ผู้ก่อตั้งจะสร้างและรักษาตารางเวลางานที่เคร่งครัดได้อย่างไร
เมื่อคุณทำงานให้ตัวเอง ปฏิทินคือทั้งข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดและความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดของคุณ ไม่มีผู้จัดการคอยจับตาเวลา ไม่มีบัตรเข้าออกออฟฟิศคอยบอกว่าคุณต้องมาถึงเมื่อไร คุณสามารถเริ่มงานเช้า ทำงานดึก ออกไปทำธุระ หรือจัดวันทำงานให้สอดคล้องกับช่วงเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพสูงสุด
ความยืดหยุ่นนั้นมีคุณค่า โดยเฉพาะสำหรับผู้ก่อตั้งที่ต้องรับมือกับงานลูกค้า งานปฏิบัติการ งานขาย และช่วงเริ่มต้นของการก่อตั้งบริษัท แต่หากไม่มีโครงสร้างที่ตั้งใจไว้ อิสรภาพแบบเดียวกันที่ทำให้การเป็นผู้ประกอบการน่าดึงดูด ก็อาจนำไปสู่การพลาดกำหนดเวลา สมาธิที่กระจัดกระจาย และผลงานที่ไม่สม่ำเสมอได้
ตารางเวลาที่เคร่งครัดไม่ได้หมายถึงกิจวัตรที่แข็งทื่อหรือไร้ความสุข แต่หมายถึงการสร้างกรอบการทำงานที่เชื่อถือได้ ซึ่งช่วยปกป้องสมาธิ ทำให้งานของคุณทำซ้ำได้ และทำให้องค์กรของคุณมีจังหวะการทำงานที่แข็งแรงขึ้น หากคุณกำลังสร้างบริษัทจากศูนย์ วินัยแบบนี้อาจเป็นตัวแปรที่ทำให้คุณต่างจากการไล่งานตลอดเวลาไปสู่ความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง
ทำไมโครงสร้างจึงสำคัญเมื่อคุณทำงานด้วยตัวเอง
ตารางเวลาที่คุณกำหนดเองช่วยแก้ปัญหาได้หลายอย่างพร้อมกัน:
- ลดความล้าในการตัดสินใจด้วยการตัดความลังเลออกจากวันของคุณ
- ทำให้งานที่ต้องใช้สมาธิลึกมีโอกาสเกิดขึ้นมากขึ้น เพราะเวลาสำหรับโฟกัสถูกวางแผนไว้ ไม่ใช่เกิดขึ้นโดยบังเอิญ
- ช่วยแยกงานที่มีมูลค่าสูงออกจากงานจุกจิกที่ไม่ค่อยสร้างผลลัพธ์
- ทำให้มองเห็นได้ชัดขึ้นว่าสิ่งใดเป็นไปได้จริงในหนึ่งวัน หนึ่งสัปดาห์ และหนึ่งเดือน
- สร้างความสม่ำเสมอ ซึ่งสำคัญมากเป็นพิเศษเมื่อคุณกำลังสร้างธุรกิจใหม่
ผู้ประกอบการจำนวนมากประเมินต่ำเกินไปว่ามีเวลาหายไปมากแค่ไหนกับอีเมล การสลับบริบท และการถูกรบกวนแบบไม่ได้วางแผน โครงสร้างช่วยกำหนดขอบเขตของสิ่งรบกวนเหล่านั้น เพื่อให้งานสำคัญที่สุดของคุณเสร็จเป็นอันดับแรก
เริ่มจากกิจวัตรยามเช้าที่เชื่อถือได้
กิจวัตรยามเช้าที่มั่นคงเป็นเหมือนหลักยึดของทั้งวัน ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เป้าหมายคือเริ่มต้นวันทำงานในแบบเดิมทุกวัน เพื่อให้ทั้งร่างกายและจิตใจรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป
กิจวัตรที่ใช้งานได้จริงอาจรวมถึง:
- ตื่นในเวลาเดิมทุกวัน
- หลีกเลี่ยงโทรศัพท์ในช่วง 20 ถึง 30 นาทีแรก
- ทบทวนสิ่งที่ต้องทำสำคัญที่สุดก่อนเปิดอีเมล
