Құрылтай құжаттары: қалай тапсыру керек, нені енгізу керек және жиі жіберілетін қателер

Құрылтай құжаттары — штат заңына сәйкес корпорацияны құратын негізгі құжаттар. Пайда табатын компанияны, коммерциялық емес ұйымды немесе басқа да корпоративтік құрылымды құрып жатсаңыз да, тіркеу үдерісі осы жерден басталады. Құжаттар толық болмаса, бір-біріне қайшы келсе немесе дұрыс форматта тапсырылмаса, штат өтінімді қабылдамауы немесе құрылу процесін кейінге қалдыруы мүмкін.

Кәсіп иелері, құрылтайшылар және коммерциялық емес ұйым ұйымдастырушылары үшін құрылтай құжаттарын түсіну жай ғана талаптарды орындау емес. Бұл жеке активтерді қорғауға, сенімділік қалыптастыруға және басқаруға нақты негіз жасауға көмектесетін құқықтық құрылымды құрудың бір бөлігі. Құжаттарды дұрыс тапсыру ұйымды іске қосудың келесі қадамдарына өтуге де мүмкіндік береді: EIN алу, бизнес банктік шоттарын ашу, қажет болған жағдайда акциялар шығару және штаттық әрі федералдық есеп беру талаптарын орындау.

Бұл нұсқаулықта құрылтай құжаттарының не екені, әдетте нені қамтитыны, тапсыру үдерісінің қалай жүретіні және қандай қателер қымбат кідірістерге әкелуі мүмкін екені түсіндіріледі.

Құрылтай құжаттары деген не?

Құрылтай құжаттары — корпорацияны ресми түрде құру үшін штаттың тіркеу органына, әдетте мемлекеттік хатшы кеңсесіне немесе соған ұқсас агенттікке тапсырылатын құжаттар. Құжаттар қабылданғаннан кейін штат корпорацияны жеке заңды тұлға ретінде таниды.

Штатқа қарай бұл құжаттар құрылтай құжаттары, тіркеу куәлігі немесе корпоративтік хартия деп атала алады. Атауы өзгеруі мүмкін, бірақ мақсаты бір: корпорацияны құру және оның ең негізгі құқықтық ақпаратын белгілеу.

Құрылтай құжаттары тапсырылады және мақұлданғанға дейін корпорация заңды түрде өмір сүрмейді. Демек, атау таңдағаныңыз, ішкі құжаттар дайындағаныңыз немесе жұмыс істей бастағаныңыз үшін бизнесіңіз құрылды деп есептеуге болмайды.

Құрылтай құжаттарының маңызы

Құрылтай құжаттарын тапсыру бірнеше себепке байланысты маңызды:

• Ол корпорацияны иелерінен бөлек заңды тұлға ретінде құрады.
• Бизнес міндеттемелерінен жеке активтерді қорғауға көмектесуі мүмкін.
• Корпорацияға шарттар жасасуға, шоттар ашуға және салықтық тіркеулерге өтінім беруге мүмкіндік береді.
• Корпорацияның атауы мен негізгі құрылымын ашық мемлекеттік тіркеуде бекітеді.
• Дұрыс әзірленсе, коммерциялық емес ұйымдардың мемлекеттік және федералдық салықтық жеңілдіктерге қол жеткізуін қолдауы мүмкін.

Көптеген құрылтайшылар үшін корпорация құру сенім белгісі де болып саналады. Жабдықтаушылар, банктер, инвесторлар, грант берушілер және мемлекеттік органдар іскерлік қатынасқа түспес бұрын көбіне дұрыс құрылған заңды тұлғаны көреді деп күтеді.

Құрылтай құжаттары мен ішкі ережелер

Құрылтай құжаттары мен ішкі ережелер жиі шатастырылады, бірақ олардың мақсаты әртүрлі.

Құрылтай құжаттары — штатқа тапсырылатын ашық тіркеу құжаттары. Олар корпорацияның өмір сүруін бекітеді және тек ең маңызды ақпаратты қамтиды.

