Cách thức hoạt động của xử lý thanh toán thẻ tín dụng cho doanh nghiệp nhỏ

Chấp nhận thẻ tín dụng không còn là lựa chọn tùy ý đối với hầu hết doanh nghiệp. Khách hàng kỳ vọng được thanh toán bằng thẻ tại cửa hàng, trực tuyến và trên thiết bị di động, và nhiều người sẽ chọn đối thủ nếu họ không thể dùng phương thức thanh toán mình ưa thích.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, xử lý thanh toán thẻ tín dụng có thể khá khó hiểu. Có bộ xử lý thanh toán, cổng thanh toán, tài khoản người bán, mạng lưới thẻ, ngân hàng phát hành, ngân hàng thanh toán, phí interchange, chargeback và thời gian giải ngân. Hệ thống này có tổ chức hơn vẻ ngoài ban đầu, nhưng sẽ rất hữu ích nếu hiểu cách các phần này kết nối với nhau trước khi bạn ký hợp đồng.

Hướng dẫn này giải thích cách xử lý thanh toán thẻ tín dụng hoạt động, các bên tham gia chính là ai, giao dịch di chuyển qua hệ thống như thế nào, bạn có thể kỳ vọng những khoản phí nào, và cách chọn một thiết lập phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Vì sao xử lý thanh toán thẻ tín dụng quan trọng

Xử lý thanh toán thẻ tín dụng ảnh hưởng không chỉ đến sự tiện lợi. Nó tác động đến:

• tốc độ bạn nhận được tiền
• mức doanh thu bị mất vào phí
• khả năng khách hàng thanh toán dễ dàng hay không
• mức độ rủi ro gian lận và tranh chấp mà doanh nghiệp phải chịu
• khả năng mở rộng của hệ thống thanh toán khi công ty phát triển

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới, việc thiết lập cơ sở hạ tầng thanh toán sớm có thể giúp tiết kiệm thời gian về sau. Một cấu trúc công ty phù hợp, hồ sơ ngân hàng rõ ràng và luồng thanh toán đáng tin cậy đều giúp bạn nhận doanh thu mà không gặp ma sát không cần thiết.

Xử lý thanh toán thẻ tín dụng là gì

Xử lý thanh toán thẻ tín dụng là hệ thống cho phép người bán chấp nhận thanh toán từ chủ thẻ và nhận tiền vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sau khi giao dịch được chấp thuận và thanh toán.

Về mặt thực tế, quy trình này thực hiện ba việc:

1. kiểm tra xem thẻ có hợp lệ hay không và khách hàng có đủ hạn mức tín dụng hoặc số dư khả dụng hay không
2. định tuyến giao dịch qua các ngân hàng và mạng lưới thẻ liên quan
3. chuyển tiền từ tài khoản của khách hàng sang người bán, sau khi trừ phí

Quy trình này được dùng cho:

• thanh toán thẻ trực tiếp tại điểm bán
• thanh toán trực tuyến
• đăng ký thuê bao định kỳ
• đơn hàng qua điện thoại
• hóa đơn thanh toán bằng thẻ

Các bên tham gia chính trong hệ thống thanh toán

Có nhiều bên cùng phối hợp mỗi khi một thẻ được sử dụng.

Chủ thẻ

Chủ thẻ là khách hàng dùng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ để thanh toán.

Người bán

Người bán là doanh nghiệp chấp nhận khoản thanh toán.

Bộ xử lý thanh toán

Bộ xử lý thanh toán xử lý việc định tuyến giao dịch và liên lạc giữa người bán, mạng lưới thẻ và các tổ chức tài chính liên quan.

Cổng thanh toán

Cổng thanh toán là công cụ kỹ thuật số thu thập và truyền dữ liệu thẻ một cách an toàn, đặc biệt đối với thanh toán trực tuyến.

Mạng lưới thẻ

Các mạng lưới thẻ như Visa, Mastercard, American Express và Discover giúp định tuyến giao dịch và thực thi các quy tắc chi phối thanh toán thẻ.

Ngân hàng phát hành

Ngân hàng phát hành là tổ chức đã cấp thẻ cho khách hàng. Ngân hàng này quyết định giao dịch có được chấp thuận hay bị từ chối.

Ngân hàng thanh toán

Ngân hàng thanh toán, còn gọi là ngân hàng của người bán, làm việc với người bán để nhận thanh toán thẻ và ghi có số tiền đã thanh toán vào tài khoản của người bán.

