10 Salita at Pariralang Dapat Alisin ng mga Lider sa Kanilang Bokabularyo

Ang malinaw na komunikasyon ay hindi lamang isang soft skill na nasa gilid ng leadership. Ito ang mekanismong humuhubog sa mga inaasahan, bumubuo ng tiwala, at nagtatakda kung ang isang team ay kikilos nang may kumpiyansa o may pag-aalinlangan. Para sa mga founder, manager, at may-ari ng negosyo, ang wikang ginagamit mo ay nagiging bahagi ng operating system ng kumpanya. Ang maling salita ay maaaring magdulot ng kalituhan, pagiging defensive, at paglayo sa layunin. Ang tamang salita ay maaaring lumikha ng kalinawan, pananagutan, at momentum.

Mas mahalaga ito sa mga kumpanyang nasa maagang yugto pa lamang. Kapag ang isang negosyo ay binubuo pa lang, maging ito man ay LLC, corporation, o ibang istruktura, may mga desisyong kailangang ipaliwanag, mga responsibilidad na kailangang italaga, at mga taong kailangang pag-isahin. Ang matibay na leadership language ay tumutulong sa team na maunawaan ang direksyon, pinoprotektahan ang kultura, at binabawasan ang alitan bago pa ito maging totoong problema.

Nasa ibaba ang 10 salita at pariralang dapat alisin ng mga lider sa kanilang bokabularyo, kasama ang mas mainam na alternatibo na lumilikha ng mas malinaw at mas kumpiyansang komunikasyon.

1. "Hindi mo naiintindihan"

Isinasara ng pariralang ito ang pag-usisa. Ipinahihiwatig nito na nakapagpasya na ang nagsasalita na hindi na mauunawaan ng kabilang tao ang isyu, kaya nagkakaroon ng distansya sa halip na pagkakahanay. Sa praktika, madalas nitong tinatapos ang usapan sa mismong sandaling kailangan ng team ang pinagsasaluhang pag-unawa.

Mas matibay na lapit ang pag-imbita sa pananaw ng iba at pagpapaliwanag ng puwang sa konteksto.

Subukan ito:

• "Narito ang bahagi na maaaring kulang."
• "Ibahagi ko ang background para masuri natin ito nang sama-sama."
• "Ano ang nakikita mo sa panig mo?"

Dapat hangarin ng mga lider na bumuo ng pag-unawa, hindi makipagpaligsahan.

2. "Wala akong magagawa tungkol diyan"

Ang wikang ito ay nagpapahiwatig ng pagsuko. Kahit na totoo na limitado ang isang sitwasyon, umiiwas pa rin ang mabubuting lider na magmukhang walang kakayahan. Umaasa ang team sa leadership para sa direksyon, mga opsyon, at susunod na hakbang. Ang pagsasabing wala kang magagawa ay nag-aanyaya ng pagiging passive at maaaring magpalaki sa bigat ng sitwasyon.

Sa halip, tumuon sa kung ano pa ang kaya pang gawin.

Subukan ito:

• "Ito ang kaya kong gawin ngayon."
• "Ito ang bahaging kaya kong impluwensiyahan, at ito ang bahaging kailangan ko ng tulong."
• "Hindi ko mababago ang desisyong iyon, pero maaari kong i-adjust ang plano natin."

Pinananatili ng pagbabagong ito ang pag-aari sa sitwasyon at nagpapatuloy ang pagresolba ng problema.

3. "Pero"

Ang "pero" ay isa sa pinakanakasisirang transition word sa komunikasyon ng leadership. Madalas nitong binabale-wala ang lahat ng nauna. Kahit positibo ang unang bahagi ng pangungusap, kadalasang naaalala ng tagapakinig ang sumunod sa "pero."

Tingnan ang pagkakaiba:

• "Mahusay ang trabaho, pero na-delay ang deadline."
• "Mahusay ang trabaho, at kailangan pa rin nating lutasin ang isyu sa deadline."

