5 gyakorlati módszer, amellyel eligazodhat egy kisvállalkozás pénzforgalmi válságában

Egy pénzforgalmi válság még egy egészséges kisvállalkozást is váratlanul érhet. Egy késve beérkező számla, szezonális visszaesés, egy váratlan javítás vagy egy késve fizető ügyfél könnyen olyan helyzetet teremthet, amikor egyszerre kell fedezni a bérköltségeket, a bérleti díjat, az adókat, a biztosítást és a beszállítói számlákat. Előfordulhat, hogy a vállalkozás papíron továbbra is nyereséges, de ha a be- és kiáramló pénz időzítése nem illeszkedik egymáshoz, a nyomás gyorsan felerősödhet.

A cél nem a pánik, és nem is az, hogy egymás után hozzon reaktív döntéseket. A cél az üzemi stabilitás megőrzése, a legfontosabb kötelezettségek védelme és időnyerés a pénzforgalmi egyensúly helyreállításához. Ehhez azt kell előtérbe helyezni, ami a legfontosabb, időben kell kommunikálni, és gyakorlati módokat kell találni arra, hogy a készpénz gyorsabban érkezzen be a vállalkozásba.

Az alábbiakban öt gyakorlati módszert mutatunk be arra, hogyan kezelje a pénzforgalmi válságot úgy, hogy a vállalkozása stabilabb alapokon maradjon.

1. Állítsa szigorú prioritási sorrendbe a kritikus kötelezettségeket

Ha szűkös a készpénz, nem minden számla egyformán fontos. Egyes kötelezettségek elmulasztásának azonnali működési vagy jogi következményei lehetnek, míg másokat gyakran kedvezőbb feltételekkel lehet egyeztetni vagy elhalasztani.

Először azonosítsa azokat a kifizetéseket, amelyeket elsőként kell rendezni:

• Bérköltségek és kapcsolódó munkabér-kötelezettségek
• Béradók befizetései és kötelező adóbevallások
• Az üzlethelyiséghez kapcsolódó bérleti díj vagy jelzálogrészlet
• Az alapvető működést védő biztosítási díjak
• Olyan hiteltörlesztések, amelyek nemfizetést vagy felgyorsított esedékességet válthatnak ki
• Kulcsfontosságú beszállítói kapcsolatok, amelyek fenntartják a működést

Ha megvan ez a lista, építse köré a rövid távú pénzügyi tervet. Minden egyes, a vállalkozásból kimenő dollár esetében tegye fel a kérdést: ez a kifizetés a működést, a megfelelőséget vagy a bevételtermelést védi? Ha a válasz nem, akkor lehet jelölt halasztásra, csökkentésre vagy megszüntetésre.

A prioritási lista különösen hasznos, mert a stressz érzelmi döntésekhez vezethet. A strukturált fizetési sorrend megakadályozza, hogy véletlenül feláldozza a megfelelőséget vagy a munkavállalók foglalkoztatásának képességét.

2. Kommunikáljon a beszállítókkal és hitelezőkkel még azelőtt, hogy elmulasztana egy fizetést

Sok vállalkozó túl sokáig halogatja a nehéz beszélgetéseket. Mire egy beszállító jelentkezik, a kapcsolat már megterheltté válhatott. Jobb megközelítés, ha időben felveszi a kapcsolatot, világosan elmagyarázza a helyzetet, és átmeneti megoldást kér.

A legtöbb hitelezőt a kiszámíthatóság érdekli. Ha reális ütemtervet tud adni, és azt be is tartja, nagyobb eséllyel őrizheti meg a jóindulatukat, mintha egyszerűen eltűnne.

Amikor egy beszállítóval vagy hitelezővel beszél, legyen konkrét:

• Mondja meg, mikorra várható a következő beérkező fizetés
• Ajánljon részfizetést, ha tud teljesíteni ilyet
• Kérdezzen hosszabb fizetési határidőt, részletfizetést vagy átmeneti halasztást
• Erősítse meg az új megállapodást írásban

A kulcs az őszinteség anélkül, hogy túlzott ígéreteket tenne. Ha a pénzforgalmi probléma hat hétig tart, mondja azt, hogy hat hét. Ha úgy gondolja, hogy három hónapig is eltarthat, ne tegyen úgy, mintha nem így lenne. Az egyértelmű kommunikáció időt ad a másik félnek a tervezésre, és gyakran önnek is mozgásteret biztosít az egyeztetéshez.

