Данъчни приспадания за независими изпълнители: Практическо ръководство за повече спестявания

Независимите изпълнители имат по-голям контрол върху начина, по който работят, но носят и повече отговорност в данъчното време. За разлика от служителите, при независимите изпълнители данък върху дохода и данъци върху заплатите не се удържат от всяко плащане. Това означава, че всеки допустим бизнес разход, който можете законно да приспаднете, има значение.

Предизвикателството не е само да знаете, че съществуват приспадания. Важно е да знаете кои разходи отговарят на условията, как да отделяте личните от бизнес разходите и как да водите записи, които биха издържали при евентуална проверка на данъчната ви декларация. Добре организираният данъчен процес може да намали стреса, да подобри паричния поток и да ви помогне да задържите повече от това, което печелите.

Това ръководство разглежда най-често срещаните данъчни приспадания за независими изпълнители, какво обикновено очаква IRS и как да изградите по-ясна система за проследяване на разходите през годината.

Какво се счита за приспадаем бизнес разход?

По принцип приспадаем бизнес разход е разход, който е обичаен и необходим за вашата работа.

• Обичаен означава, че разходът е често срещан и приет във вашата сфера.
• Необходим означава, че разходът е полезен и подходящ за управлението на бизнеса ви.

Това не означава, че всяка покупка, свързана с работата, е изцяло приспадаема. Ако използвате нещо едновременно за лични и бизнес цели, обикновено приспадате само бизнес частта. Затова точните записи са толкова важни, колкото и самото приспадане.

Често срещани данъчни приспадания за независими изпълнители

Подходящите приспадания зависят от вашата индустрия и начина, по който работите, но категориите по-долу са сред най-честите за фрийлансъри, консултанти, творци, шофьори на споделено пътуване и други самонаети професионалисти.

1. Приспадане за данък върху самонаетостта

Независимите изпълнители обикновено плащат както работодателската, така и служителската част от социалното осигуряване и Medicare чрез данъка върху самонаетостта. Макар това да звучи сериозно, може да имате право да приспаднете еквивалентната на работодателя част при изчисляване на коригирания брутен доход.

Това приспадане не премахва данъка върху самонаетостта, но може да намали размера на дохода, който подлежи на федерален данък.

2. Приспадане за домашен офис

Ако използвате част от дома си редовно и изключително за бизнес, може да имате право на приспадане за домашен офис.

Няколко важни неща:

• Пространството трябва да се използва само за бизнес, а не като споделена семейна стая или многофункционално помещение.
• То трябва да бъде вашето основно място за работа или място, където редовно посрещате клиенти или извършвате административна дейност.
• Обикновено можете да приспаднете бизнес процент от разходи за домакинството като наем, лихва по ипотека, комунални услуги, застраховка, ремонти и амортизация, ако е приложимо.

Много изпълнители пропускат това приспадане, защото смятат, че домашният офис трябва да е отделна стая. В действителност ключовият въпрос е изключителното и редовно бизнес използване.

3. Разходи за интернет и телефон

Повечето независими изпълнители разчитат на телефон, интернет връзка или и двете, за да управляват бизнеса си. Ако използвате тези услуги както за лични, така и за бизнес цели, обикновено можете да приспаднете бизнес частта.

Това включва:

• Мобилни телефонни услуги
• Домашен интернет
• Планове за данни, използвани за работа
• Допълнителни служебни линии или комуникационни инструменти, предназначени за работа

Практичен подход е да изчислите постоянен процент за бизнес употреба и да го подкрепите със записи, които показват как използвате услугата.

4. Разходи за автомобил и пробег

Ако шофирате за бизнес цели, може да приспадате разходи за автомобила чрез стандартния метод за пробег или чрез метода на действителните разходи.

Служебното шофиране може да включва:

• Пътуване до срещи с клиенти
• Шофиране между работни локации
• Вземане на консумативи, използвани в бизнеса ви
• Посещение на обекти или временни работни места

Пътуването от дома до постоянното място на работа по принцип не е приспадаемо, но много други бизнес пътувания са.

Водете дневник на пробега, в който отбелязвате датата, началната точка, дестинацията, целта и изминатите мили. Без такъв дневник приспадането е много по-трудно за доказване.

5. Канцеларски материали и малко оборудване

Ежедневните бизнес консумативи се натрупват бързо. Често срещани примери са:

• Хартия
• Химикалки
• Мастило и тонер за принтер
• Опаковъчни материали за изпращане
• Бележници
• Аксесоари за бюро
• Основни инструменти, използвани във вашата дейност

Някои активи може да трябва да се амортизират или да се приспаднат по специално данъчно правило, вместо да бъдат отписани веднага. Третирането зависи от вида на предмета, цената и начина, по който бизнесът ви го използва.

