Электрондық хат түріндегі ұсыныс қаншалықты ұзақ болуы керек? Шағын бизнеске арналған практикалық нұсқаулық

Электрондық хат түріндегі ұсыныстың бір ғана міндеті бар: оқырманды келесі қадамға итермелеу. Ол қадам қоңырау шалу, ауқымды мақұлдау, толық ұсыныс сұрау немесе алға жылжуға рұқсат беру болуы мүмкін. Егер хат тым қысқа болса, ол көмескі көрінуі мүмкін. Егер тым ұзақ болса, оны елемеу оңай.

Шағын бизнес иелері, фрилансерлер және негізін қалаушылар үшін ең жақсы электрондық хат ұсынысы әдетте анық, нақты және әрекет етуге жеңіл болады. Ол оқырманның уақытын құрметтеуі керек, бірақ сонымен бірге сіз мәселені түсінетініңізді және сенімді шешім ұсына алатыныңызды көрсетуі қажет.

Қысқаша жауап

Көптеген алғашқы байланыс немесе кейінгі ұсыныстар үшін хаттың өзін 100 бен 250 сөз аралығында ұстаған дұрыс.

Бұл аралық әдетте мыналарға жеткілікті:

• Хаттың мақсатын айтуға
• Клиенттің қажеттілігін түсінетініңізді көрсетуге
• Шешіміңізді қысқаша баяндауға
• Дәлел немесе тәжірибе көрсетуге
• Нақты әрекетке шақырумен аяқтауға

Егер ұсыныс күрделірек болса, хаттың өзі қысқа болып, ұзақ қосымшаға, құжатқа немесе ұсыныс бетіне сілтеме бере алады. Мұндай жағдайда хат толық ұсыныстың өзі емес, кіріспе рөлін атқарады.

Пайдалы ереже мынау: алушыны қаншалықты жақсы білсеңіз, соғұрлым көбірек егжей-тегжей қоса аласыз. Суық хат қысқарақ болуы керек. Жылы байланыс, таныстыру арқылы келген ықтимал клиент немесе белсенді клиентпен сөйлесу қосымша контекстке көбірек мүмкіндік береді.

Неліктен хаттың ұзақтығы маңызды

Ұсыныстың ұзақтығы оның қалай оқылатынына және қалай бағаланатынына әсер етеді. Адамдар іскерлік хаттарды сирек жол-жолымен, толық зейінмен оқиды. Олар алдымен шолып шығады, содан кейін хабарлама аяқтауға тұрарлық па, соны шешеді.

Өлшемі дұрыс электрондық хат ұсынысы мына себептермен тиімді:

• Оқырманның уақытына құрмет білдіреді
• Негізгі құндылықты тез байқауға мүмкіндік береді
• Түсінбеушілік ықтималдығын азайтады
• Жауап алу мүмкіндігін арттырады
• Қажет болса, толық ұсынысты ашуға ынталандырады

Ұзындық тек сөз саны туралы емес. Ол танымдық жүктеме туралы. Оқырман оқып отырып қаншалықты көп шешім қабылдауға мәжбүр болса, соғұрлым тоқтап қалу ықтималдығы артады. Қысқа ұсыныс кедергіні азайтып, назарды нәтижеге бағыттайды.

Ұзындықты әңгіменің кезеңіне сәйкестендіріңіз

Әрбір ұсыныс хаты бірдей болмауы керек. Идеал ұзындық сату үдерісінде қай кезеңде тұрғаныңызға байланысты.

1. Алғашқы байланыс

Қызметтеріңізді жаңа ықтимал клиентке таныстырғанда, хатты қысқа ұстаңыз. Алғашқы ұсыныс әдетте шамамен 100-ден 150 сөзге дейін болғаны дұрыс. Мақсат бәрін түсіндіру емес. Мақсат жауап беруге жеткілікті қызығушылық тудыру.

Мына құрылымды қолданыңыз:

• Ықтимал клиенттің қажеттілігі туралы бір сөйлем
• Қандай нәтиже беруге көмектесе алатыныңыз туралы бір сөйлем
• Неліктен сенімді таңдау екеніңіз туралы бір сөйлем
• Бір нақты келесі қадам

2. Жылы байланыс немесе таныстыру арқылы келген өтінім

Егер адам сіздің брендіңізді бұрыннан білсе, ұсынысыңыз сәл ұзағырақ, көбіне 150-ден 250 сөзге дейін болуы мүмкін. Оқырман онсыз да қызығушылық танытқандықтан, көбірек контекст қоса аласыз.

Мұнда мыналарды атап өткен дұрыс:

• Шешіп отырған нақты мәселе
• Жұмыстың ауқымы
• Ұқсас жұмыстан қысқа нәтиже немесе мысал
• Мақұлдау немесе кездесу туралы тікелей сұрау

3. Қорытынды ұсыныс түйіндемесі

Егер сіз егжей-тегжейлі құжаты қоса берілген қысқаша түйіндеме жіберсеңіз, хат бәрібір ықшам болуы керек. Оны ілеспе жазба деп қарастырыңыз. Қосымшада не бар екенін және клиенттің келесі не істеуі керегін түсіндіру үшін бірнеше қысқа абзац жеткілікті.

