Các khoản khấu trừ thuế cho nhà thầu độc lập: Hướng dẫn thực tế để tiết kiệm nhiều hơn

Nhà thầu độc lập có nhiều quyền chủ động hơn trong cách họ làm việc, nhưng đồng thời cũng phải tự chịu trách nhiệm nhiều hơn vào mùa thuế. Khác với nhân viên làm công ăn lương, nhà thầu không bị khấu trừ thuế thu nhập và thuế tiền lương từ mỗi khoản thanh toán. Điều đó có nghĩa là mọi chi phí kinh doanh được khấu trừ hợp lệ đều rất quan trọng.

Thách thức không chỉ là biết rằng có các khoản khấu trừ. Điều quan trọng là phải biết chi phí nào đủ điều kiện, cách tách biệt chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh, và cách lưu giữ hồ sơ đủ chặt chẽ nếu tờ khai của bạn từng bị xem xét. Một quy trình thuế được tổ chức tốt có thể giảm căng thẳng, cải thiện dòng tiền và giúp bạn giữ lại nhiều hơn số tiền mình kiếm được.

Hướng dẫn này sẽ đi qua các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất dành cho nhà thầu độc lập, những gì IRS thường kỳ vọng, và cách xây dựng một hệ thống theo dõi chi phí rõ ràng hơn trong suốt cả năm.

Điều gì được xem là chi phí kinh doanh được khấu trừ?

Nói chung, một chi phí kinh doanh được khấu trừ là khoản chi phí bình thường và cần thiết cho công việc của bạn.

• Bình thường có nghĩa là chi phí đó phổ biến và được chấp nhận trong lĩnh vực kinh doanh của bạn.
• Cần thiết có nghĩa là chi phí đó hữu ích và phù hợp cho việc vận hành doanh nghiệp của bạn.

Điều đó không có nghĩa là mọi khoản mua sắm liên quan đến công việc đều được khấu trừ toàn bộ. Nếu bạn sử dụng một thứ cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thông thường bạn chỉ được khấu trừ phần dành cho kinh doanh. Đó là lý do hồ sơ chính xác quan trọng không kém bản thân khoản khấu trừ.

Các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho nhà thầu độc lập

Các khoản khấu trừ phù hợp sẽ phụ thuộc vào ngành nghề và cách bạn vận hành, nhưng những nhóm dưới đây là một số khoản phổ biến nhất đối với freelancer, tư vấn viên, người làm sáng tạo, tài xế dịch vụ gọi xe và các chuyên gia tự kinh doanh khác.

1. Khấu trừ thuế tự kinh doanh

Nhà thầu độc lập thường phải tự đóng cả phần của chủ lao động và phần của người lao động trong thuế An Sinh Xã Hội và Medicare thông qua thuế tự kinh doanh. Điều đó nghe có vẻ nặng, nhưng bạn có thể được khấu trừ phần tương đương với phần của chủ lao động khi tính thu nhập gộp đã điều chỉnh.

Khoản khấu trừ này không xóa bỏ thuế tự kinh doanh, nhưng có thể giảm phần thu nhập chịu thuế liên bang.

2. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và độc quyền cho công việc kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà.

Một vài điểm quan trọng:

• Không gian đó phải chỉ dùng cho kinh doanh, không phải phòng sinh hoạt chung của gia đình hay khu vực đa mục đích.
• Đó պետք là nơi làm việc chính của bạn hoặc nơi bạn thường xuyên gặp khách hàng hay xử lý công việc hành chính.
• Thông thường bạn có thể khấu trừ một tỷ lệ kinh doanh của các chi phí sinh hoạt như tiền thuê nhà, lãi thế chấp, điện nước, bảo hiểm, sửa chữa và khấu hao, nếu có.

Nhiều nhà thầu bỏ lỡ khoản khấu trừ này vì họ nghĩ văn phòng tại nhà phải là một phòng riêng. Thực tế, yếu tố then chốt là việc sử dụng độc quyền và thường xuyên cho kinh doanh.

3. Chi phí internet và điện thoại

Hầu hết nhà thầu độc lập đều dựa vào điện thoại, kết nối internet hoặc cả hai để vận hành công việc. Nếu bạn sử dụng các dịch vụ này cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thông thường bạn có thể khấu trừ phần dùng cho kinh doanh.

Điều đó bao gồm:

• Dịch vụ điện thoại di động
• Dịch vụ internet tại nhà
• Gói dữ liệu dùng cho công việc
• Các đường dây bổ sung hoặc công cụ liên lạc dành riêng cho công việc

Một cách thực tế là ước tính tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh một cách nhất quán và hỗ trợ bằng hồ sơ cho thấy cách bạn sử dụng dịch vụ đó.

