E-Verify για κυβερνητικούς εργολάβους: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι εργοδότες

Οι κυβερνητικοί εργολάβοι αντιμετωπίζουν ένα διαφορετικό τοπίο συμμόρφωσης από πολλούς άλλους εργοδότες. Εκτός από τους συνήθεις νόμους πρόσληψης και απασχόλησης, ορισμένοι ομοσπονδιακοί εργολάβοι και υπεργολάβοι πρέπει να χρησιμοποιούν το E-Verify για να επιβεβαιώνουν ότι οι νεοπροσληφθέντες εργαζόμενοι είναι εξουσιοδοτημένοι να εργάζονται στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Για ιδρυτές, αναπτυσσόμενες εταιρείες και ομάδες συμμόρφωσης, αυτή η απαίτηση μπορεί να επηρεάσει τις ροές προσλήψεων, τα συστήματα onboarding, τη διαχείριση συμβάσεων και την τήρηση αρχείων. Αν γίνει λάθος, μπορεί να προκύψει κίνδυνος για τη σύμβαση, διοικητική επιβάρυνση και πιθανή νομική έκθεση. Αν γίνει σωστά, βοηθά στη δημιουργία μιας επαναλήψιμης διαδικασίας συμμόρφωσης που στηρίζει την ανάπτυξη.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι το E-Verify, πότε οι κυβερνητικοί εργολάβοι πρέπει να το χρησιμοποιούν, σε ποιους εφαρμόζεται και πώς να δημιουργήσετε μια πρακτική ροή συμμόρφωσης.

Τι είναι το E-Verify;

Το E-Verify είναι ένα διαδικτυακό σύστημα επαλήθευσης επιλεξιμότητας εργασίας που λειτουργεί από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση. Οι εργοδότες συγκρίνουν πληροφορίες από τη Φόρμα I-9 ενός νεοπροσληφθέντος με αρχεία που τηρούν η Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης και το Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας.

Σκοπός είναι να βοηθήσει τους εργοδότες να επιβεβαιώνουν ότι ένας εργαζόμενος έχει νόμιμη άδεια εργασίας στις Ηνωμένες Πολιτείες. Το E-Verify δεν υποκαθιστά τη Φόρμα I-9. Αντίθετα, αποτελεί ένα επιπλέον βήμα επαλήθευσης που χρησιμοποιούν εργοδότες οι οποίοι υποχρεούνται να συμμετέχουν ή επιλέγουν να εγγραφούν εθελοντικά.

Γιατί πρέπει οι κυβερνητικοί εργολάβοι να δώσουν προσοχή

Για τους περισσότερους ιδιωτικούς εργοδότες, το E-Verify είναι προαιρετικό, εκτός αν η πολιτειακή νομοθεσία ή συγκεκριμένοι όροι σύμβασης το απαιτούν. Για κυβερνητικούς εργολάβους, όμως, οι κανόνες μπορεί να είναι υποχρεωτικοί, ανάλογα με τη σύμβαση και το είδος της εργασίας που εκτελείται.

Ένας εργολάβος μπορεί να χρειάζεται να χρησιμοποιεί το E-Verify όταν οι ομοσπονδιακοί κανόνες προμηθειών, οι απαιτήσεις συγκεκριμένης υπηρεσίας ή οι ρήτρες της σύμβασης καθιστούν τη συμμετοχή προϋπόθεση για συνεργασία με την κυβέρνηση. Αυτό σημαίνει ότι το βάρος συμμόρφωσης δεν αφορά μόνο τις προσλήψεις. Μπορεί επίσης να επηρεάσει τη στρατηγική υποβολής προσφορών, τον έλεγχο συμβάσεων και τις λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού.

Αν η εταιρεία σας επιδιώκει ομοσπονδιακές συμβάσεις, το E-Verify πρέπει να εξετάζεται νωρίς και όχι μετά την ανάθεση.

Πότε απαιτείται το E-Verify για ομοσπονδιακούς εργολάβους

Η ακριβής απαίτηση μπορεί να εξαρτάται από το κείμενο της σύμβασης και τους ισχύοντες ομοσπονδιακούς κανόνες. Στην πράξη, οι κυβερνητικοί εργολάβοι μπορεί να χρειάζεται να εγγραφούν στο E-Verify αν:

• Η σύμβαση περιλαμβάνει ρήτρα E-Verify.
• Ο εργολάβος είναι ομοσπονδιακός εργολάβος ή υπεργολάβος που καλύπτεται από τον ισχύοντα κανόνα.
• Η εταιρεία προσλαμβάνει εργαζομένους που θα εκτελέσουν εργασία στο πλαίσιο καλυπτόμενης ομοσπονδιακής σύμβασης.
• Η σύμβαση απαιτεί επαλήθευση όλων των νεοπροσληφθέντων ή συγκεκριμένων κατηγοριών εργαζομένων.

