E-Verify kormányzati szerződő partnereknek: amit a munkáltatóknak tudniuk kell

A kormányzati szerződő partnerekre eltérő megfelelőségi környezet vonatkozik, mint sok más munkáltatóra. Az általános felvételi és foglalkoztatási szabályok mellett bizonyos szövetségi vállalkozóknak és alvállalkozóknak az E-Verify rendszert is használniuk kell annak igazolására, hogy az újonnan felvett munkavállalók jogosultak az Egyesült Államokban dolgozni.

Alapítók, növekvő vállalkozások és megfelelőségi csapatok számára ez a követelmény hatással lehet a felvételi folyamatokra, a beléptetési rendszerekre, a szerződéskezelésre és az iratmegőrzésre. Ha ezt rosszul kezelik, az szerződéses kockázatot, adminisztratív terheket és esetleges jogi kitettséget okozhat. Ha jól kezelik, az egy ismételhető megfelelőségi folyamatot eredményez, amely támogatja a növekedést.

Ez az útmutató elmagyarázza, mi az E-Verify, mikor kell a kormányzati szerződő partnereknek használniuk, kire vonatkozik, és hogyan lehet egy gyakorlati megfelelőségi munkafolyamatot kialakítani.

Mi az E-Verify?

Az E-Verify egy online foglalkoztatási jogosultság-ellenőrző rendszer, amelyet a szövetségi kormány üzemeltet. A munkáltatók egy új munkavállaló Form I-9 űrlapján szereplő adatokat vetik össze a Társadalombiztosítási Hivatal és a Belbiztonsági Minisztérium nyilvántartásaival.

A cél annak segítése, hogy a munkáltatók megerősítsék: a munkavállaló jogszerűen dolgozhat az Egyesült Államokban. Az E-Verify nem helyettesíti a Form I-9 űrlapot. Ehelyett egy további ellenőrzési lépés, amelyet azok a munkáltatók használnak, akik kötelesek részt venni benne, vagy akik önként regisztrálnak.

Miért kell a kormányzati szerződő partnereknek figyelniük erre?

A legtöbb magánmunkáltató számára az E-Verify opcionális, hacsak állami jog vagy konkrét szerződési feltételek nem írják elő. Kormányzati szerződő partnerek esetében azonban a szabályok kötelezőek lehetnek a szerződéstől és az elvégzett munka típusától függően.

Egy vállalkozónak akkor kellhet használni az E-Verify rendszert, ha szövetségi beszerzési szabályok, ügynökségi előírások vagy szerződési kikötések a kormánnyal való üzletkötés feltételeként írják elő a részvételt. Ez azt jelenti, hogy a megfelelési teher nemcsak a felvételről szól. Hatással lehet az ajánlattételi stratégiára, a szerződés-átvizsgálásra és a humánerőforrás-működésre is.

Ha cége szövetségi szerződéseket céloz, az E-Verify kérdését már korán át kell tekinteni, nem a szerződés elnyerése után.

Mikor kötelező az E-Verify a szövetségi szerződő partnereknél?

A pontos kötelezettség a szerződés szövegétől és az irányadó szövetségi szabályoktól függhet. A gyakorlatban a kormányzati szerződő partnereknek akkor lehet szükségük az E-Verify használatára, ha:

• a szerződés tartalmaz E-Verify záradékot;
• a vállalkozó olyan szövetségi vállalkozó vagy alvállalkozó, akire az alkalmazandó szabály kiterjed;
• a cég olyan munkavállalókat vesz fel, akik a lefedett szövetségi szerződés alapján dolgoznak;
• a szerződés az összes új munkavállaló vagy a munkavállalók meghatározott kategóriáinak ellenőrzését írja elő.

Egyes szerződések csak a szövetségi szerződéshez rendelt munkavállalók ellenőrzését követelhetik meg, míg mások a vállalat minden új felvételét érinthetik a szerződés időtartama alatt. Mivel a szerződés nyelvezete számít, minden odaítélést gondosan át kell tekinteni.

Kire vonatkozik az ellenőrzés?

Azok a munkavállalók, akiket az E-Verify rendszeren keresztül ellenőrizni kell, a szerződési feltételektől és az alkalmazandó szövetségi szabálytól függenek. Sok esetben a vállalkozóknak a következőket kell ellenőrizniük:

• az újonnan felvett, lefedett szerződéshez rendelt munkavállalókat;
• bizonyos esetekben a vállalat összes új munkavállalóját;
• bizonyos alvállalkozói munkavállalókat, ha az alvállalkozás is lefedett.

