10 szó és kifejezés, amelyet a vezetőknek el kell hagyniuk a szóhasználatukból

A világos kommunikáció nem egy puha készség, amely a vezetés peremén helyezkedik el. Ez az a mechanizmus, amely alakítja az elvárásokat, bizalmat épít, és eldönti, hogy egy csapat magabiztosan vagy bizonytalanul halad előre. Alapítók, vezetők és vállalkozástulajdonosok számára az Ön által használt nyelv a cég működési rendszerének részévé válik. A rossz szavak zavart, védekezést és sodródást okozhatnak. A megfelelő szavak viszont tisztánlátást, számonkérhetőséget és lendületet teremthetnek.

Ez még inkább számít a korai fázisban lévő vállalkozásoknál. Amikor egy vállalkozás alakul, legyen szó LLC-ről, részvénytársaságról vagy más struktúráról, vannak döntések, amelyeket el kell magyarázni, felelősségek, amelyeket ki kell osztani, és emberek, akiket össze kell hangolni. Az erős vezetői nyelvezet segít a csapatoknak megérteni az irányt, védi a kultúrát, és csökkenti a súrlódást még azelőtt, hogy valódi problémává nőne.

Az alábbiakban 10 szót és kifejezést találsz, amelyeket a vezetőknek érdemes eltávolítaniuk a szóhasználatukból, valamint jobb alternatívákat, amelyek tisztább, magabiztosabb kommunikációt teremtenek.

1. „Te ezt nem érted”

Ez a kifejezés elvágja a kíváncsiságot. Azt sugallja, hogy a beszélő már eldöntötte, a másik fél nem képes megérteni a kérdést, ami távolságot teremt az összehangolás helyett. A gyakorlatban gyakran éppen akkor állítja le a beszélgetést, amikor a csapatnak a legnagyobb szüksége lenne a közös megértésre.

Erősebb megközelítés, ha meghívod a másik felet a nézőpontjára, és kontextusban magyarázod el a hiányzó részt.

Próbáld inkább ezt:

• „Itt van az a rész, ami talán hiányzik.”
• „Megosztom a hátteret, hogy együtt tudjuk végiggondolni.”
• „Te mit látsz a saját oldaladról?”

A vezetők célja az legyen, hogy megértést építsenek, ne pedig pontokat gyűjtsenek.

2. „Ezzel semmit sem tudok kezdeni”

Ez a nyelvezet beletörődést sugall. Még ha egy helyzet valóban korlátozott is, a jó vezetők kerülik, hogy tehetetlennek hangozzanak. A csapatok a vezetéstől iránymutatást, lehetőségeket és következő lépéseket várnak. Az, hogy nincs mit tenni, passzivitásra ösztönöz, és egy nehéz helyzetet nagyobbnak láttathat, mint amekkora valójában.

Ehelyett arra koncentrálj, ami még továbbra is elérhető.

Próbáld inkább ezt:

• „Ezt most azonnal meg tudom tenni.”
• „Ezen a részen tudok hatni, ezen a részen pedig segítségre van szükségem.”
• „Ezt a döntést nem tudom megváltoztatni, de a tervünket módosítani tudom.”

Ez a váltás megőrzi a felelősségvállalást, és aktívan tartja a problémamegoldást.

3. „De”

A „de” az egyik legrombolóbb átmeneti szó a vezetői kommunikációban. Gyakran semmissé teszi mindazt, ami előtte elhangzott. Még ha az első félmondat pozitív is, a hallgató általában azt jegyzi meg, ami a „de” után következett.

Nézd meg a különbséget:

• „A munka erős, de a határidő csúszott.”
• „A munka erős, és még mindig meg kell oldanunk a határidő kérdését.”

A második verzió mindkét gondolatot megőrzi, és a problémát olyasmiként keretezi, amit kezelni kell, nem pedig ellentmondásként.

A vezetők váltsák ki a „de” szót olyan kifejezésekkel, mint:

• „és”
• „miközben”
• „azonban”
• „ugyanakkor”

A cél nem az, hogy elkerüld a nehéz visszajelzést. A cél az, hogy úgy add át, hogy közben ne töröld el azt, ami jól működik.

4. „Elég”

Melléknévként vagy határozószóként az „elég” gyakran gyengíti a pontosságot. Az, hogy „elég biztos vagyok benne”, sok vezetői helyzetben nem hangzik elég magabiztosnak, különösen akkor, amikor az emberek döntésre várnak, vagy az ítélőképességedre támaszkodnak. A homályos bizonyosság továbbra is homályos.

Ha bizonytalan vagy, mondd ki egyenesen. Ha biztos vagy, mond ki tisztán.

Próbáld inkább ezt:

• „Bízom benne.”
• „Még nem vagyok biztos, de ezt tudjuk jelenleg.”
• „A rendelkezésre álló adatok alapján ez a legvalószínűbb kimenet.”

