Cách các nhà sáng lập xây dựng và duy trì một lịch làm việc nghiêm ngặt

Khi bạn tự làm chủ, lịch làm việc vừa là lợi thế lớn nhất vừa là rủi ro lớn nhất. Không có quản lý nào theo dõi giờ giấc của bạn. Không có thẻ ra vào văn phòng nào quyết định lúc bạn phải có mặt. Bạn có thể bắt đầu sớm, làm việc muộn, ra ngoài giải quyết việc riêng hoặc sắp xếp ngày làm việc theo những giờ hiệu quả nhất của mình.

Sự linh hoạt đó rất giá trị, đặc biệt với các nhà sáng lập đang phải cân bằng công việc với khách hàng, vận hành, bán hàng và những giai đoạn đầu của việc thành lập doanh nghiệp. Nhưng nếu không có cấu trúc rõ ràng, chính sự tự do khiến khởi nghiệp hấp dẫn cũng có thể dẫn đến trễ hạn, phân tán chú ý và đầu ra thiếu ổn định.

Một lịch làm việc nghiêm ngặt không có nghĩa là cứng nhắc hay ngột ngạt. Nó có nghĩa là tạo ra một khuôn khổ đáng tin cậy để bảo vệ sự tập trung, giúp công việc có thể lặp lại và mang lại nhịp vận hành tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang xây dựng công ty từ con số 0, kỷ luật đó có thể tạo ra khác biệt giữa việc luôn phải chạy theo công việc và tiến triển đều đặn.

Vì sao cấu trúc lại quan trọng khi bạn làm việc độc lập

Một lịch làm việc tự chủ giải quyết cùng lúc nhiều vấn đề:

• Giảm mệt mỏi khi phải ra quyết định bằng cách loại bỏ sự đoán mò trong ngày.
• Tăng khả năng làm việc sâu vì thời gian tập trung đã được lên kế hoạch, không phải tình cờ có được.
• Giúp bạn tách công việc có giá trị cao khỏi những việc bận rộn nhưng ít giá trị.
• Cho bạn cái nhìn rõ hơn về điều gì là thực tế trong một ngày, một tuần và một tháng.
• Tạo ra sự nhất quán, điều đặc biệt quan trọng khi bạn đang xây dựng một doanh nghiệp mới.

Nhiều doanh nhân đánh giá thấp lượng thời gian bị đánh mất vào email, chuyển đổi ngữ cảnh và các gián đoạn không lường trước. Cấu trúc giúp đặt giới hạn cho những xao nhãng đó, để công việc quan trọng nhất của bạn được hoàn thành trước.

Bắt đầu với một thói quen buổi sáng đáng tin cậy

Một thói quen buổi sáng ổn định sẽ tạo nền cho phần còn lại của ngày. Nó không cần phức tạp. Mục tiêu là bắt đầu mỗi ngày làm việc theo cùng một cách để tâm trí và cơ thể biết điều gì sẽ diễn ra tiếp theo.

Một thói quen thực tế có thể bao gồm:

• Thức dậy vào cùng một giờ mỗi ngày.
• Tránh dùng điện thoại trong 20 đến 30 phút đầu tiên.
• Xem lại các ưu tiên hàng đầu trước khi mở email.
• Tập thể dục, giãn cơ hoặc đi bộ ngắn.
• Uống nước và ăn sáng trước khi bắt đầu làm việc sâu.

Những thói quen hiệu quả nhất là những thói quen đủ đơn giản để lặp lại. Nếu thói quen buổi sáng quá tham vọng, nó sẽ dễ gãy. Nếu nó quá tối giản, nó sẽ ngừng hữu ích. Hãy hướng tới một chuỗi hoạt động giúp bạn sẵn sàng làm việc, chứ không phải một chuỗi khiến bạn kiệt sức trước khi ngày mới bắt đầu.

Lên kế hoạch vào tối hôm trước

Một lịch làm việc nghiêm ngặt sẽ dễ duy trì hơn khi ngày mai đã được phác thảo từ hôm nay. Trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy quyết định việc gì cần diễn ra đầu tiên vào sáng hôm sau và việc gì có thể chờ.

Điều này đơn giản như việc ghi lại:

• Ba nhiệm vụ quan trọng nhất cho ngày mai.
• Bất kỳ cuộc họp hay cuộc gọi nào không thể dời.
• Khối thời gian đầu tiên cho công việc tập trung.
• Bất cứ thứ gì bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu.

