Cara Kerja Pemrosesan Kartu Kredit untuk Bisnis Kecil

Menerima kartu kredit bukan lagi pilihan bagi sebagian besar bisnis. Pelanggan mengharapkan bisa membayar dengan kartu secara langsung, online, dan di perangkat seluler, dan banyak yang akan memilih pesaing jika mereka tidak dapat menggunakan metode pembayaran yang mereka sukai.

Bagi pemilik bisnis baru, pemrosesan kartu kredit sering terasa tidak transparan. Ada processor, gateway, merchant account, jaringan kartu, bank penerbit, bank acquiring, biaya interchange, chargeback, dan jadwal pencairan dana. Sistem ini lebih teratur daripada yang terlihat pada awalnya, tetapi penting untuk memahami bagaimana bagian-bagiannya saling terhubung sebelum Anda menandatangani kontrak.

Panduan ini menjelaskan cara kerja pemrosesan kartu kredit, siapa saja pihak utamanya, bagaimana transaksi bergerak melalui sistem, biaya apa yang bisa Anda harapkan, dan bagaimana memilih pengaturan yang sesuai dengan bisnis Anda.

Mengapa pemrosesan kartu kredit penting

Pemrosesan kartu kredit memengaruhi lebih dari sekadar kenyamanan. Hal ini memengaruhi:

• seberapa cepat Anda menerima pembayaran
• berapa banyak pendapatan yang hilang karena biaya
• apakah pelanggan dapat checkout dengan mudah
• seberapa besar risiko penipuan dan sengketa yang ditanggung bisnis Anda
• seberapa skalabel sistem pembayaran Anda saat perusahaan tumbuh

Jika Anda sedang membentuk bisnis baru, menyiapkan infrastruktur pembayaran sejak awal dapat menghemat waktu di kemudian hari. Struktur perusahaan yang tepat, catatan perbankan yang jelas, dan alur pembayaran yang andal semuanya memudahkan Anda menerima pendapatan tanpa hambatan yang tidak perlu.

Apa itu pemrosesan kartu kredit

Pemrosesan kartu kredit adalah sistem yang memungkinkan merchant menerima pembayaran dari pemegang kartu dan menerima dana ke rekening bank bisnis setelah transaksi disetujui dan diselesaikan.

Secara praktis, proses ini melakukan tiga hal:

1. memeriksa apakah kartu valid dan apakah pelanggan memiliki kredit atau dana yang cukup
2. merutekan transaksi melalui bank dan jaringan kartu yang relevan
3. memindahkan uang dari rekening pelanggan ke merchant, dikurangi biaya

Proses ini digunakan untuk:

• pembayaran kartu secara langsung
• checkout online
• langganan berulang
• pesanan melalui telepon
• invoice yang dibayar dengan kartu

Pihak-pihak utama dalam sistem pembayaran

Beberapa pihak bekerja sama setiap kali kartu digunakan.

Pemegang kartu

Pemegang kartu adalah pelanggan yang menggunakan kartu kredit atau debit untuk membayar.

Merchant

Merchant adalah bisnis yang menerima pembayaran.

Payment processor

Payment processor menangani perutean transaksi dan komunikasi antara merchant, jaringan kartu, dan lembaga keuangan yang terlibat.

Payment gateway

Payment gateway adalah alat digital yang secara aman mengumpulkan dan mengirimkan data kartu, terutama untuk pembayaran online.

Jaringan kartu

Jaringan kartu seperti Visa, Mastercard, American Express, dan Discover membantu merutekan transaksi dan menegakkan aturan yang mengatur pembayaran kartu.

Bank penerbit

Bank penerbit adalah lembaga yang menerbitkan kartu pelanggan. Bank ini memutuskan apakah transaksi disetujui atau ditolak.

Bank acquiring

Bank acquiring, juga disebut merchant bank, bekerja dengan merchant untuk menerima pembayaran kartu dan menyetorkan dana yang telah diselesaikan ke rekening merchant.