Nananatiling buo ang dalawang ideya sa ikalawang bersyon at inilalagay ang isyu bilang isang bagay na dapat tugunan, hindi isang kontradiksyon na kailangang lampasan.

Dapat palitan ng mga lider ang "pero" ng mga salitang tulad ng:

• "at"
• "habang"
• "gayunpaman"
• "kasabay nito"

Hindi layunin na iwasan ang mahihirap na feedback. Ang layunin ay ibigay ang mga ito nang hindi binubura ang mga bagay na maayos na gumagana.

4. "Medyo"

Bilang adverb, pinapahina ng "medyo" ang pagiging eksakto. Ang "medyo sigurado ako" ay hindi sapat na kumpiyansa para sa maraming sitwasyon sa leadership, lalo na kapag may mga taong naghihintay ng desisyon o umaasa sa iyong paghuhusga. Ang malabong katiyakan ay malabo pa rin.

Kung hindi ka sigurado, sabihin ito nang direkta. Kung kumpiyansa ka, sabihin ito nang malinaw.

Subukan ito:

• "Kumpiyansa ako."
• "Hindi pa ako tiyak, pero ito ang alam natin."
• "Batay sa datos na mayroon tayo, ito ang pinakamalamang na kalalabasan."

Dapat tumugma ang leadership language sa antas ng katiyakang aktwal mong mayroon.

5. "Maaaring"

Kapaki-pakinabang ang "maaaring" kapag totoo ang kawalan ng katiyakan, pero nagiging problema ito kapag ginagamit para umiwas sa pagako ng desisyon. Ang madalas na paggamit ng "maaaring" ay nagpapalabas na nag-aatubili ang lider, lalo na sa mga usapang pang-plano kung saan kailangan ng team ng malinaw na direksyon.

Ihambing:

• "Maaaring makapag-launch tayo sa susunod na linggo."
• "Magla-launch tayo sa susunod na linggo kung matatapos ang final review bago mag-Thursday."

Mas malinaw ang ikalawang bersyon dahil tinutukoy nito ang kundisyong kaakibat ng resulta. Nagbibigay ito ng mas malinaw na pakiramdam sa timeline, risk, at pananagutan.

Gamitin lamang ang "maaaring" kung iyon talaga ang mensaheng nais mong iparating. Kung hindi, palitan ito ng mas tuwirang wika.

6. "Dapat"

Madalas na tunog malambot na mungkahi ang "dapat," pero maaari rin itong magmukhang malabo o umiiwas. Masyado nitong binubuksan ang pinto sa iba-ibang interpretasyon. Sa leadership, kadalasang kailangan ng mga tao ng desisyon, isang requirement, o malinaw na rekomendasyon.

Subukang patalasin ang mensahe.

Sa halip na:

• "Dapat nating rebisahin ang proseso."

Sabihin:

• "Kailangan nating rebisahin ang proseso."
• "Iminumungkahi kong rebisahin natin ang proseso ngayong linggo."
• "Rebisahin natin ang proseso at subukan ang pagbabago bago matapos ang buwan."

Hindi palaging mali ang "dapat," pero kadalasan ay mas kapaki-pakinabang ang wikang naglilinaw ng prioridad.

7. "Sapat"

Ang "sapat" ay isa sa mga salitang mukhang praktikal pero madalas nagtatago ng kalabuan. Sapat para saan? Sapat ayon kaninong pamantayan? Sapat bago ang anong deadline? Sa leadership, ang hindi tiyak na sukatan ng kasapatan ay nagdudulot ng hindi pantay na execution.

Halimbawa:

• "May sapat tayong coverage."
• "Sapat ang budget."
• "Sapat na ang effort na ito sa ngayon."

Ang bawat pahayag na ito ay humihingi ng follow-up na tanong.

Mas matibay ang mga alternatibong mas nasusukat:

• "May coverage tayo para sa lahat ng peak hours."
• "Sinasaklaw ng budget ang unang quarter."
• "Sapat ito para sa kasalukuyang milestone."

