Πώς οι ιδρυτές μπορούν να δημιουργήσουν και να τηρούν ένα αυστηρό πρόγραμμα εργασίας

Όταν εργάζεστε για τον εαυτό σας, το ημερολόγιο είναι ταυτόχρονα το μεγαλύτερο πλεονέκτημά σας και ο μεγαλύτερος κίνδυνός σας. Κανένας προϊστάμενος δεν παρακολουθεί το ρολόι. Κανένα εταιρικό πάσο δεν σας λέει πότε να φτάσετε. Μπορείτε να ξεκινήσετε νωρίς, να δουλέψετε αργά, να βγείτε για θελήματα ή να διαμορφώσετε τη μέρα σας γύρω από τις πιο παραγωγικές σας ώρες.

Αυτή η ευελιξία είναι πολύτιμη, ειδικά για ιδρυτές που ισορροπούν μεταξύ εργασίας με πελάτες, λειτουργιών, πωλήσεων και των πρώτων σταδίων της σύστασης εταιρείας. Όμως, χωρίς μια σκόπιμη δομή, η ίδια ελευθερία που κάνει την επιχειρηματικότητα ελκυστική μπορεί επίσης να οδηγήσει σε χαμένες προθεσμίες, διασπασμένη προσοχή και ασυνεπή απόδοση.

Ένα αυστηρό πρόγραμμα δεν σημαίνει μια άκαμπτη, άχαρη ρουτίνα. Σημαίνει τη δημιουργία ενός αξιόπιστου πλαισίου που προστατεύει τη συγκέντρωσή σας, κάνει την εργασία σας επαναλήψιμη και δίνει στην επιχείρησή σας έναν ισχυρότερο λειτουργικό ρυθμό. Αν χτίζετε μια εταιρεία από το μηδέν, αυτή η πειθαρχία μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στο διαρκές τρέξιμο για να προλάβετε και στη σταθερή πρόοδο.

Γιατί η δομή έχει σημασία όταν εργάζεστε ανεξάρτητα

Ένα πρόγραμμα που καθοδηγείτε μόνοι σας λύνει πολλά προβλήματα ταυτόχρονα:

• Μειώνει την κόπωση από τις αποφάσεις, αφαιρώντας την ανάγκη για συνεχείς υποθέσεις μέσα στη μέρα.
• Κάνει πιο πιθανή τη βαθιά εργασία, επειδή ο χρόνος συγκέντρωσης είναι προγραμματισμένος και όχι τυχαίος.
• Σας βοηθά να ξεχωρίζετε την εργασία υψηλής αξίας από τη χαμηλής αξίας απασχόληση.
• Σας δίνει πιο καθαρή εικόνα για το τι είναι ρεαλιστικό σε μία μέρα, μία εβδομάδα και έναν μήνα.
• Δημιουργεί συνέπεια, κάτι ιδιαίτερα σημαντικό όταν χτίζετε μια νέα επιχείρηση.

Πολλοί επιχειρηματίες υποτιμούν πόσος χρόνος χάνεται σε email, εναλλαγή περιβάλλοντος και απρόβλεπτες διακοπές. Η δομή βάζει όρια σε αυτούς τους περισπασμούς, ώστε η πιο σημαντική δουλειά να ολοκληρώνεται πρώτα.

Ξεκινήστε με μια αξιόπιστη πρωινή ρουτίνα

Μια σταθερή πρωινή ρουτίνα δίνει τον τόνο για το υπόλοιπο της ημέρας. Δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Στόχος είναι να ξεκινάτε κάθε εργάσιμη μέρα με τον ίδιο τρόπο, ώστε το μυαλό και το σώμα σας να ξέρουν τι να περιμένουν.

Μια πρακτική ρουτίνα μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ξύπνημα την ίδια ώρα κάθε μέρα.
• Αποφυγή του τηλεφώνου σας για τα πρώτα 20 έως 30 λεπτά.
• Επισκόπηση των βασικών προτεραιοτήτων σας πριν ανοίξετε το email.
• Άσκηση, διατάσεις ή έναν σύντομο περίπατο.
• Κατανάλωση νερού και πρωινού πριν ξεκινήσετε τη βαθιά εργασία.

