Бизнеске арналған дауыстық пошта құттықтауы: мысалдар, сценарийлер және үздік тәжірибелер

Дауыстық пошта құттықтауы көбіне бизнес қалдыратын алғашқы жазба әсердің бірі болады. Клиент қоңырау шалып, ешкім жауап бермеген кезде, еститін хабарламасы оның хабарлама қалдыруға, кейін қайта қоңырау шалуға немесе бәсекелеске өтуге шешім қабылдауына әсер етуі мүмкін. Шағын бизнес, стартаптар және жаңадан құрылған компаниялар үшін анық әрі кәсіби дауыстық пошта жүйесі сенім қалыптастырудың қарапайым, бірақ ықпалды тәсілі.

Егер сіз жаңа компания ашып жатсаңыз, қоңырауды бағыттау жүйесін орнатсаңыз немесе LLC не корпорация үшін анағұрлым жылтыр клиент тәжірибесін қалыптастырып жатсаңыз, дауыстық поштаңыз брендіңіздің қалған бөлігімен үйлесуі керек. Мақсат тек дайын сценарий сияқты естілуде емес. Мақсат — дайын, жауап беруге әзір және іспен жұмыс істеуге ыңғайлы компания сияқты әсер қалдыру.

Неліктен жақсы дауыстық пошта құттықтауы маңызды

Дауыстық пошта құттықтауы тек сіздің қолжетімсіз екеніңізді айтумен шектелмейді. Ол күту деңгейін белгілейді және қоңырау шалушы үшін кедергіні азайтады.

Күшті дауыстық пошта құттықтауы мыналарға көмектесе алады:

• Клиентке оның дұрыс бизнеске хабарласқанын растау.
• Қоңырау шалушыларды толық ақпарат қалдыруға ынталандыру.
• Қарбалас уақытта, мереке күндері немесе сапар кезінде жіберіліп қалған мүмкіндіктерді азайту.
• Өсіп келе жатқан компанияның кәсіби бейнесін қалыптастыру.
• Қоңырау шалушыларды келесі дұрыс қадамға бағыттау арқылы клиентке қызмет көрсетуді жақсарту.

Әлі командасын құрып жатқан құрылтайшылар үшін дауыстық пошта құттықтауы ерекше пайдалы, өйткені ол шағын бизнесті толық қабылдау бөлімі болмаса да, жинақы әрі жүйелі етіп көрсетеді.

Тиімді бизнеске арналған дауыстық пошта құттықтауы қандай болуы керек

Пайдалы дауыстық пошта құттықтауы қысқа, анық және нақты болуы тиіс. Ол қоңырау шалушыға кімге хабарласқанын, не себепті жауап бере алмайтыныңызды және әрі қарай не істеуі керектігін айтуы керек.

Мыналарды қамтыңыз:

1. Бизнесіңіздің немесе бөлімнің атауы.
2. Қысқаша түрде қазір қолжетімсіз екеніңіз туралы хабар.
3. Хабарлама қалдыруға арналған нақты нұсқаулық.
4. Мүмкін болса, қайта қоңырау шалудың күтілетін уақыты.
5. Шұғыл сұранымдар үшін баламалы байланыс тәсілі.

Кәсіби стильде болсын, бірақ тым қатқыл емес. Достық тон көптеген бизнес үшін жақсы жұмыс істейді, өйткені ол салмақты көрінеді, бірақ тым ресми немесе немқұрайлы естілмейді.

Дауыстық пошта құттықтауының формуласы

Қарапайым құрылым кез келген жағдайға жарайтын құттықтау жазуға көмектеседі:

Құттықтау + Танымал ету + Қолжетімділік күйі + Әрекет ету қадамы + Қорытынды

Мысал:

“Сәлеметсіз бе, сіз Summit Ledger Solutions компаниясына хабарластңыз. Қазір қоңырауыңызды қабылдай алмаймыз, бірақ атыңызды, телефон нөміріңізді және қысқаша хабарламаңызды қалдырыңыз, біз сізге мүмкіндігінше тез хабарласамыз. Рақмет.”

