Potongan Pajak untuk Kontraktor Independen: Panduan Praktis untuk Menghemat Lebih Banyak

Kontraktor independen memiliki kendali yang lebih besar atas cara mereka bekerja, tetapi mereka juga memikul tanggung jawab yang lebih besar saat musim pajak tiba. Tidak seperti karyawan, kontraktor tidak memiliki pajak penghasilan dan pajak gaji yang dipotong dari setiap pembayaran. Artinya, setiap biaya bisnis yang secara sah dapat Anda kurangkan sangatlah penting.

Tantangannya bukan hanya mengetahui bahwa potongan pajak memang ada. Tantangannya adalah mengetahui pengeluaran mana yang memenuhi syarat, bagaimana memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis, serta bagaimana menyimpan catatan yang tetap kuat jika laporan pajak Anda suatu saat ditinjau. Proses pajak yang tertata baik dapat mengurangi stres, memperbaiki arus kas, dan membantu Anda menyimpan lebih banyak dari penghasilan Anda.

Panduan ini membahas potongan pajak yang paling umum untuk kontraktor independen, apa yang umumnya diharapkan IRS, dan bagaimana membangun sistem yang lebih rapi untuk melacak pengeluaran sepanjang tahun.

Apa yang Termasuk sebagai Biaya Bisnis yang Dapat Dikurangkan?

Secara umum, biaya bisnis yang dapat dikurangkan adalah biaya yang lazim dan diperlukan untuk pekerjaan Anda.

• Lazim berarti biaya tersebut umum dan diterima dalam bidang usaha Anda.
• Diperlukan berarti biaya tersebut membantu dan sesuai untuk menjalankan bisnis Anda.

Namun, itu tidak berarti setiap pembelian yang terkait pekerjaan sepenuhnya dapat dikurangkan. Jika Anda menggunakan sesuatu untuk tujuan pribadi dan bisnis sekaligus, biasanya Anda hanya dapat mengurangkan bagian yang digunakan untuk bisnis. Itulah sebabnya catatan yang akurat sama pentingnya dengan potongan pajaknya sendiri.

Potongan Pajak Umum untuk Kontraktor Independen

Potongan yang tepat bergantung pada industri Anda dan cara Anda beroperasi, tetapi kategori di bawah ini termasuk yang paling umum bagi freelancer, konsultan, pekerja kreatif, pengemudi rideshare, dan profesional wiraswasta lainnya.

1. Potongan Pajak Self-Employment

Kontraktor independen umumnya membayar baik porsi pajak Social Security dan Medicare milik pemberi kerja maupun milik karyawan melalui pajak self-employment. Meskipun terdengar berat, Anda mungkin dapat mengurangkan porsi yang setara dengan kontribusi pemberi kerja saat menghitung penghasilan bruto yang disesuaikan.

Potongan ini tidak menghapus pajak self-employment, tetapi dapat mengurangi jumlah penghasilan yang dikenai pajak federal.

2. Potongan Kantor Rumah

Jika Anda menggunakan sebagian rumah secara teratur dan eksklusif untuk bisnis, Anda mungkin memenuhi syarat untuk potongan kantor rumah.

Beberapa poin penting:

• Ruang tersebut harus digunakan hanya untuk bisnis, bukan sebagai ruang keluarga bersama atau area serbaguna.
• Tempat tersebut harus menjadi lokasi utama bisnis Anda atau tempat Anda secara rutin bertemu klien atau menangani pekerjaan administratif.
• Anda biasanya dapat mengurangkan persentase bisnis dari biaya rumah tangga seperti sewa, bunga hipotek, utilitas, asuransi, perbaikan, dan depresiasi, jika berlaku.

Banyak kontraktor melewatkan potongan ini karena mereka mengira kantor rumah harus berupa ruangan terpisah. Sebenarnya, yang utama adalah penggunaan yang eksklusif dan teratur untuk bisnis.

3. Biaya Internet dan Telepon

Sebagian besar kontraktor independen mengandalkan telepon, koneksi internet, atau keduanya untuk menjalankan bisnis. Jika Anda menggunakan layanan ini untuk tujuan pribadi dan bisnis, Anda biasanya dapat mengurangkan bagian yang digunakan untuk bisnis.

Ini mencakup:

• Layanan ponsel
• Layanan internet rumah
• Paket data yang digunakan untuk pekerjaan
• Jalur tambahan atau alat komunikasi khusus bisnis

Pendekatan yang praktis adalah memperkirakan persentase penggunaan bisnis secara konsisten dan mendukungnya dengan catatan yang menunjukkan bagaimana Anda menggunakan layanan tersebut.

