Шағын бизнесте ақша ағыны тапшылығын басқарудың 5 практикалық тәсілі

Ақша ағынының тапшылығы тіпті тұрақты шағын бизнеске де әсер етуі мүмкін. Кейінге қалған шот, маусымдық баяулау, күтпеген жөндеу немесе кеш төлейтін клиент сізді бір мезетте еңбекақыны, жалдау ақысын, салықтарды, сақтандыруды және жеткізушілер шоттарын жабу үшін тығырыққа тіруі мүмкін. Бизнес қағаз жүзінде табысты болып көрінуі мүмкін, бірақ кіріс пен шығыс уақыты сәйкес келмей қалса, қысым тез күшейеді.

Мақсат дүрбелеңге салыну немесе бірқатар асығыс шешім қабылдау емес. Мақсат - операциялық тұрақтылықты сақтау, ең маңызды міндеттемелерді қорғау және ақша ағынының тепе-теңдігін қалпына келтіруге уақыт ұту. Бұл ең алдымен не маңызды екенін анықтауды, ерте хабарласуды және бизнеске түсетін ақшаның уақытын жақсартудың практикалық жолдарын табуды білдіреді.

Төменде компанияңызды анағұрлым тұрақты жағдайға сақтап, ақша ағыны тапшылығын басқарудың бес практикалық тәсілі берілген.

1. Маңызды міндеттемелерді қатаң басымдық ретімен орналастырыңыз

Қолма-қол ақша тар болғанда, барлық шот бірдей маңызды емес. Кейбір міндеттемелерді өткізіп алу бірден операциялық немесе құқықтық салдарға әкеледі, ал басқаларын аз зиянмен келісіп кейінге шегеруге болады.

Алдымен бірінші кезекте төленуі тиіс төлемдерді анықтаңыз:

• Еңбекақы және оған қатысты жалақы міндеттемелері
• Еңбекақы салығы бойынша депозиттер мен талап етілетін салық есептіліктері
• Бизнес нысаныңызға қатысты жалдау ақысы немесе ипотекалық төлемдер
• Негізгі операцияларды қорғайтын сақтандыру жарналары
• Дефолтқа немесе жедел талапқа әкелуі мүмкін қарыз төлемдері
• Бизнесіңіздің жұмысын қамтамасыз ететін маңызды жеткізуші қатынастары

Тізім дайын болған соң, қысқа мерзімді ақша жоспарын соған сүйеніп құрыңыз. Бизнестен шығатын әрбір теңге үшін бір сұрақ қойыңыз: бұл төлем операцияларды, талаптарға сәйкестікті немесе табыс әкелуді қорғай ма? Егер жауап жоқ болса, оны кейінге қалдыру, азайту немесе алып тастауға кандидат деп қарастыруға болады.

Басымдық тізімі әсіресе пайдалы, өйткені күйзеліс иелерін эмоцияға негізделген шешімдер қабылдауға итермелеуі мүмкін. Құрылымдалған төлем реті талаптарға сәйкестікті немесе қызметкерлерді жұмыс күйінде ұстап тұру мүмкіндігін байқаусызда құрбан етуден сақтайды.

2. Төлем мерзімі өтіп кетпей тұрып, жеткізушілермен және кредиторлармен сөйлесіңіз

Көптеген бизнес иелері қиын әңгімелерді тым кеш бастайды. Жеткізуші хабарласқанда, қарым-қатынас әлдеқашан қысым астында болады. Одан да жақсы тәсіл - ерте хабарласып, жағдайды анық түсіндіріп, уақытша келісім сұрау.

Көптеген кредиторлар үшін болжамдылық маңызды. Егер сіз оларға нақты мерзім беріп, соны орындасаңыз, үнсіз қалғанға қарағанда олардың сенімін сақтап қалу ықтималдығы жоғары болады.

Жеткізушімен немесе кредитормен сөйлескенде нақты болыңыз:

• Келесі түсімнің қашан болатынын айтыңыз
• Егер мүмкін болса, ішінара төлем ұсыныңыз
• Ұзартылған мерзім, бөліп төлеу немесе уақытша кейінге шегеру мүмкіндігін сұраңыз
• Кез келген жаңа келісімді жазбаша растаңыз

Негізгі қағида - артық уәде бермей, адал болу. Егер ақша мәселесі алты аптаға созылса, солай деңіз. Егер үш айға созылуы мүмкін деп ойласаңыз, басқаша көрсетпеңіз. Ашық коммуникация екінші тарапқа жоспар құруға уақыт береді және көбіне сізге келіссөз жүргізуге орын қалдырады.

Егер жеткізушілер бұл мәселені уақытша деп санаса, олар да икемдірек болады. Егер сіздің төлем тәртібіңіз бұрын әрдайым уақытында болған болса, соны сыпайы түрде еске салыңыз. Сенімділік маңызды және дәл ең керек кезде сізге аздап тыныс кеңістігін бере алады.