A vezetői nyelvnek tükröznie kell azt a bizonyossági szintet, amellyel valóban rendelkezel.

5. „Lehet”

A „lehet” hasznos, amikor a bizonytalanság valódi, de problémává válik, ha azért használják, hogy elkerüljék az elköteleződést. A „lehet” túl gyakori használata tétovának mutatja a vezetőt, különösen azokban a tervezési megbeszélésekben, ahol a csapatnak egyértelmű irányra van szüksége.

Hasonlítsd össze:

• „Lehet, hogy jövő héten el tudunk indulni.”
• „Jövő héten elindulunk, ha a végső jóváhagyás csütörtökig elkészül.”

A második verzió tisztább, mert megnevezi a célhoz kapcsolódó feltételt. Jobb képet ad az időzítésről, a kockázatról és a felelősségről.

Csak akkor használd a „lehet” szót, ha a bizonytalanság maga az üzenet. Egyébként válaszd a közvetlenebb megfogalmazást.

6. „Kellene”

A „kellene” gyakran puha javaslatnak hangzik, de lehet túl homályos vagy kitérő is. Túl sok teret hagy az értelmezésnek. Vezetői helyzetekben az emberek általában döntést, követelményt vagy világosan meghatározott ajánlást igényelnek.

Érdemes pontosítani az üzenetet.

Ahelyett, hogy:

• „Kellene átdolgoznunk a folyamatot.”

inkább mondd:

• „Át kell dolgoznunk a folyamatot.”
• „Javaslom, hogy ezen a héten dolgozzuk át a folyamatot.”
• „Dolgozzuk át a folyamatot, és teszteljük a változtatást a hónap végéig.”

A „kellene” nem mindig hibás, de gyakran kevésbé hasznos, mint az a nyelvezet, amely egyértelművé teszi a prioritást.

7. „Elégséges”

Az „elégséges” az a szó, amely praktikusnak hangzik, de gyakran elrejti a kétértelműséget. Elég mihez? Kinek a mércéje szerint? Melyik határidőig? A vezetésben a meghatározatlan megfelelőség következetlen végrehajtáshoz vezet.

Például:

• „Elég a lefedettségünk.”
• „A költségvetés elégséges.”
• „Ez most elég munka.”

Mindhárom állítás további kérdéseket vet fel.

Az erősebb alternatívák mérhetőbbek:

• „Minden csúcsidős sávra van lefedettségünk.”
• „A költségvetés fedezi az első negyedévet.”
• „Ez megfelel a jelenlegi mérföldkőhöz.”

Amikor a vezetők a homályos megfelelőséget világos mércével váltják fel, a csapatok kevesebb találgatással tudnak dolgozni.

8. „Csak”

Kicsinyítő szóként a „csak” gyengítheti a beszélőt és az üzenetet is. A kéréseket kevésbé fontosnak, a hozzájárulásokat kevésbé jelentősnek, a szerepeket pedig kevésbé értékesnek mutatja, mint amilyenek valójában.

Példák:

• „Csak szerettem volna egyeztetni.”
• „Ő csak az asszisztensünk.”
• „Csak utánajárok a fejleményeknek.”

Ezek a mondatok gyakran aláássák az interakció jelentőségét.

Próbáld inkább ezt:

• „Szerettem volna egyeztetni.”
• „A következő lépésről érdeklődöm.”
• „Ő a működési csapat egyik kulcsembere.”

Van különbség az alázat és az önleértékelés között. A vezetőknek az előbbit kell gyakorolniuk anélkül, hogy az utóbbiba csúsznának át.

9. „Gondolom”

A „gondolom” hasznos lehet, amikor nyitottságot akarsz jelezni, de ha túl gyakran használod, a vezető bizonytalannak vagy a helyzettől eltávolodottnak tűnhet. Sok esetben a kifejezés eltávolítható anélkül, hogy megváltozna a mondat értelme.

Hasonlítsd össze:

• „Gondolom, tovább kellene mennünk.”
• „Tovább kell mennünk.”

Ha a mondat személyes véleményt fejez ki, használd tudatosan. Ha döntésről vagy ajánlásról van szó, mondd ki egyenesen, és magyarázd el az indoklást.

Próbáld inkább ezt:

• „Azt javaslom, hogy menjünk tovább, mert most megfelelő az időzítés.”
• „Az én meglátásom szerint ez a megközelítés csökkenti a kockázatot.”
• „A ma rendelkezésre álló információk alapján folytatnunk kell.”

A tisztaság javul, amikor a beszélő vállalja a mondatot.

10. „Ha”

A „ha” hasznos feltételes szó lehet, de gyakran bizonytalanságot vezet be akkor, amikor a vezető valójában bizalmat szeretne építeni. A „ha” túlzott használata bizonytalanná teheti a terveket, és olyan benyomást kelthet, mintha az eredmény nem lenne eldöntve.