Thói quen này giúp buổi sáng của bạn không biến thành một phiên lập kế hoạch. Thay vì dành giờ đầu tiên để suy nghĩ xem phải làm gì, bạn có thể bắt tay vào thực hiện ngay.

Dùng chia khung thời gian thay vì danh sách việc cần làm chung chung

Danh sách việc cần làm cho bạn biết điều gì quan trọng. Lịch chia khung thời gian cho bạn biết khi nào việc đó sẽ diễn ra.

Với các nhà sáng lập, chia khung thời gian đặc biệt hữu ích vì công việc kinh doanh hiếm khi nằm gọn trong các nhóm rõ ràng. Bạn có thể phải chuyển qua lại giữa bán hàng, vận hành, hỗ trợ khách hàng, tuân thủ và chiến lược. Nếu không được phân bổ thời gian, những nhiệm vụ đó thường tràn lấn lên nhau.

Một khung làm việc hằng ngày đơn giản có thể như sau:

• 8:00 đến 9:00 sáng cho lập kế hoạch và xử lý email.
• 9:00 đến 11:00 sáng cho công việc sâu.
• 11:00 sáng đến 12:00 trưa cho cuộc gọi và trao đổi.
• 1:00 đến 3:00 chiều cho triển khai và theo dõi.
• 3:00 đến 4:00 chiều cho công việc hành chính và tổng kết.

Bạn không cần phải theo một mẫu cố định mãi mãi. Mục đích là giao cho mỗi giờ một nhiệm vụ để ngày làm việc không bị trôi đi.

Bảo vệ thời gian làm việc sâu

Công việc có giá trị nhất của bạn thường là công việc đòi hỏi sự tập trung không bị gián đoạn. Đó có thể là viết lách, lập kế hoạch, rà soát tài chính, phát triển sản phẩm hoặc các nhiệm vụ liên quan đến thiết lập công ty cần sự tập trung cao.

Để bảo vệ thời gian làm việc sâu:

• Tắt các thông báo không cần thiết.
• Đóng những tab không liên quan đến nhiệm vụ hiện tại.
• Đặt điện thoại ngoài tầm với.
• Dùng tín hiệu trực quan, như đóng cửa hoặc cập nhật trạng thái, để giảm bị làm phiền.
• Xác định rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc cho khối công việc đó.

Nếu bạn đang điều hành một công ty, công việc sâu là nơi tiến bộ thực sự diễn ra. Đó là nơi chiến lược trở thành tài liệu, tài liệu trở thành quyết định, và quyết định trở thành động lực kinh doanh.

Hạn chế xao nhãng ngay từ nguồn phát sinh

Gián đoạn sẽ dễ quản lý hơn khi bạn giảm khả năng tiếp cận của chúng đối với mình.

Nếu email là vấn đề, hãy kiểm tra nó vào những khung giờ cố định. Nếu mạng xã hội là vấn đề, hãy đăng xuất trong giờ làm việc. Nếu thường xuyên bị quấy rầy ở nhà, hãy nói rõ giờ làm việc của bạn với những người xung quanh.

Bạn cũng có thể dùng các ranh giới thực tế:

• Dùng một hồ sơ trình duyệt hoặc thiết bị riêng cho công việc.
• Tắt âm các ứng dụng không thiết yếu trong khung tập trung.
• Gom các việc nhỏ lại thay vì phản hồi ngay khi chúng xuất hiện.
• Tạo một không gian làm việc riêng, dù chỉ là một bàn hoặc một góc phòng.

Lịch làm việc tốt nhất không phải là lịch chống lại mọi sự gián đoạn. Đó là lịch khiến sự gián đoạn xảy ra ít hơn và ít gây ảnh hưởng hơn.

Học cách nói không

Một lịch làm việc nghiêm ngặt sẽ thất bại nếu mọi yêu cầu đều bị xem là khẩn cấp.

Là một nhà sáng lập, thời gian của bạn có hạn và sự chú ý của bạn có giá trị. Điều đó có nghĩa là bạn cần tiêu chí để quyết định điều gì sẽ nhận được sự đồng ý của bạn. Nếu một cuộc họp, một việc nhờ vả hay một nhiệm vụ không giúp doanh nghiệp tiến lên, nó có thể cần bị từ chối, trì hoãn hoặc giao cho người khác.