A beszállítók akkor is rugalmasabbak, ha úgy érzik, hogy a probléma átmeneti. Ha korábban mindig időben fizetett, ezt udvariasan említse meg. A megbízhatóság számít, és éppen a legnehezebb helyzetben adhat egy kis mozgásteret.

3. Gyorsítsa fel a követelések behajtását, és csökkentse a beérkező pénz várakozási idejét

A pénzforgalmi válság gyakran kevésbé az összes eladásról, inkább a behajtás sebességéről szól. Ha az ügyfelek 30, 45 vagy 60 napos fizetési határidővel fizetnek, könnyen előfordulhat, hogy Ön már elvégezte a munkát, miközben a pénz még nem érkezett meg.

A követelések kezelésének javítása azonnali hatást hozhat. Fontolja meg az alábbi lépéseket:

• A munka befejezése után azonnal állítsa ki a számlát
• Mielőtt kiküldi, ellenőrizze a számlák pontosságát
• Gyorsan kövesse nyomon a lejárt tartozásokat
• Ösztönözze a gyorsabb fizetési módokat, például az ACH-t, bankkártyát vagy online számlázást
• Kínáljon kis kedvezményt az előrehozott fizetésért, ha ez pénzügyileg indokolt
• Kérjen előleget nagyobb projektekre vagy egyedi megrendelésekre

Ha rendszeresen késve számláz, szigorítson a folyamaton. Már néhány extra nap is ronthat egy nehéz hónapot, ha a teljesítés és a számlázás között eltelik az idő. Ugyanez igaz akkor is, ha a számlák nem egyértelműek. A zavaros számlák később érkeznek kifizetésre.

Érdemes a vevői koncentrációt is megvizsgálni. Ha egyetlen nagy ügyfél a kintlévőségek jelentős részét adja, egyetlen késedelmes fizetés aránytalan problémát okozhat. Ilyen esetben erősebb emlékeztető rendszert érdemes kialakítani, és megfontolni, hogy a kiegyensúlyozottabb ügyfélportfólió csökkentené-e a jövőbeni kockázatot.

4. Csökkentse azokat az ismétlődő kiadásokat, amelyek nem támogatják az azonnali bevételt

Készpénzhiány idején a kisebb ismétlődő költségek észrevétlenül is elszívhatják a vállalkozás pénzét. Az előfizetési díjak, szoftverlicencek, nem használt szolgáltatások és átfedő eszközök önmagukban nem tűnhetnek nagynak, de együtt elkerülhető nyomást okozhatnak.

Vizsgálja át a havi költéseit soronként, és ossza három csoportba:

• Bevételt termelő kiadások
• Megfelelőséget vagy védelmet szolgáló kiadások
• Jól esne, de nem létfontosságú kiadások

Az első két csoport általában védelmet érdemel. A harmadik csoportot érdemes alaposan megvizsgálni.

Gyakori megtakarítási területek lehetnek:

• Nem használt szoftver-előfizetések
• Duplikált marketingeszközök
• Az aktuális igényeket meghaladó szolgáltatáscsomagok
• Olyan kiszervezett munka, amely ideiglenesen szüneteltethető
• Nem létfontosságú utazások, tagságok és irodafejlesztések
• Olyan készletbeszerzések, amelyek nem kapcsolódnak közeli kereslethez

Vigyázzon, nehogy túl mélyen vágjon vissza úgy, hogy közben a jövőbeli bevételt károsítja. Csábító lehet mindent lefaragni, de egy jó költségcsökkentési terv szelektív. A pazarlást szeretné eltávolítani, nem azokat a rendszereket megrongálni, amelyek segítik a vállalkozás talpra állását.

Hasznos szabály, ha minden kiadásnál felteszi a kérdést: segít most pénzt keresni, biztosítja a jogszabályi megfelelést, vagy érdemben csökkenti a kockázatot? Ha egyikre sem igen a válasz, érdemes újragondolni.

5. Védje a vállalkozás szerkezetét, és építsen erősebb pénzügyi tartalékot a jövőre

A pénzforgalmi válság nemcsak pénzügyi probléma. Szerkezeti probléma is. Azok a vállalkozások, amelyek rendezett pénzügyeket vezetnek, jobban tudnak reagálni, mert látják, hová megy a pénz, elkülönítik a magán- és üzleti kötelezettségeket, és tisztább nyilvántartást vezetnek.