Бұл формула клиенттерге қызмет көрсету желілері, сату желілері, кеңсе нөмірлері немесе жеке бизнес желілері үшін бейімделе алады.

Стандартты бизнеске арналған дауыстық пошта құттықтаулары

Стандартты құттықтау көптеген компаниялар үшін ең қауіпсіз таңдау. Ол орынды, қысқа және түсінікті.

Мысал 1: Қарапайым және кәсіби

“Сәлеметсіз бе, сіз Harbor View Consulting компаниясына хабарластыңыз. Қазір қоңырауыңызды қабылдай алмаймыз. Атыңызды, телефон нөміріңізді және қоңырау шалу себебін қалдырыңыз, біз сізге жақын уақытта хабарласамыз.”

Мысал 2: Сәл егжей-тегжейлі

“Northstar Accounting компаниясына қоңырау шалғаныңызға рақмет. Біздің кеңсе қазір қолжетімсіз, бірақ сіздің қоңырауыңыз біз үшін маңызды. Толық атыңызды, байланыс нөміріңізді және қысқаша хабарламаңызды қалдырыңыз, команда мүшесі сізге жұмыс уақытында қайта хабарласады.”

Мысал 3: Шағын командаға жақсы

“Brightline Studio компаниясына хабарластңыз. Қазір біз басқа клиентке көмектесіп жатқан болуымыз мүмкін. Атыңызды, нөміріңізді және хабарламаңызды қалдырыңыз, мүмкіндігінше тез жауап береміз.”

Қысқа дауыстық пошта құттықтаулары

Қысқа құттықтаулар қоңырау шалушыны тезірек мәнге көшуге бағыттағыңыз келгенде пайдалы. Олар жұмысбасты иелерге, жеке құрылтайшыларға және хабарламаларды жиі тексеретін шағын командаларға жақсы жарайды.

Мысал 1

“Сәлем, бұл Pine Street Legal компаниясынан Дэниел. Қазір қоңырауыңызды қабылдай алмаймын. Атыңызды және нөміріңізді қалдырыңыз, жақын арада қайта қоңырау шаламын.”

Мысал 2

“Сәлеметсіз бе, сіз Luma Design Co. компаниясына хабарластңыз. Сигналдан кейін хабарлама қалдырыңыз, біз сізге мүмкіндігінше тез қайта хабарласамыз.”

Мысал 3

“Хабарласқаныңызға рақмет. Қазір қолжетімсізбіз. Байланыс ақпаратын қалдырыңыз, біз кейін хабарласамыз.”

Егер бизнесіңізде электрондық пошта, live chat немесе клиенттік портал сияқты басқа байланыс арналары болса, қысқа хабарламалар өте тиімді.

Егжей-тегжейлі дауыстық пошта құттықтаулары

Қосымша егжей-тегжей қажет болғанда, кеңсе уақыты шектеулі болғанда немесе қоңырау шалушыларды балама байланыс арнасына бағыттағыңыз келгенде, толығырақ құттықтау пайдалы.

Мысал 1: Жұмыс уақыты көрсетілген

“Сәлеметсіз бе, сіз Meridian Tax Group компаниясына хабарластңыз. Біздің жұмыс уақытымыз дүйсенбіден жұмаға дейін, шығыс уақыты бойынша таңғы 9:00-ден кешкі 5:00-ге дейін. Қазір қолжетімсізбіз, бірақ атыңызды, нөміріңізді және сұрағыңыздың қысқаша сипаттамасын қалдырыңыз, келесі жұмыс күні жауап береміз.”

Мысал 2: Баламалы байланыс нұсқасы

“Clover HR Services компаниясына қоңырау шалғаныңызға рақмет. Қазір қоңырауыңызды қабылдай алмаймыз. Егер сұрағыңыз шұғыл болса, [email protected] мекенжайына хат жіберіңіз. Әйтпесе, атыңызды, телефон нөміріңізді және хабарламаңызды қалдырыңыз, біз жақын арада қайта хабарласамыз.”