4. Biaya Kendaraan dan Jarak Tempuh

Jika Anda mengemudi untuk keperluan bisnis, Anda mungkin dapat mengurangkan biaya kendaraan menggunakan metode jarak tempuh standar atau metode biaya aktual.

Perjalanan bisnis dapat mencakup:

• Pergi ke pertemuan dengan klien
• Berkendara antar lokasi kerja
• Mengambil perlengkapan yang digunakan untuk bisnis Anda
• Mengunjungi lokasi pekerjaan atau lokasi kerja sementara

Perjalanan pulang-pergi dari rumah ke tempat kerja reguler umumnya tidak dapat dikurangkan, tetapi banyak perjalanan bisnis lainnya dapat dikurangkan.

Simpan log jarak tempuh yang mencantumkan tanggal, titik awal, tujuan, tujuan perjalanan, dan jumlah mil yang ditempuh. Tanpa log, potongan ini jauh lebih sulit untuk didukung.

5. Perlengkapan Kantor dan Peralatan Kecil

Perlengkapan bisnis sehari-hari dapat bertambah dengan cepat. Contoh umum meliputi:

• Kertas
• Pulpen
• Tinta dan toner printer
• Perlengkapan pengiriman
• Buku catatan
• Aksesori meja
• Peralatan dasar yang digunakan dalam bidang Anda

Beberapa peralatan mungkin perlu didepresiasi atau dikurangkan melalui aturan pajak khusus, bukan langsung dibebankan sekaligus. Perlakuannya bergantung pada barang, biaya, dan bagaimana bisnis Anda menggunakannya.

6. Komputer, Perangkat Lunak, dan Alat Digital

Kontraktor sering bergantung pada teknologi untuk memberikan layanan dan tetap terorganisasi. Anda mungkin dapat mengurangkan perangkat lunak dan alat digital untuk bisnis seperti:

• Perangkat lunak akuntansi
• Alat manajemen proyek
• Perangkat lunak desain
• Aplikasi penjadwalan
• Platform pembayaran
• Penyimpanan cloud
• Layanan keamanan dan pencadangan

Komputer, tablet, monitor, dan perangkat keras lainnya juga dapat memenuhi syarat, tergantung pada bagaimana penggunaannya untuk bisnis.

7. Iklan dan Pemasaran

Jika Anda membayar untuk menarik klien atau mempromosikan layanan Anda, biaya tersebut umumnya dapat dikurangkan.

Contohnya termasuk:

• Desain dan hosting situs web
• Pendaftaran domain
• Iklan pencarian
• Iklan media sosial
• Brosur cetak dan kartu nama
• Platform portofolio
• Alat email marketing
• Layanan fotografi atau branding

Bagi banyak kontraktor independen, pemasaran bukanlah hal yang opsional. Itu adalah bagian dari biaya untuk mendapatkan pekerjaan.

8. Biaya Perjalanan

Saat Anda bepergian jauh dari domisili pajak Anda untuk keperluan bisnis, biaya perjalanan tertentu mungkin dapat dikurangkan.

Tergantung pada perjalanannya, Anda mungkin dapat mengurangkan:

• Tiket pesawat atau transportasi lainnya
• Hotel atau akomodasi
• Layanan transportasi daring atau transportasi lokal
• Biaya bagasi
• Panggilan bisnis atau akses internet saat bepergian
• Biaya kecil lain yang terkait dengan perjalanan bisnis

Perjalanan harus memiliki tujuan bisnis yang jelas. Jika perjalanan menggabungkan aktivitas pribadi dan bisnis, biasanya hanya bagian yang terkait bisnis yang dapat dikurangkan.

9. Makan yang Terkait Bisnis

Makan bisnis terkadang dapat dikurangkan ketika makanan tersebut berhubungan langsung dengan pekerjaan Anda atau terjadi selama perjalanan bisnis yang memenuhi syarat.

Untuk mendukung potongan ini, simpan catatan berikut:

• Tanggal
• Jumlah biaya
• Tujuan bisnis
• Siapa yang hadir saat makan

Catatan singkat pada struk sering kali sudah cukup untuk menjelaskan tujuan tersebut di kemudian hari.

10. Biaya Profesional dan Langganan

Biaya untuk mendapatkan bantuan ahli sering kali dapat dikurangkan jika terkait dengan bisnis Anda.

