10 Λέξεις και Φράσεις που οι Ηγέτες Πρέπει να Αφαιρέσουν από το Λεξιλόγιό τους

Η ξεκάθαρη επικοινωνία δεν είναι μια «ήπια» δεξιότητα που βρίσκεται στο περιθώριο της ηγεσίας. Είναι ο μηχανισμός που διαμορφώνει τις προσδοκίες, χτίζει εμπιστοσύνη και καθορίζει αν μια ομάδα προχωρά με αυτοπεποίθηση ή με δισταγμό. Για ιδρυτές, managers και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η γλώσσα που χρησιμοποιείτε γίνεται μέρος του λειτουργικού συστήματος της εταιρείας. Οι λάθος λέξεις μπορούν να δημιουργήσουν σύγχυση, αμυντικότητα και απόκλιση. Οι σωστές λέξεις μπορούν να δημιουργήσουν σαφήνεια, λογοδοσία και δυναμική.

Αυτό έχει ακόμα μεγαλύτερη σημασία στις εταιρείες πρώιμου σταδίου. Όταν μια επιχείρηση βρίσκεται στη φάση της σύστασης, είτε πρόκειται για LLC, για corporation ή για άλλη νομική μορφή, υπάρχουν αποφάσεις που πρέπει να εξηγηθούν, ευθύνες που πρέπει να ανατεθούν και άνθρωποι που πρέπει να ευθυγραμμιστούν. Η ισχυρή γλώσσα ηγεσίας βοηθά τις ομάδες να κατανοήσουν την κατεύθυνση, προστατεύει την κουλτούρα και μειώνει τις τριβές πριν αυτές εξελιχθούν σε πραγματικό πρόβλημα.

Παρακάτω θα δείτε 10 λέξεις και φράσεις που οι ηγέτες πρέπει να αφαιρέσουν από το λεξιλόγιό τους, μαζί με καλύτερες εναλλακτικές που δημιουργούν πιο ξεκάθαρη και πιο σίγουρη επικοινωνία.

1. "Δεν καταλαβαίνεις"

Αυτή η φράση κλείνει την περιέργεια. Υπονοεί ότι ο ομιλητής έχει ήδη αποφασίσει πως το άλλο άτομο δεν μπορεί να κατανοήσει το ζήτημα, κάτι που δημιουργεί απόσταση αντί για ευθυγράμμιση. Στην πράξη, συχνά σταματά τη συζήτηση ακριβώς τη στιγμή που η ομάδα χρειάζεται περισσότερο τη κοινή κατανόηση.

Μια πιο ισχυρή προσέγγιση είναι να προσκαλέσετε την οπτική του άλλου και να εξηγήσετε το κενό στο πλαίσιο.

Δοκιμάστε αυτό αντί για αυτό:

• "Αυτό είναι το σημείο που ίσως λείπει."
• "Ας μοιραστώ το υπόβαθρο, ώστε να το εξετάσουμε μαζί."
• "Τι βλέπεις από τη δική σου πλευρά;"

Οι ηγέτες πρέπει να στοχεύουν στο να χτίζουν κατανόηση, όχι να κερδίζουν πόντους.

2. "Δεν μπορώ να κάνω τίποτα γι’ αυτό"

Αυτή η γλώσσα εκπέμπει παραίτηση. Ακόμη κι όταν μια κατάσταση έχει πραγματικούς περιορισμούς, οι καλοί ηγέτες αποφεύγουν να ακούγονται ανήμποροι. Οι ομάδες στρέφονται στην ηγεσία για κατεύθυνση, επιλογές και επόμενα βήματα. Το να λέτε ότι δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα προσκαλεί την αδράνεια και μπορεί να κάνει μια δύσκολη κατάσταση να μοιάζει μεγαλύτερη απ’ όσο είναι.

Αντί γι’ αυτό, εστιάστε σε ό,τι παραμένει εφικτό.

