Шағын бизнеске арналған өз бетімен бухгалтерия жүргізу: АҚШ негізін қалаушыларға арналған практикалық нұсқаулық

Бухгалтерия - шағын бизнес иесі ерте қалыптастыратын ең маңызды әдеттердің бірі. Ол көзге түсе бермейді және сатылым жүріп, операциялар қарқынды болған кезде сирек шұғыл болып көрінеді. Бірақ қаржысын жүйелі ұстайтын бизнес әдетте жақсы шешім қабылдайды, салық маусымындағы күйзелісті азайтады және сандардың артында не болып жатқанын жақсы түсінеді.

АҚШ-тағы негізін қалаушылар үшін өз бетімен бухгалтерия жүргізу өсудің алғашқы кезеңінде бақылауды сақтаудың практикалық жолы бола алады. Түсінікті жүйе, аздап тәртіп және дұрыс құжаттар арқылы сіз негізгі жұмыстарды өзіңіз жүргізіп, кейін оны компания ішінде жалғастыру не кәсіби маманға беру туралы шешім қабылдай аласыз.

Бұл нұсқаулық бухгалтерияның не екенін, оны қалай іске қосуды, қандай құжаттардың ең маңызды екенін және қашан көмекке жүгінген дұрыс екенін түсіндіреді.

Өз бетімен бухгалтерия жүргізу деген не

Өз бетімен бухгалтерия жүргізу дегеніміз - қаржылық операцияларды бірден аутсорсингке бермей, оларды өзіңіз тіркеп, реттеуге жауапты болу. Тәжірибеде бұл әдетте мыналарды қамтиды:

• Кірістер мен шығыстарды қадағалау
• Операцияларды дұрыс санатқа бөлу
• Банк және кредит картасы шоттарын салыстырып тексеру
• Түбіртектер мен растайтын құжаттарды сақтау
• Төленбеген шоттар мен өтелмеген міндеттемелерді бақылау
• Салық пен есептілік үшін таза құжаттама дайындау

Бухгалтерия есептен бөлек, бірақ екеуі бір-бірімен тығыз байланысты. Бухгалтерия - күнделікті есеп жүргізу. Есеп сол деректерді пайдаланып, нәтижені талдайды, қаржылық есептерді дайындайды және салық декларациясын немесе стратегиялық жоспарлауды қолдайды.

Егер бухгалтерия ретсіз болса, есеп жүргізу қиындай түседі және қымбатқа түседі. Егер бухгалтерия тұрақты болса, қалғанының бәрі жеңілдейді.

Неліктен бухгалтерия шағын бизнес үшін маңызды

Көптеген негізін қалаушылар бухгалтерияны негізінен салық үшін керек деп ойлайды. Салық маңызды, бірақ жақсы құжаттама жүргізудің жалғыз себебі емес.

1. Бизнес шынымен пайдалы ма, соны көрсетеді

Түсім жақсы көрінгенімен, ақша ағыны әлсіз болуы мүмкін. Бухгалтерия қанша ақша кіріп жатқанын, қанша ақша шығып жатқанын және бизнес ресурстарын қайда жұмсап жатқанын көрсетіп, толық көрініс береді.

2. Салық маусымын жеңілдетеді

Жақсы құжаттар шегерілетін шығыстарды анықтауға, декларацияны негіздеуге және мерзім жақындағанда жоғалған түбіртектерді іздеп әуре болмауға көмектеседі.

3. Жақсы шешім қабылдауға көмектеседі

Ай сайынғы тұрақты шығындарыңызды, орташа сатылымды және маржа үрдістерін білсеңіз, қызметкер жалдау, баға белгілеу, қор және маркетинг бойынша ақылды шешім қабылдай аласыз.

4. Несие, грант және инвесторлармен әңгімеге қолдау көрсетеді

Банктер, кредит берушілер және инвесторлар әдетте қаржылық ахуалдың түсінікті болғанын қалайды. Жүйеленген бухгалтерия есептерді дайындауды және сұрақтарға сенімді жауап беруді жеңілдетеді.

5. Болдырмауға болатын қателерден қорғайды

Қате санаттар, қайталанған төлемдер, ұмытылған жазылымдар және өткізіп алған төлемдер сандарды баяу бұрмалауы мүмкін. Тұрақты бухгалтерия мұндай мәселелерді ерте анықтауға көмектеседі.

