5 практични начина да се справите с криза в паричния поток в малък бизнес

Кризата в паричния поток може да засегне дори здравословен малък бизнес. Забавена фактура, сезонно забавяне, неочакван ремонт или клиент, който плаща късно, могат да ви оставят да се чудите как да покриете едновременно заплати, наем, данъци, застраховки и плащания към доставчици. Бизнесът може да е печеливш на хартия, но ако времето на постъпленията и разходите вече не съвпада, напрежението може бързо да нарасне.

Целта не е да изпадате в паника или да вземате поредица от прибързани решения. Целта е да запазите оперативната стабилност, да защитите най-важните си задължения и да спечелите време, за да възстановите баланса. Това означава да приоритизирате най-важното, да комуникирате отрано и да намерите практични начини да подобрите времето, в което парите постъпват в бизнеса.

По-долу са описани пет практични начина да се справите с криза в паричния поток, като запазите компанията си на по-стабилна основа.

1. Подредете критичните задължения в строг ред на приоритет

Когато паричните средства са ограничени, не всяка сметка е еднакво важна. Някои задължения имат незабавни оперативни или правни последици, ако бъдат пропуснати, докато други често могат да бъдат договорени или отложени с по-малко щети.

Започнете, като идентифицирате плащанията, които трябва да бъдат обслужени първи:

• Заплати и свързаните с тях задължения по възнагражденията
• Депозити по данъци върху заплатите и изискуеми данъчни декларации
• Наем или ипотечни плащания, свързани с бизнес обекта
• Застрахователни премии, които защитават основните операции
• Плащания по заеми, които могат да доведат до неизпълнение или ускорена изискуемост
• Ключови отношения с доставчици, които поддържат работата на бизнеса

След като имате този списък, изгответе краткосрочен паричен план около него. Задавайте си един въпрос за всяка излизаща от бизнеса сума: това плащане защитава ли операциите, спазването на изискванията или генерирането на приходи? Ако отговорът е не, може да е кандидат за отлагане, намаляване или премахване.

Списъкът с приоритети е особено полезен, защото стресът може да накара собствениците да вземат емоционални решения. Структурираният ред на плащанията ви предпазва от това случайно да пожертвате спазването на изискванията или възможността да поддържате служителите си на работа.

2. Комуникирайте с доставчици и кредитори, преди да пропуснете плащане

Много собственици на бизнес чакат твърде дълго, преди да проведат трудните разговори. Когато доставчикът вече се обажда, отношенията са под напрежение. По-добрият подход е да се свържете по-рано, да обясните ясно проблема и да поискате временно решение.

Повечето кредитори държат на предвидимостта. Ако им дадете реалистичен срок и го спазите, е по-вероятно да запазите добрите отношения, отколкото ако изчезнете и спрете да отговаряте.

Когато разговаряте с доставчик или кредитор, бъдете конкретни:

• Кажете кога очаквате следващото входящо плащане
• Предложете частично плащане, ако можете да направите такова
• Попитайте за удължени срокове, погасителни планове или временно отлагане
• Потвърдете всяка нова договорка писмено

Ключът е да бъдете честни, без да обещавате прекалено много. Ако проблемът с паричния поток ще продължи шест седмици, кажете шест седмици. Ако смятате, че може да продължи три месеца, не се преструвайте на обратното. Ясната комуникация дава на другата страна време да планира и често ви оставя пространство за преговори.

Доставчиците също са по-гъвкави, когато смятат, че проблемът е временен. Ако имате история на навременни плащания, напомнете им учтиво за това. Надеждността има значение и може да ви купи малко пространство, когато най-много ви е нужно.

3. Ускорете вземанията и намалете времето до постъпване на парите

Кризата в паричния поток често е по-малко свързана с общите продажби и повече с темпа на събиране на вземанията. Ако клиентите плащат при 30, 45 или 60-дневни срокове, може да вършите работата много преди да получите парите.

Подобряването на вземанията може да има незабавен ефект. Обмислете тези стъпки:

• Изпращайте фактурите веднага след приключване на работата
• Проверявайте фактурите за грешки, преди да бъдат изпратени
• Следвайте бързо просрочените плащания
• Насърчавайте по-бързи методи на плащане като ACH, карта или онлайн фактуриране
• Предлагайте малка отстъпка за ранно плащане, когато това има финансов смисъл
• Изисквайте аванси за по-големи проекти или персонализирани поръчки

Ако обикновено фактурирате със закъснение, затегнете процеса. Дори няколко допълнителни дни между доставката и фактурирането могат да направят трудния месец още по-тежък. Същото важи и ако фактурите ви са неясни. Объркващите фактури се плащат по-бавно.

Трябва също да разгледате концентрацията на клиенти. Ако една голяма сметка формира значителна част от вземанията ви, едно закъсняло плащане може да създаде непропорционално голям проблем. В такъв случай изградете по-силни напомняния за събиране и обмислете дали по-балансирана диверсификация на клиентите не би намалила бъдещия риск.

4. Намалете повтарящите се разходи, които не подпомагат незабавните приходи

По време на финансово затягане малките постоянни разходи могат незабелязано да източват бизнеса. Абонаментни такси, софтуерни лицензи, неизползвани услуги и припокриващи се инструменти може да не изглеждат големи поотделно, но заедно могат да създадат избегнат натиск.