Δοκιμάστε αυτό αντί για αυτό:

• "Αυτό μπορώ να κάνω τώρα."
• "Αυτό είναι το κομμάτι που μπορώ να επηρεάσω, και αυτό είναι το κομμάτι όπου χρειάζομαι βοήθεια."
• "Δεν μπορώ να αλλάξω εκείνη την απόφαση, αλλά μπορώ να προσαρμόσω το πλάνο μας."

Αυτή η μετατόπιση διατηρεί την αίσθηση ιδιοκτησίας και κρατά ενεργή την επίλυση προβλημάτων.

3. "Αλλά"

Το "αλλά" είναι μία από τις πιο καταστροφικές μεταβατικές λέξεις στην επικοινωνία ηγεσίας. Συχνά ακυρώνει ό,τι προηγήθηκε. Ακόμη κι όταν το πρώτο μισό της πρότασης είναι θετικό, ο ακροατής συνήθως θυμάται αυτό που ακολούθησε μετά το "αλλά".

Σκεφτείτε τη διαφορά:

• "Η δουλειά είναι δυνατή, αλλά η προθεσμία καθυστέρησε."
• "Η δουλειά είναι δυνατή, και παρ’ όλα αυτά πρέπει να λύσουμε το ζήτημα της προθεσμίας."

Η δεύτερη εκδοχή διατηρεί και τις δύο ιδέες και παρουσιάζει το ζήτημα ως κάτι που πρέπει να επιλυθεί, όχι ως αντίφαση που πρέπει να ξεπεραστεί.

Οι ηγέτες πρέπει να αντικαταστήσουν το "αλλά" με λέξεις όπως:

• "και"
• "ενώ"
• "ωστόσο"
• "ταυτόχρονα"

Ο στόχος δεν είναι να αποφεύγετε τη δύσκολη ανατροφοδότηση. Ο στόχος είναι να τη δίνετε χωρίς να ακυρώνετε ό,τι λειτουργεί.

4. "Λίγο"

Ως επιρρηματικό ενίσχυσης, το "λίγο" αποδυναμώνει την ακρίβεια. Το "είμαι λίγο σίγουρος" δεν ακούγεται αρκετά σταθερό σε πολλές ηγετικές περιστάσεις, ειδικά όταν οι άνθρωποι περιμένουν απόφαση ή βασίζονται στην κρίση σας. Η ασαφής βεβαιότητα παραμένει ασάφεια.

Αν δεν είστε σίγουροι, πείτε το ξεκάθαρα. Αν είστε σίγουροι, πείτε το καθαρά.

Δοκιμάστε αυτό αντί για αυτό:

• "Είμαι βέβαιος."
• "Δεν είμαι ακόμη σίγουρος, αλλά εδώ είναι όσα γνωρίζουμε."
• "Με βάση τα δεδομένα που έχουμε, αυτό είναι το πιο πιθανό αποτέλεσμα."

Η γλώσσα της ηγεσίας πρέπει να ταιριάζει με το επίπεδο βεβαιότητας που πραγματικά έχετε.

5. "Ίσως"

Το "ίσως" είναι χρήσιμο όταν η αβεβαιότητα είναι πραγματική, αλλά γίνεται πρόβλημα όταν χρησιμοποιείται για να αποφευχθεί η δέσμευση. Η συχνή χρήση του κάνει έναν ηγέτη να ακούγεται επιφυλακτικός, ειδικά σε συζητήσεις σχεδιασμού όπου η ομάδα χρειάζεται μια ξεκάθαρη πορεία προς τα εμπρός.

Συγκρίνετε:

• "Ίσως να μπορούμε να λανσάρουμε την επόμενη εβδομάδα."
• "Θα λανσάρουμε την επόμενη εβδομάδα, αν η τελική αξιολόγηση ολοκληρωθεί μέχρι την Πέμπτη."

Η δεύτερη εκδοχή είναι πιο σαφής, επειδή προσδιορίζει τη συνθήκη που συνδέεται με το αποτέλεσμα. Δίνει στους ανθρώπους καλύτερη αίσθηση για το χρονοδιάγραμμα, τον κίνδυνο και την ευθύνη.