Мысал 3: Бөлім желісі

“Atlas Commerce компаниясының сату бөліміне хабарластңыз. Қазір біз басқа клиенттерге қызмет көрсетіп жатырмыз. Атыңызды, компанияңызды, телефон нөміріңізді және қысқаша хабарламаңызды қалдырыңыз, біз жақын уақытта хабарласамыз.”

Жаңа бизнеске арналған дауыстық пошта құттықтаулары

Жаңа бизнеске әрбір клиентпен байланыс сенімді көрінуі керек. Дауыстық пошта құттықтауы компанияңыздың құрылған және жауап беруге әзір екенін көрсетудің ең оңай тәсілдерінің бірі.

Егер компанияңыз жақында құрылған болса, құттықтауыңыз:

• Бизнес атауын тұрақты қолдануы керек.
• Уақытша немесе сенімсіз болып естілетін сөздерден аулақ болуы керек.
• Қайта байланысудың ең жақсы жолын айтуы керек.
• Веб-сайтыңыз бен электрондық поштаңыздың стиліне сәйкес келуі керек.

Мысал:

“Сәлеметсіз бе, сіз Evergreen Launch Partners компаниясына хабарластңыз. Жаңа бизнесімізге қоңырау шалғаныңызға рақмет. Қазір қолжетімсізбіз, бірақ атыңызды, нөміріңізді және қысқаша хабарламаңызды қалдырыңыз, біз сізге жақын арада хабарласамыз.”

Мұндай хабарлама қарапайым, сенімді және бастапқы кезеңдегі бизнес үшін орынды.

Клиенттерге қызмет көрсетуге арналған дауыстық пошта құттықтаулары

Клиенттерге қызмет көрсету желілері қоңырау шалушыларға пайдалы ақпаратты оңай қалдыруға мүмкіндік беруі керек.

Мысал:

“Сәлеметсіз бе, сіз ClearPath Wellness компаниясының қолдау қызметіне хабарластңыз. Қоңырауыңызды жіберіп алғанымыз үшін кешірім өтінеміз. Толық атыңызды, қажет болса есептік ақпаратты және егжей-тегжейлі хабарламаңызды қалдырыңыз, қолдау маманы сізге мүмкіндігінше тез қайта хабарласады.”

Бұл нұсқа пайдалы, өйткені командаңызға тиімді жауап беру үшін қажет ақпаратты сұрайды.

Сатуға арналған дауыстық пошта құттықтаулары

Сату құттықтаулары итермелемей, көмектесуші сияқты естілуі керек. Мақсат — ықтимал клиенттің қызығушылығын суытпау және келесі қадамды түсінікті ету.

Мысал:

“Summit Freight Solutions компаниясына қоңырау шалғаныңызға рақмет. Біздің сату командамыз қазір қолжетімсіз. Атыңызды, компанияңызды, телефон нөміріңізді және сізге хабарласуға ең ыңғайлы уақытты қалдырыңыз, біз жақын арада қайта хабарласамыз.”

Егер сату үдерісіңіз жылдамдыққа тәуелді болса, жедел сұранымдар үшін веб-сайт немесе электрондық пошта мекенжайын қосуды қарастырыңыз.

Мерекелік жабылуларға арналған дауыстық пошта құттықтаулары

Мерекелік хабарламалар жылы, дәл және пайдалы болуы керек. Олар кеңсенің қашан ашылатынын және шұғыл мәселелер бойынша не істеу керектігін айтуы тиіс.

Мысал:

“Сәлеметсіз бе, сіз Redwood Benefits Group компаниясына хабарластңыз. Біздің кеңсе мереке күндеріне байланысты жабық және 2 қаңтар, сейсенбі күні қайта ашылады. Атыңызды, байланыс нөміріңізді және хабарламаңызды сигналдан кейін қалдырыңыз, біз кеңсеге оралған соң сізге қайта хабарласамыз. Түсіністік танытқаныңызға рақмет.”

Негізгі қағида — күнді нақты көрсету. Бұл шатасуды азайтады және қоңырау шалушыға қашан жауап күтуге болатынын түсіндіреді.