- ออกกำลังกาย ยืดเหยียด หรือเดินสั้น ๆ
- ดื่มน้ำและกินอาหารเช้าก่อนเริ่มงานที่ต้องใช้สมาธิ
กิจวัตรที่ได้ผลที่สุดคือกิจวัตรที่เรียบง่ายพอจะทำซ้ำได้ หากกิจวัตรยามเช้ายากเกินไป มันจะเปราะบาง หากมันน้อยเกินไป มันก็จะไม่ช่วยอะไร ตั้งเป้าให้เป็นลำดับกิจกรรมที่เตรียมคุณให้พร้อมทำงาน ไม่ใช่ลำดับที่ทำให้คุณหมดแรงก่อนวันจะเริ่มจริง
วางแผนไว้ตั้งแต่คืนก่อน
ตารางเวลาที่เคร่งครัดจะรักษาได้ง่ายขึ้นเมื่อพรุ่งนี้ถูกกำหนดไว้แล้วตั้งแต่วันนี้ ก่อนจบวันทำงาน ให้ตัดสินใจว่าสิ่งใดต้องเกิดขึ้นก่อนในเช้าวันถัดไป และสิ่งใดรอได้
คุณอาจเขียนไว้แค่:
- งานสำคัญที่สุด 3 อย่างสำหรับวันพรุ่งนี้
- การประชุมหรือการโทรที่เลื่อนไม่ได้
- ช่วงเวลาแรกของงานที่ต้องโฟกัส
- สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มงาน
นิสัยนี้ช่วยไม่ให้เช้าของคุณกลายเป็นช่วงเวลาสำหรับวางแผน แทนที่จะเสียชั่วโมงแรกไปกับการคิดว่าจะทำอะไร คุณสามารถเริ่มลงมือได้ทันที
ใช้การบล็อกเวลาแทนรายการงานแบบหลวม ๆ
รายการงานบอกคุณว่าสิ่งใดสำคัญ แต่ตารางที่แบ่งเวลาไว้ชัดเจนบอกว่าสิ่งนั้นจะเกิดขึ้นเมื่อไร
สำหรับผู้ก่อตั้ง การบล็อกเวลาเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก เพราะงานธุรกิจแทบไม่เคยแบ่งเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน คุณอาจต้องสลับระหว่างงานขาย งานปฏิบัติการ งานสนับสนุนลูกค้า งานด้านกฎหมายกำกับดูแล และงานกลยุทธ์ หากไม่มีเวลาที่กำหนดไว้ งานเหล่านี้มักจะไหลปนกัน
กรอบการทำงานรายวันที่เรียบง่ายอาจเป็นแบบนี้:
- 8:00 ถึง 9:00 น. สำหรับการวางแผนและคัดกรองอีเมล
- 9:00 ถึง 11:00 น. สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิลึก
- 11:00 น. ถึง 12:00 น. สำหรับการประชุมและการสื่อสาร
- 13:00 ถึง 15:00 น. สำหรับการลงมือทำและติดตามผล
- 15:00 ถึง 16:00 น. สำหรับงานธุรการและสรุปปิดวัน
คุณไม่จำเป็นต้องยึดรูปแบบเดิมนี้ตลอดไป จุดสำคัญคือการกำหนดหน้าที่ให้แต่ละชั่วโมง เพื่อไม่ให้วันทำงานไหลไปเรื่อย ๆ
ปกป้องเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิลึก
งานที่มีคุณค่ามากที่สุดของคุณมักเป็นงานที่ต้องอาศัยความสนใจอย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาจรวมถึงการเขียน การวางแผน การตรวจสอบการเงิน การพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือภารกิจเกี่ยวกับการตั้งบริษัทที่สมควรได้รับสมาธิเต็มที่
เพื่อปกป้องเวลาสำหรับงานที่ต้องโฟกัสลึก:
- ปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น