Χρησιμοποιήστε το "ίσως" μόνο όταν η αβεβαιότητα είναι πραγματικά το μήνυμα. Σε κάθε άλλη περίπτωση, αντικαταστήστε το με πιο άμεση γλώσσα.

6. "Θα έπρεπε"

Το "θα έπρεπε" συχνά ακούγεται σαν ήπια σύσταση, αλλά μπορεί επίσης να ακούγεται ασαφές ή υπεκφυγικό. Αφήνει υπερβολικό περιθώριο ερμηνείας. Στην ηγεσία, οι άνθρωποι συνήθως χρειάζονται είτε απόφαση, είτε απαίτηση, είτε μια σαφώς διατυπωμένη σύσταση.

Προσπαθήστε να οξύνoυμε το μήνυμα.

Αντί για:

• "Θα έπρεπε να αναθεωρήσουμε τη διαδικασία."

Πείτε:

• "Πρέπει να αναθεωρήσουμε τη διαδικασία."
• "Προτείνω να αναθεωρήσουμε τη διαδικασία αυτή την εβδομάδα."
• "Ας αναθεωρήσουμε τη διαδικασία και ας δοκιμάσουμε την αλλαγή πριν το τέλος του μήνα."

Το "θα έπρεπε" δεν είναι πάντα λάθος, αλλά συχνά είναι λιγότερο χρήσιμο από μια γλώσσα που ξεκαθαρίζει την προτεραιότητα.

7. "Αρκετό"

Το "αρκετό" είναι από εκείνες τις λέξεις που ακούγονται πρακτικές, αλλά συχνά κρύβουν ασάφεια. Αρκετό για τι; Αρκετό με βάση ποιο πρότυπο; Αρκετό μέχρι ποια προθεσμία; Στην ηγεσία, η ασαφής επάρκεια οδηγεί σε ασυνεπή εκτέλεση.

Για παράδειγμα:

• "Έχουμε αρκετή κάλυψη."
• "Ο προϋπολογισμός είναι αρκετός."
• "Αυτό είναι αρκετό για τώρα."

Κάθε μία από αυτές τις δηλώσεις γεννά ένα ερώτημα συνέχειας.

Πιο ισχυρές εναλλακτικές είναι πιο μετρήσιμες:

• "Έχουμε κάλυψη για όλες τις ώρες αιχμής."
• "Ο προϋπολογισμός καλύπτει το πρώτο τρίμηνο."
• "Αυτό επαρκεί για το τρέχον ορόσημο."

Όταν οι ηγέτες αντικαθιστούν τη γενική επάρκεια με ένα ξεκάθαρο πρότυπο, οι ομάδες μπορούν να εκτελούν με λιγότερη αβεβαιότητα.

8. "Απλώς"

Όταν χρησιμοποιείται ως απομείωση, το "απλώς" μπορεί να αποδυναμώσει τόσο τον ομιλητή όσο και το μήνυμα. Κάνει τα αιτήματα να ακούγονται μικρότερα, τις συνεισφορές λιγότερο σημαντικές και τους ρόλους λιγότερο πολύτιμους απ’ όσο είναι.

Παραδείγματα:

• "Απλώς ήθελα να περάσω να δω τι γίνεται."
• "Είναι απλώς η βοηθός μας."
• "Απλώς παρακολουθώ την εξέλιξη."

Αυτές οι φράσεις συχνά υποβαθμίζουν τη σημασία της αλληλεπίδρασης.

Δοκιμάστε αυτό αντί για αυτό:

• "Ήθελα να περάσω να δω τι γίνεται."
• "Παρακολουθώ το επόμενο βήμα."
• "Είναι ουσιαστικό μέλος της ομάδας λειτουργιών."

Υπάρχει διαφορά ανάμεσα στην ταπεινότητα και την αυτοϋποτίμηση. Οι ηγέτες πρέπει να καλλιεργούν το πρώτο χωρίς να πέφτουν στο δεύτερο.