Οι πιο αποτελεσματικές ρουτίνες είναι αρκετά απλές ώστε να επαναλαμβάνονται. Αν η πρωινή σας ρουτίνα είναι υπερβολικά φιλόδοξη, γίνεται εύθραυστη. Αν είναι υπερβολικά βασική, παύει να βοηθά. Στοχεύστε σε μια ακολουθία που σας προετοιμάζει για εργασία, όχι σε μία που σας εξαντλεί πριν καν ξεκινήσει η μέρα.

Σχεδιάστε από το προηγούμενο βράδυ

Ένα αυστηρό πρόγραμμα είναι πιο εύκολο να τηρηθεί όταν η αυριανή μέρα έχει ήδη χαραχτεί σήμερα. Πριν τελειώσετε την εργάσιμη μέρα, αποφασίστε τι πρέπει να γίνει πρώτο το επόμενο πρωί και τι μπορεί να περιμένει.

Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο το να σημειώσετε:

• Τα τρία σημαντικότερα καθήκοντα για αύριο.
• Τυχόν συναντήσεις ή κλήσεις που δεν μπορούν να μετακινηθούν.
• Το πρώτο χρονικό μπλοκ εστιασμένης εργασίας.
• Οτιδήποτε χρειάζεται να προετοιμάσετε πριν ξεκινήσετε.

Αυτή η συνήθεια αποτρέπει το να μετατρέπεται το πρωί σε συνεδρία σχεδιασμού. Αντί να περνάτε την πρώτη ώρα αποφασίζοντας τι θα κάνετε, μπορείτε να ξεκινήσετε την εκτέλεση αμέσως.

Χρησιμοποιήστε χρονικά μπλοκ αντί για χαλαρές λίστες υποχρεώσεων

Μια λίστα υποχρεώσεων σάς λέει τι έχει σημασία. Ένα πρόγραμμα με χρονικά μπλοκ σάς λέει πότε θα γίνει.

Για ιδρυτές, ο χρονικός προγραμματισμός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος επειδή η επιχειρηματική εργασία σπάνια χωρά σε καθαρές κατηγορίες. Μπορεί να χρειάζεται να εναλλάσσεστε μεταξύ πωλήσεων, λειτουργιών, υποστήριξης πελατών, συμμόρφωσης και στρατηγικής. Χωρίς συγκεκριμένο χρόνο, αυτά τα καθήκοντα τείνουν να μπλέκονται μεταξύ τους.

Ένα απλό ημερήσιο πλαίσιο μπορεί να μοιάζει ως εξής:

• 8:00 έως 9:00 π.μ. για σχεδιασμό και διαλογή email.
• 9:00 έως 11:00 π.μ. για βαθιά εργασία.
• 11:00 π.μ. έως 12:00 μ.μ. για κλήσεις και επικοινωνία.
• 1:00 έως 3:00 μ.μ. για εκτέλεση και παρακολούθηση.
• 3:00 έως 4:00 μ.μ. για διοικητικά και κλείσιμο της ημέρας.

Δεν χρειάζεται να ακολουθείτε για πάντα ένα σταθερό πρότυπο. Το ζητούμενο είναι να αναθέτετε σε κάθε ώρα μια αποστολή, ώστε η μέρα να μην ξεφεύγει.

Προστατέψτε τον χρόνο για βαθιά εργασία

Η πιο πολύτιμη εργασία σας είναι συνήθως εκείνη που απαιτεί αδιάσπαστη προσοχή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει συγγραφή, σχεδιασμό, οικονομική ανασκόπηση, ανάπτυξη προϊόντος, στρατηγική πελατών ή εργασίες σύστασης εταιρείας που αξίζουν συγκέντρωση.

Για να προστατέψετε τον χρόνο βαθιάς εργασίας:

• Απενεργοποιήστε τις περιττές ειδοποιήσεις.
• Κλείστε καρτέλες που δεν σχετίζονται με την εργασία.
• Βάλτε το τηλέφωνό σας μακριά από το χέρι σας.
• Χρησιμοποιήστε ένα ορατό σήμα, όπως μια κλειστή πόρτα ή μια ενημέρωση κατάστασης, για να μειώσετε τις διακοπές.
• Ορίστε σαφή ώρα έναρξης και λήξης για το χρονικό μπλοκ εργασίας.