4. Ішкі ұсыныс

Егер сіз серіктеске, менеджерге немесе ішкі шешім қабылдаушыға жазсаңыз, қысқалық бәрібір маңызды. Ішкі оқырман әдетте әсем стильден гөрі анықтықты қалайды. Қысқа, құрылымды хабарлама көбіне ресми ұзақ жазбадан жақсы жұмыс істейді.

Электрондық хат ұсынысына не қосу керек

Күшті электрондық хат ұсынысы әдетте алты элементтен тұрады.

1. Тура тақырып жолы

Тақырып хаттың мақсатын бірден түсінікті етуі керек. Жақсы тақырыптар нақты және практикалық болады.

Мысалдар:

• Веб-сайтты қайта жасауға ұсыныс
• LLC ашуға арналған ұсынылған жоспар
• Бухгалтерлік қолдау үшін баға мен ауқым
• Маркетинг қызметтері бойынша кейінгі ұсыныс

2. Анық кіріспе

Неге жазып отырғаныңызды бірден еске салыңыз. Егер әңгіме бұған дейін басталған болса, контекстті қысқаша айтыңыз.

3. Клиенттің мәселесі немесе мақсаты

Ұсыныс бизнес қажеттілігін түсінетініңізді көрсетуі керек. Бұл көбіне мүмкіндіктерді тізіп шығудан әлдеқайда сенімдірек.

4. Сіздің шешіміңіз

Не істейтініңізді және оның қалай көмектесетінін түсіндіріңіз. Тек міндеттерге емес, нәтижеге назар аударыңыз.

5. Дәлел немесе сенімділік

Сізге неге сенуге болатынын көрсететін бір қысқа себеп қосыңыз. Ол тәжірибе, сәйкес нәтиже, біліктілік немесе қысқа мысал болуы мүмкін.

6. Келесі қадам

Бір әрекетпен аяқтаңыз. Оқырманнан жауап беруді, кездесу белгілеуді, қоса берілген ұсынысты қарап шығуды немесе жоспарды мақұлдауды сұраңыз.

Қашан ұзақ болып кетеді

Оқырман негізгі ойды табу үшін күш салуға мәжбүр болған кезде электрондық хат ұсынысы тым ұзаққа созылады.

Хаттың тым ұзақ екенін көрсететін белгілер:

• Бір ойды әртүрлі сөздермен қайталап жатырсыз
• Үдерістің әрбір егжей-тегжейін түсіндіре бересіз
• Тым көп мүмкіндік немесе нұсқа тізіп отырсыз
• Әрекетке шақыруды бірнеше абзацтың соңына жасырып қойдыңыз
• Мәтіннің жартысын алып тастасаңыз да, мағына өзгермейді

Ұзын хаттар автоматты түрде жаман емес, бірақ олар сирек болуы керек. Егер баға, ауқым, жеткізілетін нәтижелер және шарттарды толық түсіндіру қажет болса, бөлек құжат әлдеқайда қолайлы.

Қашан қосымша немесе сілтемесі бар ұсыныс қолдану керек

Жоба бірнеше нәтиже, кезең, уақыт кестесі немесе баға нұсқаларын қамтыса, бөлек ұсыныс құжатын қолданыңыз. Мұндай жағдайда хат құжатты таныстырып, оның не үшін маңызды екенін түсіндіруі керек.

Бөлек ұсыныс мына жағдайларда жақсырақ болады:

• Жоба құны жоғары немесе бірнеше кезеңнен тұрады
• Клиентке ішкі мақұлдау қажет
• Сіз бірнеше пакет нұсқасын ұсындыңыз
• Заң, сәйкестік немесе ауқым туралы егжей-тегжей маңызды
• Хаттың оңай шолынғанын қалайсыз

Егер файл қоса берсеңіз, хаттың өзі де жеке оқылғанда мағыналы болуын қадағалаңыз. Көптеген алушылар қосымшаны ашу-ашпауын хат мәтініне қарап шешеді.

Қысқа, бірақ жалпы емес етіп қалай жазуға болады

Көп адамның жіберетін қателігі - қысқа болуға тырысып, көмескі болып кету. Қысқа деген жалған немесе бос деген сөз емес.

Қысқа әрі сенімді болу үшін:

• Өз тарихыңызды емес, нәтижені алға шығарыңыз
• Кәсіби жаргонның орнына қарапайым тіл қолданыңыз
• Әлсіз бес артықшылықтың орнына бір нақты пайданы айтыңыз
• Ұзақ түсіндірулерді нақты мысалдармен алмастырыңыз
• Әр абзацты бір ойға арнаңыз
• Артық сөздер мен қайталанған анықтауларды алып тастаңыз

Күшті электрондық хат ұсынысы нақты болғандықтан сенімді естіледі. Нақтылық сенім тудырады.