Hai giai đoạn chính của xử lý thanh toán thẻ tín dụng

Xử lý thanh toán thẻ tín dụng thường diễn ra qua hai giai đoạn:

• ủy quyền
• thanh toán bù trừ

Ủy quyền xác định giao dịch có được chấp thuận hay không.
Thanh toán bù trừ chuyển tiền sau khi giao dịch được gom lô và đối soát.

Ủy quyền: bước chấp thuận

Ủy quyền là thời điểm khoản thanh toán được kiểm tra theo thời gian thực.

Đây là những gì xảy ra:

1. Khách hàng xuất trình thẻ.
2. Người bán ghi nhận giao dịch qua thiết bị đầu cuối, trang web hoặc ứng dụng thanh toán.
3. Bộ xử lý thanh toán gửi dữ liệu giao dịch vào mạng lưới thẻ.
4. Ngân hàng phát hành xem xét trạng thái thẻ, hạn mức tín dụng hoặc số dư khả dụng và các tín hiệu gian lận.
5. Ngân hàng chấp thuận hoặc từ chối khoản thanh toán.
6. Phản hồi đi ngược trở lại qua mạng lưới và bộ xử lý đến người bán.

Nếu giao dịch được chấp thuận, ngân hàng phát hành sẽ tạm giữ một phần số dư khả dụng hoặc hạn mức tín dụng tương ứng với số tiền mua hàng.

Nếu bị từ chối, người bán sẽ không nhận được tiền và khách hàng phải thử phương thức thanh toán khác.

Thanh toán bù trừ: bước giải ngân

Thanh toán bù trừ diễn ra sau khi các giao dịch đã được chấp thuận được tập hợp và gửi theo lô.

Trong nhiều doanh nghiệp, việc này xảy ra vào cuối ngày. Người bán đóng lô giao dịch và bộ xử lý thanh toán gửi các giao dịch đã được ủy quyền để đối soát.

Sau đó:

1. Mạng lưới thẻ định tuyến các giao dịch theo lô.
2. Ngân hàng phát hành ghi nhận khoản phí vào tài khoản chủ thẻ.
3. Phí interchange và phí mạng lưới được áp dụng.
4. Phần tiền còn lại đi qua ngân hàng thanh toán và bộ xử lý.
5. Người bán nhận khoản giải ngân vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.

Đó là lý do một giao dịch có thể được chấp thuận ngay lập tức nhưng vẫn mất một hoặc nhiều ngày làm việc mới vào tài khoản của bạn.

Giao dịch trực tiếp tại điểm bán hoạt động như thế nào

Một khoản thanh toán bằng thẻ trực tiếp tại cửa hàng thường diễn ra theo trình tự sau:

1. Khách hàng chạm, cắm hoặc quẹt thẻ.
2. Thiết bị đầu cuối mã hóa dữ liệu thẻ.
3. Bộ xử lý định tuyến yêu cầu đến mạng lưới thẻ.
4. Ngân hàng phát hành kiểm tra thẻ và chấp thuận hoặc từ chối khoản thanh toán.
5. Thiết bị đầu cuối in hoặc hiển thị biên lai.
6. Giao dịch được đưa vào lô để thanh toán bù trừ.

Thanh toán bằng chip và không tiếp xúc thường an toàn hơn quẹt dải từ vì chúng tạo ra dữ liệu giao dịch mạnh hơn và giảm nguy cơ sao chép thẻ.

Giao dịch trực tuyến hoạt động như thế nào

Giao dịch trực tuyến sử dụng cùng luồng thanh toán cơ bản, nhưng thay vì thiết bị đầu cuối vật lý, doanh nghiệp sử dụng trang thanh toán và cổng thanh toán.

Một khoản thanh toán thương mại điện tử điển hình diễn ra như sau:

1. Khách hàng nhập thông tin thẻ tại trang thanh toán.
2. Cổng thanh toán mã hóa thông tin.
3. Bộ xử lý thanh toán gửi yêu cầu qua mạng lưới thẻ.
4. Ngân hàng phát hành chấp thuận hoặc từ chối khoản thanh toán.
5. Đơn hàng được hoàn tất nếu thanh toán thành công.
6. Giao dịch được thanh toán bù trừ sau thông qua quy trình theo lô.

Thanh toán trực tuyến thường yêu cầu thêm các bước kiểm tra gian lận vì thẻ không hiện diện trực tiếp.

Cách phí được cấu thành trong xử lý thanh toán thẻ tín dụng

Chủ doanh nghiệp thường chú ý đến mức phí xử lý niêm yết, nhưng chi phí thực tế để chấp nhận thẻ thường bao gồm nhiều phần.

Phí interchange

Phí interchange được trả cho ngân hàng phát hành. Mức phí này thay đổi tùy theo loại thẻ, loại giao dịch và mức độ rủi ro.