Ішкі ережелер — құрылудан кейін корпорация қабылдайтын ішкі басқару қағидалары. Олар әдетте штатқа тапсырылмайды және мынадай мәселелерді реттеуі мүмкін:

• Директорлар мен акционерлер жиналыстарының тәртібі
• Дауыс беру құқықтары
• Лауазымды тұлғалардың рөлдері мен жауапкершілігі
• Хабарландыру талаптары
• Комитеттер және корпоративтік құжат жүргізу

Қысқаша айтқанда, құрылтай құжаттары корпорацияны құрады, ал ішкі ережелер оның қалай жұмыс істейтінін реттеуге көмектеседі.

Құрылтай құжаттарына әдетте не кіреді

Әр штаттың өз талаптары бар, бірақ құрылтай құжаттарына көбіне төмендегілердің кейбірі немесе бәрі кіреді:

• Корпоративтік атау
• Құрылатын корпорацияның түрі
• Тіркелген агент және тіркелген мекенжай
• Құрылтайшының аты-жөні және қолы
• Корпорация акцияға негізделсе, рұқсат етілген акциялардың саны немесе класы
• Егер корпорация мерзімі шектеулі болса, қызмет ету мерзімі туралы мәлімдеме
• Кепілдік беру, шектеулер немесе арнайы басқару шарттары сияқты қосымша ережелер

Кейбір штаттар ең аз көлемдегі құжатты ғана талап етеді, ал басқалары қосымша мәліметтер сұрайды. Корпорацияны тіркейтін штаттың нақты талаптарын тексеру маңызды.

Пайда табатын корпорация үшін құжат тапсыру

Пайда табатын корпорация, көбіне бизнес корпорациясы деп аталады, коммерциялық қызмет жүргізу және иелері үшін пайда табу мақсатында құрылады.

1. Талаптарға сай корпоративтік атау таңдаңыз

Атау әдетте штат тіркеуінде бар басқа ұйымдардан айқын ерекшеленуі керек. Көптеген штаттар сондай-ақ мынадай корпоративтік белгілеушіні талап етеді:

• Corporation
• Incorporated
• Company
• Limited
• Corp.
• Inc.

Құжат тапсырар алдында атаудың қолжетімділігін тексеріңіз. Веб-сайттан қолжетімді болып көрінетін атау штаттың атау беру ережелері бойынша қолжетімді болмауы мүмкін.

Кейбір сөздер үшін қосымша мақұлдау қажет. Мысалы, реттелетін кәсіби қызметтерді меңзейтін атауларға лицензияны растау немесе агенттік рұқсаты қажет болуы мүмкін.

2. Корпорация түрін таңдаңыз

Құжаттарда ұйымның акциялы корпорация, акциясыз корпорация, кәсіби корпорация, пайдаға бағдарланған корпорация немесе рұқсат етілген басқа құрылым екенін көрсету қажет.

Пайда табатын корпорациялардың көпшілігі — акциялы корпорациялар, яғни олар акционерлерге акция шығара алады. Акциялы корпорация меншік құрылымына қарай бір немесе бірнеше акция класын бекіте алады.

3. Тіркелген агент тағайындаңыз

Тіркелген агент — корпорация атынан заңды және мемлекеттік хабарламаларды қабылдауға уәкілетті жеке тұлға немесе бизнес. Агенттің әдетте тіркелетін штатта нақты көше мекенжайы болуы тиіс.

Тіркелген агент қызметін пайдалану құпиялылықты қорғауға және сот құжаттарын тапсыру мен ресми хабарламалардың сенімді түрде алынуын қамтамасыз етуге көмектеседі, әсіресе бизнес қашықтан немесе бірнеше жерде жұмыс істесе.

4. Құрылтайшыны көрсетіңіз

Құрылтайшы — құжаттарға қол қойып, оларды тапсыратын жеке тұлға немесе ұйым. Көптеген штаттарда құрылтайшы ересек жеке тұлға немесе басқа бизнес ұйымы бола алады.

Бұл рөл әдетте уақытша болады. Құрылу аяқталғаннан кейін корпорацияның ішкі басқару құжаттары күшіне енеді.