Kapag pinapalitan ng mga lider ang malabong kasapatan ng malinaw na pamantayan, mas kaunti ang hula-hula ng team sa pagpapatupad.

8. "Lang"

Kapag ginamit bilang pampaliit, pinapahina ng "lang" ang nagsasalita at ang mensahe. Pinapamukha nitong maliit ang mga request, hindi gaanong mahalaga ang kontribusyon, at mas mababa kaysa sa totoong halaga ang mga papel ng mga tao.

Mga halimbawa:

• "Gusto ko lang mag-check in."
• "Assistant lang siya natin."
• "Nagfa-follow up lang ako."

Madalas na binabaan ng mga pariralang ito ang kahalagahan ng usapan.

Subukan ito:

• "Gusto kong mag-check in."
• "Nagfa-follow up ako tungkol sa susunod na hakbang."
• "Mahalagang bahagi siya ng operations team."

May pagkakaiba ang kababaang-loob at pagpapaliit sa sarili. Dapat sanayin ng mga lider ang una nang hindi nahuhulog sa ikalawa.

9. "Sa tingin ko"

Kapaki-pakinabang ang "sa tingin ko" kapag nais mong ipakita ang pagiging bukas sa pananaw, pero kapag paulit-ulit itong ginagamit, maaaring magmukhang hindi sigurado o hiwalay ang lider sa mismong desisyon. Sa maraming kaso, maaari itong alisin nang hindi nagbabago ang kahulugan.

Ihambing:

• "Sa tingin ko dapat tayong magpatuloy."
• "Dapat tayong magpatuloy."

Kung personal na opinyon ang punto, gamitin ito nang may layunin. Kung desisyon o rekomendasyon ang punto, sabihin ito nang direkta at ipaliwanag ang dahilan.

Subukan ito:

• "Iminumungkahi kong magpatuloy tayo dahil tama ang timing."
• "Ang pananaw ko ay binabawasan ng approach na ito ang risk."
• "Dapat tayong magpatuloy batay sa impormasyong mayroon tayo ngayon."

Mas nagiging malinaw ang komunikasyon kapag inaako ng nagsasalita ang pahayag.

10. "Kung"

Maaaring maging kapaki-pakinabang ang "kung" bilang conditional word, pero madalas din itong magpasok ng pag-aalinlangan kapag ang nais ng lider ay magtayo ng kumpiyansa. Ang sobrang paggamit ng "kung" ay maaaring magpalabas na tentative ang mga plano at negotiable ang mga resulta kahit hindi naman dapat.

Halimbawa:

• "Kung makuha natin ang approval, magsisimula tayo."
• "Kung gumana ang launch, lalawak tayo."

Maaaring tama ang mga pahayag na ito, pero maaari rin nilang iparamdam sa team na naghihintay sila ng katiyakang hindi dumarating.

Kapag naaangkop, palitan ang "kung" ng mas determinadong wika:

• "Kapag nakuha natin ang approval, magsisimula tayo."
• "Pag naaprubahan ang launch, lalawak tayo."
• "Pagkatapos ng final review, tutuloy na tayo."

Hindi ibig sabihin nito na binabalewala ang totoong risk. Ibig sabihin nito ay nakikipag-usap ka nang may tuloy-tuloy na pag-usad sa halip na pag-aatubili.

Paano palitan ang mahihinang salita ng mas matibay na leadership language

Hindi sapat na mag-alis lang ng ilang salita kung nananatili pa rin ang ugali sa likod nito. Kailangan ng mga lider ng paulit-ulit na paraan para pahigpitin ang komunikasyon.

Gamitin ang simpleng framework na ito:

1. Sabihin ang kinalabasan

Simulan sa punto. Ano ang gusto mong maunawaan, mapagpasyahan, o magawa ng mga tao?