Phí đánh giá hoặc phí mạng lưới

Các mạng lưới thẻ thu phí để sử dụng hệ thống của họ và duy trì hệ sinh thái thanh toán.

Phần chênh lệch của bộ xử lý

Bộ xử lý cộng thêm mức giá của riêng họ lên trên các khoản phí khác. Đây là cách nhà cung cấp tạo doanh thu.

Phí hàng tháng và các phí phát sinh

Tùy theo nhà cung cấp, bạn cũng có thể thấy:

• phí dịch vụ hàng tháng
• phí sao kê
• phí tuân thủ PCI
• phí chargeback
• phí theo lô
• phí cổng thanh toán
• phí thuê thiết bị hoặc phần cứng
• phí chấm dứt sớm

Cấu trúc phí quan trọng không kém mức phần trăm. Một tỷ lệ quảng cáo thấp vẫn có thể tốn kém hơn nếu bộ xử lý thêm nhiều khoản phí hành chính.

Các mô hình định giá phổ biến

Các bộ xử lý thường bán dịch vụ thẻ tín dụng theo một số mô hình định giá.

Định giá cố định

Bạn trả một tỷ lệ phần trăm đơn giản và có thể thêm một khoản phí cố định cho mỗi giao dịch.

Phù hợp nhất cho:

• doanh nghiệp rất nhỏ
• chủ doanh nghiệp mới muốn chi phí dễ dự đoán
• người bán có khối lượng giao dịch thấp

Hạn chế:

• sự đơn giản thường khiến chi phí cao hơn đối với danh mục giao dịch lớn hoặc đa dạng loại thẻ

Định giá interchange-plus

Bạn trả chi phí interchange thực tế cộng với một khoản chênh lệch minh bạch từ bộ xử lý.

Phù hợp nhất cho:

• doanh nghiệp muốn nhìn rõ hơn về phí
• công ty có khối lượng giao dịch đang tăng
• người bán so sánh nhà cung cấp một cách kỹ lưỡng

Hạn chế:

• bảng sao kê có thể chi tiết hơn và lúc đầu khó đọc hơn

Định giá theo tầng

Các giao dịch được nhóm vào các tầng như đủ điều kiện, bán đủ điều kiện và không đủ điều kiện.

Phù hợp nhất cho:

• các bộ xử lý muốn cung cấp cấu trúc báo giá đơn giản hơn

Hạn chế:

• giá thường ít minh bạch hơn và khó so sánh hơn

Đối với nhiều người bán đã ổn định, interchange-plus thường mang lại sự cân bằng rõ ràng nhất giữa minh bạch và kiểm soát.

Thời gian giải ngân

Một khoản thanh toán được chấp thuận không có nghĩa là tiền đã vào tài khoản của bạn ngay lập tức.

Các mốc thời gian giải ngân điển hình gồm:

• giải ngân trong ngày
• giải ngân vào ngày làm việc tiếp theo
• một đến ba ngày làm việc

Thời gian phụ thuộc vào bộ xử lý, mối quan hệ với ngân hàng, thời điểm đóng lô, cuối tuần, ngày lễ và thiết lập rủi ro. Giải ngân nhanh hơn có thể hữu ích, nhưng có thể đi kèm với phí bổ sung.

Chargeback và tranh chấp

Chargeback xảy ra khi chủ thẻ tranh chấp một giao dịch và yêu cầu ngân hàng phát hành hoàn trả.

Chargeback có thể xảy ra vì nhiều lý do:

• khách hàng không nhận ra giao dịch
• thẻ bị sử dụng mà không có sự cho phép
• khách hàng cho rằng hàng hóa không được giao
• sản phẩm hoặc dịch vụ không giống như mô tả
• chủ thẻ cho biết giao dịch bị nhân đôi hoặc sai sót

Chargeback không chỉ gây mất doanh thu. Nó còn có thể tạo ra phí, khối lượng công việc vận hành và trong một số trường hợp làm tăng rủi ro xử lý thanh toán.

Để giảm tranh chấp:

• sử dụng mô tả hóa đơn rõ ràng
• lưu bằng chứng giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ
• phản hồi nhanh các khiếu nại của khách hàng
• duy trì chính sách hoàn tiền và hủy dịch vụ chính xác
• dùng công cụ chống gian lận cho đơn hàng trực tuyến

Phòng chống gian lận và bảo mật

Một hệ thống thanh toán mạnh cần bảo vệ cả khách hàng lẫn doanh nghiệp của bạn.