- ปิดแท็บที่ไม่เกี่ยวกับงานนั้น
- วางโทรศัพท์ให้พ้นมือ
- ใช้สัญญาณที่มองเห็นได้ เช่น ปิดประตูหรือเปลี่ยนสถานะ เพื่อช่วยลดการรบกวน
- กำหนดเวลาเริ่มและเวลาจบที่ชัดเจนสำหรับบล็อกงานนั้น
ถ้าคุณกำลังบริหารบริษัท งานที่ต้องใช้สมาธิลึกคือจุดที่ความก้าวหน้าจริงเกิดขึ้น ที่นั่นคือจุดที่กลยุทธ์กลายเป็นเอกสาร เอกสารกลายเป็นการตัดสินใจ และการตัดสินใจกลายเป็นแรงขับเคลื่อนทางธุรกิจ
ลดสิ่งรบกวนตั้งแต่ต้นทาง
การจัดการสิ่งรบกวนจะง่ายขึ้นเมื่อคุณลดช่องทางเข้าถึงของมันตั้งแต่แรก
ถ้าอีเมลเป็นปัญหา ให้ตรวจเป็นรอบ ๆ ถ้าโซเชียลมีเดียเป็นปัญหา ให้ล็อกเอาต์ระหว่างชั่วโมงทำงาน ถ้าการถูกรบกวนจากคนในบ้านเกิดขึ้นบ่อย ให้สื่อสารเวลาทำงานของคุณอย่างชัดเจนกับคนรอบตัว
คุณยังใช้ขอบเขตเชิงปฏิบัติได้ด้วย:
- ใช้โปรไฟล์เบราว์เซอร์หรืออุปกรณ์แยกสำหรับงาน
- ปิดเสียงแอปที่ไม่จำเป็นระหว่างช่วงโฟกัส
- รวมงานเล็ก ๆ ไว้ทำเป็นชุด แทนที่จะตอบทันทีเมื่อมีอะไรเข้ามา
- จัดพื้นที่ทำงานเฉพาะ แม้จะเป็นเพียงโต๊ะหรือมุมห้องหนึ่งมุม
ตารางเวลาที่ดีที่สุดไม่ใช่ตารางที่ต่อต้านการรบกวนทุกครั้ง แต่เป็นตารางที่ทำให้การรบกวนเกิดขึ้นน้อยลงและกระทบน้อยลง
เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ
ตารางเวลาที่เคร่งครัดจะพังเมื่อทุกคำขอถูกมองว่าเร่งด่วน
ในฐานะผู้ก่อตั้ง เวลาของคุณมีจำกัดและความสนใจของคุณมีค่า นั่นหมายความว่าคุณต้องมีเกณฑ์ในการตัดสินว่าอะไรควรได้รับคำตอบว่าใช่ หากการประชุม คำขอ หรือภารกิจใดไม่ช่วยผลักดันธุรกิจ อาจต้องปฏิเสธ เลื่อนออกไป หรือมอบหมายต่อ
การทดสอบง่าย ๆ คือ:
- สิ่งนี้สนับสนุนรายได้ การดำเนินงาน หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือไม่
- สิ่งนี้จำเป็นต้องเป็นความรับผิดชอบของฉันโดยเฉพาะหรือไม่
- สิ่งนี้ควรอยู่ในแผนวันนี้จริง ๆ หรือแค่สะดวกสำหรับคนอื่น
การปฏิเสธไม่ใช่การหลีกเลี่ยง แต่มันคือวินัยด้านการจัดตารางเวลาที่ช่วยปกป้องสิ่งที่คุณรับปากไว้แล้ว
รวมงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน
การสลับงานมีต้นทุน ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนจากงานประเภทหนึ่งไปอีกประเภทหนึ่ง สมองต้องใช้เวลาปรับตัวใหม่
การรวมงานที่คล้ายกันช่วยลดต้นทุนนั้นได้ ตัวอย่างเช่น:
- ตอบอีเมลในช่วงเวลาที่กำหนดไว้สองรอบ
- นัดประชุมทั้งหมดไว้ในช่วงหนึ่งของวัน
- จัดการงานธุรการไปพร้อมกัน
- กันบล็อกหนึ่งไว้สำหรับการวางแผน และอีกบล็อกไว้สำหรับการลงมือทำ
แนวทางนี้สร้างแรงส่งให้คุณ แทนที่จะกระจายสมาธิไปตลอดวัน คุณจะค่อย ๆ ผ่านงานเป็นชุดที่มีโฟกัส