Демалыс немесе уақытша жоқ болуға арналған дауыстық пошта құттықтаулары

Егер сіз кеңседен тыс болсаңыз, дауыстық поштаңыз күту деңгейін анық көрсетуі керек.

Мысал:

“Сәлеметсіз бе, бұл North Shore Strategy компаниясынан Мария. Қазір мен кеңседен тыс жүрмін және 15 сәуір, дүйсенбі күні ораламын. Атыңызды, телефон нөміріңізді және қысқаша хабарламаңызды қалдырыңыз, мен қайтып келгеннен кейін мүмкіндігінше тез жауап беремін.”

Егер шұғыл мәселелерді басқа біреу шеше алса, мұны хабарламада айтыңыз.

Мысал:

“Егер сізге шұғыл көмек қажет болса, веб-сайтымызда көрсетілген негізгі кеңсе нөміріне хабарласыңыз.”

Достық немесе аздап жеңіл тондағы құттықтаулар

Кейбір бизнес жылырақ немесе аздап ойнақы тон қолдана алады, бірақ мұны абайлап жасау керек. Әзіл кәсіби болып қалғанда және брендке сай келгенде ғана жақсы жұмыс істейді.

Мысал:

“Сәлеметсіз бе, сіз Blue Finch Creative компаниясына хабарластңыз. Қазір қоңырауыңызды қабылдай алмаймыз, бәлкім біз басқа клиентке керемет идеяны жүзеге асыруға көмектесіп жатқан шығармыз. Атыңызды және нөміріңізді қалдырыңыз, біз сізге жақын арада қайта қоңырау шаламыз.”

Дөрекі, түсініксіз немесе тым бейресми болып естілетін әзілдерден аулақ болыңыз. Күмәндансаңыз, хабарламаны жинақы етіп қалдырған дұрыс.

Дауыстық хабарламада не айту керек

Қоңырау шалушы қандай ақпарат қалдыруы керектігін нақты білуі тиіс. Тым көп нәрсе сұрау кедергі тудырады, ал тым аз сұрау кейінгі байланысты қиындатады.

Қажет болса, мына деректерді сұраңыз:

• Толық аты-жөні.
• Телефон нөмірі.
• Компания атауы.
• Қоңырау шалу себебі.
• Қайта қоңырау шалуға ең қолайлы уақыт.
• Егер қажет болса, тапсырыс, есептік жазба немесе іс нөмірі.

Егер бизнесіңіз құпия ақпаратпен жұмыс істесе, қауіпсіз үдеріс болмаса, қоңырау шалушылардан мұндай мәліметтерді дауыстық поштаға қалдыруды сұрамаңыз.

Жиі жіберілетін қателер

Қысқа дауыстық хабарлама да нашар жазылса немесе уақытылы жаңартылмаса, бизнес бейнесін әлсіретуі мүмкін.

Мына қателерден аулақ болыңыз:

• Қоңырау кімге жеткені туралы тым бұлыңғыр айту.
• Фондық шуды немесе сапасы төмен дыбысты пайдалану.
• Жұмыс уақыты, мерекелер немесе қызметкерлер өзгерісін жаңартпау.
• Хабарламаны тым ұзақ ету.
• Ашулы, асығыс немесе алаңдаулы естілетін тон.
• Айлар бойы бірдей жалпы хабарламаны қалдыру.

Дауыстық пошта құттықтауы жұмыс уақыты, қоңырау бағыты немесе кадрлық өзгеріс болған сайын қайта қаралуы керек.

Хабарламаны жазу кезіндегі үздік тәжірибелер

Сценарий маңызды, бірақ жеткізу мәнері де солай. Кәсіби дауыстық пошта анық естілуі үшін оны мұқият жазған дұрыс.

Мына үздік тәжірибелерді қолданыңыз:

1. Тыныш жер табыңыз.
2. Баяу әрі анық сөйлеңіз.
3. Тонды жылырақ ету үшін жазып жатқанда күліңіз.
4. Ырғақты табиғи ұстаңыз.
5. Сөзден жаңылсаңыз немесе тым асығыс естілсе, қайта жазыңыз.
6. Сақтамас бұрын қайта тыңдаңыз.

