Как работи обработката на плащания с кредитни карти за малкия бизнес

Приемането на кредитни карти вече не е опция, а необходимост за повечето бизнеси. Клиентите очакват да могат да плащат с карта на място, онлайн и през мобилни устройства, а много от тях ще изберат конкурент, ако не могат да използват предпочитания от тях метод за плащане.

За новите собственици на бизнес обработката на плащания с кредитни карти може да изглежда неясна. Има платежни оператори, платежни шлюзове, търговски сметки, картови мрежи, издателски банки, придобиващи банки, такси за обмен и срокове за превод на средствата. Системата е по-организирана, отколкото изглежда в началото, но е полезно да разберете как частите се свързват, преди да подпишете договор.

Това ръководство обяснява как работи обработката на плащания с кредитни карти, кои са основните участници, как преминават транзакциите през системата, какви такси можете да очаквате и как да изберете решение, което отговаря на вашия бизнес.

Защо обработката на плащания с кредитни карти е важна

Обработката на плащания с кредитни карти влияе върху повече от удобството. Тя засяга:

• колко бързо получавате плащането
• колко приходи губите под формата на такси
• дали клиентите ви могат лесно да завършат плащането
• колко риск от измами и спорове носи вашият бизнес
• колко мащабируема е платежната ви система, докато компанията расте

Ако създавате нов бизнес, ранното изграждане на платежната инфраструктура може да ви спести време по-късно. Добре структурирана компания, ясни банкови записи и надежден платежен поток улесняват приемането на приходи без ненужно триене.

Какво представлява обработката на плащания с кредитни карти

Обработката на плащания с кредитни карти е системата, която позволява на търговеца да приеме плащане от притежател на карта и да получи средствата в бизнес банкова сметка след одобрение и сетълмент на транзакцията.

На практика процесът прави три неща:

1. проверява дали картата е валидна и дали клиентът има достатъчно наличен кредит или средства
2. насочва транзакцията през съответните банки и картовата мрежа
3. превежда парите от сметката на клиента към търговеца, след приспадане на таксите

Процесът се използва за:

• плащания с карта на място
• онлайн плащания
• периодични абонаменти
• поръчки по телефон
• фактури, платени с карта

Основните участници в платежната система

Няколко страни работят заедно всеки път, когато се използва карта.

Притежател на карта

Притежателят на карта е клиентът, който използва кредитна или дебитна карта за плащане.

Търговец

Търговецът е бизнесът, който приема плащането.

Платежен оператор

Платежният оператор се занимава с маршрутизирането на транзакциите и комуникацията между търговеца, картовата мрежа и включените финансови институции.

Платежен шлюз

Платежният шлюз е дигиталният инструмент, който сигурно събира и предава данните от картата, особено при онлайн плащания.

Картова мрежа

Картови мрежи като Visa, Mastercard, American Express и Discover помагат за маршрутизирането на транзакциите и прилагат правилата, които регулират плащанията с карти.

Издателска банка

Издателската банка е институцията, която е издала картата на клиента. Тя решава дали транзакцията да бъде одобрена или отказана.

Придобиваща банка

Придобиващата банка, наричана още търговска банка, работи с търговеца, за да получава плащанията с карти и да превежда сетълваните средства по сметката на търговеца.

Двата основни етапа на обработката на плащания с кредитни карти

Обработката на плащания с кредитни карти обикновено протича в два етапа:

• авторизация
• сетълмент

Авторизацията определя дали транзакцията е одобрена.
Сетълментът прехвърля парите след като транзакцията е пакетирана и клирингована.

Авторизация: етапът на одобрение

Авторизацията е моментът, в който плащането се проверява в реално време.

Ето какво се случва:

1. Клиентът представя карта.
2. Търговецът въвежда транзакцията чрез терминал, уебсайт или приложение за плащане.
3. Платежният оператор изпраща данните за транзакцията към картовата мрежа.
4. Издателската банка проверява статуса на картата, наличния кредит или средства и сигналите за измама.
5. Банката одобрява или отказва плащането.
6. Отговорът се връща обратно през мрежата и оператора до търговеца.

Ако транзакцията е одобрена, издателската банка блокира съответната сума от наличния баланс или кредитния лимит за стойността на покупката.

Ако бъде отказана, търговецът не получава плащане и клиентът трябва да опита друг метод.

Сетълмент: етапът на превеждане на средствата

Сетълментът се случва след като одобрените транзакции бъдат събрани и изпратени в пакет.

В много бизнеси това става в края на деня. Търговецът затваря пакета, а платежният оператор изпраща одобрените транзакции за клиринг.

