Мемлекеттік мердігерлерге арналған E-Verify: жұмыс берушілер нені білуі керек

Мемлекеттік мердігерлер көптеген басқа жұмыс берушілермен салыстырғанда басқа талаптарға сай келетін compliance ортасында жұмыс істейді. Стандартты жалдау және еңбек заңдарынан бөлек, кейбір федералдық мердігерлер мен қосалқы мердігерлер жаңа қабылданған қызметкерлердің АҚШ-та жұмыс істеуге уәкілетті екенін растау үшін E-Verify жүйесін пайдалануға міндетті.

Құрылтайшылар, өсіп келе жатқан компаниялар және compliance командалары үшін бұл талап жалдау үдерістеріне, onboarding жүйелеріне, келісімшарттарды басқаруға және құжаттарды сақтауға әсер етуі мүмкін. Оны дұрыс орындамау келісімшарттық тәуекелге, әкімшілік қиындықтарға және ықтимал құқықтық жауапкершілікке әкелуі мүмкін. Ал дұрыс орындау өсуді қолдайтын қайталанатын compliance үдерісін қалыптастыруға көмектеседі.

Бұл нұсқаулық E-Verify не екенін, мемлекеттік мердігерлердің оны қашан қолдануы керек екенін, ол кімдерге қолданылатынын және практикалық compliance жұмыс үдерісін қалай құруға болатынын түсіндіреді.

E-Verify деген не?

E-Verify — федералдық үкімет басқаратын онлайн жұмыспен қамту құқығын растау жүйесі. Жұмыс берушілер жаңа қызметкердің Form I-9 ақпараты мен Social Security Administration және Department of Homeland Security деректерін салыстырады.

Мақсаты — жұмыс берушілерге қызметкердің АҚШ-та заңды түрде жұмыс істеуге рұқсаты бар-жоғын растауға көмектесу. E-Verify Form I-9-дың орнына жүрмейді. Оның орнына бұл — қатысуға міндетті немесе ерікті түрде тіркелуді таңдаған жұмыс берушілер қолданатын қосымша растау қадамы.

Неліктен мемлекеттік мердігерлер бұған назар аударуы керек

Көптеген жеке сектор жұмыс берушілері үшін E-Verify ерікті, егер штат заңы немесе нақты келісімшарт талаптары оны міндеттемесе. Алайда мемлекеттік мердігерлер үшін ереже келісімшартқа және орындалатын жұмыс түріне байланысты міндетті болуы мүмкін.

Мердігер E-Verify қолдануға федералдық procurement ережелері, агенттікке тән талаптар немесе келісімшарт тармақтары мемлекеттік тапсырыспен жұмыс істеудің шарты ретінде міндеттегенде мұқтаж болуы мүмкін. Бұл compliance жүктемесі тек жалдаумен шектелмейді. Ол сонымен бірге тендер стратегиясына, келісімшартты тексеруге және кадрлық операцияларға әсер етеді.

Егер компанияңыз федералдық келісімшарттарға қатысуды көздесе, E-Verify марапатталғаннан кейін емес, ертерек қарастырылуы тиіс.

Федералдық мердігерлер үшін E-Verify қашан талап етіледі

Нақты талап келісімшарт мәтініне және қолданылатын федералдық ережелерге байланысты болуы мүмкін. Тәжірибеде мемлекеттік мердігерлер келесі жағдайларда E-Verify жүйесіне тіркелуге міндеттелуі мүмкін:

• Келісімшартта E-Verify тармағы бар болса.
• Мердігер қолданылатын ережеге сай келетін федералдық мердігер немесе қосалқы мердігер болса.
• Компания қамтылған федералдық келісімшарт бойынша жұмыс істейтін қызметкерлерді жалдап жатса.
• Келісімшарт барлық жаңа қызметкерлерді немесе қызметкерлердің белгілі бір санаттарын растауды талап етсе.

Кейбір келісімшарттарда тек федералдық келісімшартқа бекітілген қызметкерлерді растау талап етілуі мүмкін, ал басқаларында келісімшарт мерзімі ішінде барлық жаңа қабылданған қызметкерлерді растау қажет болуы мүмкін. Келісімшарт мәтіні маңызды болғандықтан, әрбір келісімді мұқият қарау қажет.

Кімді растау керек?

E-Verify арқылы тексерілуі тиіс қызметкерлер келісімшарт талаптары мен қолданылатын федералдық ережеге байланысты. Көп жағдайда мердігерлер мыналарды растауы керек:

• Қамтылған келісімшартқа бекітілген жаңа қызметкерлерді.
• Кейбір жағдайларда компаниядағы барлық жаңа қабылданған қызметкерлерді.
• Егер қосалқы мердігерлік келісім де қамтылса, кейбір қосалқы мердігер қызметкерлерін.