5. Акцияларды бекітіңіз

Егер корпорация акциялы болса, құжаттарда әдетте бекітілген акциялар саны көрсетілуі керек. Бұл сан корпорацияның құжаттар бойынша шығара алатын акцияларының ең жоғарғы мөлшерін білдіреді.

Компания құрылу кезінде барлық бекітілген акцияларды шығаруға міндетті емес. Көптеген құрылтайшылар кейінгі меншік өзгерістеріне, инвестиция тартуға немесе үлестік өтемақыға икемділік сақтау үшін бастапқыда қажеттіден көп акция бекітеді.

Құжаттарда штат рұқсат етсе немесе талап етсе, жай және артықшылықты акция сияқты акция кластары да көрсетілуі мүмкін.

6. Қажет болса, қосымша ережелер қосыңыз

Кейбір корпорациялар құрылтай құжаттарына мынадай қосымша мәтін қосудан ұтады:

• Кепілдік беру ережелері
• Директор жауапкершілігін шектеу
• Дауыс берудегі жоғары шек талаптары
• Артықшылықты сатып алу құқықтары
• Акцияларды беру шектеулері

Қосымша ережелерді мұқият әзірлеу керек, өйткені олар ашық мемлекеттік жазбаның бір бөлігіне айналады және болашақ корпоративтік әрекеттерге әсер етуі мүмкін.

Коммерциялық емес корпорация үшін құжат тапсыру

Коммерциялық емес корпорациялар қайырымдылық, білім беру, діни, ғылыми, қоғамдық немесе басқа миссияға бағытталған қызмет үшін құрылады. Олар көбіне стандартты пайда табатын корпорацияларға қарағанда мұқият дайындалуы керек, өйткені құрылтай құжаттары салықтық жеңілдікке жарамдылыққа әсер етуі мүмкін.

1. Коммерциялық емес мақсатты анық жазыңыз

Мақсат туралы тармақ ұйымның миссиясын коммерциялық емес құқыққа сәйкес келетін тілмен сипаттауы керек. Егер ұйым салықтан босатылған мәртебе алуға ниеттенсе, мақсат мәтіні тиісті салық ережелеріне сай болуы тиіс.

Көмескі немесе тым кең мақсат тұжырымы кейін қиындық туғызуы мүмкін, әсіресе ұйым салықтан босатылған мәртебеге өтінім бергенде.

2. Талаптарға сай атау қолданыңыз

Коммерциялық емес ұйым атауы да бар ұйымдардан ерекшеленуі және штат ережелеріне сай болуы керек. Бизнес корпорацияларындағы сияқты, кейбір шектелген сөздер үшін қосымша мақұлдау қажет болуы мүмкін.

3. Тіркелген кеңсені немесе тіркелген агентті көрсетіңіз

Коммерциялық емес корпорациялар да, штат талаптарына қарай, тіркелген кеңсе немесе тіркелген агент көрсетуі тиіс. Мекенжай әдетте пошта жәшігі емес, нақты физикалық мекенжай болуы керек.

4. Мүшелік құрылымын сипаттаңыз

Кейбір коммерциялық емес ұйымдардың мүшелері болады, ал басқаларында болмайды. Егер мүшелері болса, құжаттарда мүшелік құқықтары көрсетілуі немесе бұл егжей-тегжейлер штат заңына байланысты ішкі ережелерге қалдырылуы мүмкін.

Мүшелік маңызды, өйткені мүшелердің дауыс беру құқығы болуы мүмкін, соның ішінде директорларды сайлау немесе ұйымның ірі шешімдерін бекіту.

5. Директорлар кеңесін көрсетіңіз

Құжаттарда директорлар саны немесе ең төменгі саны талап етілуі мүмкін, не болмаса бұл деректер ішкі басқару құжаттарына қалдырылуы мүмкін. Коммерциялық емес ұйымдарда көбіне мүшелері болмаса, өзін-өзі толықтыратын директорлар кеңесі қолданылады.

6. Қажет болған жағдайда тарату ережелерін қосыңыз

Көптеген коммерциялық емес өтінімдер ұйым жабылған жағдайда активтердің қалай бөлінетінін сипаттайтын тарату ережелерін талап етеді. Салықтан босатылған ұйымдар үшін бұл мәтін әсіресе маңызды және штаттық әрі салықтық талаптарды қанағаттандыруға тиіс.

