Hogyan építhetnek ellenálló képességet a kisvállalkozások a COVID-19 után

A COVID-19 világjárvány megváltoztatta, ahogyan a kisvállalkozások a kockázatról, a tervezésről, a személyzetről, a cash flow-ról és a működésről gondolkodnak. Sok alapító számára a legfontosabb tanulság nem csupán az volt, hogy fennakadások előfordulnak, hanem az is, hogy a felkészültség dönti el, egy vállalkozás mennyire tudja túlélni őket.

Bár minden cég más kihívásokkal szembesült, azok a vállalkozások alkalmazkodtak a leghatékonyabban, amelyekben volt néhány közös jellemző. Rendezett működést tartottak fenn, következetesen kezelték a megfelelőségi feladatokat, megvédték a készpénztartalékaikat, időben kommunikáltak az ügyfelekkel, és könnyebbé tették a gyors irányváltást, amikor a körülmények megváltoztak.

Az új alapítók és a növekvő cégek számára ezek a tanulságok ma is fontosak. Az ellenálló képesség nem egyszeri válasz egy válságra. Ez egy üzleti szemlélet, amely a vállalkozás alapításakor kezdődik, és a növekedés minden szakaszán végigkísér.

Mit tárt fel a COVID-19 a kisvállalkozási kockázatokról

A világjárvány több gyenge pontot is fájdalmasan láthatóvá tett:

• Sok vállalkozásnak alig volt pénzügyi tartaléka.
• Egyes tulajdonosok egyetlen értékesítési csatornára vagy egyetlen beszállítóra támaszkodtak.
• Az adminisztratív feladatokat addig halogatták, amíg sürgőssé nem váltak.
• A távmunkát nehéz volt megszervezni, mert a munkafolyamatok nem voltak dokumentálva.
• A megfelelőség és a cégfenntartás gyakran utólagos szempontként jelent meg.

Ezek a problémák nem kizárólag a világjárvány idején léteztek. A COVID-19 egyszerűen felnagyította őket. Ugyanezek a sérülékenységek megjelenhetnek infláció, munkaerőhiány, ellátási zavarok, természeti katasztrófák vagy hirtelen piaci változások idején is.

Ezért az ellenálló képességet magába az üzleti modellbe kell beépíteni.

Kezdje a megfelelő vállalkozási formával

Az erős jogi és működési alap megkönnyíti a reagálást, amikor a körülmények megváltoznak. Az egyik első lépés a megfelelő vállalkozási forma kiválasztása.

Sok kisvállalkozó azért választ LLC-t, mert rugalmas és egyszerű szerkezetet kínál. Mások akkor alapítanak vállalatot (corporation), amikor a növekedési tervük, a tulajdonosi struktúrájuk vagy a finanszírozási stratégiájuk ezt indokolja. A helyes döntés az üzleti modelltől, az adózási szempontoktól és a hosszú távú céloktól függ.

A megfelelő alapítási folyamat segíthet Önnek:

• Elkülöníteni a személyes és az üzleti vagyont.
• Egyértelmű tulajdonosi struktúrát kialakítani.
• Professzionálisabb megjelenést teremteni.
• Helyesen beállítani az állami bejelentéseket és a folyamatos kötelezettségeket.
• Olyan vállalkozást építeni, amelyet könnyebb kezelni a növekedés során.

Azoknak az alapítóknak, akik gyorsan szeretnének haladni anélkül, hogy fontos lépéseket hagynának ki, egy alapítási szolgáltatás, mint a Zenind, leegyszerűsítheti az amerikai vállalkozás indítását, és már a kezdetektől segíthet a nyilvántartások rendezett kezelésében.

A megfelelőséget ne hagyja elvonni a figyelem középpontjából

Az egyik leggyakoribb ok, amiért a vállalkozások bajba kerülnek egy zavaros időszakban, az, hogy már eleve le vannak maradva az adminisztratív kötelezettségeikkel. Amikor válság érkezik, a tulajdonosoknak az ügyfelekre, a munkatársakra és a bevételre kell figyelniük. Nem kellene, hogy elkerülhető megfelelőségi problémák gyűljenek a háttérben.

Egy egyszerű megfelelőségi rendszernek az alábbiakat kell lefednie:

• Alapítási iratok és szervezeti dokumentumok.
• Bejegyzett képviselő elérhetősége.
• Állami határidők.
• Éves jelentési kötelezettségek.
• Tulajdonosi és irányítási nyilvántartások.
• Alapvető belső dokumentumkezelés.