Қолданыстағы қызметкерлер әрдайым тексеріле бермейді, егер келісімшарт мұны нақты талап етпесе. Сондықтан onboarding үдерісін құрудан бұрын талаптың аясын анықтау маңызды.

Form I-9 және E-Verify арасындағы байланыс

АҚШ-тағы әрбір жұмыс беруші жаңа қызметкерлер үшін Form I-9 толтыруы тиіс. Бұл нысан жеке басын және жұмыс істеуге рұқсат беретін құжаттарды растайды.

E-Verify I-9 аяқталғаннан кейін қолданылады. Жұмыс беруші I-9-дан алынған ақпаратты E-Verify жүйесіне енгізіп, растау немесе tentative nonconfirmation нәтижесін алады.

Талапқа сай үдеріс әдетте мынадай болады:

1. Жаңа қызметкер үшін Form I-9 толтыру.
2. Қажет болса, E-Verify жүйесіне тіркелу.
3. Қызметкердің ақпаратын талап етілген мерзім ішінде E-Verify-ге жіберу.
4. Іс нәтижесін қадағалау және қажет болса келесі қадамдарды орындау.
5. Құжаттарды компания саясаты мен заң талаптарына сай сақтау.

I-9-ды өткізіп жіберу немесе E-Verify-ді дұрыс қолданбау compliance мәселелерін туындатуы мүмкін.

Мемлекеттік мердігерлер E-Verify-ді қалай қолданады

E-Verify қолдануға міндетті мердігер нақты ішкі жұмыс үдерісін құруы керек. Әдетте процесс келесі қадамдардан тұрады.

1. Келісімшартты тексеру

Onboarding басталмас бұрын компания E-Verify қажет пе және кімді растау керек екенін анықтау үшін келісімшарт пен оған қатысты тармақтарды тексеруі тиіс. Егер компания қосалқы мердігер болса, дәл осындай тексеру қосалқы мердігерлік деңгейде де жасалуы керек.

2. E-Verify жүйесіне тіркелу

Егер компания әлі тіркелмеген болса, қызметкерлерді растауға дейін тіркеу үдерісін аяқтауы керек. Тіркелу әдетте жұмыс беруші туралы ақпаратты, қол қою құқығы бар тұлғаны және бағдарламаның ережелерімен келісуді талап етеді.

3. HR және жалдау қызметкерлерін оқыту

Onboarding-ті жүргізетін адамдар мыналарды түсінуі керек:

• Компания E-Verify-ді қашан қолдануы керек.
• Қай қызметкерлер қамтылатынын.
• Алдымен I-9-ды қалай толтыру керектігін.
• Істі уақытында қалай жіберу керектігін.
• Tentative nonconfirmation жағдайында не істеу керектігін.

Оқыту қателерді азайтады және үдерістің әрбір кеңседе бірдей болуын қамтамасыз етеді.

4. E-Verify-ді onboarding үдерісіне енгізу

Растау қадамы стандартты onboarding чек-парағына енгізілуі керек. Сонда компания есте сақтауға немесе жекелеген еске салуларға сеніп қалмайды.

Жақсы onboarding үдерісі мыналарды анық көрсетеді:

• I-9 толтыру мерзімі.
• E-Verify істерін жіберу мерзімі.
• Әр қадам үшін ішкі жауапты тұлға.
• Негізгі HR байланысы қолжетімсіз болған жағдайда балама рәсімдер.

5. Нәтижелерді қадағалау және тез әрекет ету

E-Verify tentative nonconfirmation қайтарса, жұмыс беруші талап етілетін рәсімді орындауы және тек бастапқы нәтижеге сүйеніп жағымсыз әрекет жасамауы керек. Кідірістер, мерзімді өткізіп алу немесе нашар коммуникация қажетсіз тәуекел тудыруы мүмкін.

Мердігерлер жиі жіберетін қателер

Мемлекеттік мердігерлер көбіне бірдей, алдын алуға болатын мәселелерге тап болады. Ең жиілері мыналар:

• E-Verify бүкіл компанияға қолданылады деп, іс жүзінде тек қызметкерлердің бір бөлігі ғана қамтылғанын елемеу.
• Келісімшарт мәтінін мұқият оқымау.
• I-9 үдерісі аяқталмай тұрып E-Verify-ді орындау.
• Жаңа қызметкер жұмысқа кіріскеннен кейін жіберу мерзімін өткізіп алу.
• Менеджерлерді немесе HR қызметкерлерін қажетті жұмыс үдерісіне оқытпау.
• Жоспарлауға қосалқы мердігерлерді қоспау.
• Растауға кім жауапты екені туралы жазбаша құжат жүргізбеу.

