Құрылтайшылар қатаң жұмыс кестесін қалай құрады және сақтайды

Өзіңіз үшін жұмыс істегенде, күнтізбе әрі ең үлкен артықшылық, әрі ең үлкен тәуекел болады. Сізді бақылап тұрған менеджер жоқ. Кеңседегі бейдж сізге қашан келу керегін айтпайды. Сіз ерте бастап, кешке дейін жұмыс істей аласыз, өз ісіңізді шұғыл шаруаларға бейімдей аласыз немесе күніңізді ең өнімді сағаттарыңызға қарай құра аласыз.

Бұл икемділік маңызды, әсіресе клиент жұмысы, операциялар, сату және компания құрудың бастапқы кезеңдерін қатар алып жүретін құрылтайшылар үшін. Бірақ саналы құрылым болмаса, кәсіпкерлікті тартымды ететін дәл сол еркіндік өткізіліп алған мерзімдерге, шашыраңқы назарға және тұрақсыз нәтижеге әкелуі мүмкін.

Қатаң кесте дегеніміз қатаң, қуанышсыз тәртіп емес. Бұл фокусты қорғайтын, жұмысыңызды қайталанымды ететін және бизнесіңізге берік операциялық ырғақ беретін сенімді құрылым құру. Егер сіз компанияны нөлден бастап құрып жатсаңыз, мұндай тәртіп үнемі үлгермеу мен бірқалыпты ілгерілеудің айырмасын анықтауы мүмкін.

Тәуелсіз жұмыс істегенде құрылым неге маңызды

Өзін-өзі басқаратын кесте бірден бірнеше мәселені шешеді:

• Ол күніңізден болжамды жоя отырып, шешім қабылдау жүгін азайтады.
• Ол терең жұмыс істеуді жеңілдетеді, өйткені фокус уақыты кездейсоқ емес, алдын ала жоспарланады.
• Ол жоғары құнды жұмысты төмен құнды ұсақ-түйектен ажыратуға көмектеседі.
• Бір күнге, бір аптаға және бір айға не қаншалықты шынайы екенін нақтырақ көруге мүмкіндік береді.
• Ол тұрақтылық қалыптастырады, бұл әсіресе жаңа бизнес құрып жатқанда маңызды.

Көптеген кәсіпкерлер электрондық поштаға, бір істен екіншісіне секіруге және күтпеген үзілістерге қаншама уақыт кететінін бағаламайды. Құрылым осы алаңдататын нәрселерге шекара қояды, соның арқасында ең маңызды жұмысыңыз алдымен аяқталады.

Сенімді таңертеңгілік тәртіптен бастаңыз

Тұрақты таңертеңгілік тәртіп күннің қалған бөлігіне тірек болады. Ол күрделі болудың қажеті жоқ. Мақсат - әр жұмыс күнін бірдей бастау, сонда ми мен дене не күту керегін біледі.

Тәжірибелік тәртіп мыналарды қамтуы мүмкін:

• Күн сайын бір уақытта ояну.
• Алғашқы 20-30 минутта телефонға қарамау.
• Электрондық поштаны ашпас бұрын негізгі басымдықтарыңызды қарап шығу.
• Жаттығу жасау, созылу немесе қысқа серуендеу.
• Терең жұмысқа кіріспестен бұрын су ішіп, таңғы ас ішу.

Ең тиімді тәртіптер - қайталауға оңай тәртіптер. Егер таңертеңгі әдетіңіз тым күрделі болса, ол тез бұзылады. Егер тым қарапайым болса, көмектесуді тоқтатады. Күнді сарқып жібермей, жұмысқа дайындайтын ретті таңдаңыз.

Алдыңғы кеште жоспарлаңыз

Ертеңгі күн бүгін-ақ жоспарланған болса, қатаң кестені сақтау оңайырақ болады. Жұмыс күнін аяқтар алдында, келесі таңертең алдымен не істеу керегін және нені кейінге қалдыруға болатынын шешіп алыңыз.

Мұны жай ғана төмендегілерді жазып қою арқылы жасауға болады:

• Ертеңгі ең маңызды үш тапсырма.
• Кейінге жылжытуға болмайтын кез келген кездесу немесе қоңырау.
• Фокусты жұмыстың алғашқы бөлігі.
• Бастамас бұрын дайындау қажет нәрсенің бәрі.