Таза қаржылық негізден бастаңыз

Ең оңай бухгалтерия жүйесі - басынан дұрыс құрылған жүйе. Егер сіз жаңа бизнес бастап жатсаңыз, мына негізгі қадамдарды мүмкіндігінше ертерек енгізіңіз.

Бизнес пен жеке қаржыны бөліңіз

Бұл таза бухгалтерияның бірінші қағидасы. Мүмкін болса, бизнеске арналған банк шотын және бизнес кредит картасын ашыңыз. Оларды тек бизнес операциялары үшін пайдаланыңыз.

Жеке және бизнес шығындарын араластыру шатастырады, салық дайындауды қиындатады және құжаттардың анықтығын әлсіретеді.

Жоспарыңызға сай бизнес құрылымын таңдаңыз

Сіздің заңды тұлға түріңіз құжаттарды, салықтарды және сәйкестік міндеттемелерін қалай басқаруға әсер етуі мүмкін. Көптеген негізін қалаушылар жауапкершілігі шектеулі серіктестік немесе корпорациядан бастайды, өйткені ресми құрылым иемен бизнес арасындағы айқынырақ бөлініс құруға көмектеседі.

Егер сіз АҚШ-та бизнес құрып жатсаңыз, Zenind компанияңызды дұрыс рәсімдеуге көмектесе алады, сонда бухгалтерияңыз анағұрлым жүйелі негізде басталады.

Қарапайым шоттар жоспарын жасаңыз

Шоттар жоспары - операцияларды реттеу үшін қолданылатын санаттар тізімі. Ең кемінде, шағын бизнестің көпшілігіне мына санаттар қажет:

• Түсім
• Сатылған тауарлар құны
• Маркетинг
• Бағдарламалық жасақтама және жазылымдар
• Кеңсе шығындары
• Кәсіби қызметтер
• Сапар шығындары
• Асс мәзірі және тамақ
• Сақтандыру
• Жалдау немесе жұмыс орны шығындары
• Еңбек ақы немесе мердігер төлемдері
• Салықтар мен лицензиялар

Тізімді қолайлы деңгейде ұстаңыз. Тым көп санат бухгалтерияны қиындатады. Тым аз санат пайдалы бөлшектерді жасырады.

Қолма-қол және есептеу әдісі: әдісті ерте таңдаңыз

Бухгалтериядағы алғашқы шешімдердің бірі - қолма-қол немесе есептеу әдісін қолдану.

Қолма-қол әдісі

Қолма-қол әдісте сіз кірісті төлем алынған кезде, ал шығысты ол төленген кезде тіркейсіз.

Бұл әдіс қарапайым және операциялары өте күрделі емес шағын бизнеске жиі жақсы келеді.

Есептеу әдісі

Есептеу әдісінде сіз кірісті ол табылған кезде, ал шығысты ол туындаған кезде, ақша әлі ауыспаса да, тіркейсіз.

Бұл әсіресе шот-фактурамен жұмыс істейтін, тауар қоры бар, абонементі немесе тұрақты міндеттемелері бар бизнес үшін нақтырақ көрініс береді.

Қайсысын қолдану керек?

Егер сіздің бизнесіңіз шағын әрі қарапайым болса, бастау үшін қолма-қол әдіс жеткілікті болуы мүмкін. Егер сіз клиенттерге шот-фактура жіберсеңіз, тауар қорын басқарсаңыз немесе нәтижені дәлірек көргіңіз келсе, есептеу әдісі пайдалырақ болуы мүмкін.

Ең бастысы - тұрақты болу және құжаттарыңыз қай әдіске сүйенетінін білу.

Шынымен қолданатын бухгалтерия жүйесін таңдаңыз

Ең жақсы бухгалтерия жүйесі ең жетілдірілгені емес. Ең маңыздысы - оны тұрақты пайдалана алуыңыз.

1-нұсқа: Электрондық кесте арқылы бухгалтерия

Электрондық кестелер бастапқы кезеңде, транзакция көлемі төмен болғанда, жұмыс істей алады. Олар арзан және икемді, бірақ қолмен мұқият енгізуді талап етеді және формула қатесі немесе жіберіп алған жаңарту салдарынан оңай бұзылады.