Ha ezeket az elemeket következetesen kezeli, a vállalkozás az operatív feladatokra koncentrálhat ahelyett, hogy vészhelyzeti tűzoltással foglalkozna.

Erősítse a cash flow-t, mielőtt szüksége lenne rá

A cash flow a legtöbb kisvállalkozásnál a válság idején a legközvetlenebb nyomáspont. A bevételek gyorsan visszaeshetnek, miközben a számlák nem állnak le. Egy olyan vállalkozásnak, amely tartalék nélkül vág bele egy zavarba, nagyon kevés mozgástere marad.

A cash flow erősítésének gyakorlati módjai:

• Tartalékszámla fenntartása működési kiadásokra.
• Az ismétlődő előfizetések és rezsiköltségek áttekintése.
• A szükséges és az opcionális költések elkülönítése.
• Reális követeléskezelési szabályok kialakítása.
• A vevőkövetelések és szállítói tartozások heti, nem havi figyelése.
• A költségvetés tesztelése alacsonyabb bevételi forgatókönyvekkel.

Ez nemcsak egy recessziószintű esemény túléléséről szól. Egy tudatosan kezelt cash flow-val rendelkező vállalkozás egész évben jobb döntéseket hozhat.

Ne függjön egyetlen csatornától

A COVID-19 alatt azok a vállalkozások teljesítettek jobban, amelyeknek több módjuk volt elérni az ügyfeleket. Egy kizárólag fizikai üzletre épülő modell, egyetlen piactér vagy egyetlen leadforrás sérülékeny lehet.

Egy erősebb bevételi terv tartalmazhatja az alábbiakat:

• Saját weboldal és saját e-mail lista.
• Több értékesítési csatorna.
• Ismétlődő vagy előfizetéses bevétel, ahol ez indokolt.
• Partnerségek és ajánlások.
• Tartalommarketing és organikus keresési láthatóság.
• A személyes és digitális szolgáltatásnyújtás keveréke.

A diverzifikáció nem azt jelenti, hogy mindent egyszerre kell csinálni. Azt jelenti, hogy csökkenteni kell annak kockázatát, hogy egyetlen fennakadás az egész vállalkozást leállítsa.

Dokumentálja, hogyan működik a vállalkozás

Sok tulajdonos a világjárvány idején szembesült azzal, hogy a kritikus tudás egyetlen ember fejében volt. Ha az az ember nem volt elérhető, minden lelassult.

A dokumentált folyamatok csökkentik ezt a kockázatot. Könnyebbé teszik a delegálást, a felvételt és a gyors alkalmazkodást.

Legalább az alábbiakat érdemes dokumentálni:

• Az alapvető értékesítési és ügyfélszolgálati munkafolyamatok.
• A beszállítói és beszerzési lépések.
• A kulcsfontosságú fiókok és szoftverek elérése.
• A bérszámfejtési és számlázási eljárások.
• A távoli elérés és kommunikáció szabályai.
• A döntéshozatali jogosultságok arra az esetre, ha a tulajdonos nem elérhető.

Az átlátható dokumentáció az új munkatársak és alvállalkozók betanítását is egyszerűbbé teszi, ami bármely növekedési szakaszban fontos.

Tegye kezelhetővé a távoli és hibrid munkát

A COVID-19 sok vállalkozást korábban nem tervezett módon kényszerített távmunkára. Egyesek rájöttek, hogy a távoli működés javítja a termelékenységet. Mások azt tanulták meg, hogy több struktúrára van szükségük.

Akár teljesen távoli, akár hibrid, akár személyes jelenlétre épül egy vállalkozás, ugyanazok az elvek érvényesek:

• Határozza meg a kommunikációval és az elérhetőséggel kapcsolatos elvárásokat.
• Használjon közös eszközöket a feladatokhoz, dokumentumokhoz és jóváhagyásokhoz.
• Védje az üzleti adatokat megfelelő hozzáférés-szabályozással.
• Képezze az alkalmazottakat a biztonságos fájlkezelésre.
• Standardizálja a megbeszélések ritmusát és a jelentéstételt.

A távoli rugalmasság előnyt jelenthet, ha fegyelem társul hozzá. Rendszerek nélkül viszont zavarossá válik.

