Податкові відрахування для незалежних підрядників: практичний посібник, як заощаджувати більше

Незалежні підрядники мають більше контролю над тим, як вони працюють, але на них також покладається більше відповідальності під час сплати податків. На відміну від найманих працівників, підрядники не мають податку на доходи та payroll tax, утриманих із кожного платежу. Це означає, що кожна бізнес-витрата, яку ви можете законно відрахувати, має значення.

Проблема полягає не лише в тому, щоб знати про існування відрахувань. Потрібно також розуміти, які витрати відповідають вимогам, як відокремлювати особисті витрати від бізнесових і як вести облік, який витримає перевірку, якщо вашу декларацію колись переглянуть. Добре організований податковий процес може зменшити стрес, покращити грошовий потік і допомогти вам залишити собі більше заробленого.

Цей посібник пояснює найпоширеніші податкові відрахування для незалежних підрядників, що зазвичай очікує IRS, і як побудувати чіткішу систему обліку витрат протягом року.

Що вважається витратою, яку можна відрахувати?

Загалом, витрата, яку можна відрахувати, - це витрата, яка є звичайною та необхідною для вашої роботи.

• Звичайна означає, що витрата є поширеною та прийнятною у вашій сфері діяльності.
• Необхідна означає, що витрата є корисною та доречною для ведення вашого бізнесу.

Це не означає, що кожна покупка, пов’язана з роботою, повністю підлягає відрахуванню. Якщо ви використовуєте щось і для особистих, і для бізнесових цілей, зазвичай відраховується лише бізнесова частка. Саме тому точний облік має таке ж значення, як і саме відрахування.

Поширені податкові відрахування для незалежних підрядників

Правильні відрахування залежать від вашої галузі та того, як саме ви працюєте, але наведені нижче категорії є одними з найпоширеніших для фрилансерів, консультантів, креативних спеціалістів, водіїв сервісів перевезення та інших самозайнятих професіоналів.

1. Відрахування податку на самозайнятість

Незалежні підрядники зазвичай сплачують як частину роботодавця, так і частину працівника Social Security та Medicare через податок на самозайнятість. Хоча це може здаватися значним навантаженням, ви можете відрахувати еквівалентну частину роботодавця під час розрахунку скоригованого валового доходу.

Це відрахування не скасовує податок на самозайнятість, але може зменшити суму доходу, яка підлягає федеральному оподаткуванню.

2. Відрахування за домашній офіс

Якщо ви регулярно та виключно використовуєте частину свого дому для бізнесу, ви можете мати право на відрахування за домашній офіс.

Кілька важливих моментів:

• Простір має використовуватися лише для бізнесу, а не як спільна кімната сім’ї або багатофункціональна зона.
• Це має бути ваше основне місце роботи або місце, де ви регулярно зустрічаєтеся з клієнтами чи виконуєте адміністративну роботу.
• Зазвичай ви можете відрахувати бізнесову частку витрат на житло, таких як оренда, відсотки за іпотекою, комунальні послуги, страхування, ремонт і, за наявності підстав, амортизація.

Багато підрядників пропускають це відрахування, бо вважають, що домашній офіс має бути окремою кімнатою. Насправді ключове питання - виключне та регулярне використання для бізнесу.

3. Витрати на інтернет і телефон

Більшість незалежних підрядників покладаються на телефон, інтернет-з’єднання або обидва інструменти для ведення бізнесу. Якщо ви використовуєте ці послуги і для особистих, і для бізнесових цілей, зазвичай можна відрахувати бізнесову частину.

Це може включати:

• Мобільний зв’язок
• Домашній інтернет
• Тарифні плани для передачі даних, що використовуються для роботи
• Додаткові бізнес-лінії або робочі комунікаційні інструменти

Практичний підхід - оцінити стабільний відсоток бізнесового використання і підтвердити його записами, які показують, як саме ви користуєтеся послугою.