Dua tahap utama pemrosesan kartu kredit

Pemrosesan kartu kredit umumnya berlangsung dalam dua fase:

• otorisasi
• settlement

Otorisasi menentukan apakah transaksi disetujui.
Settlement memindahkan uang setelah transaksi dibundel dan dikliring.

Otorisasi: langkah persetujuan

Otorisasi adalah momen ketika pembayaran diperiksa secara real-time.

Berikut yang terjadi:

1. Pelanggan menyerahkan kartu.
2. Merchant menangkap transaksi melalui terminal, situs web, atau aplikasi pembayaran.
3. Payment processor mengirim data transaksi ke jaringan kartu.
4. Bank penerbit meninjau status kartu, kredit atau dana yang tersedia, dan sinyal penipuan.
5. Bank menyetujui atau menolak pembayaran.
6. Respons bergerak kembali melalui jaringan dan processor ke merchant.

Jika transaksi disetujui, bank penerbit menahan saldo atau limit kredit yang tersedia sebesar jumlah pembelian.

Jika ditolak, merchant tidak menerima pembayaran dan pelanggan harus mencoba metode pembayaran lain.

Settlement: langkah pencairan

Settlement terjadi setelah transaksi yang disetujui dikumpulkan dan dikirim dalam satu batch.

Di banyak bisnis, ini dilakukan pada akhir hari. Merchant menutup batch, dan payment processor mengirim transaksi yang telah diotorisasi untuk diproses lebih lanjut.

Kemudian:

1. Jaringan kartu merutekan transaksi yang sudah dibundel.
2. Bank penerbit membukukan tagihan ke rekening pemegang kartu.
3. Biaya interchange dan biaya jaringan diterapkan.
4. Dana yang tersisa bergerak melalui bank acquiring dan processor.
5. Merchant menerima pencairan dana ke rekening bank bisnis.

Inilah sebabnya penjualan bisa disetujui seketika tetapi tetap memerlukan satu atau lebih hari kerja sebelum dana masuk ke rekening Anda.

Cara kerja transaksi tatap muka

Pembayaran kartu secara langsung biasanya mengikuti urutan berikut:

1. Pelanggan menempelkan, memasukkan, atau menggesek kartu.
2. Terminal mengenkripsi data kartu.
3. Processor merutekan permintaan ke jaringan kartu.
4. Bank penerbit memeriksa kartu dan menyetujui atau menolak transaksi.
5. Terminal mencetak atau menampilkan tanda terima.
6. Transaksi dimasukkan ke dalam batch untuk settlement.

Pembayaran chip dan contactless umumnya lebih aman daripada gesekan magnetic stripe karena menghasilkan data transaksi yang lebih kuat dan mengurangi risiko kloning kartu.

Cara kerja transaksi online

Transaksi online menggunakan alur pembayaran yang sama secara umum, tetapi alih-alih terminal fisik, bisnis menggunakan halaman checkout dan payment gateway.

Pembayaran e-commerce yang umum berjalan seperti ini:

1. Pelanggan memasukkan detail kartu di halaman checkout.
2. Gateway mengenkripsi informasi.
3. Payment processor mengirim permintaan melalui jaringan kartu.
4. Bank penerbit menyetujui atau menolak transaksi.
5. Pesanan selesai jika pembayaran berhasil.
6. Transaksi diselesaikan kemudian melalui proses batch.

Pembayaran online sering memerlukan pemeriksaan penipuan tambahan karena kartu tidak hadir secara fisik.

Bagaimana biaya dibentuk dalam pemrosesan kartu kredit

Pemilik bisnis sering fokus pada tarif pemrosesan yang ditampilkan, tetapi biaya sebenarnya untuk menerima kartu biasanya terdiri dari beberapa komponen.

Biaya interchange

Biaya interchange dibayarkan kepada bank penerbit. Biaya ini bervariasi berdasarkan faktor seperti jenis kartu, jenis transaksi, dan tingkat risiko.

