Шағын бизнес қалай алаяқтықты, қаражатты жымқыруды және деректерді ұрлауды болдырмауға болады

Шағын бизнестің көпшілігі бір ғана күрт оқиғадан емес, сәт сайын байқалмайтын шығындардан әлсірейді. Көбіне шығындар әлсіз бақылау, нашар қадағалау және қылмыскерлер пайдаланатын қауіпсіздік олқылықтары салдарынан біртіндеп жиналады. Ішкі ұрлық, төлем алаяқтығы, жалақыны теріс пайдалану, шот-фактуралар бойынша алаяқтық және сымсыз желі арқылы деректерді ұрлау ақша ағымын азайтып, кредитке нұқсан келтіріп, бизнесті ұстап тұратын сенімді әлсіретуі мүмкін.

Құрылтайшылар мен иелер үшін мәселе тек алаяқтықты ол орын алғаннан кейін анықтауда емес. Негізгі мақсат - алаяқтықты жасауын қиындататын, байқауын жеңілдететін және орын алса, келтіретін зиянын азайтатын бизнес құрылымын қалыптастыру. Бұл бухгалтерлік бақылауларды, киберқауіпсіздік дағдыларын, қызметкерлерді тексеруді және компанияны ішкі әрі сыртқы қатерлерден қорғайтын әрекет ету жоспарын біріктіруді білдіреді.

Бұл нұсқаулық шағын бизнеске бағытталған ең кең таралған экономикалық қылмыстарды және иелер тәуекелді азайту үшін қолдана алатын практикалық қадамдарды түсіндіреді.

Неліктен шағын бизнес жиі нысанаға айналады

Шағын бизнес алаяқтар үшін қарапайым себеппен тартымды: олар көбіне шағын командамен және шектеулі қадағалаумен жұмыс істейді. Бір қызметкер есеп айырысуды, бухгалтерияны және банкке ақша салуды қатар атқаруы мүмкін. Менеджер шығындарды тәуелсіз тексерусіз мақұлдауы мүмкін. Құрылтайшы өсімге соншалықты назар аударып, күнделікті бақылауды міндетті емес нәрсе деп қабылдауы ықтимал.

Мұндай орта мүмкіндік тудырады. Егер бір адам транзакцияны бастай алса, тіркей алса және салыстыра алса, ол ұрлықты айлар бойы жасыра алады. Егер бизнесте киберқауіпсіздік қорғанысы болмаса, шабуылдаушылар әлсіз сымсыз желіні немесе бұзылған құпиясөзді пайдаланып, клиент пен қаржылық ақпаратты ұрлауы мүмкін. Егер жеткізушілерді бақылау әлсіз болса, жалған шот-фактуралар өтіп кетіп, төленіп қалуы мүмкін.

Алаяқтыққа күрделі қылмыстық желі қажет емес. Көп жағдайда ол кәдімгі бизнес үдерістерінің әлсіз тұстарына сүйенеді.

Шағын бизнеске жиі тиетін алаяқтық түрлері

Ең жиі кездесетін схемаларды түсіну иелерге нені бақылау керегін білуге көмектеседі.

Қаражатты жымқыру

Қаражатты жымқыру әдетте қызметкердің немесе сенім артылған адамның компания ақшасын не активтерін заңсыз иемденуін білдіреді. Бұған құжаттарды өзгерту, чектерді басқаға бұру, өтемақыларды бұрмалау немесе компания мүлкін жеке пайда үшін пайдалану кіруі мүмкін.

Ескерту белгілері көбіне мыналар болады:

• Құжаттардың жоқ болуы немесе есептердің сәйкес келмеуі
• Демалысқа шықпайтын немесе міндеттерді бөліспейтін жалғыз қызметкер
• Кешіктірілген немесе толық емес банк салыстырулары
• Шот-фактураларға немесе қайтарымдарға түсініксіз түзетулер
• Жалақымен сәйкес келмейтін өмір салтының өзгеруі

Есеп-фактура және шот-фактура бойынша алаяқтық

Есеп-фактуралық алаяқтық қызметкер жалған жеткізушілерді құрып, заңды шот-фактураларды қолдан көбейтіп немесе жеке шығындарды бизнес шығыны ретінде ұсынғанда орын алуы мүмкін. Сыртқы шабуылдаушылар да нақты жеткізушіден келгендей көрінетін жалған шот-фактуралар жібере алады.