4. Витрати на автомобіль і пробіг

Якщо ви водите автомобіль у бізнесових цілях, ви можете відрахувати витрати на авто, використовуючи або стандартний метод пробігу, або метод фактичних витрат.

Бізнесові поїздки можуть включати:

• Поїздки на зустрічі з клієнтами
• Переміщення між робочими локаціями
• Закупівлю матеріалів, що використовуються у вашому бізнесі
• Відвідування об’єктів або тимчасових робочих місць

Поїздка з дому до постійного місця роботи зазвичай не підлягає відрахуванню, але багато інших бізнесових поїздок - так.

Ведіть журнал пробігу із зазначенням дати, місця відправлення, пункту призначення, мети поїздки та кількості миль. Без такого журналу обґрунтувати відрахування значно важче.

5. Офісне приладдя та невелике обладнання

Щоденні бізнесові витрати на приладдя швидко накопичуються. Поширені приклади включають:

• Папір
• Ручки
• Чорнило та тонер для принтера
• Пакувальні матеріали для відправлень
• Блокноти
• Офісні аксесуари
• Базові інструменти, які використовуються у вашій професії

Деяке обладнання може потребувати амортизації або відрахування через спеціальне податкове правило, а не негайного списання. Порядок обліку залежить від предмета, його вартості та того, як ваш бізнес його використовує.

6. Комп’ютери, програмне забезпечення та цифрові інструменти

Підрядники часто залежать від технологій, щоб надавати послуги й залишатися організованими. Ви можете відрахувати бізнесове програмне забезпечення та цифрові інструменти, такі як:

• Програми для бухгалтерського обліку
• Інструменти для управління проєктами
• Програми для дизайну
• Додатки для планування
• Платіжні платформи
• Хмарне сховище
• Сервіси безпеки та резервного копіювання

Комп’ютери, планшети, монітори та інше обладнання також можуть підлягати відрахуванню, залежно від того, як вони використовуються у бізнесі.

7. Реклама та маркетинг

Якщо ви сплачуєте за залучення клієнтів або просування своїх послуг, ці витрати зазвичай можна відрахувати.

Приклади включають:

• Дизайн і хостинг вебсайту
• Реєстрацію домену
• Рекламу в пошуку
• Рекламу в соціальних мережах
• Друковані флаєри та візитівки
• Платформи для портфоліо
• Інструменти email-маркетингу
• Послуги з фотографії або брендингу

Для багатьох незалежних підрядників маркетинг не є опцією. Це частина витрат на пошук роботи.

8. Витрати на подорожі

Коли ви подорожуєте у бізнесових цілях далеко від свого податкового дому, певні витрати на поїздку можуть бути відраховані.

Залежно від поїздки, ви можете відрахувати:

• Авіаквитки або інший транспорт
• Готелі чи інше житло
• Сервіси перевезення або місцевий громадський транспорт
• Збір за багаж
• Бізнесові дзвінки або інтернет під час подорожі
• Додаткові витрати, пов’язані з бізнес-поїздкою

Поїздка має мати чітку бізнесову мету. Якщо вона поєднує особисті та бізнесові активності, зазвичай відраховується лише бізнесова частина.

9. Харчування, пов’язане з бізнесом

Витрати на ділові обіди іноді можна відрахувати, якщо вони безпосередньо пов’язані з вашою роботою або відбуваються під час кваліфікованих бізнесових подорожей.

Щоб підтвердити таке відрахування, зберігайте записи про:

• Дату
• Суму
• Бізнесову мету
• Хто був присутній під час обіду

Короткої нотатки на чеку часто достатньо, щоб пізніше було зрозуміло, з якою метою було зроблено витрату.

10. Професійні послуги та підписки

Вартість експертної допомоги часто можна відрахувати, якщо вона пов’язана з вашим бізнесом.