2-нұсқа: Есеп жүргізу бағдарламасы

Бұлттық есеп жүргізу бағдарламасы транзакцияларды автоматты түрде импорттауға, санаттауға және салыстырып тексеруге көмектеседі. Көптеген шағын бизнес үшін бұл көбіне ұзақ мерзімде жақсырақ нұсқа, өйткені қол еңбегін азайтады және есептерді жасауды жеңілдетеді.

3-нұсқа: Бухгалтер немесе есепші

Егер сіз операцияларға көбірек көңіл бөлгіңіз келсе, кәсіби маман құжаттаманың едәуір бөлігін өзіне ала алады. Бизнес өсіп жатқанда немесе қаржылық құрылым күрделене түскенде бұл нұсқа тартымды бола түседі.

Дұрыс таңдау сіздің уақытыңызға, бюджетіңізге және сандармен жұмыс істеу жайлылығыңызға байланысты. Көптеген негізін қалаушылар бағдарламадан бастайды да, кейін кәсіби қолдау қосады.

Ай сайын не тіркеу керек

Кездейсоқ реттеуден гөрі тұрақты айлық тәртіп әлдеқайда маңызды. Ұзақ күткен сайын, сандардың артындағы оқиғаны қалпына келтіру қиындай түседі.

1. Барлық кірісті тіркеңіз

Әрбір сатылымды, төлемді, қайтарымды және депозитті жазып отырыңыз. Түсімнің төлем өңдеу жүйелері, банк шоты немесе шот-фактура жүйесі арқылы нақты түскен сомамен сәйкес келетінін тексеріңіз.

2. Шығыстарды дұрыс санаттаңыз

Әрбір шығыс тиісті санатқа түсуі керек. Бағдарламалық жасақтама жазылымдары, мердігер төлемдері, жарнама, жеткізу, кеңсе жабдықтары және кәсіби қызметтер шығын құрылымын түсіну үшін бірізді белгіленуі тиіс.

3. Банк және кредит картасы шоттарын салыстырып тексеріңіз

Салыстыру дегеніміз - бухгалтерияңызды нақты үзінділермен сәйкестендіру. Бұл жоғалған операцияларды, қайталанған жазбаларды немесе банк қателерін табуға көмектеседі.

4. Ашық шот-фактуралар мен төленбеген төлемдерді қадағалаңыз

Егер сіз клиенттерге шот-фактура жіберсеңіз, кімнің сізге қарыз екенін және сол шот-фактуралардың қанша уақыттан бері ашық тұрғанын біліңіз. Егер сіз жеткізушілерге қарыз болсаңыз, кешіктірілген айыппұлдардан немесе қызмет үзілістерінен аулақ болу үшін мерзімдерді қадағалаңыз.

5. Түбіртектер мен растайтын құжаттарды сақтаңыз

Түбіртектерді, шот-фактураларды, келісімшарттарды және банк үзінділерін жүйелі түрде сақтаңыз. Сандық сақтау әдетте қағаз папкаларға қарағанда жеңілірек, әрі салық дайындауды айтарлықтай жеңілдетеді.

6. Қолма-қол ақша жағдайын тексеріңіз

Кемінде айына бір рет қолдағы қаражатты, алдағы тұрақты шығындарды және қысқа мерзімді түзетулер қажет пе, соны қарап шығыңыз.

Жиі кездесетін бухгалтерия қателері

Өз бетімен бухгалтерия жүргізу тек процесс біркелкі болмағанда сәтсіздікке ұшырайды. Шағын бизнес иелері жиі жіберетін қателер мыналар.

Жеке және бизнес шығындарын араластыру

Бұл есептерді тез арада былықтырудың ең оңай жолдарының бірі. Егер операция бизнеске қатысты болса, ол бизнес шоттары арқылы өтуі тиіс.

Салық маусымына дейін бухгалтерияны реттеуді күтпеу

Жыл соңындағы түзету жұмыстары тұрақты күтімге қарағанда баяуырақ, күйзелісті және қымбатырақ.

Шығыстарды қате санаттау

Қате санаттар пайда туралы есепті бұрмалауы және бизнес қайда ақша жұмсап жатқанын түсінуді қиындатуы мүмкін.

Шоттарды салыстырып тексеруді ұмыту

Егер сіз жүйелі түрде салыстырмасаңыз, ұсақ қателер жиналып, олардың ізіне түсу әлдеқайда қиындайды.

