Certificate of Incumbency: Бұл не, қашан қажет және оны қалай дайындау керек

Certificate of Incumbency — компанияның белгілі бір сәтте оның атынан әрекет етуге уәкілетті адамдарын көрсететін практикалық корпоративтік құжат. Оны көбіне банк қызметінде, қаржыландыруда, комплаенс тексерулерінде және үшінші тарапқа компаниядағы қазіргі лауазым иелері мен бизнес атынан кім қол қоя алатынын растау қажет болатын басқа да мәмілелерде сұратады.

Жаңадан құрылған және өсіп келе жатқан бизнес үшін, әсіресе белсенді банк шоттары немесе инвесторлармен қатынастары бар корпорациялар мен LLC үшін, бұл құжатты түсіну қарсы тарап офицерлерді, менеджерлерді немесе басқа уәкілетті қол қоюшыларды растауды сұрағанда кідірістерді болдырмауға көмектеседі. Нақты форматы штатқа, компания құрылымына және сұраушы тараптың қажеттілігіне қарай өзгеруі мүмкін, бірақ мақсаты бірдей: компанияның қазіргі басшылығын және өкілеттігін анық, жазбаша түрде растау.

Certificate of Incumbency деген не?

Certificate of Incumbency — бизнестегі негізгі лауазымдарды қазіргі таңда атқарып отырған адамдарды тізетін ішкі компаниялық құжат. Ол әдетте ұйым түріне және компанияның басқарушы құжаттарына байланысты офицер, директор, менеджер немесе басқа уәкілетті өкіл ретінде кім қызмет ететінін көрсетеді.

“Incumbency” сөзі белгілі бір лауазымды қазіргі кезде атқарып отырған адамды білдіреді. Корпоративтік қолдануда бұл certificate кімнің қызметте екенін және кімнің әрекет етуге өкілетті екенін көрсету үшін пайдаланылады. Ол әдетте штатқа тапсырылатын есеп емес. Оның орнына компанияның өзі оны дайындап, корпоративтік жазбалар құрамында сақтайды.

Үшінші тараптар оны келісімшартқа қол қоятын, шот ашатын немесе мәмілені мақұлдайтын адамның мұндай өкілеті бар-жоғын растау үшін сұрата алады.

Неліктен бизнес оны пайдаланады?

Certificate of Incumbency тексеру мақсатына қызмет етеді. Ол сыртқы тараптарға бизнестің атынан кім әрекет ете алатынын болжаудың орнына, компанияның өз жазбаларына сүйенуге мүмкіндік береді.

Жиі қолданылатын жағдайлар:

• Бизнес банк шотын ашу
• Коммерциялық несие немесе несие желісіне өтініш беру
• Ірі келісімшарттар үшін жеткізушіні onboarding процесінен өткізу
• Инвесторлық немесе сатып алу due diligence процесін қолдау
• Ірі мәмілелерге қол қою өкілетін растау
• Шетелдік тіркеу немесе шекарааралық комплаенс сұрауларын қолдау

Тәжірибеде банк, кредитор, заңгер немесе серіктеске компанияны кім басқаратынын және кім қол қоюға уәкілетті екенін жылдам көрсететін шолма қажет болғанда бұл құжат уақытты үнемдеуі мүмкін.

Ол әдетте қандай ақпаратты қамтиды?

Нақты мазмұны өзгеруі мүмкін, бірақ certificate of incumbency көбіне төмендегілердің кейбірін немесе барлығын қамтиды:

• Компанияның заңды атауы
• Құрылған немесе тіркелген штаты
• Корпорация немесе LLC сияқты ұйым түрі
• Офицерлердің, директорлардың, менеджерлердің немесе мүшелердің аты-жөні мен лауазымдары
• Әр адамның өкілеттігін сипаттайтын мәлімдеме
• Уәкілетті қол қоюшылардың үлгі қолтаңбалары
• Certificate берілген күн
• Уәкілетті компания өкілінің қолы
• Қажет болса, нотариалды куәландыру

Кейбір нұсқалары қысқа болып, тек қазіргі офицерлерді немесе менеджерлерді көрсетеді. Басқалары егжей-тегжейлі болады және корпоративтік мөрді, шешімге сілтемелерді немесе расталып отырған өкілеттікті қолдайтын қосымшаларды қамтуы мүмкін.

Оны кім дайындайды және қол қояды?

Әдетте certificate-ті компанияның өзі дайындайды. Уәкілетті офицер, менеджер немесе өзге белгіленген өкіл бизнес атынан оған қол қояды.

Корпорациялар үшін certificate-ке көбіне корпоративтік офицер қол қояды және оған директорлар кеңесінің шешімдері немесе басқа басқарушылық жазбалар негіз болуы мүмкін. LLC үшін қол қоюшы әдетте менеджер, managing member немесе operating agreement не компанияның шешімдерінде көрсетілген уәкілетті өкіл болады.