4. Chi phí xe và số dặm di chuyển

Nếu bạn lái xe phục vụ công việc, bạn có thể được khấu trừ chi phí xe theo phương pháp số dặm tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế.

Việc lái xe vì mục đích kinh doanh có thể bao gồm:

• Đi gặp khách hàng
• Di chuyển giữa các địa điểm làm việc
• Mua vật tư dùng cho công việc kinh doanh
• Đến công trường hoặc địa điểm làm việc tạm thời

Việc đi từ nhà đến nơi làm việc cố định thường không được khấu trừ, nhưng nhiều chuyến đi khác phục vụ kinh doanh thì có thể được.

Hãy ghi nhật ký số dặm với ngày, điểm xuất phát, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi. Nếu không có nhật ký, khoản khấu trừ sẽ khó được chứng minh hơn nhiều.

5. Vật tư văn phòng và thiết bị nhỏ

Các vật tư kinh doanh hằng ngày cộng lại rất nhanh. Ví dụ phổ biến gồm:

• Giấy
• Bút
• Mực in và mực máy in
• Vật tư đóng gói, gửi hàng
• Sổ tay
• Phụ kiện bàn làm việc
• Dụng cụ cơ bản dùng trong nghề của bạn

Một số thiết bị có thể cần được khấu hao hoặc khấu trừ theo một quy tắc thuế đặc biệt thay vì ghi nhận toàn bộ ngay lập tức. Cách xử lý phụ thuộc vào loại tài sản, chi phí và cách doanh nghiệp của bạn sử dụng nó.

6. Máy tính, phần mềm và công cụ số

Nhà thầu thường phụ thuộc vào công nghệ để cung cấp dịch vụ và sắp xếp công việc. Bạn có thể khấu trừ phần mềm kinh doanh và các công cụ số như:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án
• Phần mềm thiết kế
• Ứng dụng lên lịch
• Nền tảng thanh toán
• Lưu trữ đám mây
• Dịch vụ bảo mật và sao lưu

Máy tính, máy tính bảng, màn hình và các phần cứng khác cũng có thể đủ điều kiện, tùy thuộc vào cách chúng được sử dụng cho công việc kinh doanh.

7. Quảng cáo và tiếp thị

Nếu bạn chi tiền để thu hút khách hàng hoặc quảng bá dịch vụ của mình, những chi phí đó thường được khấu trừ.

Ví dụ gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Đăng ký tên miền
• Quảng cáo tìm kiếm
• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Tờ rơi và danh thiếp in ấn
• Nền tảng hồ sơ năng lực
• Công cụ email marketing
• Dịch vụ chụp ảnh hoặc xây dựng thương hiệu

Đối với nhiều nhà thầu độc lập, tiếp thị không phải là tùy chọn. Đó là một phần chi phí để tìm việc.

8. Chi phí đi lại

Khi bạn đi công tác xa nơi cư trú thuế của mình, một số chi phí đi lại có thể được khấu trừ.

Tùy vào chuyến đi, bạn có thể khấu trừ:

• Vé máy bay hoặc phương tiện di chuyển khác
• Khách sạn hoặc chỗ ở
• Dịch vụ gọi xe hoặc phương tiện công cộng địa phương
• Phí hành lý
• Cuộc gọi công việc hoặc internet trong lúc đi lại
• Chi phí phát sinh nhỏ gắn với chuyến đi công tác

Chuyến đi phải có mục đích kinh doanh rõ ràng. Nếu chuyến đi kết hợp cả cá nhân và kinh doanh, thông thường chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ.

9. Bữa ăn liên quan đến công việc

Một số bữa ăn công việc có thể được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến công việc của bạn hoặc diễn ra trong chuyến công tác đủ điều kiện.

Để hỗ trợ khoản khấu trừ này, hãy lưu lại:

• Ngày
• Số tiền
• Mục đích kinh doanh
• Ai đã tham dự bữa ăn

Một ghi chú ngắn trên hóa đơn thường đủ để làm rõ mục đích sau này.

10. Phí chuyên môn và đăng ký dịch vụ

Chi phí thuê chuyên gia hỗ trợ thường có thể được khấu trừ khi gắn với hoạt động kinh doanh của bạn.

Điều này có thể bao gồm:

• Phí kế toán hoặc chuẩn bị thuế
• Dịch vụ pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh
• Hỗ trợ ghi sổ kế toán
• Đăng ký tạp chí hoặc dịch vụ chuyên ngành
• Ấn phẩm chuyên môn
• Phí cấp phép
• Phí hội viên hiệp hội nghề nghiệp

Nếu một hội viên hoặc gói đăng ký chủ yếu mang tính cá nhân hoặc xã hội, nó có thể không đủ điều kiện.