Biaya assessment atau biaya jaringan

Jaringan kartu mengenakan biaya untuk menggunakan infrastruktur mereka dan memelihara ekosistem pembayaran.

Markup processor

Processor menambahkan harga mereka sendiri di atas biaya lainnya. Inilah cara penyedia memperoleh pendapatan.

Biaya bulanan dan biaya insidental

Tergantung pada penyedia, Anda juga mungkin melihat:

• biaya layanan bulanan
• biaya laporan
• biaya kepatuhan PCI
• biaya chargeback
• biaya batch
• biaya gateway
• biaya sewa terminal atau perangkat keras
• biaya terminasi dini

Struktur biaya sama pentingnya dengan tarif. Persentase yang terlihat rendah tetap bisa lebih mahal jika processor menambahkan banyak biaya administratif.

Model harga yang umum

Processor biasanya menjual layanan kartu kredit dengan beberapa model harga.

Harga flat-rate

Anda membayar satu persentase sederhana dan mungkin biaya tetap per transaksi.

Cocok untuk:

• bisnis yang sangat kecil
• pemilik baru yang menginginkan harga yang mudah diprediksi
• merchant dengan volume transaksi rendah

Kekurangan:

• kesederhanaan sering kali lebih mahal pada portofolio kartu yang lebih besar atau beragam

Harga interchange-plus

Anda membayar biaya interchange aktual ditambah markup transparan dari processor.

Cocok untuk:

• bisnis yang ingin melihat biaya dengan lebih jelas
• perusahaan dengan volume yang terus bertumbuh
• merchant yang membandingkan penyedia secara cermat

Kekurangan:

• laporan bisa lebih rinci dan pada awalnya lebih sulit dibaca

Harga tiered

Transaksi dikelompokkan ke dalam tier seperti qualified, mid-qualified, dan non-qualified.

Cocok untuk:

• processor yang menginginkan struktur penawaran yang lebih sederhana

Kekurangan:

• harga sering kali kurang transparan dan lebih sulit dibandingkan

Bagi banyak merchant yang sudah mapan, interchange-plus menawarkan keseimbangan terbaik antara transparansi dan kontrol.

Jadwal pencairan dana

Pembayaran yang disetujui tidak berarti uang sudah langsung masuk ke rekening Anda.

Jadwal pencairan yang umum meliputi:

• pencairan di hari yang sama
• pencairan pada hari kerja berikutnya
• satu hingga tiga hari kerja

Waktu pencairan bergantung pada processor, hubungan dengan bank, waktu penutupan batch, akhir pekan, hari libur, dan pengaturan risiko. Pencairan yang lebih cepat bisa berguna, tetapi mungkin disertai biaya tambahan.

Chargeback dan sengketa

Chargeback terjadi ketika pemegang kartu mempersengketakan transaksi dan meminta bank penerbit membatalkannya.

Chargeback dapat terjadi karena beberapa alasan:

• pelanggan tidak mengenali transaksi
• kartu digunakan tanpa izin
• pelanggan mengklaim barang tidak dikirim
• produk atau layanan tidak sesuai deskripsi
• pemegang kartu mengatakan transaksinya digandakan atau salah

Chargeback menimbulkan lebih dari sekadar kehilangan pendapatan. Ini juga dapat menimbulkan biaya, pekerjaan operasional, dan dalam beberapa kasus meningkatkan risiko pemrosesan.

Untuk mengurangi sengketa:

• gunakan deskriptor tagihan yang jelas
• simpan bukti pengiriman atau penyelesaian layanan
• tanggapi keluhan pelanggan dengan cepat
• pertahankan kebijakan pengembalian dana dan pembatalan yang akurat
• gunakan alat pencegahan penipuan untuk pesanan online

Pencegahan penipuan dan keamanan

Sistem pembayaran yang kuat harus melindungi pelanggan dan bisnis Anda.