Егер компанияда тіркелген агент, құрылтай қызмет провайдері немесе заң кеңесшісі болса, олар қандай ақпарат енгізілуі керегін түсіндіруге көмектесе алады. Алайда certificate нақты әрі өзекті жазбаларды көрсететініне компанияның өзі жауап береді.

Certificate of Incumbency қашан сұратылады?

Банктер мен кредиторлар ең жиі сұратушылардың қатарына жатады, бірақ олар ғана емес.

Сізден ол келесі жағдайларда сұралуы мүмкін:

• Бизнес алғашқы банк шотын ашқанда
• Компания қаржыландыруға өтініш бергенде
• Қарсы тарап қол қою өкілетін растауды сұрағанда
• Мәмілеге шетелдік банк немесе халықаралық әріптес қатысқанда
• Комплаенс тобы компания атынан кім міндеттеме қабылдай алатынын тексергенде
• Due diligence барысында корпоративтік жазбалар қаралғанда

Мұндай сұрау көбіне бір құжаттың өзі жеткіліксіз болғанда туындайды. Мысалы, банк president, manager немесе managing member ретінде көрсетілген адамның шынында да сол рөлде екенін және шотқа қатысты құжаттарға қол қоя алатынын растауды қалауы мүмкін.

Certificate of Incumbency пен басқа корпоративтік жазбалар

Бизнес кейде certificate of incumbency-ті басқа ішкі құжаттармен шатастырады. Мақсаты жағынан олар ұқсас болуы мүмкін, бірақ бірдей емес.

Certificate of Incumbency пен корпоративтік шешім

Корпоративтік шешім — директорлар кеңесі, мүшелер немесе менеджерлер бекіткен әрекет. Ол банк шотын ашу немесе офицерді тағайындау сияқты шешімді тіркейді. Ал certificate of incumbency кімнің қазіргі таңда қызметте екенін көрсетеді және өкілеттікті қысқаша сипаттауы мүмкін, бірақ ол шешім қабылдаудың ресми жазбасы болып табылмайды.

Certificate of Incumbency пен bylaws немесе operating agreement

Bylaws және operating agreement — басқарушы құжаттар. Олар компанияның қалай жұмыс істейтінін, офицерлердің қалай тағайындалатынын және өкілеттіктің қалай берілетінін белгілейді. Certificate — осы басқару ережелері мен ішкі жазбаларға сүйене отырып, компанияның қазіргі басшылығын көрсететін бөлек қорытынды құжат.

Certificate of Incumbency пен Articles of Incorporation немесе Organization

Құрылтай құжаттары ұйымды құрады және белгілі бір негізгі ақпаратты қамтиды, бірақ олар әдетте қазіргі офицерлерді немесе уәкілетті қол қоюшыларды көрсетпейді. Certificate дәл осы анағұрлым өзекті операциялық көріністі көрсетуге арналған.

Оны қалай дайындау керек?

Компания жазбаларыңыз өзекті болса, certificate of incumbency дайындау әдетте оңай.

1. Компанияның қазіргі басшылығын растаңыз

Алдымен board consents, member consents, officer appointments немесе manager approvals сияқты ішкі жазбаларыңызды қарап шығыңыз. Атаулар мен лауазымдар компанияның нақты басқару құрылымына сәйкес екеніне көз жеткізіңіз.

2. Сұраушы тарапқа не керек екенін анықтаңыз

Кейбір сұраушыларға офицерлерді жай ғана растау жеткілікті. Басқаларына қолтаңба, өкілеттік туралы тұжырым және нотариалды куәландыруы бар егжей-тегжейлі certificate қажет болуы мүмкін. Құжатты дайындамас бұрын олардың қалаған форматын сұраңыз.

3. Certificate-ті анық жазыңыз

Компанияның дәл заңды атауын қолданыңыз және тиісті лауазымдар мен өкілеттік туралы мәлімдемелерді енгізіңіз. Тілін нақты ұстаңыз және қажетсіз күрделендірмеңіз.

4. Компания жазбаларымен сәйкестігін тексеріңіз

Certificate operating agreement, bylaws, шешімдер және соңғы түзетулер немесе тағайындаулармен сәйкес болуы керек. Сәйкессіздіктер кідірістерге немесе қосымша сұрақтарға әкелуі мүмкін.

5. Қажет болса, қол қойып және нотариалды куәландырыңыз

Certificate-ке тиісті компания өкілі қол қоюы керек. Егер recipient нотариалды куәландыруды талап етсе, оны жібермес бұрын рәсімдеңіз.