Электрондық хат ұсынысының қарапайым құрылымы

Төмендегі форматты көптеген жағдайларда қолдануға болады.

Тақырып: [жоба немесе нәтиже] бойынша ұсыныс

Сәлемдесу

Сәлем, [Аты],

Кіріспе

Әңгімеңіз үшін рахмет. Сіз айтқан нәрсеге сүйене отырып, мен [мәселе немесе мақсат] бойынша көмектесе аламын деп ойлаймын.

Құндылық туралы мәлімдеме

Менің ұсынысым - [шешім], ол сізге [нәтиже] алуға көмектеседі. Бұл тәсіл жобаны фокус ішінде ұстап, алға жылжуды жылдамырақ етеді.

Сенімділік

Мен ұқсас клиенттерге [қысқа дәлел] бойынша көмектестім, және сол тәжірибені сіздің жобаңызға қолдануға қуаныштымын.

Әрекетке шақыру

Егер бұл сай келсе, келесі қадамдарды жібере аламын немесе егжей-тегжейін талқылау үшін қысқа қоңырау белгілей аламын.

Ізгі тілекпен,
[Сіздің атыңыз]

Бұл формат қысқа, бейімделгіш және көз жүгіртіп оқуға оңай. Көптеген шағын бизнес үшін бұл ықтимал клиентті қызығушылықтан әрекетке жеткізуге жеткілікті.

Жиі жіберілетін қателер

Шағын роман жазу

Егер оқырман толық оқиғаны қаласа, оны бөлек құжатқа беріңіз. Хат қорытындылауы керек, шаршатпауы керек.

Клиенттің орнына өзіңізге назар аудару

Ұсыныс өмірбаян емес. Алдымен оқырманның нәтижесін қойыңыз.

Келесі қадамды жасырып қою

Алушы не істеу керегін өзі болжайды деп күтпеңіз. Хат нақты әрекетпен аяқталуы керек.

Контекстсіз ұсыныс жіберу

Егер мәселені түсіндірмей бірден бағаға немесе жеткізілетін нәтижелерге өтсеңіз, хабарлама байланыссыз көрінуі мүмкін.

Ескертусіз қосымша тіркеу

Көп адам күтпеген файлды ашуға сақ болады. Егер қоса берілген файл болса, оның не екенін және не үшін маңызды екенін түсіндіріңіз.

Жағдайға қарай практикалық ұзындық нұсқаулары

Шешімді жеңілдету үшін мына шамамен алынған өлшемдерді қолданыңыз:

• Өте қарапайым алғашқы байланыс үшін 75-тен 125 сөзге дейін
• Көптеген ұсыныс хаттары үшін 125-тен 250 сөзге дейін
• Қосымша контекст қажет болғанда ғана 250-ден 400 сөзге дейін
• Егжей-тегжейлі ауқым, баға және шарттар үшін бөлек құжат

Егер бәрібір күмәндансаңыз, мына сұрақты қойыңыз: алушы ұсынысты бір минуттан аз уақытта түсіне ала ма? Егер жоқ болса, хатты қысқартып, мәліметті қосымша құжатқа ауыстырыңыз.

Неліктен бұл шағын бизнес үшін маңызды

Шағын бизнес көбіне жылдам әрекет етіп, анық сөйлесу арқылы жеңіске жетеді. Қысқа ұсыныс сату циклін қысқартып, кері байланысты азайтып, бизнесіңізді жинақы көрсетеді.

Бұл консалтинг, бухгалтерлік қызмет, дизайн, маркетинг немесе компания ашуға көмек сатсаңыз да маңызды. Егер сіз бизнес бастасаңыз, таза ұсыныс үдерісі алғашқы күннен-ақ кәсіби көрінуге көмектеседі. LLC немесе корпорация құрып жатқан негізін қалаушылар үшін осындай анықтық клиентпен қарым-қатынасты жақсартып, өсімді сенімдірек етеді.

Қорытынды ой

Электрондық хат түріндегі ұсыныс әдетте тез оқуға болатындей қысқа және сенім қалыптастыратындай ұзақ болуы керек. Көп жағдайда 100 бен 250 сөз аралығы - ең тиімді нүкте. Хатты мүмкіндікті түсіндіру, қажеттілікті түсінетініңізді көрсету және оқырманды келесі қадамға бағыттау үшін пайдаланыңыз.

Егер жоба күрделі болса, хатты қысқа ұстаңыз да, толық ұсыныс үшін бөлек құжат қолданыңыз. Ең жақсы электрондық хат ұсыныстары ең ұзындары емес. Олар оқырманға иә деуді жеңілдететін ұсыныстар.