10 sanaa ja fraasia, jotka johtajien kannattaa poistaa sanavarastostaan

Selkeä viestintä ei ole pehmeä taito, joka sijaitsee johtajuuden reunalla. Se on mekanismi, joka muokkaa odotuksia, rakentaa luottamusta ja ratkaisee, liikkuuko tiimi eteenpäin itsevarmasti vai epäröiden. Perustajille, esimiehille ja yrityksen omistajille käyttämäsi kieli tulee osaksi yrityksen toimintajärjestelmää. Väärät sanat voivat luoda epäselvyyttä, puolustuskannalle asettumista ja suuntaa vailla olemista. Oikeat sanat voivat luoda selkeyttä, vastuunottoa ja vauhtia.

Tämä on erityisen tärkeää alkuvaiheen yrityksissä. Kun yritystä perustetaan, olipa kyseessä LLC, yhtiö tai jokin muu rakenne, on päätöksiä selitettävänä, vastuita jaettavana ja ihmisiä linjattavana yhteiseen suuntaan. Vahva johtajuuden kieli auttaa tiimejä ymmärtämään suunnan, suojaa kulttuuria ja vähentää kitkaa ennen kuin siitä kasvaa todellinen ongelma.

Alla on 10 sanaa ja fraasia, jotka johtajien kannattaa poistaa sanavarastostaan, sekä parempia vaihtoehtoja, jotka tekevät viestinnästä selkeämpää ja itsevarmempaa.

1. "Et ymmärrä"

Tämä fraasi katkaisee uteliaisuuden. Se viestii, että puhuja on jo päättänyt, ettei toinen henkilö voi hahmottaa asiaa, ja luo etäisyyttä yhteisen ymmärryksen sijaan. Käytännössä se usein pysäyttää keskustelun juuri silloin, kun tiimi tarvitsee jaettua ymmärrystä eniten.

Vahvempi lähestymistapa on kutsua toisen näkökulma esiin ja selittää puuttuva tausta.

Kokeile mieluummin:

• "Tässä on se osa, joka saattaa puuttua."
• "Kerron taustan, niin voimme tarkastella tätä yhdessä."
• "Mitä sinä näet omasta näkökulmastasi?"

Johtajien tulisi pyrkiä rakentamaan ymmärrystä, ei keräämään pisteitä.

2. "En voi tehdä asialle mitään"

Tämä kieli viestii luovuttamista. Vaikka tilanne olisi aidosti rajattu, hyvät johtajat eivät kuulosta voimattomilta. Tiimit odottavat johdolta suuntaa, vaihtoehtoja ja seuraavia askelia. Sanominen, ettei asialle voi tehdä mitään, kutsuu passiivisuuteen ja voi tehdä vaikeasta tilanteesta suuremman kuin se on.

Keskity sen sijaan siihen, mikä on edelleen vaikutuspiirissäsi.

Kokeile mieluummin:

• "Tässä on se, mitä voin tehdä juuri nyt."
• "Tähän osaan voin vaikuttaa, ja tähän osaan tarvitsen apua."
• "En voi muuttaa tuota päätöstä, mutta voin mukauttaa suunnitelmaamme."

Tämä muutos säilyttää omistajuuden ja pitää ongelmanratkaisun aktiivisena.

3. "Mutta"

"Mutta" on yksi johtamisviestinnän haitallisimmista sananvaihdoksista. Se usein kumoaa kaiken, mitä ennen sitä sanottiin. Vaikka lauseen alku olisi positiivinen, kuulija muistaa yleensä sen, mikä tuli "mutta"-sanan jälkeen.

Harkitse eroa:

• "Työ on vahvaa, mutta määräaika venyi."
• "Työ on vahvaa, ja meidän pitää silti ratkaista määräaikakysymys."

Toinen versio säilyttää molemmat ajatukset ja kehystää asian ratkottavana kysymyksenä, ei ristiriitana.

Johtajien kannattaa korvata "mutta" sanoilla kuten:

• "ja"
• "vaikka"
• "kuitenkin"
• "samalla kun"

Tavoite ei ole välttää vaikeaa palautetta. Tavoite on antaa sitä poistamatta samalla sitä, mikä toimii.

4. "Melko"

Adverbina "melko" heikentää täsmällisyyttä. "Olen melko varma" ei kuulosta tarpeeksi itsevarmalta monissa johtamistilanteissa, varsinkin kun ihmiset odottavat päätöstä tai luottavat arvioosi. Epämääräinen varmuus on silti epämääräisyyttä.

Jos olet epävarma, sano se suoraan. Jos olet varma, sano se selkeästi.

Kokeile mieluummin:

• "Olen varma."
• "En ole vielä varma, mutta tässä on se, mitä tiedämme."
• "Käytettävissä olevan datan perusteella tämä on todennäköisin lopputulos."

Johtajuuden kielen pitäisi vastata sitä varmuuden tasoa, joka sinulla oikeasti on.

