incorporée pour traiter les cartes de crédit. La réponse courte est non, mais il existe d’importantes étapes juridiques et financières à suivre pour mettre en place un système de paiement fiable. Dans ce guide, nous verrons comment commencer à accepter des paiements et pourquoi l’enregistrement adéquat de votre entreprise est la base de votre réussite.

Pourquoi accepter les cartes de crédit ?

L’acceptation des cartes de crédit offre deux avantages principaux :

1. Augmentation des ventes : Les clients sont plus susceptibles d’acheter lorsqu’ils peuvent payer par carte, surtout pour des articles plus coûteux. Cela leur permet de mieux gérer leur trésorerie et d’étaler leurs achats dans le temps.
2. Protection du client : Les transactions par carte de crédit offrent un certain niveau de sécurité à l’acheteur. Si un produit n’est jamais reçu ou s’il est insatisfaisant, le client peut contester le débit. Cette protection par « rétrofacturation » renforce la confiance envers votre marque, car les clients savent qu’ils ont un recours en cas de problème.

Peut-on traiter des paiements sans constituer une société ?

Une idée reçue courante veut qu’il faille constituer une société pour accepter les cartes de crédit. Vous pouvez tout à fait traiter des paiements en tant qu’entreprise individuelle ou société de personnes. Toutefois, même sans société formelle, vous avez tout de même besoin d’une structure juridique pour travailler avec les banques et les processeurs de paiement.

Le rôle du DBA (Doing Business As)

Si vous exploitez une entreprise individuelle, mais souhaitez utiliser un nom d’entreprise plutôt que votre propre nom, vous aurez probablement besoin d’un certificat de « Doing Business As » (DBA), c’est-à-dire un nom commercial. La plupart des banques exigent un certificat DBA et un nom d’entreprise enregistré pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise, ce qui est une condition préalable à l’obtention d’un compte marchand.

Comprendre les processeurs de paiement et les comptes marchands

Pour accepter les cartes de crédit, vous avez généralement besoin de deux éléments : un compte marchand et une passerelle de paiement.

• Compte marchand : Un compte bancaire spécialisé qui permet à votre entreprise d’accepter les paiements par carte de crédit. Les fonds y sont conservés temporairement avant d’être transférés vers votre compte bancaire d’entreprise principal.
• Passerelle de paiement : La technologie qui capture et transmet de façon sécurisée les renseignements de la carte de crédit de votre client au processeur.

Éviter les solutions de type « revendeur »

Certaines entreprises offrent de traiter les paiements pour vous en agissant comme « revendeur » de vos produits. Dans ce modèle, elles facturent le client sous leur propre nom, puis vous transmettent la commande. Même si cela peut sembler être un raccourci facile, cela comporte d’importants inconvénients :
* Frais élevés : Ces services facturent souvent des frais de transaction nettement plus élevés qu’un compte marchand direct.
* Confusion chez les clients : Lorsqu’un client voit apparaître sur son relevé un débit provenant d’une entreprise qu’il ne reconnaît pas, il est beaucoup plus susceptible de contester la transaction, ce qui entraîne des rétrofacturations coûteuses pour vous.
* Problèmes d’image de marque : Votre entreprise paraît moins établie et moins professionnelle.

Étapes pour commencer à accepter les cartes de crédit

Si vous êtes prêt à faire passer votre entreprise à l’étape suivante, suivez ces étapes pour mettre en place un traitement de paiement légitime :

1. Enregistrez votre entreprise

Que vous choisissiez un DBA ou que vous constituiez une société à responsabilité limitée (LLC), vous devez enregistrer votre entité commerciale. Cela fournit la preuve juridique d’existence exigée par les processeurs de paiement.

2. Obtenez un EIN (Employer Identification Number)

Un EIN est comme un numéro d’assurance sociale pour votre entreprise. Il est délivré par l’IRS et est souvent requis pour ouvrir des comptes bancaires d’entreprise et demander des services marchands.

3. Ouvrez un compte bancaire d’entreprise

Ne mélangez jamais vos finances personnelles et celles de votre entreprise. Un compte bancaire d’entreprise distinct est essentiel pour suivre vos dépôts par carte de crédit et maintenir une comptabilité professionnelle.

4. Choisissez un processeur de paiement

Comparez différents processeurs selon leurs frais de transaction, leurs coûts mensuels et leur facilité d’intégration à votre site Web. Les agrégateurs modernes (comme Stripe ou Square) sont souvent les plus simples pour les petites entreprises qui débutent, tandis que les comptes marchands traditionnels peuvent offrir de meilleurs tarifs à mesure que votre volume augmente.

Pourquoi la création d’une LLC est souvent le meilleur choix

Bien que vous puissiez exploiter une entreprise individuelle, la création d’une LLC (Limited Liability Company) est fortement recommandée pour toute entreprise qui accepte des paiements en ligne.

• Protection de la responsabilité : Une LLC sépare vos biens personnels des dettes et responsabilités de votre entreprise. Si votre entreprise est poursuivie ou fait face à un litige financier, votre maison et vos économies personnelles sont généralement protégées.
• Crédibilité : Le fait d’ajouter « LLC » après le nom de votre entreprise indique aux clients et aux processeurs de paiement que vous êtes une entreprise sérieuse et légitime.
• Comptabilité bancaire plus simple : Les banques et les fournisseurs de comptes marchands ont souvent des processus plus simples pour les LLC que pour les entreprises individuelles.

Comment Zenind peut vous aider

Mettre en place les bases juridiques de votre entreprise n’a pas à être compliqué. Chez Zenind, nous aidons les entrepreneurs à lancer leurs projets facilement. Que vous deviez déposer un DBA ou créer une nouvelle LLC, notre équipe d’experts s’occupe de la paperasse afin que vous puissiez vous concentrer sur vos ventes. En veillant à ce que votre entreprise soit correctement enregistrée, nous vous aidons à obtenir les comptes bancaires et les services de traitement des paiements dont vous avez besoin pour prospérer.

FAQ

Ai-je besoin d’un permis d’entreprise pour accepter les cartes de crédit ?

Les exigences varient selon le lieu et le secteur d’activité, mais la plupart des processeurs de paiement exigeront une preuve d’enregistrement de l’entreprise (comme un dépôt DBA ou une constitution en LLC) ainsi qu’un compte bancaire d’entreprise.

Combien coûte la mise en place du traitement des cartes de crédit ?

Les coûts varient selon le fournisseur. De nombreux processeurs modernes n’ont pas de frais d’installation et facturent un pourcentage fixe (généralement autour de 2,9 % + 0,30 $) par transaction.

Puis-je accepter les cartes de crédit sur mon téléphone ?

Oui ! De nombreux processeurs de paiement offrent des lecteurs de cartes mobiles et des applications qui vous permettent d’accepter des paiements partout, ce qui est idéal pour les boutiques éphémères ou les entreprises de services.

Combien de temps faut-il pour obtenir l’approbation ?

Avec de nombreux agrégateurs de paiement modernes, vous pouvez être approuvé et commencer à accepter des paiements presque instantanément. Les comptes marchands traditionnels peuvent nécessiter quelques jours pour la vérification préalable.