11. Phí bảo hiểm y tế

Nhà thầu độc lập có thể được khấu trừ phí bảo hiểm y tế trong một số trường hợp nhất định, tùy theo điều kiện đủ điều kiện.

Khoản khấu trừ này có thể rất giá trị, đặc biệt đối với những người tự kinh doanh không nhận được bảo hiểm do chủ lao động cung cấp. Vì các quy tắc phụ thuộc vào tình trạng khai thuế của bạn và các bảo hiểm khác mà bạn có thể đang có, tốt nhất nên xác nhận điều kiện đủ điều kiện với một chuyên gia thuế có trình độ.

12. Khoản đóng góp hưu trí

Người tự kinh doanh thường có thể tiếp cận các kế hoạch hưu trí vừa hỗ trợ tiết kiệm dài hạn vừa giúp lập kế hoạch thuế hiện tại.

Ví dụ gồm:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Traditional IRA, nếu đủ điều kiện

Khoản đóng góp vào một số kế hoạch hưu trí có thể làm giảm thu nhập chịu thuế, đồng thời giúp bạn xây dựng một tương lai tài chính ổn định hơn.

13. Bảo hiểm kinh doanh

Nếu bạn mua bảo hiểm để bảo vệ doanh nghiệp, phí bảo hiểm thường được khấu trừ.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp hoặc sai sót và thiếu sót
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm trách nhiệm mạng
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động, nếu bắt buộc

Bảo hiểm rất dễ bị bỏ qua, nhưng đó là một chi phí thực tế của việc kinh doanh.

14. Tiền thuê, không gian làm việc chung và kho lưu trữ

Nếu bạn thuê không gian cho doanh nghiệp của mình, các chi phí đó có thể được khấu trừ.

Điều đó bao gồm:

• Gói thành viên không gian làm việc chung
• Tiền thuê văn phòng
• Kho lưu trữ dùng cho hàng tồn kho hoặc thiết bị kinh doanh
• Không gian studio
• Không gian gặp khách hàng

Nếu bạn làm việc tại nhà nhưng cũng thuê thêm không gian bên ngoài, hãy tách riêng các chi phí để không trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh.

15. Chi phí khởi nghiệp và tổ chức doanh nghiệp

Nếu bạn mới bắt đầu, một số chi phí ban đầu vẫn có thể được khấu trừ.

Chi phí liên quan đến khởi nghiệp có thể bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường
• Phí thành lập doanh nghiệp
• Quảng cáo ban đầu
• Thiết lập website
• Tư vấn chuyên môn
• Đào tạo liên quan đến doanh nghiệp mới

Những chi phí này thường được xử lý khác với chi phí vận hành thông thường, vì vậy hãy theo dõi riêng ngay từ đầu.

16. Thanh toán cho nhà thầu, freelancer và phụ thầu

Nếu doanh nghiệp của bạn thuê người hỗ trợ hoàn thành công việc, các khoản thanh toán đó có thể được khấu trừ như chi phí kinh doanh thông thường.

Ví dụ gồm:

• Trợ lý ảo
• Phụ thầu độc lập
• Chuyên gia tạm thời
• Nhà thiết kế hoặc người viết tự do
• Kế toán hoặc hỗ trợ hành chính

Nếu bạn trả tiền cho một nhà thầu khác, hãy đảm bảo hồ sơ của bạn đầy đủ và bạn hiểu bất kỳ nghĩa vụ báo cáo nào mà mình có thể phải thực hiện.

Lưu trữ hồ sơ: Phần bảo vệ mọi khoản khấu trừ

Một khoản khấu trừ chỉ mạnh khi có hồ sơ hỗ trợ phía sau. Sổ sách tốt giúp mùa thuế nhanh hơn và giảm nguy cơ bỏ sót các khoản được khấu trừ.

Tối thiểu, hãy lưu:

• Hóa đơn mua hàng
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hóa đơn bạn gửi và nhận
• Nhật ký số dặm
• Lịch trình chuyến đi
• Xác nhận đăng ký dịch vụ
• Bản sao hợp đồng và tài liệu phạm vi công việc
• Ghi chú nêu mục đích kinh doanh của bữa ăn, chuyến đi và các chi phí dùng chung

Một hệ thống đơn giản tốt hơn một hệ thống hoàn hảo nhưng bạn không bao giờ duy trì. Mục tiêu là sự nhất quán.

Cách duy trì tổ chức trong suốt cả năm

Nhiều nhà thầu đợi đến cuối năm mới sắp xếp chi phí của mình. Điều đó tạo ra căng thẳng và thường làm mất tiền.