Осы қателердің әрқайсысы анықталған үдеріс пен тұрақты ішкі шолумен алдын алынуы мүмкін.

Практикалық compliance жүйесін қалай құруға болады

Іске жарайтын compliance жүйесі күрделі болмауы мүмкін. Бірақ ол құжатталған, қайталанатын және дұрыс адамдарға бекітілген болуы тиіс.

Жүйеңізді мына құрамдастарға сүйене отырып құрыңыз:

• Жаңа федералдық келісімшарттарды тексеруге арналған checklist.
• I-9 және E-Verify қадамдарын қамтитын жалдау checklist.
• HR, legal және operations үшін жазбаша рөлдер.
• Мерзімдерді бақылауға арналған күнтізбе немесе workflow жүйесі.
• Істердің дұрыс өңделіп жатқанын тексеретін ішкі аудиттер.
• I-9 және E-Verify құжаттарына арналған сақтау саясаты.

Өсіп келе жатқан бизнес үшін мұндай бақылаулар жалдауды баяулатпай-ақ тәуекелді азайтады.

Zenind өсіп келе жатқан бизнеске қалай қолдау көрсетеді

Күрделірек compliance міндеттемелеріне дайындалып жатқан компаниялар үшін мықты құқықтық және операциялық негіз маңызды. Zenind кәсіпкерлер мен шағын бизнестерге компанияларын құруға және сақтауға көмектеседі, бұл келісімшарттарды, compliance жұмыс үдерістерін және болашақ өсуді басқаруға жақсырақ негіз береді.

Егер бизнесіңіз мемлекеттік келісімшарттарға кірісіп жатса, жұмыс басталмай тұрып заңды тұлға құрылымы, тіркеулер және ішкі үдерістер дайын екеніне көз жеткізіңіз. Тұрақты compliance негізі E-Verify сияқты міндеттемелер пайда болғанда оларды басқаруды жеңілдетеді.

Мемлекеттік мердігерлерге арналған E-Verify туралы жиі қойылатын сұрақтар

E-Verify Form I-9-мен бірдей ме?

Жоқ. Form I-9 — АҚШ-тағы барлық дерлік жұмыс берушілер үшін міндетті нысан, ал E-Verify — заң, келісімшарт немесе жұмыс берушінің таңдауы бойынша қолданылатын қосымша онлайн растау жүйесі.

Барлық мемлекеттік мердігерлер E-Verify қолдануы керек пе?

Әрдайым емес. Талап келісімшартқа, жұмыс түріне және қолданылатын федералдық ережелерге байланысты.

Қосалқы мердігерлерге E-Verify қолдану міндеттелуі мүмкін бе?

Иә. Кейбір жағдайларда қосалқы мердігерлер де қамтылады, әсіресе қосалқы келісімде қажетті тармақ болса немесе федералдық талап соларға таралса.

Ағымдағы қызметкерлерді растау керек пе?

Міндетті емес. E-Verify міндеттемелерінің көбісі жаңа қабылданған қызметкерлерге қатысты, бірақ нақты ауқым келісімшарт талаптарына байланысты.

Іс tentative nonconfirmation нәтижесін берсе не болады?

Жұмыс беруші талап етілетін E-Verify рәсімін орындауы және қызметкерге мәселені шешуге мүмкіндік беруі керек. Қызметкерді тек бастапқы нәтиже негізінде әділетсіз қарастыруға болмайды.

Қорытынды

E-Verify — мемлекеттік мердігерлер үшін жай HR чекбоксы ғана емес. Ол келісімшартқа қатысу құқығына, onboarding үдерісіне және кадрлық басқаруға әсер ететін кеңірек compliance жүйесінің бір бөлігі.

Ең дұрыс тәсіл — келісімшарт талаптарын ертерек тексеру, бірізді растау үдерісін құру және жалдауға жауапты команданы оқыту. Осындай тәсіл мердігерлерге compliance талаптарын сақтай отырып, операциялық тиімділікті ұстап тұруға көмектеседі.

Өсіп келе жатқан бизнестер үшін дұрыс заңды тұлға құрылымы мен compliance әдеттері кеңеюді әлдеқайда жеңілдетеді.