6. Компютри, софтуер и дигитални инструменти

Изпълнителите често зависят от технологии, за да предоставят услуги и да останат организирани. Може да имате право да приспадате бизнес софтуер и дигитални инструменти като:

• Счетоводен софтуер
• Инструменти за управление на проекти
• Дизайнерски софтуер
• Приложения за графици
• Платформи за плащане
• Облак за съхранение
• Услуги за сигурност и архивиране

Компютри, таблети, монитори и друг хардуер също могат да отговарят на условията, в зависимост от това как се използват за бизнеса.

7. Реклама и маркетинг

Ако плащате, за да привлечете клиенти или да популяризирате услугите си, тези разходи обикновено са приспадаеми.

Примери включват:

• Уебсайт дизайн и хостинг
• Регистрация на домейн
• Реклами в търсачки
• Реклами в социални мрежи
• Печатни флаери и визитки
• Платформи за портфолио
• Инструменти за имейл маркетинг
• Фотография или брандинг услуги

За много независими изпълнители маркетингът не е по избор. Той е част от разходите за намиране на работа.

8. Разходи за пътуване

Когато пътувате далеч от данъчния си дом за бизнес цели, някои разходи за път може да са приспадаеми.

В зависимост от пътуването може да приспаднете:

• Самолетни билети или друг транспорт
• Хотели или нощувки
• Услуги за споделено пътуване или местен транспорт
• Такси за багаж
• Бизнес разговори или интернет достъп по време на пътуване
• Допълнителни разходи, свързани с бизнес пътуването

Пътуването трябва да има ясна бизнес цел. Ако съчетава лични и бизнес дейности, обикновено е приспадаема само бизнес частта.

9. Хранене, свързано с бизнеса

Бизнес хранения понякога могат да бъдат приспаднати, когато са пряко свързани с работата ви или се случват по време на квалифицирано бизнес пътуване.

За да подкрепите това приспадане, пазете записи за:

• Датата
• Сумата
• Бизнес целта
• Кой е присъствал на храненето

Кратка бележка върху касовата бележка често е достатъчна, за да стане целта ясна по-късно.

10. Професионални такси и абонаменти

Цената на експертната помощ често е приспадаема, когато е свързана с бизнеса ви.

Това може да включва:

• Такси за счетоводител или данъчен консултант
• Правни услуги, свързани с бизнес операции
• Подкрепа за водене на счетоводство
• Абонаменти, специфични за индустрията
• Професионални издания
• Такси за лицензи
• Членски вноски към професионални организации

Ако членството или абонаментът е предимно личен или социален, може да не отговаря на условията.

11. Премии за здравно осигуряване

Независимите изпълнители могат да имат право да приспадат премии за здравно осигуряване при определени условия, в зависимост от правилата за допустимост.

Това приспадане може да бъде ценно, особено за самонаети професионалисти, които не получават здравно осигуряване от работодател. Тъй като правилата зависят от данъчната ви ситуация и от други покрития, които може да имате, е разумно да потвърдите допустимостта си с квалифициран данъчен специалист.

12. Пенсионни вноски

Самонаетите лица често имат достъп до пенсионни планове, които могат да подкрепят както дългосрочното спестяване, така и текущото данъчно планиране.

Примери включват:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Традиционна IRA, ако отговаряте на условията

Вноските към някои пенсионни планове могат да намалят облагаемия доход и едновременно с това да ви помогнат да изградите по-стабилно финансово бъдеще.

13. Бизнес застраховка

Ако поддържате застраховка за защита на бизнеса си, премиите често са приспадаеми.

Често срещани примери са:

• Обща гражданска отговорност
• Професионална отговорност или покритие за грешки и пропуски
• Имуществена застраховка за търговски цели
• Киберзастраховка
• Застраховка срещу трудови злополуки, ако се изисква

Застраховката лесно се пропуска, но това е реален разход за правене на бизнес.

14. Наем, споделени работни пространства и складови площи

Ако наемате пространство за бизнеса си, тези разходи може да са приспадаеми.

Това включва:

• Членства в споделени работни пространства
• Наем на офис
• Складови помещения, използвани за бизнес инвентар или оборудване
• Студио пространство
• Пространство за срещи с клиенти

Ако работите от вкъщи и също така наемате външно пространство, дръжте разходите отделно, за да не смесвате лични и бизнес разходи.

15. Разходи за стартиране и организация

Ако тепърва започвате, някои ранни разходи все пак може да са приспадаеми.

Възможни разходи, свързани със старта, включват:

• Проучване на пазара
• Такси за учредяване на бизнес
• Първоначална реклама
• Настройка на уебсайт
• Професионална консултация
• Обучение, свързано с новия бизнес

Тези разходи често се третират различно от обикновените оперативни разходи, така че е полезно да ги проследявате отделно още от първия ден.

16. Плащания към изпълнители, фрийлансъри и подизпълнители

Ако бизнесът ви наема помощ за изпълнение на работа, тези плащания може да са приспадаеми като обичайни бизнес разходи.