Például:

• „Ha megkapjuk a jóváhagyást, elkezdjük.”
• „Ha a bevezetés működik, bővítünk.”

Ezek az állítások lehetnek pontosak, de az is előfordulhat, hogy folyamatos várakozásban tartják a csapatot egy olyan bizonyosságra, amely sosem érkezik meg.

Amikor indokolt, válts „ha” helyett határozottabb nyelvezetet:

• „Amint megkapjuk a jóváhagyást, elkezdjük.”
• „A jóváhagyás után bővítünk.”
• „A végső felülvizsgálatot követően továbblépünk.”

Ez nem azt jelenti, hogy figyelmen kívül hagyjuk a valós kockázatot. Azt jelenti, hogy előremozdulást kommunikálunk, nem tétovázást.

Hogyan cseréld le a gyenge nyelvezetet erősebb vezetői kommunikációra

Néhány szó eltávolítása önmagában nem elég, ha a mögöttes szokás megmarad. A vezetőknek ismételhető módszerre van szükségük a kommunikáció tömörítéséhez.

Használd ezt az egyszerű keretet:

1. Mondd ki az eredményt

Kezdd a lényegnél. Mit szeretnél, hogy az emberek megértsenek, eldöntsenek vagy megtegyenek?

2. Add meg az okot

Adj a csapatnak annyi kontextust, amennyi szükséges ahhoz, hogy bízzanak az irányban.

3. Határozd meg a következő lépést

Zárd akcióval, felelőssel vagy határidővel.

Például:

• „Módosítanunk kell az ütemtervet, mert a beszállítói szállítás megváltozott. 15 óráig elküldöm a frissített tervet.”
• „Azt javaslom, hogy tartsuk vissza a kiadást, amíg a QA be nem fejeződik. Így nagyobb eséllyel kerülhetjük el az utómunkát.”
• „Folytatjuk a szerződéstervezettel, és a jogi csapat holnap áttekinti a végleges verziót.”

Ez a megközelítés működik megbeszéléseken, e-mailben, Slack-üzenetekben és befektetői frissítésekben is. Különösen hasznos azoknak az alapítóknak, akik egy növekvő vállalkozás hangját alakítják.

Miért számít ez az alapítóknak és a kisvállalkozások vezetőinek

Egy vállalat kommunikációs kultúrája gyakran az alapítónál kezdődik. Ahogyan a döntéseket keretezed, a visszajelzést adod, és az előrehaladásról beszélsz, az mások számára is mintává válik. Ha a vezetői nyelvezet homályos, védekező vagy következetlen, a szervezet többi része is általában ilyenné válik.

A tiszta nyelv segít, amikor:

• munkát osztasz ki egy új csapatban
• elmagyarázod egy működési szabályzat vagy belső folyamat célját
• elvárásokat állítasz fel határidőkre és felelősségre vonhatóságra vonatkozóan
• bizalmat építesz alkalmazottakkal, partnerekkel és beszállítókkal
• nyugodt és hiteles hangot mutatsz az ügyfelek és az érintettek felé

Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek még formálódnak, a jó kommunikáció a jó irányítás része. Ugyanaz a fegyelem, amely segít kiválasztani a megfelelő társasági formát, benyújtani a megfelelő dokumentumokat és rendszerezetten működni, abban is segít, hogy jól vezesd az embereket.

Egy gyakorlati vezetői szerkesztés, amelyet már ma használhatsz

Mielőtt elküldöd a következő e-mailt, vagy megszólalsz a következő megbeszélésen, tedd fel magadnak ezt a három kérdést:

• Azt mondtam, amit valóban értek?
• Kivettem azokat a szavakat, amelyek gyengítik a magabiztosságot?
• Hagyok a hallgatónak egy világos következő lépést?

Ha bármelyikre nem a válasz, írd át a mondatot.

Íme egy gyors példa:

• Gyenge: „Azt gondolom, hogy talán várnunk kellene, ha lehet.”
• Erős: „Azt javaslom, hogy várjunk, amíg a végső számok megerősítést nem nyernek, utána elindulhatunk a bevezetéssel.”

A második verzió nem hangosabb. Tisztább.

Záró gondolatok

A vezetést gyakran kevésbé a címek, mint inkább a tisztaság alapján ítélik meg. Az általad elhagyott szavak éppolyan fontosak, mint azok, amelyeket megtartasz. Amikor megszünteted a homályos, önkicsinyítő vagy kitérő nyelvezetet, teret adsz a jobb döntéseknek és az erősebb bizalomnak.

Alapítók és vállalkozástulajdonosok számára ennek a tisztaságnak valós értéke van. Segít olyan céges kultúrát építeni, amely egyenes, számonkérhető és készen áll a növekedésre. És ez egy egyszerű szokással kezdődik: mondd azt, amit gondolsz, gondold azt, amit mondasz, és válassz olyan szavakat, amelyek előreviszik a vállalkozást.