Бұл әдет таңертеңгі уақытыңызды жоспарлау сессиясына айналдырмайды. Не істеу керегін шешуге бірінші сағатты жұмсаудың орнына, бірден орындауға кірісесіз.

Еркін to-do тізімдерінің орнына уақыт блоктарын қолданыңыз

To-do тізімі не маңызды екенін көрсетеді. Уақытқа бөлінген кесте оның қашан болатынын көрсетеді.

Құрылтайшылар үшін time blocking әсіресе пайдалы, өйткені бизнес жұмысы сирек біркелкі санаттарға сыяды. Сатылым, операциялар, клиент қолдауы, сәйкестік және стратегия арасында ауысуға тура келуі мүмкін. Белгіленген уақыт болмаса, бұл тапсырмалар бір-біріне араласып кетеді.

Қарапайым күндік құрылым шамамен былай көрінуі мүмкін:

• 8:00–9:00 аралығы жоспарлау және хаттарды қарау үшін.
• 9:00–11:00 аралығы терең жұмыс үшін.
• 11:00–12:00 аралығы қоңыраулар мен байланыс үшін.
• 13:00–15:00 аралығы орындау және кейінгі әрекеттер үшін.
• 15:00–16:00 аралығы әкімшілік жұмыстар мен күнді аяқтау үшін.

Сізге бұл үлгіні мәңгі қатаң ұстанудың қажеті жоқ. Мәселе - күннің өз бетімен ағуына жол бермей, әр сағатқа міндет жүктеу.

Терең жұмыс уақытын қорғаңыз

Ең құнды жұмысыңыз әдетте бөлінбеген назарды талап ететін жұмыс болады. Ол жазу, жоспарлау, қаржылық талдау, өнім әзірлеу, клиент стратегиясы немесе фокустауды қажет ететін компания құру міндеттері болуы мүмкін.

Терең жұмыс уақытын қорғау үшін:

• Қажет емес хабарландыруларды өшіріңіз.
• Тапсырмаға қатысы жоқ қойындыларды жабыңыз.
• Телефоныңызды қол жетпейтін жерге қойыңыз.
• Үзілістерді азайту үшін жабық есік немесе мәртебе жаңартуы сияқты визуалды белгі қолданыңыз.
• Жұмыс блогының басталу және аяқталу уақытын анық қойыңыз.

Егер сіз компанияны басқарып жүрсеңіз, нақты прогресс көбіне терең жұмыста пайда болады. Дәл сол жерде стратегия құжатқа айналады, құжат шешімге, ал шешім бизнес импульсына ұласады.

Алаңдататын факторларды көзінде шектеңіз

Алаңдататын нәрселерге сізге жету жолын тарылтсаңыз, оларды басқару оңайырақ болады.

Егер электрондық пошта проблема болса, оны тек белгіленген уақытта тексеріңіз. Егер әлеуметтік желі проблема болса, жұмыс уақытында аккаунттан шығып қойыңыз. Егер үй ішіндегі кедергілер жиі болса, айналаңыздағы адамдарға жұмыс уақытыңызды анық хабарлаңыз.

Сондай-ақ мынадай практикалық шекаралар көмектеседі:

• Жұмыс үшін бөлек браузер профилін немесе құрылғыны пайдалану.
• Фокус блоктары кезінде маңызды емес қолданбаларды дыбыссыз режимге қою.
• Ұсақ тапсырмаларға бірден жауап бермей, оларды топтап орындау.
• Бір жұмыс үстелі немесе бөлме бұрышы болса да, арнайы жұмыс орнын қалыптастыру.

Ең жақсы кесте - әрбір үзіліске төтеп беретін кесте емес. Ол үзілістерді сиретіп, аз зиян келтіретін кесте.

Жоқ деп айтуды үйреніңіз

Әр сұраныс шұғыл деп қабылданса, қатаң кесте жұмыс істемейді.

Құрылтайшы ретінде уақытыңыз шектеулі, ал назарыңыз құнды. Демек, неге келісетініңізге өлшем керек. Егер кездесу, көмек сұрау немесе тапсырма бизнесті алға жылжытпаса, оны қабылдамау, кейінге қалдыру немесе басқаға тапсыру қажет болуы мүмкін.

Пайдалы қарапайым тексеріс мынадай:

• Бұл табысқа, операцияларға немесе сәйкестікке көмектесе ме?
• Бұған менің өзімнің назарым нақты керек пе?
• Бұл бүгінгі жоспарға кіруі керек пе, әлде бұл басқа біреуге ыңғайлы ғана ма?