Це може включати:

• Послуги бухгалтера або податкового консультанта
• Юридичні послуги, пов’язані з веденням бізнесу
• Підтримку бухгалтерського обліку
• Галузеві підписки
• Професійні видання
• Ліцензійні збори
• Внески до професійних асоціацій

Якщо членство або підписка є переважно особистими чи соціальними, вони можуть не підлягати відрахуванню.

11. Страхові внески на медичне страхування

Незалежні підрядники за певних умов можуть мати право відрахувати внески на медичне страхування, залежно від вимог до відповідності.

Це відрахування може бути цінним, особливо для самозайнятих професіоналів, які не отримують страхування від роботодавця. Оскільки правила залежать від вашої податкової ситуації та іншого покриття, яке у вас може бути, варто підтвердити право на нього з кваліфікованим податковим фахівцем.

12. Пенсійні внески

Самозайняті працівники часто мають доступ до пенсійних планів, які можуть підтримати як довгострокові заощадження, так і поточне податкове планування.

Приклади включають:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Traditional IRA, якщо ви маєте на це право

Внески до деяких пенсійних планів можуть зменшувати оподатковуваний дохід і водночас допомагати вам будувати стабільніше фінансове майбутнє.

13. Страхування бізнесу

Якщо ви сплачуєте страхування для захисту свого бізнесу, страхові внески часто можна відрахувати.

Поширені приклади включають:

• Страхування загальної відповідальності
• Професійне страхування відповідальності або страхування помилок і упущень
• Страхування комерційного майна
• Страхування кіберризиків
• Страхування від нещасних випадків на виробництві, якщо це вимагається

Страхування легко не помітити, але це реальна вартість ведення бізнесу.

14. Оренда, коворкінг і складські приміщення

Якщо ви орендуєте простір для бізнесу, ці витрати можуть підлягати відрахуванню.

Сюди входить:

• Членство в коворкінгу
• Оренда офісу
• Складські приміщення, які використовуються для бізнесових запасів або обладнання
• Студійний простір
• Простір для зустрічей із клієнтами

Якщо ви працюєте з дому та додатково орендуєте зовнішній простір, тримайте витрати окремо, щоб не змішувати особисті та бізнесові кошти.

15. Стартові та організаційні витрати

Якщо ви лише починаєте, деякі початкові витрати все ще можуть підлягати відрахуванню.

Можливі витрати, пов’язані зі стартом, включають:

• Дослідження ринку
• Витрати на створення бізнесу
• Початкову рекламу
• Налаштування вебсайту
• Професійні консультації
• Навчання, пов’язане з новим бізнесом

Такі витрати часто обліковуються інакше, ніж звичайні операційні витрати, тому варто вести їх окремо від самого початку.

16. Оплата підрядників, фрилансерів і субпідрядників

Якщо ваш бізнес наймає допомогу для виконання роботи, такі виплати можуть бути відраховані як звичайні бізнесові витрати.

Приклади включають:

• Віртуальних асистентів
• Незалежних субпідрядників
• Тимчасових спеціалістів
• Фриланс-дизайнерів або авторів
• Бухгалтерів або адміністративну підтримку

Якщо ви платите іншому підряднику, переконайтеся, що ваші записи повні, і що ви розумієте будь-які вимоги до звітності, які можуть бути до вас застосовані.

Облік: те, що захищає кожне відрахування

Відрахування настільки сильне, наскільки сильний запис, який його підтверджує. Хороший облік робить податковий сезон швидшим і зменшує ризик пропустити можливі списання.

Мінімально зберігайте:

• Чеки за покупки
• Банківські та кредитні виписки
• Рахунки, які ви виставляєте та отримуєте
• Журнали пробігу
• Маршрути подорожей
• Підтвердження підписок
• Копії контрактів і документів із описом обсягу робіт
• Нотатки, що пояснюють бізнесову мету обідів, поїздок і витрат змішаного використання

Проста система краща за ідеальну систему, яку ви ніколи не підтримуєте. Мета - послідовність.