Примери включват:

• Виртуални асистенти
• Независими подизпълнители
• Временни специалисти
• Фрийланс дизайнери или писатели
• Книговодители или административна подкрепа

Ако плащате на друг изпълнител, уверете се, че записите ви са пълни и че разбирате всички задължения за отчитане, които може да имате.

Водене на записи: Частта, която защитава всяко приспадане

Приспадането е толкова силно, колкото и записът зад него. Добрата отчетност прави данъчния сезон по-бърз и намалява риска да пропуснете приспадания.

Поне пазете:

• Касови бележки за покупки
• Банкови и кредитни извлечения
• Фактури, които издавате и получавате
• Дневници на пробега
• Маршрути и потвърждения за пътуване
• Потвърждения за абонаменти
• Копия на договори и документи за обхват на работа
• Бележки, показващи бизнес целта на хранения, пътувания и разходи с двойна употреба

Проста система е по-добра от перфектна система, която никога не поддържате. Целта е последователност.

Как да останете организирани през годината

Много изпълнители чакат края на годината, за да подредят разходите си. Това създава стрес и обикновено струва пари.

По-добър подход е да изградите работен процес, който работи през цялата година:

• Използвайте отделна бизнес банкова сметка.
• По възможност плащайте бизнес разходите с отделна карта.
• Преглеждайте разходите месечно, вместо веднъж годишно.
• Запазвайте касовите бележки веднага след покупка.
• Категоризирайте транзакциите, преди да се натрупат.
• Проследявайте пробега в реално време.
• Съхранявайте данъчните документи на едно защитено място.

Тази структура улеснява откриването на приспадания, преди да бъдат забравени.

Трябва ли независимите изпълнители да създадат LLC?

LLC не създава приспадания само по себе си, но може да помогне на независимите изпълнители да изградят по-ясна бизнес структура.

За много самостоятелни професионалисти учредяването на LLC може да осигури:

• По-професионална бизнес идентичност
• По-добро разграничение между лична и бизнес дейност
• По-ясна рамка за банкиране, договори и съответствие
• Основa за бъдещ растеж, ако бизнесът се разшири

Ако сте в ранните етапи, Zenind може да ви помогне с учредяване на компания в САЩ, услуги като регистриран агент и текущи задачи по съответствие, които поддържат бизнес страната организирана, докато вие се фокусирате върху работата с клиенти. Подобна структура може да улесни проследяването на данъците, защото бизнес дейността ви е по-малко вероятно да се слее с личните ви финанси.

Кога да работите с данъчен специалист

Колкото повече расте доходът ви, толкова по-ценно става да получите съвет, съобразен с вашата ситуация.

Данъчен специалист може да помогне, ако:

• Имате няколко източника на доход
• Управлявате активи, използвани както лично, така и за бизнес
• Наемате подизпълнители
• Работите в повече от един щат
• Имате нужда от помощ при избора на подходяща структура на фирмата
• Искате да планирате по-точно авансовите данъци
• Не сте сигурни как трябва да бъде третирано дадено приспадане

Професионалното насочване често се изплаща чрез по-малко грешки и по-добра обща данъчна стратегия.

Основни изводи

Независимите изпълнители имат достъп до много ценни приспадания, но ползата зависи от две неща: да знаете какво отговаря на условията и да водите надеждни записи.

Съсредоточете се върху разходите, които наистина използвате за бизнеса, отделяйте личните разходи от бизнес разходите и изградете система, която събира касови бележки, пробег и плащания през цялата година. Ако също така изграждате официална бизнес структура, Zenind може да ви помогне да поставите по-здрава оперативна основа, така че данъчното време да е по-лесно за управление.

Често задавани въпроси

Могат ли независимите изпълнители да приспадат бизнес разходи?

Да. Независимите изпълнители обикновено могат да приспадат обичайни и необходими разходи, свързани с управлението на бизнеса им.

Коя е най-честата грешка на изпълнителите при приспаданията?

Най-честата грешка е лошото водене на записи. Много изпълнители или смесват лични и бизнес разходи, или забравят да документират бизнес целта на даден разход.

Нуждая ли се от LLC, за да заявя приспадания?

Не. Не ви е необходима LLC, за да приспадате законни бизнес разходи, но LLC може да помогне за по-ясна бизнес структура и по-добра организация.

Мога ли да приспадам разходи, ако не получа формуляр 1099?

Да. Данъчните ви задължения и правото ви да заявявате приспадания не зависят само от това дали клиентът ви е изпратил формуляр 1099. Важното е дали разходът е законен бизнес разход и е правилно документиран.

Трябва ли да пазя всяка касова бележка?

Да. Дигитални или на хартия, касовите бележки са един от най-лесните начини да подкрепите приспаданията си и да избегнете спорове по-късно.