Прегледайте месечните си разходи ред по ред и ги разделете в три групи:

• Разходи, които генерират приходи
• Разходи за съответствие или защита
• Разходи, които са полезни, но не са задължителни

Първите две групи обикновено заслужават защита. Третата група заслужава внимателен преглед.

Често срещани места за намиране на икономии са:

• Неизползвани софтуерни абонаменти
• Дублиращи се маркетингови инструменти
• Абонаментни планове, които надхвърлят текущите нужди
• Възложена външно работа, която може временно да бъде спряна
• Несъществени пътувания, членства и офис подобрения
• Покупки на инвентар, които не са свързани с краткосрочно търсене

Внимавайте да не орежете прекалено силно по начин, който вреди на бъдещите приходи. Може да е изкушаващо да съкратите всичко, но добрият план за намаляване на разходите е селективен. Искате да премахнете излишното, а не да повредите системите, които помагат на бизнеса да се възстанови.

Полезно правило е да се запитате дали всеки разход ви помага да печелите пари сега, да останете правно изрядни или значително да намалите риска. Ако не прави нито едно от тези неща, струва си да бъде преосмислен.

5. Защитете фирмената структура и изградете по-силен паричен буфер за бъдещето

Кризата в паричния поток не е само финансов проблем. Тя е и структурен проблем. Бизнесите, които поддържат финансите си подредени, реагират по-добре, защото могат да виждат накъде отиват парите, да отделят личните и бизнес задълженията и да водят по-ясна отчетност.

Това е важно още от самото начало. Изборът на правилната бизнес структура, поддържането на отделни сметки и актуалността по годишни регистрации и изисквания за съответствие могат да помогнат да се избегнат ненужни санкции и объркване. Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат своите бизнес структури, което подкрепя организационната дисциплина, от която всяка развиваща се компания се нуждае.

След като непосредствената криза бъде овладяна, използвайте този опит, за да изградите буфер:

• Отворете или възстановете оперативен резерв
• Задайте цел за един до три месеца основни разходи
• Преглеждайте бюджета месечно, а не тримесечно
• Използвайте прогнози за паричния поток, а не само отчети за печалба
• Следете сезонните спадове и планирайте предварително за тях

Бизнес без резерв често изразходва всеки постъпил долар веднага. Това не оставя никакъв буфер, когато клиентът плати късно или разходите неочаквано се повишат. Дори скромен резерв може значително да промени възможностите ви. Той ви дава време за преговори, време за събиране на вземания и време за размисъл.

Признаци, че паричната криза може да се превръща в по-дълбок проблем

Не всяко напрежение в паричния поток е временно. Понякога проблемът е симптом на по-голям оперативен проблем, който няма да се оправи сам. Следете за предупредителни знаци като:

• Хронично закъснели вземания от множество клиенти
• Нарастващ дълг, използван за покриване на обичайни оперативни разходи
• Повтарящо се напрежение при изплащане на заплати
• Сметки към доставчици, които преминават от забавени към напрегнати
• Спадащи брутни маржове без ясен план за възстановяване
• Липса на значим резерв дори след периоди на силни продажби

Ако няколко от тези проблеми са налице, може да ви е нужен по-формален план за оздравяване. Това може да включва промени в ценообразуването, преглед на услугите, по-дълбока реорганизация на разходите или промяна в начина, по който бизнесът привлича и обслужва клиенти.

Практичен краткосрочен план за паричния поток

Ако ви трябва прост framework за следващите 30 дни, използвайте това:

1. Избройте всички парични задължения, които изтичат този месец.
2. Маркирайте плащанията, които засягат заплати, данъци, съответствие или основни операции.
3. Обадете се предварително на всеки кредитор, който не можете да платите навреме, преди датата на падежа.
4. Фактурирайте незабавно всяка завършена работа.
5. Събирайте просрочените баланси с ясен график за последващи действия.
6. Паузаирайте или отменете несъществените повтарящи се разходи.
7. Актуализирайте паричната си прогноза всяка седмица, докато напрежението отслабне.

Този тип план не решава всеки проблем, но ви дава контрол. При криза в паричния поток контролът има значение. Той ви помага да намалите изненадите, да защитите репутацията на бизнеса си и да вземате решения, основани на факти, а не на страх.

Финални мисли

Кризата в паричния поток може да е стресираща, но не трябва да определя бъдещето на бизнеса ви. Бизнесите, които се възстановяват най-бързо, обикновено са тези, които действат навреме, комуникират ясно и първо защитават най-важните си задължения.

Започнете с основното: приоритизирайте критичните плащания, събирайте парите по-бързо, намалете ненужните разходи и говорете с кредиторите, преди пропуснато плащане да се превърне в по-голям проблем. След това използвайте този опит, за да укрепите финансовите си системи, така че следващото забавяне да е по-лесно за управление.

За предприемачите, които изграждат бизнеса си по правилния начин, структурата и дисциплината са също толкова важни, колкото и продажбите. Zenind подкрепя тази основа, като помага на основателите да учредяват и поддържат своите бизнес структури с яснота и увереност.