Hogyan kezeljük a nehéz alkalmazottakat anélkül, hogy károsítanánk a csapatszellemet

Minden vállalkozó előbb-utóbb ugyanazzal a kihívással szembesül: van egy tehetséges csapattag, akinek a viselkedése feszültséget kelt. Lehet, hogy kiválóan végzi a munkáját, de félbeszakít másokat, elutasítja a visszajelzést, elmulaszt határidőket, vagy kellemetlenné teszi a munkahelyi környezetet. Ha ezt nem kezelik, egyetlen nehéz alkalmazott rontani tudja a morált, lassíthatja a végrehajtást, és gyengítheti a csapaton belüli bizalmat.

A megoldás nem az, hogy figyelmen kívül hagyjuk a problémát, és reméljük, hogy magától megszűnik. Az sem megoldás, ha érzelmi alapon reagálunk, vagy személyes konfliktusként keretezzük az ügyet. A leghatékonyabb megközelítés az egyértelmű elvárásokra, a konkrét viselkedésre, a következetes visszajelzésre és a dokumentált utánkövetésre épül.

Alapítók és kisvállalkozások tulajdonosai számára ez még fontosabb. A korai szakaszban lévő cégek gyakran gyorsan mozognak, a szerepkörök átfednek, és a kultúra még formálódik. Ha egészséges szervezetet szeretne építeni, gyakorlati rendszerre van szüksége a nehéz viselkedés kezelésére, mielőtt az normalizálódna.

A viselkedésből induljon ki, ne a címkéből

Amikor valakivel nehéz együtt dolgozni, csábító lehet olyan általános címkéket használni, mint az arrogáns, mérgező vagy elkényeztetett. Ezek a címkék akár pontosnak is tűnhetnek, de vezetői beszélgetésekben nem hasznosak.

A viselkedés az, amit meg lehet figyelni, mérni és korrigálni. Például:

• Félbeszakítja a kollégákat az értekezleteken
• Vita nélkül elutasítja a visszajelzést
• Előzetes jelzés nélkül elmulaszt határidőket
• Magának tulajdonítja a közös munkát
• Tiszteletlenül beszél a munkatársakkal
• Nem hajlandó betartani az egyeztetett folyamatokat

Ezek konkrét problémák. Közvetlenül kezelhetők anélkül, hogy a beszélgetés személyiségvitává alakulna.

Mérje fel az üzleti hatást

Mielőtt az alkalmazottal beszélne, tisztázza a viselkedés üzleti következményeit. Tegye fel magának a kérdést:

• Befolyásolja ez a termelékenységet?
• Konfliktust okoz a csapaton belül?
• Látják ezt az ügyfelek vagy a beszállítók?
• Gyengíti a vezetés tekintélyét?
• Mások kezdik utánozni ezt a magatartást?

Ez a lépés azért fontos, mert a cél nem az, hogy megnyerjen egy vitát. A cél az, hogy megvédje a vállalat teljesítményét és kultúráját. Ha az alkalmazott kiemelkedően képzett, különösen fontos, hogy ne nézze el a rossz viselkedést csak azért, mert eredményeket hoz. A magas teljesítmény nem törli el a folyamatos zavaró hatás költségét.

Készüljön fel egy négyszemközti beszélgetésre

Az ügyet privát módon és mielőbb kezelje. Ne várjon addig, amíg a frusztráció felgyülemlik, és ne hozza szóba a csapat előtt. Egy nyugodt, egyenes, négyszemközti beszélgetés általában a leghatékonyabb út.

A megbeszélés előtt három dolgot készítsen elő:

• A konkrét viselkedés, amelyről beszélni szeretne
• Az a hatás, amelyet ez a viselkedés okozott
• Az a változás, amelyet a jövőben elvár

Ha lehetséges, írjon le néhány példát. A konkrétság segít megelőzni, hogy a beszélgetés homályossá vagy védekezővé váljon.

Használjon közvetlen és tiszteletteljes szöveget

A hatékony visszajelzési beszélgetés világos, tényszerű és rövid. Nem kell túlmagyarázni, és nem kell annyira puhítani az üzenetet, hogy a valódi probléma eltűnjön.

Egy egyszerű szerkezet jól működik:

1. Írja le a viselkedést.
2. Magyarázza el, miért probléma.
3. Mondja ki az elvárt szintet.
4. Kérje meg az alkalmazottat, hogy reagáljon.

Például:

Az elmúlt két csapatértekezleten többször félbeszakította a többieket, és még azelőtt elutasította az ötleteiket, hogy befejezhették volna a mondandójukat. Ez megnehezíti, hogy a csapat hozzájáruljon, és visszatarthatja a részvételt. A jövőben azt várom, hogy hagyja végigmondani a többieket, és csak azután reagáljon, hogy meghallgatta a teljes érvet.