Жоқ деп айту қашу емес. Бұл - бұрынғы міндеттемелеріңізді қорғайтын кестелік тәртіп.

Ұқсас тапсырмаларды топтастырыңыз

Тапсырмадан тапсырмаға ауысу қымбатқа түседі. Бір жұмыс түрінен екіншісіне өткен сайын миға қайта бейімделу уақыты керек.

Ұқсас міндеттерді топтау бұл құнды азайтады. Мысалы:

• Электрондық хаттарға күніне екі белгіленген уақытта жауап беріңіз.
• Барлық қоңырауларды күннің бір бөлігіне жинаңыз.
• Әкімшілік жұмыстарды бірге орындаңыз.
• Бір блокты жоспарлауға, бір блокты орындауға арнаңыз.

Бұл тәсіл қарқын қалыптастырады. Күн бойы назарды шашыратудың орнына, сіз жұмысты шоғырланған топтармен орындайсыз.

Тәртіпті жоғалтпай икемділік қосыңыз

Қатаң кесте берік болуы керек, бірақ сынғыш болмауы тиіс. Егер әрбір күтпеген оқиға күніңізді бұза берсе, кесте тым нәзік.

Мына жағдайларға орын қалдырыңыз:

• Шұғыл клиент мәселелері.
• Әкімшілік жұмыстың созылып кетуі.
• Қиын тапсырмалар арасындағы үзілістер.
• Кездесулердегі немесе зерттеулердегі күтпеген кідірістер.

Көптеген кәсіпкерлер күн сайын жоспарланған буфер блогынан пайда көреді. Бұл буфер тосын жағдайларды сіңіріп, кестенің қалған бөлігін сақтап қалады.

Аптаны жүйелі түрде қарап шығыңыз

Кесте тек қайталанғанда емес, қаралғанда да жақсарады.

Апта соңында мына сұрақтарды қойыңыз:

• Не жақсы жұмыс істеді?
• Уақытым қай жерде босқа кетті?
• Қай тапсырмалар күткеннен ұзаққа созылды?
• Нені ертерек, кешірек немесе қысқарақ блоктармен жоспарлау керек?
• Қандай әдеттер менің тұрақтылығымды қолдап жатыр?

Бұл шолу тәртібіңізді уақыт өте жетілдіруге көмектеседі. Бүгін бизнесіңізге сай кесте өскен сайын, қызметкерлер қосылған сайын немесе операциялар ресми сипат алған сайын өзгеруі мүмкін.

Кестені бизнес кезеңіңізге сәйкестендіріңіз

Дұрыс кесте сіздің бизнесіңіз қай кезеңде тұрғанына байланысты.

Егер сіз енді бастап жатсаңыз, күніңізге setup міндеттері, құжат тапсыру, жоспарлау және байланыс үшін көбірек икемділік керек болуы мүмкін. Егер компанияңыз жұмыс істеп тұрса, күнтізбеде сату, жеткізу және делегаттау үшін қатаңдау блоктар қажет болуы мүмкін. Егер сіз құрылу мен сәйкестік қадамдарынан өтіп жатсаңыз, тұрақтылық одан да маңызды, өйткені мерзімдер мен жазбаларды елемеуге болмайды.

Анық құрылымды қолданатын құрылтайшылар әдетте компания құрумен бірге келетін жұмыс пен жауапкершілікті жақсырақ басқара алады.

Қорытынды

Қатаң кесте әр минутты бақылау туралы емес. Ол уақытты дұрыс пайдалануға көмектесетін жүйе құру туралы.

Сіз бір уақытта оянып, алдын ала жоспар құрып, уақытты саналы түрде бөліп, фокусыңызды қорғасаңыз, кесте сізге қарсы емес, сіздің пайдаңызға жұмыс істей бастайды. Бұл тәртіп әсіресе өсу, операциялар және бизнесті жүргізудің практикалық шындықтарын қатар алып жүруі керек кәсіпкерлер үшін маңызды.

Жұмыс күніңізге құрылымды неғұрлым ерте енгізсеңіз, ілгерілеуді тұрақты сақтау соғұрлым оңай болады. Ал бизнес құрып, өсіріп жатқанда, тұрақты орындау амбиция сияқты маңызды.