Αν διευθύνετε μια εταιρεία, η βαθιά εργασία είναι το σημείο όπου συμβαίνει η πραγματική πρόοδος. Εκεί η στρατηγική γίνεται έγγραφα, τα έγγραφα γίνονται αποφάσεις και οι αποφάσεις γίνονται επιχειρηματική δυναμική.

Περιορίστε τους περισπασμούς στην πηγή τους

Οι περισπασμοί είναι πιο εύκολο να διαχειριστούν όταν περιορίζετε την πρόσβασή τους σε εσάς.

Αν το email είναι πρόβλημα, ελέγχετέ το μόνο σε προκαθορισμένες ώρες. Αν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι πρόβλημα, αποσυνδεθείτε κατά τη διάρκεια του ωραρίου εργασίας. Αν οι διακοπές στο σπίτι είναι συχνές, επικοινωνήστε καθαρά τις ώρες εργασίας σας στους ανθρώπους γύρω σας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πρακτικά όρια:

• Κρατήστε ξεχωριστό προφίλ προγράμματος περιήγησης ή ξεχωριστή συσκευή για εργασία.
• Σιγάστε τις μη απαραίτητες εφαρμογές κατά τη διάρκεια των blocks συγκέντρωσης.
• Ομαδοποιήστε μικρές εργασίες αντί να απαντάτε τη στιγμή που εμφανίζονται.
• Δημιουργήστε έναν καθορισμένο χώρο εργασίας, ακόμη κι αν είναι μόνο ένα γραφείο ή μια γωνιά του δωματίου.

Το καλύτερο πρόγραμμα δεν είναι αυτό που αντιστέκεται σε κάθε διακοπή. Είναι αυτό που κάνει τις διακοπές λιγότερο συχνές και λιγότερο ενοχλητικές.

Μάθετε να λέτε όχι

Ένα αυστηρό πρόγραμμα αποτυγχάνει όταν κάθε αίτημα αντιμετωπίζεται ως επείγον.

Ως ιδρυτής, ο χρόνος σας είναι περιορισμένος και η προσοχή σας πολύτιμη. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεστε κριτήρια για να αποφασίζετε τι αξίζει ένα ναι. Αν μια συνάντηση, μια χάρη ή ένα καθήκον δεν προωθεί την επιχείρηση, ίσως χρειάζεται να απορριφθεί, να μετατεθεί ή να ανατεθεί αλλού.

Ένα χρήσιμο τεστ είναι απλό:

• Υποστηρίζει αυτό έσοδα, λειτουργίες ή συμμόρφωση;
• Χρειάζεται τη δική μου προσοχή συγκεκριμένα;
• Ανήκει στο σημερινό πλάνο ή απλώς βολεύει κάποιον άλλον;

Το να λέτε όχι δεν είναι αποφυγή. Είναι πειθαρχία στον προγραμματισμό που προστατεύει τις δεσμεύσεις που ήδη αναλάβατε.

Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες

Η εναλλαγή μεταξύ εργασιών κοστίζει. Κάθε φορά που μεταβαίνετε από ένα είδος δουλειάς σε άλλο, ο εγκέφαλός σας χρειάζεται χρόνο για να επανεκκινήσει.

Η ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών βοηθά να μειωθεί αυτό το κόστος. Για παράδειγμα:

• Απαντήστε σε email σε δύο καθορισμένα χρονικά παράθυρα.
• Προγραμματίστε όλες τις κλήσεις σε ένα μέρος της ημέρας.
• Διαχειριστείτε μαζί τα διοικητικά καθήκοντα.
• Κρατήστε ένα block για σχεδιασμό και ένα για εκτέλεση.

Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί δυναμική. Αντί να διασκορπίζετε την προσοχή σας μέσα στην ημέρα, περνάτε την εργασία σε εστιασμένες ομάδες.