Ez a megközelítés az ügyre fókuszál, nem a személyes megítélésre.

Hallgasson, de ne veszítse szem elől a lényeget

Egy nehéz alkalmazottnak lehet valós magyarázata. Lehet, hogy túlterheltnek érzi magát, nem világosak a prioritásai, vagy egy másik üzleti folyamat miatt frusztrált. Figyeljen rá figyelmesen.

A meghallgatás nem azt jelenti, hogy felmenti a viselkedést. Azt jelenti, hogy kontextust gyűjt, és igazságos marad.

Hasznos kérdések lehetnek:

• Mi hajtja ezt a viselkedést?
• Ön szerint mi történik az Ön szemszögéből?
• Mi segítene abban, hogy a probléma nélkül tudjon teljesíteni?

Ha az alkalmazott jogos aggályt vet fel, foglalkozzon vele. De maradjon az elvárásnál. Még akkor is, ha van érvényes ok, a viselkedésnek akkor is változnia kell.

Állítson fel egyértelmű elvárásokat

Sok munkahelyi probléma azért marad fenn, mert az elvárásokat soha nem tették egyértelművé. Ne feltételezze, hogy az alkalmazott már tudja, milyen szintet vár el.

Fogalmazza meg az elvárást gyakorlati módon:

• Mit kell másként csinálnia?
• Mikor kell ennek megtörténnie?
• Mit jelent a siker?
• Ki fogja észrevenni a változást?

Ha a probléma a kommunikációhoz kapcsolódik, határozza meg a megbeszélések, az e-mail-válaszidők vagy az eszkalációs lépések normáit. Ha a probléma a professzionalizmushoz kapcsolódik, határozza meg, mit jelent az Ön munkahelyén a tiszteletteljes viselkedés. Ha a probléma teljesítményhez kapcsolódik, kösse az elvárást határidőkhöz, minőséghez vagy teljesítményhez.

Minél pontosabb, annál könnyebb lesz az előrehaladást értékelni.

Dokumentálja a beszélgetést

A dokumentálás nem büntetésről szól. Arról szól, hogy világos nyoma legyen az elvárásoknak és az utánkövetésnek.

A megbeszélés után foglalja össze:

• A megbeszélt viselkedést
• Az elvárt változást
• Az esetlegesen felajánlott támogatást
• Az utánkövető egyeztetés időpontját

A jegyzet legyen rövid és tényszerű. Ha a probléma folytatódik, a dokumentáció segít bizonyítani a mintázatot, és megkönnyíti a későbbi döntéseket.

Ez különösen fontos a növekvő vállalkozásoknál, amelyeknek idővel szükségük lehet formális HR-folyamatokra, jogi megfelelőségi felülvizsgálatra vagy vezetői eszkalációra. Az egyértelmű feljegyzések védenek mind a vállalatot, mind az alkalmazottat.

Válassza ki a megfelelő válaszszintet

Nem minden problémára ugyanaz a válasz. Egyes helyzeteket egyetlen beszélgetés is megoldhat. Mások strukturált teljesítményjavító megközelítést igényelnek.

Egy praktikus eszkalációs útvonal így nézhet ki:

• Első előfordulás: négyszemközti visszajelzés és elvárás-ismertetés
• Ismétlődő probléma: írásbeli figyelmeztetés vagy dokumentált coaching terv
• További kudarc: formális teljesítményjavító terv
• Tartós magatartási probléma: áthelyezés, felfüggesztés vagy szükség esetén felmondás

A kulcs a következetesség. Ha ugyanaz a viselkedés személytől függően eltérő bánásmódot kap, a bizalom gyorsan erodálódik.

Kerülje el a gyakori vezetői hibákat

Sok vezető ront a helyzeten azzal, hogy olyan módon reagál, amely természetesnek tűnik, de hatástalan.

Gyakori hibák például:

• Túl sokáig várnak a probléma kezelésével
• A viselkedés helyett a személyiségről beszélnek
• Homályos visszajelzést adnak, amely nem mondja meg, mit kell változtatni
• Nyilvánosan konfrontálják az alkalmazottat
• Fenyegetőznek, de nem követik be a tetteket
• Engedik, hogy a legerősebb teljesítők figyelmen kívül hagyják a vállalati szabályokat
• Hagyják, hogy a frusztráció személyessé tegye a beszélgetést

Ha jobb eredményt akar, maradjon professzionális és fegyelmezett. Az erős vezetés következetes vezetés.