6. Көшірмесін корпоративтік жазбаларда сақтаңыз

Орындаған certificate-ті компанияның minute book-ына немесе ішкі жазбаларына сақтап қойыңыз, сонда басшылық құрылымы өзгермесе, кейін сол форматты қайта қолдана аласыз.

Бизнеске арналған үздік тәжірибелер

Certificate of Incumbency компания жазбалары реттелген және өзекті болғанда ең пайдалы болады. Төмендегі тәжірибелер соңғы сәттегі мәселелерді болдырмауға көмектеседі:

• Officer, manager және member жазбаларын өзекті ұстап отырыңыз
• Board және member мақұлдауларын мұқият тіркеңіз
• Құжаттарда лауазым атауларын бірізді қолданыңыз
• Ірі келісімшарттарға қол қояр алдында өкілеттік мәтінін тексеріңіз
• Басшылық өзгерген сайын certificate-ті қайта шығарыңыз
• Қол қойылған нұсқаларды компания жазбаларымен бірге сақтаңыз

Егер компанияңыз тез өскен болса, меншік құрылымы өзгерген болса немесе ішкі қайта құрылымдаудан өтсе, certificate дайындамас бұрын барлық басқарушылық құжаттарды қайта қарап шығу орынды. Ескірген өкілеттікті көрсететін құжат қажетсіз кедергілер туғызуы мүмкін.

Жиі жіберілетін қателер

Дұрыс дайындалмаған certificate of incumbency өзі қолдауы тиіс мәмілені кешіктіруі мүмкін. Мына жиі қателерге назар аударыңыз:

• Бұрынғы офицерлерді немесе менеджерлерді көрсету
• Заңды атаудың орнына лақап ат қолдану
• Басқарушы құжаттармен сәйкестірмеу
• Қажетті қолтаңбаларды қоспау
• Сұралған кезде нотариалды куәландыруды ұмыту
• Тек лауазымның өзі өкілеттікті дәлелдейді деп ойлау
• Басшылық өзгергеннен кейін де бір certificate-ті қолдана беру

Кішігірім сәйкессіздіктердің өзі маңызды болуы мүмкін, әсіресе банк немесе кредитор құжатты комплаенс мақсатында қарап жатса.

Әр бизнеске қажет пе?

Әр бизнеске certificate of incumbency сұралмайды, әрі көптеген компанияларға ол нақты бір мәміле талап еткенге дейін мүлде қажет болмауы мүмкін. Бірақ бұл бәрібір түсініп, дайын ұстайтын пайдалы құжат.

Жаңадан құрылған компаниялар үшін қажеттілік көбіне шот ашқанда, келісімшартқа отырғанда немесе қаржыландыру іздегенде пайда болады. Тәжірибесі мол компаниялар үшін certificate қайта құрылымдау, бірігу, сатып алу немесе халықаралық бизнес белсенділігі кезінде қажет болуы мүмкін.

Құжат әдетте бар ішкі жазбаларға негізделетіндіктен, оны шұғыл қажет болғанға дейін дайындап қойған дұрыс.

Zenind бизнесті қалай реттелген күйде ұстауға көмектеседі

Көптеген құрылтайшылар үшін мәселе certificate of incumbency деген не екенін түсінуде емес. Мәселе — оны сұраған кезде тез әзірлеуге жеткілікті түрде құрылтай және басқарушылық жазбаларды реттелген күйде сақтау.

Zenind АҚШ-тағы бизнеске басынан бастап мықты әкімшілік негіз құруға көмектеседі. Бұған сенімді құрылтай қолдауы, registered agent қызметтері және компанияларға банк, комплаенс және күнделікті операциялар үшін қажет жазбаларды сақтауға көмектесетін құралдар кіреді.

Компания құжаттарыңыз реттелген болса, certificate of incumbency, корпоративтік шешімдер және үшінші тарап жиі сұрайтын басқа да ішкі құжаттарды дайындау жеңілдейді.

Қорытынды ой

Certificate of Incumbency — қарапайым, бірақ құнды корпоративтік жазба. Ол компанияның қазіргі басшылық лауазымдарын кім атқаратынын және кімнің әрекет ете алатынын растайды, сондықтан банктер, кредиторлар, инвесторлар және бизнес серіктестер үшін пайдалы.

Негізгі шарт — дәлдік. Егер компания жазбаларыңыз өзекті болса, certificate-ті тез дайындап, сенімді қолдануға болады. Егер жазбаларыңыз ескірген болса, certificate кідіріс тудыруы немесе алдын алуға болатын сұрақтар көтеруі мүмкін.

Банк және комплаенс сұрауларына дайын болғысы келетін бизнес үшін құрылтай жазбаларын таза ұстап, өкілеттік құжаттамасын анық жүргізу маңызды.