Ini dapat mencakup:

• Biaya akuntan atau penyusun pajak
• Layanan hukum yang terkait dengan operasional bisnis
• Dukungan pembukuan
• Langganan khusus industri
• Publikasi profesional
• Biaya lisensi
• Iuran asosiasi profesi

Jika keanggotaan atau langganan tersebut terutama bersifat pribadi atau sosial, biaya itu mungkin tidak memenuhi syarat.

11. Premi Asuransi Kesehatan

Kontraktor independen mungkin dapat mengurangkan premi asuransi kesehatan dalam situasi tertentu, tergantung pada aturan kelayakan.

Potongan ini bisa sangat bernilai, terutama bagi profesional wiraswasta yang tidak menerima perlindungan asuransi dari pemberi kerja. Karena aturannya bergantung pada situasi pelaporan Anda dan pertanggungan lain yang mungkin Anda miliki, sebaiknya konfirmasi kelayakan dengan profesional pajak yang kompeten.

12. Kontribusi Pensiun

Pekerja mandiri sering memiliki akses ke program pensiun yang dapat mendukung tabungan jangka panjang sekaligus perencanaan pajak saat ini.

Contohnya meliputi:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Traditional IRA, jika memenuhi syarat

Kontribusi ke beberapa program pensiun dapat mengurangi penghasilan kena pajak, sambil membantu Anda membangun masa depan keuangan yang lebih stabil.

13. Asuransi Bisnis

Jika Anda memiliki asuransi untuk melindungi bisnis Anda, premi tersebut sering kali dapat dikurangkan.

Contoh umum termasuk:

• Asuransi tanggung gugat umum
• Asuransi tanggung gugat profesional atau errors and omissions
• Perlindungan properti komersial
• Asuransi tanggung gugat siber
• Workers' compensation, jika diwajibkan

Asuransi mudah terlewatkan, tetapi itu adalah biaya nyata dalam menjalankan bisnis.

14. Sewa, Ruang Coworking, dan Ruang Penyimpanan

Jika Anda menyewa ruang untuk bisnis Anda, biaya tersebut mungkin dapat dikurangkan.

Ini mencakup:

• Keanggotaan coworking
• Sewa kantor
• Unit penyimpanan yang digunakan untuk inventaris atau peralatan bisnis
• Ruang studio
• Ruang pertemuan dengan klien

Jika Anda bekerja dari rumah dan juga menyewa ruang di luar, pisahkan pengeluarannya agar biaya pribadi dan bisnis tidak tercampur.

15. Biaya Startup dan Organisasi

Jika Anda baru memulai, beberapa biaya awal mungkin juga dapat dikurangkan.

Biaya yang mungkin terkait startup meliputi:

• Riset pasar
• Biaya pendirian bisnis
• Iklan awal
• Penyiapan situs web
• Konsultasi profesional
• Pelatihan yang terkait dengan bisnis baru

Biaya ini sering diperlakukan berbeda dari biaya operasional biasa, jadi sebaiknya Anda melacaknya secara terpisah sejak awal.

16. Pembayaran kepada Kontraktor, Freelancer, dan Subkontraktor

Jika bisnis Anda mempekerjakan bantuan untuk menyelesaikan pekerjaan, pembayaran tersebut mungkin dapat dikurangkan sebagai biaya bisnis biasa.

Contohnya meliputi:

• Virtual assistant
• Subkontraktor independen
• Spesialis sementara
• Desainer atau penulis lepas
• Bookkeeper atau dukungan administratif

Jika Anda membayar kontraktor lain, pastikan catatan Anda lengkap dan Anda memahami setiap kewajiban pelaporan yang mungkin Anda miliki.

Pencatatan: Bagian yang Melindungi Setiap Potongan

Potongan hanya sekuat catatan yang mendukungnya. Pembukuan yang baik membuat musim pajak lebih cepat dan mengurangi risiko terlewatnya pengeluaran yang bisa dikurangkan.

Minimal, simpan:

• Struk untuk pembelian
• Laporan bank dan kartu kredit
• Faktur yang Anda kirim dan terima
• Log jarak tempuh
• Itinerari perjalanan
• Konfirmasi langganan
• Salinan kontrak dan dokumen ruang lingkup kerja
• Catatan yang menunjukkan tujuan bisnis dari makan, perjalanan, dan pengeluaran campuran

Sistem sederhana lebih baik daripada sistem sempurna yang tidak pernah Anda jalankan. Tujuannya adalah konsistensi.

Cara Tetap Terorganisasi Sepanjang Tahun

Banyak kontraktor menunggu hingga akhir tahun untuk merapikan pengeluaran mereka. Itu menimbulkan stres dan biasanya berarti uang terbuang.