5. "Saattaa"

"Saattaa" on hyödyllinen, kun epävarmuus on aitoa, mutta siitä tulee ongelma, jos sitä käytetään sitoutumisen välttämiseen. "Saattaa"-sanan toistuva käyttö tekee johtajasta epäröivän kuuloisen, erityisesti suunnittelukeskusteluissa, joissa tiimi tarvitsee selkeän etenemissuunnan.

Vertaa:

• "Saatamme pystyä lanseeraamaan ensi viikolla."
• "Lanseeraamme ensi viikolla, jos lopullinen tarkistus valmistuu torstaihin mennessä."

Toinen versio on selkeämpi, koska se kertoo tavoitteen ehtoon liittyvän riippuvuuden. Se antaa ihmisille paremman käsityksen aikataulusta, riskistä ja vastuusta.

Käytä "saattaa"-muotoa vain silloin, kun epävarmuus on itse viesti. Muussa tapauksessa korvaa se suorammalla kielellä.

6. "Pitäisi"

"Pitäisi" kuulostaa usein pehmeältä suositukselta, mutta se voi myös kuulostaa epämääräiseltä tai kiertävältä. Se jättää liikaa tulkinnanvaraa. Johtamisessa ihmiset tarvitsevat yleensä joko päätöksen, vaatimuksen tai selkeästi määritellyn suosituksen.

Terävöitä viestiä.

Sen sijaan, että sanoisit:

• "Meidän pitäisi tarkistaa prosessi."

Sano:

• "Meidän on tarkistettava prosessi."
• "Suosittelen, että tarkistamme prosessin tällä viikolla."
• "Tarkistetaan prosessi ja testataan muutos ennen kuun loppua."

"Pitäisi" ei ole aina väärin, mutta usein siitä on vähemmän hyötyä kuin kielestä, joka selkeyttää prioriteetin.

7. "Tarpeeksi"

"Tarpeeksi" kuulostaa käytännölliseltä, mutta usein se piilottaa epäselvyyttä. Tarpeeksi mihin? Kenen standardin mukaan? Mihin määräaikaan mennessä? Johtamisessa määrittelemätön riittävyys johtaa epätasaiseen toteutukseen.

Esimerkiksi:

• "Meillä on tarpeeksi resursseja."
• "Budjetti on tarpeeksi suuri."
• "Tämä on riittävästi työtä toistaiseksi."

Jokainen näistä väitteistä herättää jatkokysymyksen.

Vahvemmat vaihtoehdot ovat mitattavampia:

• "Meillä on resursseja kaikkiin ruuhka-aikoihin."
• "Budjetti kattaa ensimmäisen neljänneksen."
• "Tämä riittää nykyiseen välitavoitteeseen."

Kun johtajat korvaavat epämääräisen riittävyyden selkeällä standardilla, tiimit voivat toimia vähemmällä arvailulla.

8. "Vain"

Kun "vain" toimii vähättelijänä, se voi heikentää sekä puhujaa että viestiä. Se saa pyynnöt kuulostamaan pienemmiltä, panokset vähemmän tärkeiltä ja roolit vähemmän arvokkailta kuin ne ovat.

Esimerkkejä:

• "Halusin vain tarkistaa tilanteen."
• "Hän on vain assistenttimme."
• "Teen vain seurantaa."

Nämä fraasit usein vähättelevät vuorovaikutuksen merkitystä.

Kokeile mieluummin:

• "Halusin tarkistaa tilanteen."
• "Teen seurantaa seuraavasta vaiheesta."
• "Hän on olennainen osa operatiivista tiimiä."

Nöyryys ja itsensä vähättely eivät ole sama asia. Johtajien kannattaa harjoittaa ensimmäistä ilman että sortuvat jälkimmäiseen.

9. "Ajattelen"

"Ajattelen" voi olla hyödyllinen, kun haluat viestiä avoimuutta, mutta toistettuna se voi saada johtajan kuulostamaan epävarmalta tai etäiseltä varsinaisesta päätöksestä. Monissa tapauksissa fraasi voidaan poistaa ilman että merkitys muuttuu.

Vertaa:

• "Ajattelen, että meidän pitäisi edetä."
• "Meidän pitäisi edetä."

Jos kyse on henkilökohtaisesta mielipiteestä, käytä sitä tietoisesti. Jos kyse on päätöksestä tai suosituksesta, sano se suoraan ja perustele miksi.

Kokeile mieluummin:

• "Suosittelen, että etenemme, koska ajoitus on oikea."
• "Näkemykseni mukaan tämä lähestymistapa vähentää riskiä."
• "Meidän pitäisi jatkaa käytettävissä olevan tiedon perusteella."

Selkeys paranee, kun puhuja ottaa väitteen omakseen.

10. "Jos"

"Jos" on hyödyllinen ehtosana, mutta siitä tulee usein ongelma, kun johtaja haluaa rakentaa luottamusta. "Jos"-sanan liiallinen käyttö voi saada suunnitelmat kuulostamaan tentatiivisilta ja lopputulokset neuvoteltavilta, vaikka ne eivät ole.

Esimerkiksi:

• "Jos saamme hyväksynnän, aloitamme."
• "Jos lanseeraus onnistuu, laajennamme."

Nämä väitteet voivat olla totta, mutta ne voivat myös jättää tiimit odottamaan varmuutta, joka ei koskaan tule.

Kun se on sopivaa, korvaa "jos" päättäväisemmällä kielellä:

• "Kun saamme hyväksynnän, aloitamme."
• "Kun lanseeraus on hyväksytty, laajennamme."
• "Kun lopullinen tarkistus on tehty, etenemme."

Tämä ei tarkoita todellisen riskin sivuuttamista. Se tarkoittaa viestimistä eteenpäin vievällä tavalla epäröinnin sijaan.

Näin vaihdat heikon kielen vahvempaan johtajuuden kieleen

Muutaman sanan poistaminen ei riitä, jos perimmäinen tapa ei muutu. Johtajat tarvitsevat toistettavan tavan tiivistää viestintää.

Käytä tätä yksinkertaista mallia:

1. Sano lopputulos

Aloita ydinasialla. Mitä haluat ihmisten ymmärtävän, päättävän tai tekevän?

2. Lisää syy

Anna tiimille tausta, jota se tarvitsee luottaakseen suuntaan.

3. Määritä seuraava askel

Päätä viesti toimintaan, vastuuseen tai aikatauluun.

Esimerkiksi:

• "Meidän täytyy tarkistaa aikataulu, koska toimittajan toimitus muuttui. Lähetän päivitetyn suunnitelman kello 15 mennessä."
• "Suosittelen, että pidämme julkaisun odotustilassa, kunnes QA on valmis. Se vähentää uudelleentyön riskiä."
• "Etenemme luonnos­sopimuksen kanssa, ja lakitiimi tarkistaa lopullisen version huomenna."

Tämä tapa toimii palavereissa, sähköposteissa, Slack-viesteissä ja sijoittajapäivityksissä. Se on erityisen hyödyllinen perustajille, jotka asettavat sävyn kasvavalle yritykselle.

Miksi tällä on merkitystä perustajille ja pienyritysten johtajille

Yrityksen viestintäkulttuuri alkaa usein perustajasta. Se, miten päätökset kehystetään, palaute annetaan ja edistymisestä puhutaan, muodostuu malliksi, jota muut ihmiset kopioivat. Jos johtamisen kieli on epämääräistä, puolustautuvaa tai epäjohdonmukaista, muu organisaatio muuttuu yleensä samanlaiseksi.

Selkeä kieli auttaa, kun olet:

• jakamassa työtä uudelle tiimille
• selittämässä toimintasuunnitelman tai sisäisen prosessin tarkoitusta
• asettamassa odotuksia määräajoille ja vastuunotolle
• rakentamassa luottamusta työntekijöiden, kumppaneiden ja toimittajien kanssa
• esiintymässä rauhallisena ja uskottavana äänenä asiakkaille ja sidosryhmille

Yrityksissä, jotka ovat vielä perustamisvaiheessa, hyvä viestintä on osa hyvää hallintoa. Sama kurinalaisuus, joka auttaa valitsemaan oikean yhtiömuodon, toimittamaan oikeat asiakirjat ja pysymään järjestäytyneenä, auttaa myös johtamaan ihmisiä hyvin.

Käytännöllinen johtajuuden editointi, jonka voit tehdä tänään

Ennen kuin lähetät seuraavan sähköpostin tai puhut seuraavassa kokouksessa, kysy itseltäsi kolme kysymystä:

• Sanoinko sen, mitä todella tarkoitan?
• Poistinko sanat, jotka heikentävät luottamusta?
• Jätinkö kuulijalle selkeän seuraavan askeleen?

Jos vastaus johonkin näistä on ei, muokkaa lausetta.

Tässä nopea esimerkki:

• Heikko: "Ajattelen, että ehkä meidän pitäisi ehkä odottaa, jos voimme."
• Vahva: "Suosittelen, että odotamme, kunnes lopulliset luvut on vahvistettu, ja etenemme sitten lanseerauksen kanssa."

Toinen versio ei ole äänekkäämpi. Se on selkeämpi.

Lopuksi

Johtajuutta arvioidaan usein vähemmän tittelin kuin selkeyden perusteella. Poistamasi sanat ovat yhtä tärkeitä kuin ne sanat, jotka säilytät. Kun karsit epämääräisen, vähättelevän tai kiertävän kielen, teet tilaa paremmille päätöksille ja vahvemmalle luottamukselle.

Perustajille ja yrityksen omistajille tällä selkeydellä on todellista arvoa. Se auttaa rakentamaan yrityskulttuuria, joka on suora, vastuullinen ja valmis skaalautumaan. Ja se alkaa yhdestä yksinkertaisesta tavasta: sano mitä tarkoitat, tarkoita mitä sanot ja valitse sanat, jotka vievät liiketoimintaa eteenpäin.