Ορισμένες συμβάσεις μπορεί να απαιτούν επαλήθευση μόνο για εργαζομένους που τοποθετούνται στη συγκεκριμένη ομοσπονδιακή σύμβαση, ενώ άλλες μπορεί να απαιτούν επαλήθευση για όλους τους νεοπροσληφθέντες κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης. Επειδή το κείμενο της σύμβασης έχει σημασία, κάθε ανάθεση πρέπει να εξετάζεται προσεκτικά.

Ποιοι πρέπει να επαληθευτούν;

Οι εργαζόμενοι που πρέπει να ελεγχθούν μέσω του E-Verify εξαρτώνται από τους όρους της σύμβασης και τον ισχύοντα ομοσπονδιακό κανόνα. Σε πολλές περιπτώσεις, οι εργολάβοι πρέπει να επαληθεύουν:

• Νεοπροσληφθέντες που έχουν τοποθετηθεί στην καλυπτόμενη σύμβαση.
• Σε ορισμένες περιπτώσεις, όλους τους νεοπροσληφθέντες της εταιρείας.
• Ορισμένους εργαζομένους υπεργολάβων, αν και το υποσυμβόλαιο καλύπτεται επίσης.

Οι ήδη υπάρχοντες εργαζόμενοι δεν υπόκεινται πάντα σε επαλήθευση, εκτός αν το απαιτεί ρητά η σύμβαση. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να προσδιορίσετε το εύρος της απαίτησης πριν διαμορφώσετε τη διαδικασία onboarding.

Η σχέση μεταξύ Φόρμας I-9 και E-Verify

Κάθε εργοδότης στις ΗΠΑ πρέπει να συμπληρώνει τη Φόρμα I-9 για τους νεοπροσληφθέντες. Αυτή η φόρμα επιβεβαιώνει την ταυτότητα και τα έγγραφα εξουσιοδότησης εργασίας.

Το E-Verify έρχεται μετά την ολοκλήρωση της I-9. Ο εργοδότης καταχωρεί τα στοιχεία της I-9 στο σύστημα E-Verify και λαμβάνει επιβεβαίωση ή ένα προσωρινό μη επιβεβαιωτικό αποτέλεσμα.

Μια συμβατή διαδικασία συνήθως μοιάζει ως εξής:

1. Συμπληρώστε τη Φόρμα I-9 για τον νεοπροσληφθέντα.
2. Εγγραφείτε στο E-Verify αν απαιτείται.
3. Υποβάλετε τα στοιχεία του εργαζομένου στο E-Verify εντός του απαιτούμενου χρονικού πλαισίου.
4. Παρακολουθήστε το αποτέλεσμα της υπόθεσης και ακολουθήστε τα απαιτούμενα επόμενα βήματα.
5. Διατηρήστε τα αρχεία σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας και τις νομικές απαιτήσεις.

Η παράλειψη της I-9 ή η εσφαλμένη χρήση του E-Verify μπορεί να δημιουργήσει ζητήματα συμμόρφωσης.

Πώς χρησιμοποιούν το E-Verify οι κυβερνητικοί εργολάβοι

Ένας εργολάβος που υποχρεούται να χρησιμοποιεί το E-Verify πρέπει να δημιουργήσει μια σαφή εσωτερική ροή εργασίας. Η διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει τα παρακάτω βήματα.

1. Εξετάστε τη σύμβαση

Πριν ξεκινήσει το onboarding, η εταιρεία πρέπει να εξετάσει τη σύμβαση και τυχόν σχετικές ρήτρες για να επιβεβαιώσει αν το E-Verify απαιτείται και ποιοι πρέπει να επαληθεύονται. Αν η εταιρεία είναι υπεργολάβος, ο ίδιος έλεγχος πρέπει να γίνει και στο επίπεδο του υποσυμβολαίου.

2. Εγγραφείτε στο E-Verify

Αν η εταιρεία δεν είναι ήδη εγγεγραμμένη, πρέπει να ολοκληρώσει τη διαδικασία εγγραφής πριν επαληθεύσει εργαζομένους. Η εγγραφή συνήθως απαιτεί στοιχεία εργοδότη, εξουσία υπογραφής και αποδοχή των κανόνων του προγράμματος.