Một cách kiểm tra hữu ích là rất đơn giản:

• Việc này có hỗ trợ doanh thu, vận hành hoặc tuân thủ không?
• Có cần chính tôi xử lý không?
• Việc này thuộc kế hoạch hôm nay, hay chỉ tiện cho người khác?

Nói không không phải là né tránh. Đó là một kỷ luật trong sắp xếp thời gian để bảo vệ những cam kết bạn đã nhận.

Gom các nhiệm vụ tương tự lại với nhau

Chuyển đổi giữa các loại công việc có chi phí rất cao. Mỗi lần bạn chuyển từ kiểu công việc này sang kiểu khác, não bộ cần thời gian để khởi động lại.

Gom các nhiệm vụ tương tự lại sẽ giúp giảm chi phí đó. Ví dụ:

• Trả lời email trong hai khung giờ cố định.
• Sắp xếp tất cả cuộc gọi vào một phần của ngày.
• Làm các công việc hành chính cùng một lúc.
• Dành một khối cho lập kế hoạch và một khối cho triển khai.

Cách tiếp cận này tạo ra đà tiến. Thay vì phân tán sự chú ý khắp ngày, bạn đi qua công việc theo từng cụm tập trung.

Duy trì sự linh hoạt mà không đánh mất kỷ luật

Một lịch làm việc nghiêm ngặt nên đáng tin cậy, không phải dễ vỡ. Nếu mỗi sự việc bất ngờ đều phá hỏng cả ngày của bạn, lịch đó quá mong manh.

Hãy chừa chỗ cho:

• Các vấn đề khẩn cấp của khách hàng.
• Việc hành chính kéo dài hơn dự kiến.
• Những khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ căng thẳng.
• Sự chậm trễ bất ngờ trong cuộc họp hoặc nghiên cứu.

Nhiều doanh nhân được lợi khi có một khối đệm được lên kế hoạch sẵn mỗi ngày. Khối đệm này hấp thụ các phát sinh để phần còn lại của lịch làm việc vẫn được giữ nguyên.

Rà soát tuần làm việc thường xuyên

Lịch làm việc sẽ tốt hơn khi được rà soát, chứ không chỉ lặp lại.

Vào cuối mỗi tuần, hãy tự hỏi:

• Điều gì đã hoạt động tốt?
• Tôi đã mất thời gian ở đâu?
• Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
• Việc gì nên được xếp sớm hơn, muộn hơn hoặc chia thành các khối nhỏ hơn?
• Thói quen nào đang giúp tôi duy trì sự nhất quán?

Việc rà soát này giúp bạn tinh chỉnh thói quen theo thời gian. Một lịch làm việc phù hợp với doanh nghiệp của bạn hôm nay có thể cần thay đổi khi bạn phát triển, tuyển thêm người hoặc chính thức hóa vận hành.

Đồng bộ lịch làm việc với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

Lịch làm việc phù hợp phụ thuộc vào vị trí hiện tại của doanh nghiệp.

Nếu bạn mới bắt đầu, ngày làm việc của bạn có thể cần linh hoạt hơn cho các nhiệm vụ thiết lập, nộp hồ sơ, lập kế hoạch và trao đổi. Nếu công ty của bạn đã đi vào vận hành, lịch làm việc của bạn có thể cần các khối chặt hơn cho bán hàng, triển khai và giao việc. Nếu bạn đang đi qua các bước thành lập và tuân thủ, sự nhất quán còn quan trọng hơn vì không thể bỏ qua hạn chót và hồ sơ.

Những nhà sáng lập sử dụng cấu trúc rõ ràng thường có vị thế tốt hơn để quản lý cả công việc lẫn trách nhiệm đi kèm với việc xây dựng một công ty.

Kết luận

Một lịch làm việc nghiêm ngặt không phải là kiểm soát từng phút. Nó là tạo ra một hệ thống giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả.

Khi bạn thức dậy đều đặn, lên kế hoạch trước, chia thời gian có chủ đích và bảo vệ sự tập trung, lịch làm việc sẽ bắt đầu phục vụ bạn thay vì chống lại bạn. Kỷ luật đó đặc biệt có giá trị với các doanh nhân cần cân bằng giữa tăng trưởng, vận hành và những thực tế của việc điều hành một doanh nghiệp.

Bạn càng sớm xây dựng cấu trúc vào ngày làm việc của mình, việc duy trì tiến độ càng dễ dàng hơn. Và khi bạn đang thành lập và phát triển doanh nghiệp, thực thi đều đặn cũng quan trọng như tham vọng.