Védje a csapat többi tagját

Egyetlen nehéz alkalmazott az egész csapatra hatással lehet, ha a problémát hagyják fennmaradni. A csapattagok észreveszik, ha a rossz viselkedést eltűrik. Azt is észreveszik, ha a vezetők igazságosan kezelik azt.

Vezetőként figyelnie kell a tágabb hatásokat is:

• Mások kerülik-e az együttműködést?
• Csökken-e a morál?
• Óvatosabban beszélnek-e az emberek, mert tartanak a reakciótól?
• A nehéz alkalmazott szűk keresztmetszetté válik-e?

Szükség esetén erősítse meg a csapatnormákat anélkül, hogy megnevezné az érintett személyt. Térjen vissza a kommunikációra, az elszámoltathatóságra és a tiszteletre vonatkozó elvárásokhoz. A cél az, hogy megmutassa: a vállalatnak vannak standardjai, és komolyan is veszi őket.

Ismerje fel, amikor a probléma strukturális

Néha a nehéz személyiség nemcsak viselkedési probléma. Jelentheti azt is, hogy a szerepkör nem megfelelő, a csapatstruktúra nem világos, vagy a vállalati kultúra még fejletlen.

Vizsgálja meg, hogy az alkalmazott azért küzd-e, mert:

• A felelősségi körei nincsenek egyértelműen meghatározva
• Olyan módon irányítják, amely nem illik a szerepkörhöz
• A vállalkozás gyorsabban növekszik, mint a rendszerei
• A csapatnak hiányoznak a dokumentált szabályzatai vagy döntési jogkörei

Alapítók számára ez fontos felismerés. Egy új vállalkozásnak gyakran előbb struktúrára van szüksége, mint több erőfeszítésre. Az egyértelmű cégalapítás, működési folyamatok és belső szabályzatok csökkenthetik a zűrzavart, és megkönnyíthetik az emberek hatékony vezetését.

Ez az egyik oka annak is, hogy sok vállalkozó korán erős jogi és működési alapot alakít ki. Ha az üzleti struktúra, a megfelelés és a szerepkörök jól szervezettek, sokkal könnyebb felelősségre vonni az embereket, és a céget a helyes irányban tartani.

Adjon az alkalmazottnak méltányos esélyt a fejlődésre

Ha az alkalmazottat érdemes megtartani, adjon neki valódi lehetőséget a sikerre. A visszajelzést szükség esetén támogassa meg segítséggel.

A támogatás lehet például:

• Egyértelműbb prioritások
• Kommunikációs vagy együttműködési tréning
• Gyakoribb ellenőrző megbeszélések
• Szorosabb felülvizsgálati és jóváhagyási folyamat
• Vezetői vagy konfliktuskezelési coaching

A méltányosság számít. Ha változást vár, adja meg hozzá a szükséges eszközöket. Ugyanakkor a támogatás nem válhat végtelen alkalmazkodássá. Egy ponton meg kell ítélnie, hogy az alkalmazott hajlandó és képes-e megfelelni az elvárásnak.

Az üzleti szempont alapján hozzon végső döntést

Ha a viselkedés nem javul, az üzlet az első. Ritkán éri meg megtartani valakit, aki tartósan rontja a csapat hatékonyságát, még akkor sem, ha tehetséges.

Egy nehéz, de szükséges távozás néha a legjobb eredmény a vállalat számára. Helyreállíthatja a bizalmat, csökkentheti a stresszt, és újra beállíthatja az elvárásokat a csapatban. Ha a folyamatot professzionálisan kezelte, a döntést könnyebb lesz megindokolni, és mások számára is könnyebb lesz megérteni.

Gyakorlati vezetői szemlélet

A nehéz alkalmazottak kezelése nem arról szól, hogy valaki túl engedékeny vagy túl szigorú legyen. Hanem arról, hogy világos legyen.

Az erős vezetők három dolgot csinálnak jól:

• Időben kezelik a problémákat.
• Megfigyelhető viselkedésre fókuszálnak.
• Következetesen betartatják az elvárásokat.

Ez a megközelítés védi a kultúrát anélkül, hogy feláldozná az elszámoltathatóságot. Emellett az alkalmazottaknak is tisztességes esélyt ad a fejlődésre, mielőtt komolyabb lépésekre lenne szükség.

Kisvállalkozások és alapítók számára az üzenet egyszerű: az egészséges vállalat struktúrára, következetességre és tiszteletre épül. A tehetség fontos, de a viselkedés alakítja a csapatot. Ha mindkettőt gondosan kezeli, erősebb és könnyebben növelhető vállalkozást épít.