Cách làm tốt hơn là xây dựng một quy trình hoạt động quanh năm:

• Dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp.
• Thanh toán chi tiêu kinh doanh bằng thẻ riêng nếu có thể.
• Rà soát chi phí hàng tháng thay vì hàng năm.
• Lưu hóa đơn ngay khi bạn mua.
• Phân loại giao dịch trước khi chúng tích tụ.
• Ghi lại số dặm theo thời gian thực.
• Lưu tài liệu thuế ở một nơi an toàn.

Cấu trúc như vậy giúp bạn dễ xác định các khoản khấu trừ trước khi chúng bị quên.

Nhà thầu độc lập có nên thành lập LLC không?

LLC không tự tạo ra khoản khấu trừ, nhưng có thể giúp nhà thầu độc lập xây dựng một cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng hơn.

Đối với nhiều cá nhân kinh doanh độc lập, việc thành lập LLC có thể mang lại:

• Hình ảnh chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp
• Tách biệt tốt hơn giữa hoạt động cá nhân và kinh doanh
• Một khuôn khổ rõ ràng hơn cho ngân hàng, hợp đồng và tuân thủ
• Nền tảng cho tăng trưởng trong tương lai nếu doanh nghiệp mở rộng

Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu, Zenind có thể hỗ trợ thành lập công ty tại Mỹ, dịch vụ đại diện đăng ký và các nhiệm vụ tuân thủ liên tục giúp phần vận hành doanh nghiệp được tổ chức gọn gàng trong khi bạn tập trung vào công việc với khách hàng. Cấu trúc như vậy có thể làm việc theo dõi thuế dễ hơn vì hoạt động kinh doanh của bạn ít bị lẫn vào tài chính cá nhân hơn.

Khi nào nên làm việc với chuyên gia thuế

Thu nhập của bạn càng tăng, việc nhận lời khuyên phù hợp với tình huống của mình càng trở nên giá trị.

Một chuyên gia thuế có thể giúp nếu bạn:

• Có nhiều nguồn thu nhập
• Vừa sử dụng tài sản cho mục đích cá nhân vừa cho kinh doanh
• Thuê nhà thầu phụ
• Làm việc ở nhiều bang
• Cần hỗ trợ chọn cấu trúc pháp nhân phù hợp
• Muốn lập kế hoạch thuế tạm tính chính xác hơn
• Không chắc một khoản khấu trừ nên được xử lý như thế nào

Hướng dẫn chuyên môn thường tự hoàn vốn bằng cách giảm sai sót và cải thiện chiến lược thuế tổng thể của bạn.

Kết luận chính

Nhà thầu độc lập có thể tiếp cận nhiều khoản khấu trừ có giá trị, nhưng lợi ích phụ thuộc vào hai điều: biết khoản nào đủ điều kiện và giữ hồ sơ đáng tin cậy.

Hãy tập trung vào những chi phí bạn thực sự dùng cho công việc, tách chi tiêu cá nhân khỏi chi tiêu kinh doanh, và xây dựng một hệ thống ghi nhận hóa đơn, số dặm và thanh toán trong suốt cả năm. Nếu bạn cũng đang thiết lập một cấu trúc doanh nghiệp chính thức, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng vận hành vững hơn để mùa thuế dễ quản lý hơn.

Câu hỏi thường gặp

Nhà thầu độc lập có được khấu trừ chi phí kinh doanh không?

Có. Nhà thầu độc lập thường có thể khấu trừ các chi phí bình thường và cần thiết gắn với việc vận hành doanh nghiệp của họ.

Sai lầm phổ biến nhất của nhà thầu khi khấu trừ là gì?

Sai lầm phổ biến nhất là lưu trữ hồ sơ kém. Nhiều nhà thầu trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh hoặc quên ghi lại mục đích kinh doanh của một khoản chi.

Tôi có cần LLC để được khấu trừ không?

Không. Bạn không cần LLC để khấu trừ các chi phí kinh doanh hợp lệ, nhưng LLC có thể giúp tạo ra cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng hơn và cải thiện khả năng tổ chức.

Tôi có thể khấu trừ chi phí nếu không nhận được 1099 không?

Có. Nghĩa vụ khai thuế và khả năng yêu cầu khấu trừ của bạn không phụ thuộc vào việc khách hàng có gửi 1099 hay không. Điều quan trọng là chi phí đó có phải là chi phí kinh doanh hợp pháp và được ghi nhận đầy đủ hay không.

Tôi có nên giữ mọi hóa đơn không?

Có. Dù là bản giấy hay bản số, hóa đơn là một trong những cách dễ nhất để hỗ trợ các khoản khấu trừ và tránh tranh chấp sau này.