Құттықтауыңыз роботтың мемо оқығанындай емес, шынайы адам сияқты естілуі керек.

Жағдайға қарай үлгі сценарийлер

Жұмыс уақыты аяқталғаннан кейінгі сценарий

“Сәлеметсіз бе, сіз Cedar Point Bookkeeping компаниясына хабарластңыз. Қазір кеңсеміз жабық. Атыңызды, нөміріңізді және хабарламаңызды қалдырыңыз, жұмыс уақытында сізге қайта хабарласамыз.”

Қарбалас кеңсе сценарийі

“Summit Home Services компаниясына қоңырау шалғаныңызға рақмет. Қазір біз басқа клиенттерге қызмет көрсетіп жатырмыз. Байланыс ақпаратын және қысқаша хабарламаңызды қалдырыңыз, мүмкіндігінше тез қайта қоңырау шаламыз.”

Кездесу бойынша жұмыс істейтін бизнеске арналған сценарий

“Сәлеметсіз бе, сіз Willow Health Clinic компаниясына хабарластңыз. Қазір қолжетімсізбіз. Атыңызды, телефон нөміріңізді және қоңырау шалу себебін қалдырыңыз, келесі қолжетімді қадамды растау үшін сізге хабарласамыз.”

Жаңа клиентке арналған сценарий

“Oak & Stone Legal компаниясына қоңырау шалғаныңызға рақмет. Атыңызды, компанияңызды, телефон нөміріңізді және біз қалай көмектесе алатынымызды қалдырыңыз, команда мүшесі сізбен жақын арада байланысады.”

Дауыстық пошта кәсіби брендті қалай қолдайды

Телефонға жақсы жауап беретін бизнес әдетте басқа салаларда да жақсы коммуникация жасайды. Дауыстық поштаңыз, веб-сайтыңыз, хаттарыңыз және құжаттарыңыз бір-бірімен үйлесімді сезілуі керек.

Мысалы, егер сіз компанияңызды Zenind арқылы құрған болсаңыз, сіз құқықтық құрылым, тіркелген агент қолдауы және комплаенс әдеттері арқылы кәсіби негіз қалауға мән беріп жүрген боларсыз. Дауыстық пошта құттықтауы да сол көзқарастың бір бөлігі. Бұл шағын операциялық деталь болғанымен, бизнестің сенімді әрі жинақы екенін көрсететін жалпы әсерге үлес қосады.

Бұл маңызды, өйткені клиенттер көбіне сенімділікті тез бағалайды. Жақсы дайындалған дауыстық пошта компанияңыздың қызмет көрсетуге дайын екенін бекіте алады.

Хабарламаны сақтамас бұрынғы соңғы тексеру тізімі

Аяқтамас бұрын, дауыстық поштаңыз мына сұрақтарға жауап бере ме, тексеріңіз:

• Қоңырау кімге жетті?
• Неге ешкім қолжетімсіз?
• Қоңырау шалушы әрі қарай не істеуі керек?
• Қай уақытта қайта қоңырау күте алады?
• Тон кәсіби әрі түсінікті ме?

Егер осы сұрақтардың кез келгеніне жауап түсініксіз болса, сценарийді қайта өңдеңіз.

Қорытынды

Күшті бизнеске арналған дауыстық пошта құттықтауы қарапайым, кәсіби және пайдалы болады. Ол қоңырау шалушының дұрыс бизнеске хабарласқанын айтады, келесі қадамдарды түсіндіреді және бірден жауап бере алмаған жағдайда да компанияңыздың байланыста болуына көмектеседі. Стандартты кеңсе хабарламасы, мерекелік құттықтау немесе қысқа жұмыс уақытынан кейінгі сценарий керек болса да, ең жақсы дауыстық пошта сіздің бизнесіңізді анық әрі кәсіби түрде көрсететін хабарлама болып табылады.

Шағын бизнес пен жаңадан құрылған компаниялар үшін бұл клиент сенімін нығайтып, алғашқы күннен бастап жылтыратылған брендті қолдайтын тағы бір маңызды деталь.