Kommunikáljon időben és világosan az ügyfelekkel

Bizonytalan időszakokban az ügyfeleknek inkább átláthatóságra van szükségük, mint tökéletességre. Azok a vállalkozások, amelyek időben közölték a változásokat, gyakran nagyobb bizalmat őriztek meg, mint azok, amelyek megvárták, amíg a problémák elmérgesednek.

Egy erős kommunikációs tervnek el kell magyaráznia:

• Változott-e a szolgáltatás, a nyitvatartás vagy a teljesítési határidő.
• Mire számíthatnak az ügyfelek késések esetén.
• Hogyan lehet a vállalkozást sürgős ügyekben elérni.
• Mely folyamatok maradnak változatlanok.
• Mikor érkezik a következő frissítés.

A cél nem az, hogy minden működési részletet túlmagyarázzon. A cél az, hogy az ügyfelek tájékozottnak és magabiztosnak érezzék magukat.

Tervezze meg már most a következő fennakadást

Az ellenálló képesség akkor javul, ha folyamatos tervezési folyamattá válik, nem pedig egyetlen eseményre adott reakcióként kezelik. Az üzleti tulajdonosok úgy készülhetnek fel, ha felteszik maguknak a következő gyakorlati kérdéseket:

• Mi történne, ha a bevétel három hónapra 25%-kal csökkenne?
• Mely működési folyamatok függenek egyetlen embertől?
• Mely beszállítók vagy rendszerek kritikusak?
• Milyen gyorsan tudna a vállalkozás online működésre váltani?
• Mely jogi vagy megfelelőségi határidőket nem szabad elmulasztani?
• Mi kellene ahhoz, hogy a vállalkozás zökkenőmentesen működjön tovább?

Ezek a kérdések segítenek feltárni a gyenge pontokat, mielőtt azok költségessé válnának.

Miért fontos az alapítás és a megfelelőség a hosszú távú ellenálló képességhez

Sok alapító az üzleti alapítást egyszeri bejelentésnek tekinti. Valójában az, ahogyan egy vállalkozás fel van építve, befolyásolja azt, hogy mennyire tud rendezett maradni, tőkét bevonni, kockázatot kezelni és alkalmazkodni a változásokhoz.

Egy jól felépített jogi forma könnyebbé teheti a következőket:

• Megvédeni a vállalkozást a személyes és működési összemosódástól.
• Egyértelműen tartani a tulajdonosi viszonyokat és a felelősségeket.
• Tisztább nyilvántartást vezetni az adók és a megfelelőség miatt.
• Erősebb képet mutatni az ügyfelek, hitelezők és partnerek felé.
• Növekedni anélkül, hogy a céget a nulláról kellene újjáépíteni.

Ezért előnyös, ha az alapítók már a kezdetektől helyesen állítják fel a vállalkozásukat, és idővel naprakészen tartják a nyilvántartásaikat.

Hogyan támogatja a Zenind az új és növekvő vállalkozásokat

A Zenind gyakorlati támogatással segíti az amerikai vállalkozókat cégeik alapításában és fenntartásában, úgy, hogy az illeszkedjen a zsúfolt alapítók igényeihez. Az üzleti alapítástól a folyamatos megfelelőségi feladatokig az a cél, hogy a tulajdonlás adminisztratív oldala könnyebben kezelhető legyen.

Az ellenálló képességre összpontosító vállalkozók számára ez a fajta támogatás fontos. Ha a vállalkozás szerkezete rendezett, a tulajdonosnak több ideje marad az értékesítésre, a működésre és a növekedésre.

Fő tanulságok

A COVID-19 emlékeztette a kisvállalkozások tulajdonosait arra, hogy az ellenálló képesség nem adottság, hanem felépített erősség. Azok a vállalkozások, amelyek túléltek és jól alkalmazkodtak, általában ugyanazokat az erősségeket mutatták:

• Megfelelően voltak megalapítva.
• Rendben tartották a megfelelőséget.
• Óvatosan kezelték a készpénzt.
• Diverzifikálták a működést és a bevételeket.
• Dokumentálták a munkafolyamatokat.
• Világosan kommunikáltak.
• Előre terveztek ahelyett, hogy későn reagáltak volna.

Ezek az elvek ma is érvényesek. Akár új vállalkozást indít, akár egy meglévőt fejleszt, a legerősebb cégek azok, amelyeket úgy terveztek meg, hogy változó körülmények között is tovább tudjanak haladni.

Az ellenálló vállalkozás szilárd alappal kezdődik, és ez az alap a tudatos alapításnál és a következetes fenntartásnál kezdődik.