Ez már az elején fontos. A megfelelő vállalkozási forma kiválasztása, a külön számlák fenntartása, valamint az éves bejelentések és megfelelőségi kötelezettségek naprakészen tartása segíthet elkerülni a felesleges bírságokat és a zűrzavart. Zenind segíti a vállalkozókat abban, hogy létrehozzák és fenntartsák vállalkozási entitásaikat, ami támogatja azt a szervezeti fegyelmet, amelyre minden növekvő cégnek szüksége van.

Miután az azonnali válságot sikerült kezelni, használja fel a tapasztalatot egy tartalék felépítésére:

• Nyisson vagy építsen újra működési tartalékot
• Tűzzön ki célt az alapvető költségek egy-három hónapjára
• A költségvetést havonta, ne negyedévente vizsgálja felül
• Pénzforgalmi előrejelzéseket használjon, ne csak nyereségkimutatásokat
• Kövesse a szezonális visszaeséseket, és tervezze meg őket előre

Az a vállalkozás, amelynek nincs tartaléka, gyakran minden beérkező dollárt azonnal elkölt. Így nem marad mozgástér, ha egy ügyfél késve fizet, vagy váratlanul nőnek a költségek. Már egy mérsékelt tartalék is jelentősen megváltoztathatja a lehetőségeit. Időt ad az egyeztetésre, az inkasszóra és a megfontolt döntésekre.

Jelek, hogy a pénzforgalmi szárazság mélyebb problémává válhat

Nem minden készpénzszűke átmeneti. Néha a probléma egy nagyobb működési gond tünete, amely nem oldódik meg magától. Figyeljen az olyan figyelmeztető jelekre, mint:

• Tartósan késő követelések több ügyfélnél is
• Növekvő adósság az általános működési költségek fedezésére
• Ismétlődő bérköltségnyomás
• A beszállítói számlák késésből feszültté válása
• Csökkenő bruttó árrés egyértelmű helyreállítási terv nélkül
• Nincs érdemi tartalék még erős értékesítési időszakok után sem

Ha ezek közül több is jelen van, szükség lehet formálisabb fordulatkezelési tervre. Ez magában foglalhat árazási változtatásokat, szolgáltatási portfólió felülvizsgálatot, mélyebb költségátalakítást vagy azt, hogy a vállalkozás más módon szerez és szolgál ki ügyfeleket.

Gyakorlati rövid távú pénzforgalmi terv

Ha egyszerű keretre van szüksége a következő 30 napra, használja ezt:

1. Sorolja fel az összes, ebben a hónapban esedékes pénzügyi kötelezettséget.
2. Jelölje meg azokat a kifizetéseket, amelyek a bért, adókat, megfelelőséget vagy alapvető működést érintik.
3. Hívjon fel minden hitelezőt, akinek nem tud időben fizetni, még az esedékesség előtt.
4. Minden befejezett munkáról azonnal állítson ki számlát.
5. Kövesse be a lejárt egyenlegeket egy világos utánkövetési ütemezéssel.
6. Szüneteltesse vagy mondja le a nem létfontosságú ismétlődő kiadásokat.
7. Frissítse a pénzforgalmi előrejelzést hetente, amíg enyhül a nyomás.

Egy ilyen terv nem old meg minden problémát, de segít visszaszerezni az irányítást. Pénzforgalmi válságban az irányítás számít. Segít csökkenteni a meglepetéseket, védi az üzleti hírnevét, és lehetővé teszi, hogy félelem helyett tények alapján döntsön.

Záró gondolatok

A pénzforgalmi válság stresszes lehet, de nem kell, hogy meghatározza a vállalkozása jövőjét. Azok a vállalkozások állnak talpra a leggyorsabban, amelyek időben cselekszenek, világosan kommunikálnak, és először a legfontosabb kötelezettségeiket védik.

Kezdje az alapokkal: rangsorolja a kritikus kifizetéseket, gyorsítsa a pénz beérkezését, vágja vissza a felesleges kiadásokat, és beszéljen a hitelezőkkel még azelőtt, hogy egy elmulasztott fizetés nagyobb problémává válna. Ezután használja fel a tapasztalatot arra, hogy megerősítse a pénzügyi rendszereit, így a következő lassulás könnyebben kezelhető lesz.

Azoknak a vállalkozóknak, akik helyesen akarják felépíteni a cégüket, a szerkezet és a fegyelem éppoly fontos, mint az értékesítés. Zenind támogatja ezt az alapot azzal, hogy segít az alapítóknak vállalkozási entitásaik létrehozásában és fenntartásában, világosan és magabiztosan.