9. "Νομίζω"

Το "νομίζω" μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να δείξετε ανοιχτότητα, αλλά αν χρησιμοποιείται υπερβολικά μπορεί να κάνει έναν ηγέτη να ακούγεται ανασφαλής ή αποστασιοποιημένος από την απόφαση που πρέπει να ληφθεί. Σε πολλές περιπτώσεις, η φράση μπορεί να αφαιρεθεί χωρίς να αλλάξει το νόημα.

Συγκρίνετε:

• "Νομίζω ότι πρέπει να προχωρήσουμε."
• "Πρέπει να προχωρήσουμε."

Αν το νόημα είναι προσωπική άποψη, χρησιμοποιήστε το συνειδητά. Αν το νόημα είναι απόφαση ή σύσταση, πείτε το άμεσα και εξηγήστε το γιατί.

Δοκιμάστε αυτό αντί για αυτό:

• "Προτείνω να προχωρήσουμε, επειδή ο χρονισμός είναι κατάλληλος."
• "Η άποψή μου είναι ότι αυτή η προσέγγιση μειώνει τον κίνδυνο."
• "Πρέπει να προχωρήσουμε με βάση τις πληροφορίες που έχουμε σήμερα."

Η σαφήνεια βελτιώνεται όταν ο ομιλητής αναλαμβάνει την ευθύνη της δήλωσης.

10. "Αν"

Το "αν" μπορεί να είναι μια χρήσιμη συνθήκη, αλλά συχνά εισάγει αμφιβολία όταν ο ηγέτης στην πραγματικότητα θέλει να χτίσει εμπιστοσύνη. Η υπερβολική χρήση του μπορεί να κάνει τα σχέδια να ακούγονται διστακτικά και τα αποτελέσματα διαπραγματεύσιμα, ενώ δεν είναι.

Για παράδειγμα:

• "Αν πάρουμε την έγκριση, θα ξεκινήσουμε."
• "Αν πετύχει το λανσάρισμα, θα επεκταθούμε."

Αυτές οι δηλώσεις μπορεί να είναι ακριβείς, αλλά μπορούν επίσης να αφήσουν τις ομάδες να περιμένουν μια βεβαιότητα που δεν έρχεται ποτέ.

Όταν είναι κατάλληλο, αντικαταστήστε το "αν" με πιο αποφασιστική γλώσσα:

• "Όταν πάρουμε την έγκριση, θα ξεκινήσουμε."
• "Μόλις εγκριθεί το λανσάρισμα, θα επεκταθούμε."
• "Μετά την τελική αξιολόγηση, προχωράμε."

Αυτό δεν σημαίνει ότι αγνοείτε τον πραγματικό κίνδυνο. Σημαίνει ότι επικοινωνείτε με ορμή προς τα εμπρός αντί για δισταγμό.

Πώς να αντικαταστήσετε την αδύναμη γλώσσα με πιο ισχυρή γλώσσα ηγεσίας

Η αφαίρεση λίγων λέξεων δεν αρκεί αν παραμένει η ίδια συνήθεια στη βάση. Οι ηγέτες χρειάζονται μια επαναλήψιμη μέθοδο για να σφίγγουν την επικοινωνία.

Χρησιμοποιήστε αυτό το απλό πλαίσιο:

1. Δηλώστε το αποτέλεσμα

Ξεκινήστε με το σημείο. Τι θέλετε να καταλάβουν, να αποφασίσουν ή να κάνουν οι άνθρωποι;

2. Προσθέστε τον λόγο

Δώστε στην ομάδα το πλαίσιο που χρειάζεται για να εμπιστευτεί την κατεύθυνση.

3. Ορίστε το επόμενο βήμα

Κλείστε με δράση, υπευθυνότητα ή χρονισμό.

Για παράδειγμα:

• "Χρειάζεται να αναθεωρήσουμε το χρονοδιάγραμμα επειδή άλλαξε η παράδοση του προμηθευτή. Θα στείλω ενημερωμένο πλάνο έως τις 3 μ.μ."
• "Προτείνω να κρατήσουμε την κυκλοφορία μέχρι να ολοκληρωθεί το QA. Αυτό μας δίνει περισσότερες πιθανότητες να αποφύγουμε επανεργασία."
• "Προχωράμε με το προσχέδιο της συμφωνίας, και το νομικό τμήμα θα ελέγξει την τελική έκδοση αύριο."