สร้างความยืดหยุ่นโดยไม่เสียวินัย
ตารางเวลาที่เคร่งครัดควรเชื่อถือได้ ไม่ใช่เปราะบาง หากทุกเหตุการณ์ไม่คาดคิดทำลายวันของคุณ ตารางนั้นก็ยังไม่แข็งแรงพอ
เว้นที่ไว้สำหรับ:
- ปัญหาเร่งด่วนของลูกค้า
- งานธุรการที่ใช้เวลามากกว่าคาด
- ช่วงพักระหว่างงานหนัก ๆ
- ความล่าช้าแบบไม่คาดคิดในการประชุมหรือการค้นคว้า
ผู้ประกอบการจำนวนมากได้ประโยชน์จากการมีบล็อกสำรองที่วางไว้ล่วงหน้าในแต่ละวัน บล็อกนั้นช่วยรับแรงกระแทกจากเรื่องไม่คาดคิด ทำให้ส่วนอื่นของตารางยังคงเดิมได้
ทบทวนทุกสัปดาห์
ตารางเวลาจะดีขึ้นเมื่อมีการทบทวน ไม่ใช่แค่ทำซ้ำ
เมื่อสิ้นสุดแต่ละสัปดาห์ ให้ถามตัวเองว่า:
- อะไรที่ได้ผลดี
- ตรงไหนที่ฉันเสียเวลา
- งานใดใช้เวลานานกว่าที่คาด
- อะไรควรถูกจัดไว้ก่อน หลัง หรือแบ่งเป็นช่วงสั้นลง
- นิสัยใดที่ช่วยให้ฉันรักษาความสม่ำเสมอได้
การทบทวนนี้ช่วยให้คุณปรับกิจวัตรให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ ตารางที่เหมาะกับธุรกิจของคุณวันนี้ อาจต้องเปลี่ยนเมื่อคุณเติบโต จ้างคนเพิ่ม หรือทำให้งานเป็นระบบมากขึ้น
ปรับตารางให้สอดคล้องกับระยะของธุรกิจ
ตารางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณอยู่ในจุดไหน
ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้น วันทำงานอาจต้องยืดหยุ่นมากขึ้นเพื่อรองรับงานตั้งค่า การยื่นเอกสาร การวางแผน และการสื่อสาร หากบริษัทของคุณดำเนินการอยู่แล้ว ปฏิทินอาจต้องมีช่วงเวลาที่แน่นขึ้นสำหรับการขาย การส่งมอบงาน และการมอบหมายต่อ หากคุณกำลังดำเนินขั้นตอนด้านการก่อตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความสม่ำเสมอยิ่งสำคัญ เพราะกำหนดเวลาและบันทึกต่าง ๆ ไม่อาจละเลยได้
ผู้ก่อตั้งที่ใช้โครงสร้างที่ชัดเจนมักจะพร้อมรับมือทั้งงานและความรับผิดชอบที่มากับการสร้างบริษัทได้ดีกว่า
ความคิดส่งท้าย
ตารางเวลาที่เคร่งครัดไม่ได้หมายถึงการควบคุมทุกนาที แต่มันคือการสร้างระบบที่ช่วยให้คุณใช้เวลาได้ดีขึ้น
เมื่อคุณตื่นตรงเวลา วางแผนล่วงหน้า แบ่งเวลาอย่างตั้งใจ และปกป้องสมาธิ ตารางเวลาจะเริ่มทำงานให้คุณแทนที่จะเป็นอุปสรรคต่อคุณ วินัยแบบนี้มีคุณค่าเป็นพิเศษสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องบาลานซ์การเติบโต การดำเนินงาน และความเป็นจริงเชิงปฏิบัติของการบริหารธุรกิจ
ยิ่งคุณสร้างโครงสร้างเข้าไปในวันทำงานได้เร็วเท่าไร การรักษาความก้าวหน้าก็จะง่ายขึ้นเท่านั้น และเมื่อคุณกำลังก่อตั้งและขยายธุรกิจ ความสม่ำเสมอในการลงมือทำมีความสำคัญพอ ๆ กับความทะเยอทะยาน
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง