Көшбасшылар сөздік қорынан алып тастауы тиіс 10 сөз бен тіркес

Анық әрі түсінікті коммуникация көшбасшылықтың шетінде тұрған жұмсақ дағды емес. Ол үміттерді қалыптастырады, сенім құрады және команданың сенімді қимылдауын не күмәнмен кідіріп қалуын айқындайды. Құрылтайшылар, менеджерлер және бизнес иелері үшін сіз қолданатын тіл компанияның жұмыс жүйесінің бір бөлігіне айналады. Қате сөздер түсінбеушілік, қорғаныс реакциясы және бағыттан ауытқу тудыруы мүмкін. Дұрыс сөздер айқындық, жауапкершілік және қарқын береді.

Бұл әсіресе бастапқы кезеңдегі компанияларда маңызды. Бизнес жаңадан құрылып жатқанда, ол LLC, корпорация немесе басқа құрылым болсын, түсіндіретін шешімдер, бөлінетін міндеттер және үйлестірілетін адамдар болады. Көшбасшылықтағы мықты тіл командаға бағытты түсінуге көмектеседі, мәдениетті қорғайды және ұсақ кедергілер үлкен мәселеге айналмай тұрып оны азайтады.

Төменде көшбасшылар сөздік қорынан алып тастауы тиіс 10 сөз бен тіркес және олардың орнына қолдануға болатын, коммуникацияны анығырақ әрі сенімдірек ететін баламалар берілген.

1. "Сіз түсінбейсіз"

Бұл тіркес қызығушылықты жабады. Ол сөйлеуші екінші адамның мәселені түсіне алмайтынын алдын ала шешіп қойғанын білдіреді, ал бұл жақындастырудың орнына арақашықтық тудырады. Іс жүзінде мұндай сөз командаға ортақ түсінік дәл ең қажет сәтте әңгімені тоқтатып тастайды.

Күшті тәсіл - басқа көзқарасты шақыру және контекст арқылы айырманы түсіндіру.

Мынаны байқап көріңіз:

• "Мүмкін, жетіспей тұрған бөлік мынау шығар."
• "Контекстпен бөлісейін, сонда мұны бірге қарай аламыз."
• "Сіз өз тарапыңыздан нені көріп отырсыз?"

Көшбасшылар ұпай жинауға емес, түсіністік қалыптастыруға ұмтылуы керек.

2. "Мен бұған ештеңе істей алмаймын"

Мұндай сөз берілуді білдіреді. Жағдай шын мәнінде шектеулі болса да, жақсы көшбасшы дәрменсіз болып көрінуден қашады. Команда басшылықтан бағыт, мүмкіндік және келесі қадам күтеді. "Ештеңе істей алмаймын" деу енжарлықты шақырады және қиын жағдайды шын мәнінен де ауыр етіп көрсетуі мүмкін.

Оның орнына әлі де қолда бар нәрсеге назар аударыңыз.

Мынаны байқап көріңіз:

• "Қазір мен істей алатын нәрсе мынау."
• "Мен ықпал ете алатын бөлік пен көмек керек бөлік мынау."
• "Ол шешімді өзгерте алмаймын, бірақ жоспарымызды бейімдей аламын."

Бұл өзгеріс жауапкершілікті сақтап, мәселені шешуді белсенді күйде ұстайды.

3. "Бірақ"

"Бірақ" көшбасшылық коммуникациядағы ең зиянды байланыстырушы сөздердің бірі. Ол көбіне алдында айтылғанның бәрін жоққа шығарып жібереді. Сөйлемнің бірінші бөлігі жағымды болғанның өзінде, тыңдаушы әдетте "бірақ" сөзінен кейінгісін есте сақтайды.

Айырмашылықты салыстырыңыз:

• "Жұмыс сапасы жақсы, бірақ мерзім кешікті."
• "Жұмыс сапасы жақсы, және бізге әлі де мерзім мәселесін шешу керек."

Екінші нұсқа екі ойды да сақтап қалады және мәселені қайшылық емес, шешілуі керек нәрсе ретінде ұсынады.

Көшбасшылар "бірақ" сөзінің орнына мынадай сөздерді қолданғаны жөн:

• "және"
• "ал"
• "алайда"
• "сонымен қатар"

Мақсат - ауыр кері байланысты айналып өту емес. Мақсат - жақсы істеліп жатқан нәрсені өшірмей жеткізу.

4. "Шамалы"

Үстеу ретінде "шамалы" нақтылықты әлсіретеді. "Мен шамалы сенімдімін" деген сөз көптеген көшбасшылық жағдайлар үшін жеткілікті сенімді естілмейді, әсіресе адамдар шешімді күтіп отырғанда немесе сіздің бағалауыңызға сүйенгенде. Белгісіз сенімділік те бәрібір анықсыздық.

Егер сенімді болмасаңыз, соны ашық айтыңыз. Егер сенімді болсаңыз, оны анық жеткізіңіз.

Мынаны байқап көріңіз:

• "Мен сенімдімін."
• "Әзірге толық сенімді емеспін, бірақ қолымыздағы дерек мынау."
• "Қолдағы деректерге сүйенсек, ең ықтимал нәтиже осы."

Көшбасшылық тілі сіздің шынайы сенім деңгейіңізге сәйкес келуі керек.

5. "Мүмкін"

"Мүмкін" белгісіздік шын мәнінде бар кезде пайдалы, бірақ оны міндеттен қашу үшін көп қолдану проблемаға айналады. "Мүмкін" сөзін жиі қолдану көшбасшыны екіұшты етіп көрсетеді, әсіресе командаға нақты бағыт қажет жоспарлау талқылауларында.

Салыстырыңыз:

• "Біз келесі аптада іске қоса алуымыз мүмкін."
• "Егер соңғы тексеріс бейсенбіге дейін аяқталса, біз келесі аптада іске қосамыз."

Екінші нұсқа анықырақ, өйткені ол нәтижеге байланған шартты көрсетеді. Ол адамдарға мерзім, тәуекел және жауапкершілік туралы жақсырақ түсінік береді.

"Мүмкін" сөзін тек белгісіздіктің өзі айтылуы керек кезде ғана қолданыңыз. Әйтпесе, оны неғұрлым тура сөздермен алмастырыңыз.

6. "Тиіс"

"Тиіс" кейде жұмсақ ұсыныс сияқты естіледі, бірақ ол бұлыңғыр немесе жалтарып тұрғандай да көрінуі мүмкін. Ол көп нәрсені түсіндірусіз қалдырады. Көшбасшылықта адамдарға әдетте не шешім, не талап, не нақты ұсыныс керек болады.

Хабарламаны нақтырақ етіңіз.

Мынаудың орнына:

• "Біз процесті қайта қарауымыз тиіс."

Мынаны айтыңыз:

• "Біз процесті қайта қарауымыз керек."
• "Мен процесті осы аптада қайта қарауды ұсынамын."
• "Процесті қайта қарап, өзгерісті ай соңына дейін сынап көрейік."

"Тиіс" әрдайым қате емес, бірақ ол басымдықты нақтылайтын тілден жиі әлсіз болады.

7. "Жеткілікті"

"Жеткілікті" практикалық сияқты естіледі, бірақ көбіне екіұштылықты жасырады. Қай нәрсеге жеткілікті? Кімнің стандарты бойынша? Қай мерзімге дейін? Көшбасшылықта нақты анықталмаған жеткіліктілік біркелкі емес орындалуға әкеледі.

Мысалы:

• "Бізде жеткілікті қамту бар."
• "Бюджет жеткілікті."
• "Қазірге бұл жеткілікті күш салу."

Осы тұжырымдардың әрқайсысы қосымша сұрақ тудырады.

Күштірек баламалар өлшенетін болады:

• "Бізде барлық ең жоғары жүктеме сағаттарына қамту бар."
• "Бюджет бірінші тоқсанды қамтиды."
• "Бұл ағымдағы кезең үшін жеткілікті."

Көшбасшылар бұлдыр жеткіліктіліктің орнына нақты стандарт қолданса, команда болжамсыз-ақ әрекет ете алады.

8. "Тек"

Кеміткіш ретінде қолданылған "тек" сөйлеушіні де, хабарды да әлсіретеді. Ол өтініштерді тым ұсақ етіп көрсетеді, үлесті маңызды емес қылады, рөлді де шын мәнінен төмендетеді.

Мысалдар:

• "Мен тек хабарласқым келді."
• "Ол тек біздің көмекші ғой."
• "Мен тек қайта еске салып жатырмын."

Мұндай тіркестер көбіне өзара әрекеттің маңызын төмендетіп жібереді.

Мынаны байқап көріңіз:

• "Мен хабарласқым келді."
• "Мен келесі қадам бойынша қайта хабарласып отырмын."
• "Ол операциялар командасының маңызды бөлігі."

Кішіпейілділік пен өз құнын төмендету - екі бөлек нәрсе. Көшбасшы бірін сақтап, екіншісіне түспеуі керек.

9. "Ойлеймін"

"Мен ойлаймын" деген тіркес кейде ашықтықты білдіру үшін пайдалы, бірақ оны тым жиі қолдану көшбасшыны шешімге сенімсіз не жағдайдан алшақ сияқты етіп көрсетуі мүмкін. Көп жағдайда бұл тіркесті алып тастасаңыз да, мағына өзгермейді.

Салыстырыңыз:

• "Мен ойлаймын, біз алға жылжуымыз керек."
• "Біз алға жылжуымыз керек."

Егер бұл жеке пікір болса, оны әдейі қолданыңыз. Егер мәселе шешім немесе ұсыныс болса, оны тура айтып, себебін түсіндіріңіз.

Мынаны байқап көріңіз:

• "Менің ұсынысым - біз алға жылжуымыз керек, өйткені уақыт дәл қазір қолайлы."
• "Меніңше, бұл тәсіл тәуекелді азайтады."
• "Бүгінгі бар ақпаратқа сүйенсек, біз әрі қарай жүруіміз керек."

Сөйлеуші өз айтқан сөзіне иелік еткенде, айқындық арта түседі.

10. "Егер"

"Егер" пайдалы шартты сөз бола алады, бірақ көшбасшы сенімді арттырғысы келгенде ол көбіне күмән енгізеді. "Егер" сөзін шамадан тыс қолдану жоспарларды уақытша сияқты, ал нәтижені шешілмегендей етіп көрсетеді.

Мысалы:

• "Егер мақұлдау алсақ, бастаймыз."
• "Егер іске қосу сәтті болса, кеңейтеміз."

Бұл тұжырымдар дұрыс болуы мүмкін, бірақ олар команданы ешқашан келмейтін айқындықты күтуге де итермелейді.

Қажет жерде "егер" сөзінің орнына неғұрлым шешімді тіл қолданыңыз:

• "Мақұлдау алған кезде, бастаймыз."
• "Іске қосу мақұлданған соң, кеңейтеміз."
• "Қорытынды тексерістен кейін, алға жылжимыз."

Бұл шынайы тәуекелді елемеу деген сөз емес. Бұл - кідірістің орнына алға қозғалыспен коммуникация жасау.

Әлсіз тілді күшті көшбасшылық тіліне қалай алмастыруға болады

Бірнеше сөзді алып тастау жеткіліксіз, егер астарлы әдет өзгермесе. Көшбасшылар коммуникацияны ықшамдауға арналған қайталанатын тәсілге ие болуы керек.

Осы қарапайым үлгіні қолданыңыз:

1. Нәтижені айтыңыз

Алдымен негізгі ойды жеткізіңіз. Адамдар нені түсінуі, шешуі немесе істеуі керек?

2. Себебін қосыңыз

Командаға бағытқа сену үшін қажет контекст беріңіз.

3. Келесі қадамды анықтаңыз

Соңында әрекет, жауапты адам немесе уақытты көрсетіңіз.

Мысалдар:

• "Біз мерзімді қайта қарауымыз керек, өйткені жеткізушінің мерзімі өзгерді. Мен жаңартылған жоспарды сағат 3-ке дейін жіберемін."
• "Мен релизді QA аяқталғанша тоқтата тұруды ұсынамын. Бұл қайта жұмыс істеу қаупін азайтады."
• "Біз келісімшарттың жобасымен алға жылжимыз, ал заң бөлімі соңғы нұсқаны ертең қарайды."

Бұл тәсіл жиналыстарда, электрондық хатта, Slack хабарламаларында және инвесторларға арналған жаңартуларда жұмыс істейді. Ол әсіресе өсіп келе жатқан компанияның реңкін қалыптастырып жатқан құрылтайшылар үшін пайдалы.

Бұл неліктен құрылтайшылар мен шағын бизнес көшбасшылары үшін маңызды

Компанияның коммуникация мәдениеті көбіне құрылтайшыдан басталады. Шешімдердің қалай айтылатыны, кері байланыстың қалай берілетіні және ілгерілеудің қалай талқыланатыны - басқалар қайталайтын үлгіге айналады. Егер көшбасшылық тілі бұлыңғыр, қорғанысқа бейім немесе біркелкі емес болса, ұйымның қалған бөлігі де көбіне сондай болады.

Анық тіл мына жағдайларда көмектеседі:

• жаңа команда ішінде жұмысты бөлу кезінде
• operating agreement немесе ішкі процестің мақсатын түсіндіру кезінде
• мерзімдер мен жауапкершілік бойынша үмітті белгілеу кезінде
• қызметкерлер, серіктестер және жеткізушілермен сенім құру кезінде
• клиенттер мен мүдделі тараптарға сабырлы әрі сенімді үн ұсыну кезінде

Әлі қалыптасу кезеңіндегі бизнес үшін жақсы коммуникация - жақсы басқарудың бір бөлігі. Дұрыс ұйымдық құрылымды таңдауға, дұрыс құжаттарды тапсыруға және тәртіпті сақтауға көмектесетін дәл сол тәртіп адамдарды жақсы басқаруға да көмектеседі.

Бүгін қолдануға болатын практикалық көшбасшылық түзету

Келесі хатты жіберер алдында немесе келесі жиналыста сөйлер алдында өзіңізге үш сұрақ қойыңыз:

• Мен айтқым келген ойды нақты жеткіздім бе?
• Сенімді әлсірететін сөздерді алып тастадым ба?
• Тыңдаушыға нақты келесі қадам қалдырдым ба?

Егер осының кез келгеніне жауап "жоқ" болса, сөйлемді қайта өңдеңіз.

Мынаған қысқа мысал:

• Әлсіз: "Меніңше, мүмкін болса, сәл күте тұрғанымыз дұрыс шығар."
• Күшті: "Соңғы сандар расталғанша күтуді ұсынамын, содан кейін іске қосуға көшеміз."

Екінші нұсқа қаттырақ емес. Ол тек анық.

Қорытынды ойлар

Көшбасшылық көбіне лауазыммен емес, айқындықпен бағаланады. Сіз алып тастайтын сөздер сақтап қалатын сөздеріңіздей маңызды. Бұлыңғыр, кеміткіш немесе жалтарып тұрған тілді қысқартсаңыз, жақсы шешімдер мен мықты сенімге орын ашасыз.

Құрылтайшылар мен бизнес иелері үшін мұндай айқындықтың нақты құны бар. Ол сізге тура, жауапты және масштабтауға дайын компания мәдениетін қалыптастыруға көмектеседі. Ал бұл қарапайым әдеттен басталады: не айтқыңыз келсе, соны айтыңыз, айтқаныңызды шын мәнінде ұстаныңыз және бизнесті алға жылжытатын сөздерді таңдаңыз.