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί σε συναντήσεις, email, μηνύματα Slack και ενημερώσεις προς επενδυτές. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για ιδρυτές που θέλουν να δώσουν τον τόνο σε μια αναπτυσσόμενη εταιρεία.

Γιατί αυτό έχει σημασία για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματικούς ηγέτες

Η κουλτούρα επικοινωνίας μιας εταιρείας συχνά ξεκινά από τον ιδρυτή. Ο τρόπος με τον οποίο διατυπώνονται οι αποφάσεις, παραδίδεται η ανατροφοδότηση και συζητείται η πρόοδος γίνεται το μοντέλο που αντιγράφουν οι υπόλοιποι. Αν η γλώσσα της ηγεσίας είναι ασαφής, αμυντική ή ασυνεπής, συνήθως η υπόλοιπη οργάνωση γίνεται το ίδιο.

Η καθαρή γλώσσα βοηθά όταν:

• αναθέτετε εργασία σε μια νέα ομάδα
• εξηγείτε τον σκοπό ενός operating agreement ή μιας εσωτερικής διαδικασίας
• θέτετε προσδοκίες για προθεσμίες και λογοδοσία
• χτίζετε εμπιστοσύνη με εργαζομένους, συνεργάτες και προμηθευτές
• παρουσιάζετε μια ψύχραιμη και αξιόπιστη φωνή σε πελάτες και stakeholders

Για επιχειρήσεις που βρίσκονται ακόμη στη φάση της σύστασης, η καλή επικοινωνία αποτελεί μέρος της καλής διακυβέρνησης. Η ίδια πειθαρχία που σας βοηθά να επιλέξετε τη σωστή νομική μορφή, να καταθέσετε τα σωστά έγγραφα και να μείνετε οργανωμένοι, σας βοηθά επίσης να ηγηθείτε σωστά των ανθρώπων.

Μια πρακτική επιμέλεια ηγεσίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σήμερα

Πριν στείλετε το επόμενο email ή μιλήσετε στην επόμενη συνάντηση, κάντε στον εαυτό σας τρεις ερωτήσεις:

• Είπα αυτό που εννοώ;
• Αφαίρεσα τις λέξεις που αποδυναμώνουν την αυτοπεποίθηση;
• Άφησα τον ακροατή με ένα ξεκάθαρο επόμενο βήμα;

Αν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές είναι όχι, αναθεωρήστε την πρόταση.

Δείτε ένα γρήγορο παράδειγμα:

• Αδύναμο: "Νομίζω απλώς ότι ίσως να περιμένουμε αν μπορούμε."
• Δυνατό: "Προτείνω να περιμένουμε μέχρι να επιβεβαιωθούν τα τελικά νούμερα, και μετά να προχωρήσουμε με το λανσάρισμα."

Η δεύτερη εκδοχή δεν είναι πιο δυνατή. Είναι πιο ξεκάθαρη.

Τελικές σκέψεις

Η ηγεσία συχνά κρίνεται λιγότερο από τους τίτλους και περισσότερο από τη σαφήνεια. Οι λέξεις που αφαιρείτε έχουν τόση σημασία όση και οι λέξεις που κρατάτε. Όταν εξαλείφετε ασαφή, απομειωτικά ή υπεκφυγικά στοιχεία της γλώσσας, δημιουργείτε χώρο για καλύτερες αποφάσεις και ισχυρότερη εμπιστοσύνη.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτή η σαφήνεια έχει πραγματική αξία. Σας βοηθά να χτίσετε μια εταιρική κουλτούρα άμεση, υπεύθυνη και έτοιμη να αναπτυχθεί. Και αυτό ξεκινά με μια απλή συνήθεια: να λέτε αυτό που εννοείτε, να εννοείτε αυτό που λέτε και να επιλέγετε λέξεις που προχωρούν την επιχείρηση μπροστά.