След това:

1. Картовата мрежа маршрутизира пакетираните транзакции.
2. Издателската банка осчетоводява таксата в сметката на притежателя на картата.
3. Прилагат се таксите за обмен и мрежовите такси.
4. Оставащите средства преминават през придобиващата банка и оператора.
5. Търговецът получава превода в бизнес банкова сметка.

Затова една продажба може да бъде одобрена веднага, но въпреки това да отнеме един или повече работни дни, преди парите да постъпят по сметката ви.

Как работи транзакция на място

Плащането с карта на място обикновено следва следната последователност:

1. Клиентът доближава картата, поставя я в терминала или я плъзга.
2. Терминалът криптира данните от картата.
3. Операторът маршрутизира заявката към картовата мрежа.
4. Издателската банка проверява картата и одобрява или отказва таксата.
5. Терминалът отпечатва или показва разписка.
6. Транзакцията се включва в пакета за сетълмент.

Чиповите и безконтактните плащания обикновено са по-сигурни от плащанията с магнитна лента, защото създават по-силни данни за транзакцията и намаляват риска от клониране на картата.

Как работи онлайн транзакция

Онлайн транзакциите използват същия базов платежен поток, но вместо физически терминал бизнесът използва страница за плащане и платежен шлюз.

Типичната електронна търговия протича така:

1. Клиентът въвежда данните от картата при плащане.
2. Шлюзът криптира информацията.
3. Платежният оператор изпраща заявката през картовата мрежа.
4. Издателската банка одобрява или отказва таксата.
5. Поръчката се завършва, ако плащането е успешно.
6. Транзакцията се сетълва по-късно чрез пакетния процес.

Онлайн плащанията често изискват допълнителни проверки за измама, защото картата не е физически налична.

Как са структурирани таксите при обработката на плащания с кредитни карти

Собствениците на бизнес често се фокусират върху основната процентна ставка за обработка, но реалната цена за приемане на карти обикновено се състои от няколко части.

Такси за обмен

Таксите за обмен се плащат на издателската банка. Те варират според фактори като тип карта, тип транзакция и ниво на риск.

Оценъчни или мрежови такси

Картовите мрежи начисляват такси за използването на тяхната инфраструктура и поддържането на платежната екосистема.

Надценка на оператора

Операторът добавя собствено ценообразуване върху останалите такси. Така доставчикът реализира приход.

Месечни и допълнителни такси

В зависимост от доставчика може да видите и следните такси:

• месечна такса за обслужване
• такса за извлечение
• такса за PCI съответствие
• такса при чарджбек
• такса за пакетиране на транзакции
• такса за платежен шлюз
• такса за наем на терминал или оборудване
• такса за предсрочно прекратяване

Структурата е толкова важна, колкото и процентът. Ниска обявена ставка може да струва повече, ако операторът добавя множество административни такси.

Често срещани модели на ценообразуване

Операторите обикновено предлагат услуги за кредитни карти чрез няколко модела на ценообразуване.

Фиксирана ставка

Плащате една проста процентна такса и евентуално фиксирана сума на транзакция.

Подходящо за:

• много малки бизнеси
• нови собственици, които искат предвидими разходи
• търговци с нисък обем транзакции

Компромис:

• простотата често струва повече при по-големи или смесени портфейли от карти

Интерчейндж плюс

Плащате реалната такса за обмен плюс прозрачен надценка от оператора.

Подходящо за:

• бизнеси, които искат по-ясна видимост върху таксите
• компании с растящ обем
• търговци, които внимателно сравняват доставчици

Компромис:

• извлеченията могат да бъдат по-подробни и първоначално по-трудни за четене

Многостепенно ценообразуване

Транзакциите се групират в нива като квалифицирани, междинно квалифицирани и неквалифицирани.

Подходящо за:

• оператори, които искат по-опростена структура на офертата

Компромис:

• ценообразуването често е по-малко прозрачно и по-трудно за сравнение

За много утвърдени търговци моделът интерчейндж плюс предлага най-добрия баланс между прозрачност и контрол.

Срокове за превод на средствата

Одобрението на плащането не означава, че парите вече са в сметката ви.

Типичните срокове включват:

• превод в същия ден
• превод на следващия работен ден
• един до три работни дни

Времето зависи от оператора, банковите отношения, часа на затваряне на пакета, почивните дни, празниците и настройките за риск. По-бързият превод може да е полезен, но понякога е свързан с допълнителни такси.

Чарджбек и спорове

Чарджбек възниква, когато притежател на карта оспорва транзакция и иска от издателската банка да я обърне.