2. Idagdag ang dahilan

Ibigay sa team ang konteksto na kailangan nila para mapagkatiwalaan ang direksyon.

3. Tukuyin ang susunod na hakbang

Tapusin gamit ang aksyon, pagmamay-ari, o timing.

Halimbawa:

• "Kailangan nating rebisahin ang timeline dahil nagbago ang delivery ng vendor. Magpapadala ako ng updated plan bago mag-3 p.m."
• "Iminumungkahi kong ihinto muna natin ang release hanggang makumpleto ang QA. Nagbibigay iyon ng mas magandang pagkakataon na maiwasan ang rework."
• "Tinutuloy natin ang draft agreement, at rerepasuhin ng legal ang final version bukas."

Gumagana ang approach na ito sa mga meeting, email, Slack message, at investor update. Lalo itong kapaki-pakinabang para sa mga founder na nagtatakda ng tono ng isang lumalaking kumpanya.

Bakit mahalaga ito para sa mga founder at maliliit na lider ng negosyo

Madalas na nagsisimula sa founder ang kultura ng komunikasyon ng isang kumpanya. Ang paraan ng pag-frame ng mga desisyon, pagbibigay ng feedback, at pag-uusap tungkol sa progreso ay nagiging modelong ginagaya ng iba. Kapag ang leadership language ay malabo, defensive, o hindi pare-pareho, kadalasang ganoon din ang nagiging anyo ng buong organisasyon.

Nakakatulong ang malinaw na wika kapag ikaw ay:

• nagtatalaga ng gawain sa isang bagong team
• nagpapaliwanag ng layunin ng operating agreement o internal process
• nagtatakda ng inaasahan para sa deadlines at pananagutan
• bumubuo ng tiwala sa mga empleyado, partner, at vendor
• nagpapakita ng kalmado at kapani-paniwalang boses sa mga customer at stakeholder

Para sa mga negosyong nasa yugto pa lang ng pagbuo, bahagi ng mabuting governance ang mahusay na komunikasyon. Ang parehong disiplina na tumutulong sa iyong pumili ng tamang entity structure, magsumite ng tamang dokumento, at manatiling organisado ay tumutulong din sa iyo na mamuno nang maayos sa mga tao.

Isang praktikal na leadership edit na magagamit mo ngayon

Bago mo ipadala ang susunod na email o magsalita sa susunod na meeting, itanong sa sarili ang tatlong tanong na ito:

• Nasabi ko ba ang ibig kong sabihin?
• Inalis ko ba ang mga salitang nagpapahina sa kumpiyansa?
• Nag-iwan ba ako ng malinaw na susunod na hakbang para sa nakikinig?

Kung kahit isa sa mga ito ay hindi, rebisahin ang pangungusap.

Narito ang isang mabilis na halimbawa:

• Mahina: "Sa tingin ko lang dapat siguro tayong maghintay kung maaari."
• Malakas: "Iminumungkahi kong maghintay tayo hanggang makumpirma ang final numbers, at saka tayo magpatuloy sa launch."

Hindi mas malakas ang ikalawang bersyon. Mas malinaw ito.

Pangwakas na pag-iisip

Madalas na mas hinuhusgahan ang leadership sa linaw kaysa sa titulo. Ang mga salitang inaalis mo ay kasinghalaga ng mga salitang iniiwan mo. Kapag inalis mo ang malabo, mapagpakumbaba sa maling paraan, o umiiwas na wika, binibigyan mo ng puwang ang mas mahuhusay na desisyon at mas matibay na tiwala.

Para sa mga founder at may-ari ng negosyo, may tunay na halaga ang kalinawang ito. Tinutulungan ka nitong bumuo ng culture ng kumpanya na diretso, may pananagutan, at handang lumago. At nagsisimula iyon sa isang simpleng gawi: sabihin ang ibig mong sabihin, ibig sabihin ang sinasabi mo, at pumili ng mga salitang nagtutulak sa negosyo pasulong.