3. Εκπαιδεύστε το HR και το προσωπικό προσλήψεων

Οι άνθρωποι που χειρίζονται το onboarding πρέπει να κατανοούν:

• Πότε η εταιρεία πρέπει να χρησιμοποιεί το E-Verify.
• Ποιοι εργαζόμενοι καλύπτονται.
• Πώς να ολοκληρώνεται πρώτα η I-9.
• Πώς να υποβάλλεται μια υπόθεση έγκαιρα.
• Τι να γίνεται αν υπάρξει προσωρινό μη επιβεβαιωτικό αποτέλεσμα.

Η εκπαίδευση μειώνει τα λάθη και βοηθά στη διατήρηση μιας συνεπούς διαδικασίας σε όλες τις τοποθεσίες και τις επιχειρηματικές μονάδες.

4. Ενσωματώστε το E-Verify στο onboarding

Το βήμα της επαλήθευσης πρέπει να ενσωματωθεί στη συνήθη λίστα ελέγχου του onboarding. Έτσι η εταιρεία δεν βασίζεται στη μνήμη ή σε περιστασιακές υπενθυμίσεις.

Μια καλή ροή onboarding προσδιορίζει:

• Την προθεσμία πρόσληψης για τη συμπλήρωση της I-9.
• Την προθεσμία για την υποβολή υποθέσεων E-Verify.
• Τον εσωτερικό υπεύθυνο για κάθε βήμα.
• Εφεδρικές διαδικασίες αν ο βασικός υπεύθυνος HR δεν είναι διαθέσιμος.

5. Παρακολουθήστε τα αποτελέσματα και ενεργήστε άμεσα

Αν το E-Verify επιστρέψει προσωρινό μη επιβεβαιωτικό αποτέλεσμα, ο εργοδότης πρέπει να ακολουθήσει την απαιτούμενη διαδικασία και να αποφύγει οποιαδήποτε δυσμενή ενέργεια μόνο βάσει του αρχικού αποτελέσματος. Καθυστερήσεις, χαμένες προθεσμίες ή κακή επικοινωνία μπορούν να δημιουργήσουν περιττό κίνδυνο.

Συνηθισμένα λάθη των εργολάβων

Οι κυβερνητικοί εργολάβοι συχνά αντιμετωπίζουν τα ίδια αποφεύξιμα προβλήματα. Τα πιο συνηθισμένα περιλαμβάνουν:

• Την παραδοχή ότι το E-Verify ισχύει για ολόκληρη την εταιρεία, ενώ καλύπτει μόνο ένα υποσύνολο εργαζομένων.
• Την παράλειψη προσεκτικής ανάγνωσης του κειμένου της σύμβασης.
• Την ολοκλήρωση του E-Verify πριν ολοκληρωθεί η διαδικασία I-9.
• Τη μη τήρηση της προθεσμίας υποβολής μετά την έναρξη εργασίας του νεοπροσληφθέντος.
• Τη μη εκπαίδευση των διευθυντών ή του προσωπικού HR στη σχετική ροή εργασίας.
• Την παράλειψη ένταξης των υπεργολάβων στον σχεδιασμό συμμόρφωσης.
• Τη μη τήρηση γραπτού αρχείου για το ποιος είναι υπεύθυνος για την επαλήθευση.

Κάθε ένα από αυτά τα λάθη μπορεί να προληφθεί με καθορισμένη διαδικασία και περιοδική εσωτερική ανασκόπηση.

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρακτικό σύστημα συμμόρφωσης

Ένα λειτουργικό σύστημα συμμόρφωσης δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Πρέπει όμως να είναι τεκμηριωμένο, επαναλήψιμο και να έχει σαφή υπεύθυνο.

Σκεφτείτε να δομήσετε το σύστημά σας γύρω από τα εξής στοιχεία:

• Μια λίστα ελέγχου ανασκόπησης συμβάσεων για νέες ομοσπονδιακές αναθέσεις.
• Μια λίστα ελέγχου πρόσληψης που περιλαμβάνει τα βήματα I-9 και E-Verify.
• Γραπτούς ρόλους για το HR, το νομικό τμήμα και τις λειτουργίες.
• Ένα ημερολόγιο ή σύστημα ροής εργασίας για τις προθεσμίες.
• Εσωτερικούς ελέγχους για να επιβεβαιώνεται ότι οι υποθέσεις χειρίζονται σωστά.
• Πολιτική διατήρησης αρχείων για έγγραφα I-9 και E-Verify.

Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, αυτοί οι έλεγχοι μειώνουν τον κίνδυνο χωρίς να επιβραδύνουν υπερβολικά τις προσλήψεις.

Πώς υποστηρίζει η Zenind τις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις

Για εταιρείες που προετοιμάζονται να αναλάβουν πιο σύνθετες υποχρεώσεις συμμόρφωσης, μια ισχυρή νομική και λειτουργική βάση είναι σημαντική. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες και μικρές επιχειρήσεις να ιδρύουν και να διατηρούν τις εταιρείες τους, προσφέροντάς τους μια καλύτερη αφετηρία για τη διαχείριση συμβάσεων, ροών συμμόρφωσης και μελλοντικής ανάπτυξης.

Αν η επιχείρησή σας επιδιώκει κυβερνητικές συμβάσεις, βεβαιωθείτε ότι η νομική μορφή της εταιρείας, οι εγγραφές και οι εσωτερικές διαδικασίες σας είναι έτοιμες πριν ξεκινήσει η εργασία. Μια σταθερή βάση συμμόρφωσης διευκολύνει την αντιμετώπιση υποχρεώσεων όπως το E-Verify όταν προκύπτουν.

Συχνές ερωτήσεις για το E-Verify για κυβερνητικούς εργολάβους

Είναι το E-Verify το ίδιο με τη Φόρμα I-9;

Όχι. Η Φόρμα I-9 απαιτείται για σχεδόν όλους τους εργοδότες στις ΗΠΑ, ενώ το E-Verify είναι ένα πρόσθετο διαδικτυακό σύστημα επαλήθευσης που χρησιμοποιείται όταν το απαιτεί ο νόμος, η σύμβαση ή η επιλογή του εργοδότη.

Πρέπει όλοι οι κυβερνητικοί εργολάβοι να χρησιμοποιούν E-Verify;

Όχι πάντα. Η απαίτηση εξαρτάται από τη σύμβαση, το είδος της εργασίας και τους ισχύοντες ομοσπονδιακούς κανόνες.

Μπορεί να απαιτηθεί από υπεργολάβους να χρησιμοποιούν E-Verify;

Ναι. Σε ορισμένες περιπτώσεις, υπεργολάβοι καλύπτονται επίσης, ειδικά όταν το υποσυμβόλαιο περιλαμβάνει την απαιτούμενη γλώσσα ή μεταβιβάζει την ομοσπονδιακή απαίτηση.

Χρειάζεται να επαληθεύω υπάρχοντες εργαζομένους;

Όχι απαραίτητα. Πολλές υποχρεώσεις του E-Verify εφαρμόζονται σε νεοπροσληφθέντες, αλλά το ακριβές εύρος εξαρτάται από τους όρους της σύμβασης.

Τι συμβαίνει αν μια υπόθεση λάβει προσωρινό μη επιβεβαιωτικό αποτέλεσμα;

Ο εργοδότης πρέπει να ακολουθήσει την απαιτούμενη διαδικασία του E-Verify και να δώσει στον εργαζόμενο την ευκαιρία να επιλύσει το ζήτημα. Ο εργαζόμενος δεν πρέπει να αντιμετωπιστεί άδικα μόνο με βάση το αρχικό αποτέλεσμα.

Τελικό συμπέρασμα

Το E-Verify είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό βήμα HR για τους κυβερνητικούς εργολάβους. Αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου πλαισίου συμμόρφωσης που μπορεί να επηρεάσει την επιλεξιμότητα για συμβάσεις, το onboarding και τη διαχείριση του εργατικού δυναμικού.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι να εξετάζονται έγκαιρα οι απαιτήσεις της σύμβασης, να δημιουργείται μια συνεπής διαδικασία επαλήθευσης και να εκπαιδεύεται η ομάδα που είναι υπεύθυνη για τις προσλήψεις. Αυτός ο συνδυασμός βοηθά τους εργολάβους να παραμένουν συμμορφωμένοι, διατηρώντας παράλληλα τις λειτουργίες αποδοτικές.

Για επιχειρήσεις που αναπτύσσονται προς την κυβερνητική εργασία, η σωστή εταιρική δομή και οι σωστές συνήθειες συμμόρφωσης μπορούν να κάνουν την επέκταση πολύ πιο ομαλή.