3. Дебиторлық берешекті жылдамдатып, түсетін ақшаны күту уақытын қысқартыңыз

Ақша ағыны тапшылығы көбіне жалпы сатылымға емес, ақшаны жинау жылдамдығына байланысты болады. Егер клиенттер 30, 45 немесе 60 күндік шартпен төлейтін болса, сіз жұмысты ақша түскенге дейін әлдеқашан орындап қоясыз.

Дебиторлық берешекті жақсарту бірден әсер беруі мүмкін. Мына қадамдарды қарастырыңыз:

• Жұмыс аяқталған бойда шот жіберіңіз
• Шоттарда қате жоқ екенін жібермей тұрып тексеріңіз
• Мерзімі өткен шоттар бойынша тез арада хабарласыңыз
• ACH, карта немесе онлайн шот төлеу сияқты жылдамырақ төлем тәсілдерін ынталандырыңыз
• Тиімді болса, ерте төлемге шағын жеңілдік беріңіз
• Ірі жобалар немесе арнайы тапсырыстар үшін аванс талап етіңіз

Егер сіз әдетте шотты кешіктіріп жіберсеңіз, процесті қатаңдатыңыз. Тіпті жеткізу мен шот жазу арасындағы бірнеше күннің өзі қиын айды ушықтыруы мүмкін. Шоттар түсініксіз болса да солай. Түсініксіз шоттар кешіктірілген шоттар болып табылады.

Сондай-ақ клиенттер шоғырлануын қарастыру керек. Егер бір ірі аккаунт дебиторлық берешектің елеулі бөлігін құраса, бір кеш төлем айтарлықтай проблема тудыруы мүмкін. Мұндай жағдайда еске салуларды күшейтіп, болашақ тәуекелді азайту үшін клиенттік базаны теңгерімді ету қажет пе, соны бағалаңыз.

4. Жедел табысқа қызмет етпейтін қайталанатын шығындарды қысқартыңыз

Ақша тарылған кезде, ұсақ қайталанатын шығындар бизнестің ресурсын байқатпай сарқуы мүмкін. Жазылымдар, бағдарламалық жасақтама лицензиялары, пайдаланылмайтын қызметтер және қайталанатын құралдар жеке-жеке онша үлкен көрінбеуі мүмкін, бірақ бірге алғанда қажетсіз қысым туғызады.

Ай сайынғы шығындарды жолма-жол қарап, оларды үш топқа бөліңіз:

• Табыс әкелетін шығындар
• Талаптарға сәйкестік немесе қорғау шығындары
• Қаласаң ғана қолданылатын шығындар

Бірінші екі топ әдетте қорғалуға тиіс. Үшінші топ мұқият тексеруді қажет етеді.

Үнемдеуге болатын жиі кездесетін жерлер:

• Пайдаланылмайтын бағдарламалық жазылымдар
• Қайталанатын маркетинг құралдары
• Қазіргі қажеттіліктен артық қызмет жоспарлары
• Уақытша тоқтатуға болатын аутсорс жұмысы
• Қажетсіз іссапар, мүшелік жарналар және кеңсе жаңартулары
• Жақын арадағы сұраныспен байланысы жоқ тауар қорын сатып алу

Болашақ табысқа зиян келтіретіндей тым көп қысқартудан сақ болыңыз. Барлығын бірден қиюға азғыруы мүмкін, бірақ тиімді шығын қысқарту жоспары таңдамалы болуы керек. Сіз ысырапты алып тастауыңыз керек, бизнестің қалпына келуіне көмектесетін жүйелерді бұзбауыңыз керек.

Пайдалы ереже - әрбір шығынның қазір ақша табуға көмектесе ме, заңдық сәйкестікті қамтамасыз ете ме, әлде тәуекелді айтарлықтай азайта ма деген сұрақ қою. Егер ол мұның ешқайсысын жасамаса, оны қайта қарау керек.

5. Компания құрылымын қорғап, болашақ үшін берік ақша жастығын қалыптастырыңыз

Ақша ағынының тапшылығы тек ақша мәселесі ғана емес. Бұл сонымен бірге құрылым мәселесі. Қаржысы реттелген бизнес ақша қайда кетіп жатқанын анық көре алады, жеке және бизнес міндеттемелерін бөлек ұстай алады және құжаттарын таза жүргізе алады.

Бұл басынан-ақ маңызды. Дұрыс бизнес құрылымын таңдау, бөлек шоттарды жүргізу және жыл сайынғы есептер мен сәйкестік міндеттемелерін уақтылы орындау қажетсіз айыппұлдар мен шатасуды болдырмауға көмектеседі. Zenind кәсіпкерлерге өз бизнес құрылымдарын құруға және оларды сақтауға көмектеседі, бұл әр өсіп келе жатқан компанияға қажет ұйымдық тәртіпті қолдайды.