Растайтын құжаттарды жоғалту

Құжатсыз шегерімнен гөрі, реттелген құжатпен расталған шегерім әлдеқайда пайдалы.

Еңбекақы, мердігерлер немесе сату салығы міндеттемелерін елемеу

Бухгалтерия тек кіріс пен шығыс туралы ғана емес. Кейбір бизнес түрлері еңбекақы төлемдерін, мердігерлік төлемдерді немесе сату салығы бойынша міндеттемелерді де мұқият қадағалауы керек.

Қарапайым айлық өз бетімен бухгалтерия тәртібі

Оңай сақталатын процесс қажет болса, әр ай сайын бірдей тәртіпті ұстаныңыз.

1. Банк және кредит картасы үзінділерін жүктеп алыңыз
2. Барлық операцияларды импорттаңыз немесе қолмен енгізіңіз
3. Кірістер мен шығыстарды санаттаңыз
4. Операцияларды түбіртектермен және шот-фактуралармен сәйкестендіріңіз
5. Әрбір шотты салыстырып тексеріңіз
6. Төленбеген шот-фактуралар мен төлемдерді қарап шығыңыз
7. Құжаттарды қауіпсіз қалтада сақтаңыз
8. Қолма-қол қалдық пен алдағы міндеттемелерді тексеріңіз
9. Есептерді немесе қысқаша қорытындыларды өз жазбаларыңыз үшін экспорттаңыз

Тұрақты тәртіп бухгалтерияны дағдарыс емес, әдетке айналдырады.

Қашан өз бетімен бухгалтерия жеткілікті және қашан жеткіліксіз

Өз бетімен бухгалтерия бизнес шағын, транзакциялар аз және иесі негізгі қаржылық ұйымдастырумен жұмыс істей алатын кезде жақсы нәтиже береді.

Ол көбіне мына жағдайларда жеткіліксіз болып қалады:

• Транзакция көлемі тез өссе
• Қызметкерлер немесе мердігерлерді жалдасаңыз
• Тауар қоры болса
• Бірнеше штатта немесе салық юрисдикцияларында жұмыс істесеңіз
• Ресми қаржылық есептер қажет болса
• Бухгалтерияға тым көп уақыт жұмсап, бизнесті басқаруға уақытыңыз азайса

Сол кезде аутсорсинг уақытты үнемдеп, қымбат қателер ықтималдығын азайта алады.

Zenind негізін қалаушыларға бухгалтериядан тыс қалай қолдау көрсетеді

Бизнес дұрыс құрылған кезде жақсы бухгалтерия жүргізу де жеңілдейді. Заңдық және сәйкестік негізін дұрыс қалыптастырған негізін қалаушылар әдетте кейін азырақ мәселеге тап болады.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-тағы бизнестерін сенімді жұмыс істеуге қажетті құрылыммен құруға көмектеседі. Компания құру, сәйкестік міндеттемелері және құжат жүргізу басынан бастап жүйеленсе, бухгалтерия да таза әрі түсінікті болады.

Бұл маңызды, өйткені қаржылық құжаттар жеке-жеке өмір сүрмейді. Олар сіздің заңды тұлға түріңізге, салық міндеттемелеріңізге, тіркеулеріңізге және үздіксіз бизнес сәйкестігіне байланысты. Берік негізден бастау кейінгі әр қадамды жеңілдетеді.

Қорытынды ой

Өз бетімен бухгалтерия жүргізу бірден кәсіби есепші болуды білдірмейді. Бұл сізге көрініс, бақылау және тыныштық беретін сенімді жүйе құру деген сөз.

Егер бизнес және жеке қаржыны бөлек ұстасаңыз, шоттарды жүйелі салыстырып тексерсеңіз, құжаттарды сақтасаңыз және ай сайын сандарыңызды қарап отырсаңыз, көптеген шағын бизнестен алда боласыз.

Ал егер сіздің компанияңыз әлі құрылу кезеңінде болса, Zenind бизнесіңіздің заңдық жағын реттеуге көмектесе алады, сонда бухгалтерияңыз берік негізде басталады.

Мақсат қарапайым: құжаттарды таза ұстау, бизнесті сәйкестік талаптарына сай жүргізу және назарыңызды өсімге аудару.