Các biện pháp hữu ích gồm:

• hỗ trợ chip EMV cho thanh toán trực tiếp
• mã hóa điểm-đến-điểm
• mã hóa token cho dữ liệu thẻ đã lưu
• xác minh địa chỉ cho đơn hàng trực tuyến
• xác minh CVV cho giao dịch không có thẻ hiện diện
• xác thực đa yếu tố cho quyền truy cập quản trị
• công cụ thanh toán tuân thủ PCI

Bảo mật không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Nó còn ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng và sự chấp thuận từ bộ xử lý.

Doanh nghiệp nên tìm gì ở một bộ xử lý

Chọn bộ xử lý là câu chuyện của cả giá và mức độ phù hợp.

Hãy đánh giá:

• tính minh bạch về giá
• thời hạn hợp đồng và điều khoản chấm dứt
• tốc độ giải ngân
• khả năng tương thích phần cứng
• tùy chọn tích hợp thương mại điện tử
• chất lượng hỗ trợ khách hàng
• công cụ chống gian lận và chargeback
• hỗ trợ PCI và các tính năng bảo mật
• nhà cung cấp có phù hợp với ngành của bạn hay không

Một nhà cung cấp có vẻ rẻ trên giấy tờ có thể lại tốn kém trong thực tế nếu hợp đồng quá ràng buộc hoặc phí khó dự đoán.

Cách bắt đầu chấp nhận thanh toán

Nếu bạn đang thành lập công ty mới, một thiết lập gọn gàng có thể giúp quá trình mở tài khoản thanh toán diễn ra suôn sẻ hơn.

Một danh sách kiểm tra khởi động điển hình gồm:

• thành lập pháp nhân kinh doanh
• mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• xin mã EIN nếu cần
• thiết lập kế toán và ghi sổ
• chọn phần cứng hoặc phần mềm thanh toán
• chuẩn bị chính sách hoàn tiền và tranh chấp
• bảo đảm tên doanh nghiệp, website và hồ sơ ngân hàng nhất quán

Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC và công ty tại Hoa Kỳ, tạo cho chủ doanh nghiệp một cấu trúc chính thức trước khi bắt đầu nhận doanh thu. Nền tảng đó có thể giúp tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, đồng thời làm việc với ngân hàng và bộ xử lý tự tin hơn.

Những câu hỏi chủ doanh nghiệp mới thường hỏi

Tôi có cần tài khoản người bán không?

Không phải lúc nào cũng cần. Một số nhà cung cấp dịch vụ thanh toán gộp chức năng tài khoản người bán vào một nền tảng duy nhất, trong khi các thiết lập khác sử dụng tài khoản người bán riêng với một ngân hàng thanh toán.

Tôi có thể nhận thanh toán thẻ mà không cần thiết bị đầu cuối không?

Có. Nhiều doanh nghiệp nhận thanh toán qua thanh toán trực tuyến, công cụ lập hóa đơn, ứng dụng di động hoặc thiết bị đầu cuối ảo.

Vì sao một khoản thanh toán bị từ chối?

Các lý do phổ biến bao gồm không đủ tiền, thông tin thẻ hết hạn, kiểm soát gian lận, thông tin thanh toán không khớp hoặc hạn chế từ ngân hàng.

Tôi có thể giảm chi phí xử lý thanh toán không?

Bạn thường không thể loại bỏ hoàn toàn phí xử lý, nhưng có thể giảm lãng phí bằng cách so sánh các mô hình định giá, giảm chargeback, sử dụng đúng loại giao dịch và xem kỹ sao kê hàng tháng.

Có an toàn khi lưu trữ thẻ của khách hàng không?

Có thể an toàn nếu bạn dùng tokenization và một nền tảng thanh toán tuân thủ. Việc lưu trực tiếp số thẻ thô trên hệ thống của bạn là rủi ro bảo mật lớn.

Kết luận

Xử lý thanh toán thẻ tín dụng là một hệ thống nhiều lớp, nhưng ý tưởng cơ bản thì đơn giản: một khoản thanh toán được ủy quyền theo thời gian thực, sau đó được đối soát và thanh toán bù trừ để người bán nhận tiền.

Khi bạn hiểu vai trò của bộ xử lý, cổng thanh toán, mạng lưới thẻ, ngân hàng phát hành và ngân hàng thanh toán, việc so sánh nhà cung cấp, đánh giá phí và chọn công cụ hỗ trợ mô hình kinh doanh của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, kiến thức đó đặc biệt hữu ích. Bạn xây dựng cấu trúc pháp lý và tài chính càng sớm, việc chấp nhận thanh toán, quản lý hồ sơ và phát triển doanh nghiệp càng thuận lợi.