A meglévő munkavállalók nem mindig esnek ellenőrzés alá, kivéve ha a szerződés kifejezetten előírja. Ezért fontos a követelmény hatókörének azonosítása, mielőtt a beléptetési folyamatot kialakítaná.

A Form I-9 és az E-Verify kapcsolata

Minden amerikai munkáltatónak ki kell töltenie a Form I-9 űrlapot az új munkavállalók esetében. Ez az űrlap az azonosságot és a foglalkoztatási jogosultságot igazoló dokumentumokat ellenőrzi.

Az E-Verify az I-9 kitöltése után következik. A munkáltató beviszi az I-9 adatait az E-Verify rendszerbe, majd visszaigazolást vagy ideiglenes nem-megerősítést kap.

Egy megfelelő folyamat általában így néz ki:

1. Kitöltik a Form I-9 űrlapot az új munkavállaló esetében.
2. Regisztrálnak az E-Verify rendszerbe, ha ez kötelező.
3. Az előírt határidőn belül benyújtják a munkavállaló adatait az E-Verify rendszerbe.
4. Nyomon követik az ügy eredményét, és megteszik a szükséges további lépéseket.
5. Az iratokat a vállalati szabályzatnak és a jogi követelményeknek megfelelően megőrzik.

Az I-9 kihagyása vagy az E-Verify helytelen használata megfelelőségi problémákat okozhat.

Hogyan használják a kormányzati szerződő partnerek az E-Verify rendszert?

Azoknak a vállalkozóknak, akiknek kötelező az E-Verify használata, világos belső munkafolyamatot kell kialakítaniuk. A folyamat általában az alábbi lépésekből áll.

1. A szerződés átvizsgálása

Mielőtt megkezdődne a beléptetés, a vállalatnak át kell néznie a szerződést és a kapcsolódó záradékokat annak megerősítésére, hogy az E-Verify kötelező-e, és hogy kire vonatkozik az ellenőrzés. Ha a vállalat alvállalkozó, ugyanezt az áttekintést az alvállalkozói szinten is el kell végezni.

2. Regisztráció az E-Verify rendszerbe

Ha a cég még nincs regisztrálva, az ellenőrzés előtt el kell végeznie a regisztrációs folyamatot. A regisztráció általában a munkáltatói adatok, a jogosult aláíró személy és a program szabályainak elfogadása alapján történik.

3. HR és felvételi munkatársak képzése

Azoknak, akik a beléptetést kezelik, érteniük kell a következőket:

• mikor kötelező a cégnek az E-Verify használata;
• mely munkavállalók tartoznak a hatálya alá;
• hogyan kell először kitölteni az I-9 űrlapot;
• hogyan kell időben benyújtani az ügyet;
• mit kell tenni ideiglenes nem-megerősítés esetén.

A képzés csökkenti a hibákat, és segít egységesen tartani a folyamatot a különböző telephelyeken és üzleti egységekben.

4. Az E-Verify beépítése a beléptetési folyamatba

Az ellenőrzési lépést be kell építeni a standard beléptetési ellenőrzőlistába. Így a cég nem emlékezetből vagy alkalmi emlékeztetőkre támaszkodik.

Egy jó beléptetési folyamat meghatározza:

• az I-9 kitöltésének határidejét;
• az E-Verify ügyek benyújtásának határidejét;
• az egyes lépések felelősét;
• a tartalék eljárásokat arra az esetre, ha az elsődleges HR kapcsolattartó nem elérhető.

5. Az eredmények nyomon követése és a gyors utánkövetés

Ha az E-Verify ideiglenes nem-megerősítést ad vissza, a munkáltatónak követnie kell az előírt eljárást, és nem hozhat hátrányos intézkedést pusztán a kezdeti eredmény alapján. A késedelmek, az elmulasztott határidők vagy a gyenge kommunikáció szükségtelen kockázatot teremthetnek.

Gyakori hibák, amelyeket a vállalkozók elkövetnek

A kormányzati szerződő partnerek gyakran ugyanazokba a megelőzhető hibákba futnak bele. A leggyakoribbak:

• azt feltételezik, hogy az E-Verify a teljes vállalatra vonatkozik, amikor valójában csak a munkavállalók egy része érintett;
• nem olvassák el elég figyelmesen a szerződés szövegét;
• az E-Verify folyamatot az I-9 kitöltése előtt végzik el;
• elmulasztják a benyújtási határidőt az új munkavállaló munkakezdése után;
• nem képzik a vezetőket vagy a HR-munkatársakat az előírt munkafolyamatról;
• megfeledkeznek az alvállalkozók bevonásáról a megfelelőségi tervezésbe;
• nem vezetnek írásos nyilvántartást arról, hogy ki felel az ellenőrzésért.