Ενσωματώστε ευελιξία χωρίς να χάσετε την πειθαρχία

Ένα αυστηρό πρόγραμμα πρέπει να είναι αξιόπιστο, όχι εύθραυστο. Αν κάθε απρόβλεπτο γεγονός διαλύει τη μέρα σας, το πρόγραμμα είναι υπερβολικά αδύναμο.

Αφήστε χώρο για:

• Επείγοντα ζητήματα πελατών.
• Υπερβάσεις διοικητικών εργασιών.
• Διαλείμματα ανάμεσα σε απαιτητικά καθήκοντα.
• Απρόβλεπτες καθυστερήσεις σε συναντήσεις ή έρευνα.

Πολλοί επιχειρηματίες επωφελούνται από ένα προγραμματισμένο block ασφαλείας κάθε μέρα. Αυτό απορροφά τις εκπλήξεις, ώστε το υπόλοιπο πρόγραμμα να παραμένει ανέπαφο.

Επανεξετάζετε την εβδομάδα σας τακτικά

Ένα πρόγραμμα βελτιώνεται όταν το επανεξετάζετε, όχι απλώς όταν το επαναλαμβάνετε.

Στο τέλος κάθε εβδομάδας, αναρωτηθείτε:

• Τι λειτούργησε καλά;
• Πού έχασα χρόνο;
• Ποιες εργασίες πήραν περισσότερο από το αναμενόμενο;
• Τι πρέπει να προγραμματίζεται νωρίτερα, αργότερα ή σε μικρότερα blocks;
• Ποιες συνήθειες με βοηθούν να παραμένω συνεπής;

Αυτή η ανασκόπηση σάς βοηθά να βελτιώνετε τη ρουτίνα σας με την πάροδο του χρόνου. Ένα πρόγραμμα που ταιριάζει στη σημερινή σας επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί να αλλάξει καθώς μεγαλώνετε, προσλαμβάνετε προσωπικό ή τυποποιείτε τις λειτουργίες σας.

Ευθυγραμμίστε το πρόγραμμά σας με το στάδιο της επιχείρησής σας

Το σωστό πρόγραμμα εξαρτάται από το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας.

Αν μόλις ξεκινάτε, η μέρα σας μπορεί να χρειάζεται περισσότερη ευελιξία για εργασίες εγκατάστασης, καταχωρίσεις, σχεδιασμό και επικοινωνία. Αν η εταιρεία σας λειτουργεί ήδη, το ημερολόγιό σας μπορεί να χρειάζεται πιο σφιχτά blocks για πωλήσεις, παράδοση και ανάθεση. Αν περνάτε από στάδια σύστασης και συμμόρφωσης, η συνέπεια έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία, επειδή οι προθεσμίες και τα αρχεία δεν μπορούν να αγνοηθούν.

Οι ιδρυτές που χρησιμοποιούν ξεκάθαρη δομή είναι συνήθως σε καλύτερη θέση να διαχειριστούν τόσο την εργασία όσο και την ευθύνη που συνοδεύει τη δημιουργία μιας εταιρείας.

Τελικές σκέψεις

Ένα αυστηρό πρόγραμμα δεν αφορά τον έλεγχο κάθε λεπτού. Αφορά τη δημιουργία ενός συστήματος που σας βοηθά να αξιοποιείτε σωστά τον χρόνο.

Όταν ξυπνάτε με συνέπεια, σχεδιάζετε από πριν, ορίζετε χρόνο με πρόθεση και προστατεύετε τη συγκέντρωσή σας, το πρόγραμμά σας αρχίζει να δουλεύει για εσάς και όχι εναντίον σας. Αυτή η πειθαρχία είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για επιχειρηματίες που πρέπει να ισορροπούν την ανάπτυξη, τις λειτουργίες και τις πρακτικές απαιτήσεις της λειτουργίας μιας επιχείρησης.

Όσο νωρίτερα ενσωματώσετε τη δομή στην εργάσιμη μέρα σας, τόσο πιο εύκολο γίνεται να διατηρήσετε την πρόοδο. Και όταν δημιουργείτε και αναπτύσσετε μια επιχείρηση, η σταθερή εκτέλεση μετράει όσο και η φιλοδοξία.