Штат ережелері көпшілік ойлағаннан қатты өзгереді

Ең жиі жіберілетін қателердің бірі — барлық штат бірдей тіркеу формасын қолданады деп ойлау. Шын мәнінде, құрылтай құжаттары юрисдикцияға қарай едәуір өзгеше болуы мүмкін.

Айырмашылықтар мыналарды қамтуы мүмкін:

• Құжат атауларының әртүрлілігі
• Тіркеу алымдарының әртүрлілігі
• Өңдеу мерзімдерінің әртүрлілігі
• Жариялау талаптарының әртүрлілігі
• Акцияларды бекіту ережелерінің әртүрлілігі
• Тіркелген агентке қойылатын талаптардың әртүрлілігі
• Коммерциялық емес ұйымдарға арналған ашып көрсету талаптарының әртүрлілігі

Кейбір штаттарда тіркеуден кейінгі қосымша міндеттер де болады, мысалы, газетте жариялау, бастапқы есеп беру немесе ұйымдық жиналыстар. Осы айырмашылықтарға байланысты бір штатта жұмыс істейтін тіркеу тәсілі басқа штатта жарамсыз болуы мүмкін.

Құжат тапсырудың қадамдық үдерісі

Егжей-тегжей штатқа қарай өзгерсе де, жалпы үдеріс көбіне бірдей кезеңдерден тұрады.

1. Дұрыс ұйым түрін анықтаңыз

Пайда табатын корпорация, коммерциялық емес корпорация, кәсіби корпорация, пайдаға бағдарланған корпорация немесе басқа рұқсат етілген түрдің қайсысын құрып жатқаныңызды шешіңіз.

2. Атау қолжетімділігін тексеріңіз

Өтінімді дайындамас бұрын штаттың дерекқорынан тексеріңіз. Егер атау бар ұйымға тым ұқсас болса, штат оны қабылдамауы мүмкін.

3. Қажетті мәліметтерді жинаңыз

Корпоративтік атауды, негізгі кеңсе мекенжайын, тіркелген агент деректерін, құрылтайшы ақпараты, акция құрылымын және кез келген арнайы ережелерді дайындаңыз.

4. Құжаттарды мұқият рәсімдеңіз

Штаттың дұрыс формасын немесе онлайн тапсыру жүйесін пайдаланыңыз. Әр өрісті мұқият оқыңыз. Көптеген бас тартулар атаудың сәйкессіздігі, қате мекенжайлар, қолдың жоқтығы немесе акция туралы ақпараттың толық болмауы сияқты қарапайым қателерден туындайды.

5. Құжаттарды штатқа тапсырыңыз

Құжаттарды онлайн, пошта арқылы немесе рұқсат етілген басқа әдіспен жіберіңіз. Қажетті алымды төлеңіз және жіберген барлық құжаттың көшірмесін сақтаңыз.

6. Мақұлдауды күтіңіз

Штат өтінімді қабылдағанға дейін корпорация белсенді деп ойламаңыз. Өңдеу уақыты штат пен жүктемеге қарай бірнеше күннен бірнеше аптаға дейін созылуы мүмкін.

7. Тіркеуден кейінгі міндеттерді орындаңыз

Мақұлданғаннан кейін корпорация келесі құрылу қадамдарын орындауы керек: EIN тіркеу, ішкі ережелер, бастапқы шешімдер, банк қызметі, салықтық рәсімдеу және штатқа тән өзге де талаптар.