Як залишатися організованим протягом року

Багато підрядників відкладають розбір витрат до кінця року. Це створює стрес і зазвичай коштує грошей.

Кращий підхід - побудувати робочий процес, який працює весь рік:

• Використовуйте окремий бізнесовий банківський рахунок.
• По можливості оплачуйте бізнесові витрати окремою карткою.
• Перевіряйте витрати щомісяця, а не раз на рік.
• Зберігайте чеки одразу після покупки.
• Класифікуйте транзакції, поки вони не накопичилися.
• Відстежуйте пробіг у реальному часі.
• Зберігайте податкові документи в одному безпечному місці.

Така структура полегшує виявлення відрахувань до того, як про них забудуть.

Чи варто незалежним підрядникам створювати LLC?

LLC сама по собі не створює відрахувань, але вона може допомогти незалежним підрядникам побудувати чіткішу бізнес-структуру.

Для багатьох самостійних операторів створення LLC може дати:

• Більш професійний бізнесовий імідж
• Краще розмежування між особистою та бізнесовою діяльністю
• Чіткішу основу для банківських операцій, контрактів і дотримання вимог
• Підґрунтя для подальшого зростання, якщо бізнес розширюватиметься

Якщо ви перебуваєте на ранньому етапі, Zenind може допомогти з формуванням компанії в США, послугами зареєстрованого агента та поточними завданнями з дотримання вимог, які підтримують порядок у бізнесовій частині, поки ви зосереджуєтеся на роботі з клієнтами. Така структура може полегшити облік для податків, оскільки бізнесова діяльність менше змішується з вашими особистими фінансами.

Коли варто працювати з податковим фахівцем

Чим більше зростає ваш дохід, тим ціннішою стає порада, адаптована до вашої ситуації.

Податковий фахівець може допомогти, якщо ви:

• Маєте кілька джерел доходу
• Використовуєте як особисті, так і бізнесові активи
• Наймаєте субпідрядників
• Працюєте більш ніж в одному штаті
• Потребуєте допомоги у виборі правильної організаційної форми
• Хочете точніше планувати авансові податки
• Не впевнені, як слід обліковувати певне відрахування

Професійний супровід часто окупається завдяки меншій кількості помилок і кращій загальній податковій стратегії.

Основні висновки

Незалежні підрядники мають доступ до багатьох цінних відрахувань, але вигода залежить від двох речей: знання того, що відповідає вимогам, і ведення надійного обліку.

Зосередьтеся на витратах, які ви справді використовуєте для бізнесу, відокремлюйте особисті витрати від бізнесових і побудуйте систему, яка фіксує чеки, пробіг і платежі протягом року. Якщо ви також створюєте формальну бізнес-структуру, Zenind може допомогти вам побудувати міцнішу операційну основу, щоб податковий сезон було легше контролювати.

Поширені запитання

Чи можуть незалежні підрядники відраховувати бізнесові витрати?

Так. Незалежні підрядники зазвичай можуть відраховувати звичайні та необхідні витрати, пов’язані з веденням свого бізнесу.

Яка найпоширеніша помилка підрядників щодо відрахувань?

Найпоширеніша помилка - поганий облік. Багато підрядників або змішують особисті та бізнесові витрати, або забувають задокументувати бізнесову мету витрати.

Чи потрібна мені LLC, щоб заявляти відрахування?

Ні. Вам не потрібна LLC, щоб відраховувати законні бізнесові витрати, але LLC може допомогти створити чіткішу бізнесову структуру та покращити організацію.

Чи можу я відрахувати витрати, якщо не отримую 1099?

Так. Ваші податкові зобов’язання та право заявляти відрахування не залежать лише від того, чи надішле клієнт форму 1099. Важливо, чи є витрата законною бізнесовою витратою та чи належно вона задокументована.

Чи варто зберігати кожен чек?

Так. У цифровому чи паперовому вигляді чеки є одним із найпростіших способів підтвердити відрахування та уникнути спорів у майбутньому.