Pengamanan yang berguna meliputi:

• dukungan chip EMV untuk pembayaran langsung
• enkripsi point-to-point
• tokenization untuk data kartu yang disimpan
• verifikasi alamat untuk pesanan online
• verifikasi CVV untuk transaksi card-not-present
• autentikasi multi-faktor untuk akses admin
• alat pembayaran yang patuh PCI

Keamanan bukan hanya masalah teknis. Hal ini juga memengaruhi kepercayaan pelanggan dan persetujuan processor.

Apa yang harus dicari bisnis dalam memilih processor

Memilih processor sebagian tentang harga dan sebagian tentang kecocokan.

Evaluasi:

• transparansi harga
• durasi kontrak dan ketentuan terminasi
• kecepatan pencairan dana
• kompatibilitas perangkat keras
• opsi integrasi e-commerce
• kualitas dukungan pelanggan
• alat pencegahan penipuan dan chargeback
• dukungan PCI dan fitur keamanan
• apakah penyedia tersebut cocok dengan industri Anda

Penyedia yang tampak murah di atas kertas bisa menjadi mahal dalam praktik jika kontraknya membatasi atau biayanya sulit diprediksi.

Cara memulai menerima pembayaran

Jika Anda sedang membentuk perusahaan baru, pengaturan yang rapi dapat membuat onboarding pembayaran lebih lancar.

Daftar periksa peluncuran yang umum mencakup:

• membentuk entitas bisnis
• membuka rekening bank bisnis
• memperoleh EIN jika diperlukan
• menyiapkan akuntansi dan pembukuan
• memilih perangkat keras atau perangkat lunak pembayaran
• menyiapkan kebijakan pengembalian dana dan sengketa
• memastikan nama bisnis, situs web, dan catatan bank konsisten

Zenind membantu para entrepreneur membentuk LLC dan corporation di Amerika Serikat, sehingga pemilik bisnis memiliki struktur formal sebelum mulai menerima pendapatan. Fondasi ini dapat memudahkan pemisahan keuangan bisnis dan pribadi serta bekerja dengan bank dan processor dengan lebih percaya diri.

Pertanyaan yang sering diajukan pemilik bisnis baru

Apakah saya memerlukan merchant account?

Tidak selalu. Beberapa payment service provider menggabungkan fungsi merchant account dalam satu platform, sementara pengaturan lain menggunakan merchant account terpisah dengan bank acquiring.

Bisakah saya menerima kartu tanpa terminal?

Ya. Banyak bisnis menerima kartu melalui checkout online, alat invoicing, aplikasi seluler, atau virtual terminal.

Mengapa pembayaran ditolak?

Alasan umum termasuk dana tidak cukup, detail kartu kedaluwarsa, kontrol penipuan, ketidaksesuaian penagihan, atau pembatasan bank.

Bisakah saya menurunkan biaya pemrosesan?

Anda biasanya tidak dapat menghilangkan biaya pemrosesan, tetapi Anda bisa mengurangi pemborosan dengan membandingkan model harga, meminimalkan chargeback, menggunakan jenis transaksi yang tepat, dan meninjau laporan bulanan dengan cermat.

Apakah aman menyimpan kartu pelanggan?

Bisa aman jika Anda menggunakan tokenization dan platform pembayaran yang patuh. Menyimpan nomor kartu mentah di sistem Anda sendiri merupakan risiko keamanan besar.

Kesimpulan

Pemrosesan kartu kredit adalah sistem berlapis, tetapi ide dasarnya sederhana: pembayaran disetujui secara real-time, lalu dikliring dan diselesaikan sehingga merchant dapat menerima dana.

Setelah Anda memahami peran processor, gateway, jaringan kartu, bank penerbit, dan bank acquiring, akan jauh lebih mudah untuk membandingkan penyedia, mengevaluasi biaya, dan memilih alat yang mendukung model bisnis Anda.

Bagi pemilik bisnis baru, pengetahuan ini sangat berguna. Semakin awal Anda membangun struktur hukum dan keuangan yang rapi, semakin mudah untuk menerima pembayaran, mengelola catatan, dan berkembang dengan percaya diri.