Чарджбек може да се появи по няколко причини:

• клиентът не разпознава транзакцията
• картата е използвана без разрешение
• клиентът твърди, че продуктът не е доставен
• продуктът или услугата не съответстват на описанието
• притежателят на картата твърди, че транзакцията е дублирана или неправилна

Чарджбекът носи не само загуба на приходи. Той може да доведе и до такси, оперативна работа и в някои случаи до по-висок платежен риск.

За да намалите споровете:

• използвайте ясни описания в извлечението
• пазете доказателства за доставка или изпълнение на услугата
• отговаряйте бързо на клиентски оплаквания
• поддържайте точни политики за връщане и анулиране
• използвайте инструменти за измами при онлайн поръчки

Предотвратяване на измами и сигурност

Добрата платежна система трябва да защитава както клиентите, така и бизнеса ви.

Полезни мерки за защита включват:

• поддръжка на EMV чип за плащания на място
• криптиране от край до край на точката на приемане
• токенизация за съхранени данни на карти
• проверка на адреса при онлайн поръчки
• проверка на CVV при транзакции без физическа карта
• многофакторна автентикация за администраторски достъп
• PCI-съвместими платежни инструменти

Сигурността не е само технически въпрос. Тя влияе и върху доверието на клиентите, както и върху одобрението от оператора.

Какво трябва да търсят бизнесите в един оператор

Изборът на оператор е въпрос и на цена, и на съвместимост.

Оценете:

• прозрачността на ценообразуването
• срока на договора и условията за прекратяване
• скоростта на превод на средствата
• съвместимостта с хардуер
• опциите за интеграция с електронна търговия
• качеството на клиентската поддръжка
• инструментите за измами и чарджбек
• PCI поддръжката и функциите за сигурност
• дали доставчикът работи добре във вашата индустрия

Доставчик, който изглежда евтин на хартия, може да се окаже скъп на практика, ако договорът е рестриктивен или таксите са трудни за прогнозиране.

Как да започнете да приемате плащания

Ако създавате нова компания, добре подготвената структура може да улесни включването към платежна услуга.

Типичен списък за стартиране включва:

• учредяване на бизнес структурата
• откриване на бизнес банкова сметка
• получаване на EIN, ако е необходимо
• настройване на счетоводство и водене на книги
• избор на платежен хардуер или софтуер
• подготовка на политики за възстановяване и спорове
• уверяване, че бизнес името, уебсайтът и банковите записи са съгласувани

Zenind помага на предприемачи да учредяват LLC и корпорации в Съединените щати, което дава на собствениците на бизнес официална структура, преди да започнат да приемат приходи. Тази основа може да улесни отделянето на бизнес и личните финанси и да работите по-уверено с банки и платежни оператори.

Въпроси, които новите собственици на бизнес често задават

Нужна ли ми е търговска сметка?

Не винаги. Някои доставчици на платежни услуги обединяват функционалността на търговска сметка в една платформа, докато други решения използват отделна търговска сметка към придобиваща банка.

Мога ли да приемам карти без терминал?

Да. Много бизнеси приемат карти чрез онлайн плащане, инструменти за фактуриране, мобилни приложения или виртуални терминали.

Защо едно плащане беше отказано?

Чести причини са недостатъчна наличност, изтекли данни на картата, контрол за измами, несъответствие в адреса за фактуриране или ограничения от банката.

Мога ли да намаля разходите си за обработка?

Обикновено не можете да премахнете таксите за обработка, но можете да намалите излишните разходи, като сравнявате моделите на ценообразуване, ограничавате чарджбековете, използвате правилния тип транзакция и внимателно преглеждате месечните извлечения.

Безопасно ли е да съхранявам картите на клиентите?

Може да бъде безопасно, ако използвате токенизация и съвместима платежна платформа. Съхраняването на необработени номера на карти във вашите собствени системи е сериозен риск за сигурността.

Заключителни мисли

Обработката на плащания с кредитни карти е многостепенна система, но основната идея е проста: плащането се авторизира в реално време, след което се клирингова и сетълва, така че търговецът да получи средствата.

След като разберете ролята на оператора, шлюза, картовата мрежа, издателската банка и придобиващата банка, става много по-лесно да сравнявате доставчици, да оценявате таксите и да избирате инструменти, които подкрепят вашия бизнес модел.

За новите собственици на бизнес това знание е особено полезно. Колкото по-рано изградите ясна правна и финансова структура, толкова по-лесно е да приемате плащания, да управлявате записите и да растете с увереност.