Ezek mind megelőzhetők egy meghatározott folyamattal és rendszeres belső felülvizsgálattal.

Hogyan építhet ki egy gyakorlati megfelelőségi rendszert?

Egy működő megfelelőségi rendszernek nem kell bonyolultnak lennie. Viszont dokumentáltnak, ismételhetőnek és a megfelelő emberek által felügyeltnek kell lennie.

Érdemes a rendszert az alábbi elemekre építeni:

• szerződés-átvizsgálási ellenőrzőlista az új szövetségi megbízásokhoz;
• felvételi ellenőrzőlista, amely tartalmazza az I-9 és az E-Verify lépéseit;
• írásban rögzített szerepkörök a HR, a jogi és az operációs csapat számára;
• naptár vagy munkafolyamat-rendszer a határidők kezelésére;
• belső auditok annak ellenőrzésére, hogy az ügyeket helyesen kezelik-e;
• iratmegőrzési szabályzat az I-9 és E-Verify dokumentumokhoz.

Egy növekvő vállalkozás számára ezek az ellenőrzések csökkentik a kockázatot anélkül, hogy lelassítanák a felvételt.

Hogyan támogatja a Zenind a növekvő vállalkozásokat?

Azoknak a cégeknek, amelyek összetettebb megfelelőségi kötelezettségek felé haladnak, fontos egy erős jogi és működési alap. Zenind segíti a vállalkozókat és a kisvállalkozásokat a cégalapításban és a vállalat fenntartásában, így jobb kiindulópontot biztosít a szerződések, a megfelelőségi munkafolyamatok és a jövőbeli növekedés kezeléséhez.

Ha vállalkozása kormányzati szerződések megszerzésére törekszik, győződjön meg arról, hogy a társasági struktúra, a regisztrációk és a belső folyamatok készen állnak, mielőtt a munka megkezdődik. Egy stabil megfelelőségi alap megkönnyíti az olyan kötelezettségek kezelését, mint az E-Verify, amikor azok felmerülnek.

Gyakran ismételt kérdések az E-Verify-ról kormányzati szerződő partnerek számára

Ugyanaz az E-Verify, mint a Form I-9?

Nem. A Form I-9 szinte minden amerikai munkáltató számára kötelező, míg az E-Verify egy további online ellenőrzési rendszer, amelyet jogszabály, szerződés vagy a munkáltató döntése alapján használnak.

Minden kormányzati szerződő partnernek használnia kell az E-Verify rendszert?

Nem mindig. A követelmény a szerződéstől, a munka típusától és az alkalmazandó szövetségi szabályoktól függ.

Az alvállalkozókat is kötelezhetik az E-Verify használatára?

Igen. Bizonyos esetekben az alvállalkozókra is kiterjedhet a kötelezettség, különösen ha az alvállalkozási szerződés tartalmazza a szükséges nyelvezetet vagy továbbadja a szövetségi követelményt.

Ellenőriznem kell a meglévő munkavállalókat?

Nem feltétlenül. Az E-Verify kötelezettségek gyakran az új felvételekre vonatkoznak, de a pontos hatókör a szerződés feltételeitől függ.

Mi történik, ha egy ügy ideiglenes nem-megerősítést kap?

A munkáltatónak követnie kell az előírt E-Verify folyamatot, és lehetőséget kell adnia a munkavállalónak a probléma rendezésére. A munkavállalót nem szabad igazságtalanul kezelni pusztán a kezdeti eredmény alapján.

Végső tanulság

Az E-Verify a kormányzati szerződő partnerek számára több, mint egy HR-es kipipálandó feladat. Része egy tágabb megfelelőségi keretrendszernek, amely hatással lehet a szerződésre való jogosultságra, a beléptetésre és a munkaerő-kezelésre.

A legjobb megközelítés az, ha a szerződéses követelményeket időben átnézik, egységes ellenőrzési folyamatot építenek ki, és kiképzik a felvételért felelős csapatot. Ez a kombináció segít a vállalkozóknak megfelelni az előírásoknak, miközben a működés hatékony marad.

A növekedés útjára lépő vállalkozások számára a megfelelő társasági struktúra és a következetes megfelelőségi szokások jelentősen megkönnyíthetik a terjeszkedést.