Шұғыл дағдарыс бақылауға алынғаннан кейін, осы тәжірибені қор жинақтауға пайдаланыңыз:

• Операциялық резерв шотын ашыңыз немесе қалпына келтіріңіз
• Бір айдан үш айға дейінгі негізгі шығындарға жететін мақсат қойыңыз
• Бюджетті тоқсан сайын емес, ай сайын қарап отырыңыз
• Тек пайда есебіне емес, ақша ағыны болжамдарына сүйеніңіз
• Маусымдық баяулауды бақылап, оған алдын ала дайындалыңыз

Резерві жоқ бизнес көбіне түскен әрбір теңгені бірден жұмсайды. Бұл клиент кеш төлегенде немесе шығындар күтпеген жерден өскенде маневр мүмкіндігін қалдырмайды. Тіпті шағын резерв те сіздің таңдауыңызды айтарлықтай өзгерте алады. Ол сізге келіссөз жүргізуге, жинауға және ойлануға уақыт береді.

Ақша тапшылығы тереңірек мәселеге айналып бара жатқан белгілер

Әрбір ақша тығырығы уақытша бола бермейді. Кейде мәселе өзі түзелмейтін үлкен операциялық проблеманың белгісі болады. Мынадай ескерту белгілеріне назар аударыңыз:

• Бірнеше клиент бойынша жүйелі түрде кеш түсетін дебиторлық берешек
• Кәдімгі операциялық шығындарды жабу үшін өсіп жатқан қарыз
• Еңбекақы төлеу кезіндегі қайталанатын қысым
• Кешіктірілген жеткізуші шоттарының шиеленісе түсуі
• Айқын қалпына келу жоспарынсыз төмендеп жатқан жалпы маржа
• Жақсы сатылым кезеңдерінен кейін де айтарлықтай резервтің болмауы

Егер осы мәселелердің бірнешеуі қатар байқалса, сізге неғұрлым ресми қалпына келтіру жоспары қажет болуы мүмкін. Оған баға саясатын өзгерту, қызмет бағыттарын қайта қарау, шығындарды тереңірек қайта құрылымдау немесе бизнестің клиенттерді тарту және оларға қызмет көрсету тәсілін өзгерту кіруі мүмкін.

Қысқа мерзімді ақша ағыны жоспары

Алдағы 30 күнге қарапайым құрылым керек болса, мына жоспарды қолданыңыз:

1. Осы айда төленуі тиіс барлық ақша міндеттемелерін тізіп шығыңыз.
2. Еңбекақыға, салықтарға, сәйкестікке немесе негізгі операцияларға әсер ететін төлемдерді белгілеңіз.
3. Уақытында төлей алмайтын кез келген кредиторға мерзімінен бұрын хабарласыңыз.
4. Аяқталған әрбір жұмыстың шотын дереу жіберіңіз.
5. Мерзімі өткен қалдықтарды нақты қадағалау кестесімен өндіріп алыңыз.
6. Қажетсіз қайталанатын шығындарды тоқтатыңыз немесе жойыңыз.
7. Қысым басылғанша ақша ағыны болжамын апта сайын жаңартып отырыңыз.

Мұндай жоспар барлық мәселені шешпейді, бірақ сізге бақылау береді. Ақша тапшылығы кезінде бақылау маңызды. Ол күтпеген жағдайларды азайтуға, бизнес беделін қорғауға және шешімдерді қорқыныштан емес, дерекке сүйеніп қабылдауға көмектеседі.

Қорытынды ойлар

Ақша ағынының тапшылығы күйзеліс тудыруы мүмкін, бірақ ол бизнестің болашағын анықтап бермейді. Ең жылдам қалпына келетін бизнес әдетте ерте әрекет ететін, ашық сөйлесетін және ең маңызды міндеттемелерін бірінші болып қорғайтын бизнес болады.

Ең қажеттіден бастаңыз: негізгі төлемдерді басымдыққа қойыңыз, ақшаны тезірек жинаңыз, қажетсіз шығындарды қысқартыңыз және кешіктірілген төлем үлкен мәселеге айналмай тұрғанда кредиторлармен сөйлесіңіз. Содан кейін осы тәжірибені қаржылық жүйелеріңізді күшейту үшін пайдаланып, келесі баяулауды басқаруды жеңілдетіңіз.

Бизнесті дұрыс жолмен құрып жатқан кәсіпкерлер үшін құрылым мен тәртіптің маңызы сатылымнан кем емес. Zenind құрылтайшыларға өз бизнес құрылымдарын айқындықпен және сеніммен құруға және сақтауға көмектесу арқылы осы негізді қолдайды.