Pendekatan yang lebih baik adalah membangun alur kerja yang berjalan sepanjang tahun:

• Gunakan rekening bank bisnis yang terpisah.
• Jika memungkinkan, gunakan kartu khusus untuk pengeluaran bisnis.
• Tinjau pengeluaran setiap bulan, bukan setiap tahun.
• Simpan struk segera setelah Anda membeli sesuatu.
• Kategorikan transaksi sebelum menumpuk.
• Lacak jarak tempuh secara real time.
• Simpan dokumen pajak di satu tempat yang aman.

Struktur itu memudahkan Anda mengidentifikasi potongan sebelum terlupakan.

Perlukah Kontraktor Independen Membentuk LLC?

LLC tidak secara otomatis menciptakan potongan pajak, tetapi dapat membantu kontraktor independen membangun struktur bisnis yang lebih rapi.

Bagi banyak pelaku usaha solo, membentuk LLC dapat memberikan:

• Identitas bisnis yang lebih profesional
• Pemisahan yang lebih baik antara aktivitas pribadi dan bisnis
• Kerangka kerja yang lebih jelas untuk perbankan, kontrak, dan kepatuhan
• Fondasi untuk pertumbuhan di masa depan jika bisnis berkembang

Jika Anda masih berada di tahap awal, Zenind dapat membantu dengan pembentukan perusahaan di AS, dukungan registered agent, dan tugas kepatuhan berkelanjutan yang menjaga sisi bisnis tetap terorganisasi sementara Anda fokus pada pekerjaan klien. Struktur seperti itu dapat mempermudah pelacakan pajak karena aktivitas bisnis Anda lebih kecil kemungkinannya bercampur dengan keuangan pribadi.

Kapan Perlu Bekerja dengan Profesional Pajak

Semakin besar penghasilan Anda, semakin berharga untuk mendapatkan saran yang sesuai dengan situasi Anda.

Seorang profesional pajak dapat membantu jika Anda:

• Memiliki beberapa sumber penghasilan
• Menggunakan aset yang berfungsi untuk kebutuhan pribadi dan bisnis
• Mempekerjakan subkontraktor
• Bekerja di lebih dari satu negara bagian
• Perlu bantuan memilih struktur entitas yang tepat
• Ingin merencanakan estimated tax dengan lebih akurat
• Tidak yakin bagaimana sebuah potongan harus diperlakukan

Bimbingan profesional sering kali terbayar sendiri dengan mengurangi kesalahan dan meningkatkan strategi pajak Anda secara keseluruhan.

Poin Utama

Kontraktor independen memiliki akses ke banyak potongan yang bernilai, tetapi manfaatnya bergantung pada dua hal: mengetahui apa yang memenuhi syarat dan menyimpan catatan yang andal.

Fokuslah pada biaya yang benar-benar Anda gunakan untuk bisnis, pisahkan pengeluaran pribadi dari pengeluaran bisnis, dan bangun sistem yang menangkap struk, jarak tempuh, dan pembayaran sepanjang tahun. Jika Anda juga sedang membentuk struktur bisnis formal, Zenind dapat membantu Anda membangun fondasi operasional yang lebih kuat agar musim pajak lebih mudah dikelola.

FAQ

Apakah kontraktor independen boleh mengurangkan biaya bisnis?

Ya. Kontraktor independen umumnya dapat mengurangkan biaya yang lazim dan diperlukan yang terkait dengan operasional bisnis mereka.

Kesalahan paling umum apa yang dilakukan kontraktor saat mengklaim potongan?

Kesalahan yang paling umum adalah pencatatan yang buruk. Banyak kontraktor mencampur pengeluaran pribadi dan bisnis atau lupa mendokumentasikan tujuan bisnis dari suatu pengeluaran.

Apakah saya perlu LLC untuk mengklaim potongan?

Tidak. Anda tidak perlu LLC untuk mengurangkan biaya bisnis yang sah, tetapi LLC dapat membantu menciptakan struktur bisnis yang lebih jelas dan meningkatkan kerapian organisasi.

Apakah saya masih bisa mengurangkan biaya jika tidak menerima 1099?

Ya. Kewajiban pelaporan pajak dan kemampuan Anda mengklaim potongan tidak bergantung pada apakah klien mengirimkan 1099. Yang penting adalah apakah biaya tersebut benar-benar biaya bisnis yang sah dan didokumentasikan dengan baik.

Perlukah saya menyimpan setiap struk?

Ya. Digital maupun kertas, struk adalah salah satu cara termudah untuk mendukung potongan Anda dan menghindari perselisihan di kemudian hari.