Жиі жіберілетін қателер

Тіпті қарапайым өтінімдер де оңай болдырмауға болатын қателерден кешігуі мүмкін. Жиі кездесетін қателер:

• Нақты қолжетімсіз атаумен құжат тапсыру
• Қате ұйым формасын пайдалану
• Жарамсыз тіркелген агент мекенжайын көрсету
• Құжатқа дұрыс қол қоймау
• Акцияларды қате бекіту
• Коммерциялық емес ұйым үшін қажет мәтінді қоспау
• Кейінгі басқаруда мәселе туғызатын қажетсіз ережелер қосу
• Штат қабылдауды растағанға дейін мақұлдау болды деп ойлау
• Жариялау немесе бастапқы есеп беру талаптарын елемеу

Қабылданбаған өтінім уақытты, ақшаны және ілгерілеуді жоғалтуға әкелуі мүмкін. Кейбір жағдайларда бас тартылған өтінім жоспарланған іске қосу мерзіміне, банк қызметіне немесе салықтық тіркеу кестесіне де әсер етеді.

Құрылтай құжаттары тапсырылғаннан кейін не болады?

Құжаттар мақұлданған соң корпорация ұйымдастырушылық кезеңге өтеді. Әдетте оған мыналар кіреді:

• Ішкі ережелерді қабылдау
• Ұйымдық жиналыс өткізу
• Директорлар мен лауазымды тұлғаларды тағайындау немесе бекіту
• Қажет болса, акциялар шығару
• Корпоративтік жазбалар мен акциялар тізілімін жүргізу
• IRS арқылы EIN алу
• Қажет болса, штаттық салық шоттарына тіркелу
• Жергілікті лицензиялар мен рұқсаттарды алу

Коммерциялық емес ұйымдар үшін тіркеуден кейінгі үдеріс салықтан босату туралы өтінім беруді және жарамдылықты қолдайтын құжаттарды сақтауды да қамтуы мүмкін.

Корпоративтік жазбаларды ретке келтіру

Тапсырылған құрылтай құжаттары корпорацияның тұрақты жазбаларында сақталуы тиіс. Құрылтайшылар сондай-ақ мына құжаттардың көшірмесін сақтауы керек:

• Мақұлданған тіркеу растауы
• Ішкі ережелер
• Ұйымдық келісімдер немесе жиналыс хаттамалары
• Акция шығару құжаттары
• EIN растауы
• Штаттық салық және лицензиялау құжаттары

Жақсы құжат жүргізу маңызды, өйткені болашақ несие берушілер, инвесторлар, реттеушілер және заңгерлер корпорацияның дұрыс құрылғанын және тиісті түрде сақталғанын растауды талап етуі мүмкін.

Zenind қалай көмектесе алады

Құрылтай құжаттарын тапсыру — маңызды алғашқы қадам, бірақ бұл құрылу үдерісінің тек бір бөлігі ғана. Zenind құрылтайшылар мен коммерциялық емес ұйым ұйымдастырушыларына тіркелген агент қызметтері, сәйкестік бойынша бағыт-бағдар және құрылуға қатысты тіркеулер арқылы сәтті іске қосылуға дайындық жасауға көмектеседі.

Құрылымды тіркеу үдерісін пайдалану қателерді азайтуға, өңдеу уақытын жақсартуға және құрылудан операциялық жұмысқа тезірек өтуге көмектеседі. Көптеген құрылтайшылар үшін басты құндылық құжатты дұрыс тапсыру ғана емес, сонымен бірге ұйымды ұзақ мерзімді сәйкестікке қолайлы етіп құру.

Қорытынды ой

Құрылтай құжаттары — корпорацияның құқықтық іргетасы. Олар ұйымды құрады, оның негізгі құрылымын айқындайды және штатқа бизнес не коммерциялық емес ұйымды тануға негіз болатын жазбаны жасайды. Талаптар штатқа және ұйым түріне қарай өзгеретіндіктен, мұқият дайындық маңызды.

Егер сіз корпорация құрып жатсаңыз, дұрыс тіркеу формасын тексеруге, атауды растауға, білікті тіркелген агент тағайындауға және құжаттардың өзіңіз қалаған құрылымды дәл бейнелейтініне көз жеткізуге уақыт бөліңіз. Қазір жасалған таза тіркеу кейін айтарлықтай уақыт пен шығынды үнемдеуі мүмкін.

Кідірістерді болдырмағысы келетін құрылтайшылар үшін мұқият тіркеу үдерісі көбіне сәтті бастау мен апталап созылатын түзету жұмыстарының арасындағы айырмашылықты білдіреді.