Қауіп белгілері:

• Құжаты аз жаңа жеткізушілер
• Қайталанатын шот-фактуралар
• Мақұлдау шегінен сәл төмен төлемдер
• Әдеттегі тексеруді айналып өтетін шұғыл сұраулар
• Электрондық пошта арқылы келген және тексерілмеген банк шотының өзгерістері

Жалақы бойынша алаяқтық

Жалақы бойынша алаяқтыққа жалған қызметкерлер, уақытты жалған көрсету, рұқсатсыз бонус немесе тікелей депозит деректерін өзгерту кіруі мүмкін. Бұл әсіресе бір адам жалақыны бақылаусыз өңдеген кезде жиі кездеседі.

Чек және төлем алаяқтығы

Алаяқтар чектерді ұстап алып, алушының атын өзгертіп немесе ұрланған шот деректері арқылы төлемдерді басқа арнаға бұруы мүмкін. Цифрлық төлем арналары жұмыс тиімділігін арттырады, бірақ оларда рұқсат беру мен мақұлдауға қатысты бақылау анағұрлым қатаң болуы керек.

Кибершабуыл арқылы ұрлық және деректердің жоғалуы

Шағын бизнес қаржылық жазбаларды, клиент ақпаратын және банкке кіру деректерін бұлттық жүйелер мен қосылған құрылғыларда көбірек сақтайды. Қорғалмаған сымсыз желі, әлсіз құпиясөз немесе фишинг шабуылы сезімтал деректердің ашылуына және тікелей қаржылық шығындарға әкелуі мүмкін.

Бухгалтерлік үдерістерге алаяқтыққа төзімділікті енгізіңіз

Алаяқтықтың алдын алудың ең тиімді құралы - бір ғана өнім емес. Бұл бір адамның теріс қылықты жасыра алу ықтималдығын азайтатын бақылаулар жүйесі.

Қаржылық негізгі міндеттерді бөліңіз

Бірде-бір қызметкер транзакцияның барлық кезеңін толық бақыламауы тиіс. Мүмкіндігінше мына міндеттерді әртүрлі адамдарға бөліңіз:

• Төлемді мақұлдау
• Транзакцияны енгізу
• Есепті салыстыру
• Ақша салу
• Қайтарым жасау

Тіпті шағын командада да мұны ішкі рөлдер, иесінің тексеруі және сыртқы бухгалтерлік қолдау арқылы ұйымдастыруға болады.

Банк және кредит картасы бойынша үзінділерді жүйелі тексеріңіз

Ай сайын тексеру мүлде тексермеуден жақсы, бірақ апта сайын тексеру әлдеқайда тиімді. Иелер күмәнді жеткізушілерді, қайталанған төлемдерді, қолма-қол ақша шешуді және қалыпты жұмысқа сай келмейтін аударымдарды бақылауы тиіс. Егер бизнесте бірнеше шот болса, әрқайсысы белгіленген кесте бойынша салыстырылып отыруы керек.

Әр төлемге құжаттама талап етіңіз

Төлем шот-фактура, түбіртек, келісімшарт немесе жазбаша мақұлдау арқылы расталмайынша жүргізілмеуі тиіс. Егер сұрау шұғыл болса да, құжаттау талабы өзгермеуі керек. Жылдамдық бақылауды әлсіретуге себеп бола алмайды.

Мақұлдау шектерін қолданыңыз

Төлем сомасына қарай әртүрлі мақұлдау деңгейлерін белгілеңіз. Аз сомаға бір менеджер жеткілікті болуы мүмкін, ал ірі төлемдер үшін иенің мақұлдауы немесе қосарланған рұқсат қажет болуы тиіс. Мақұлдау шектері импульсивті шығындар мен жасырын алаяқтыққа қарапайым тосқауыл қояды.

Жеткізуші және жалақы өзгерістерін тексеріңіз

Банк шотының деректері, пошта мекенжайы немесе тікелей депозит нұсқаулары өзгергенде, өзгерісті қосымша арна арқылы растаңыз. Электрондық пошта сұрауына ғана сенбеңіз. Алаяқтар көбіне шот өзгерту үдерістерін нысанаға алады, өйткені бизнес бос болады және әдеттегі рәсімдерге сенеді.

Жұмысқа қабылдамас бұрын тексеріңіз

Алаяқтықтың алдын алу жұмысқа қабылдаудан басталады.

Заңмен рұқсат етілген және жергілікті еңбек заңдарына сай келетін жағдайларда фондық тексерістер қолданылуы тиіс. Мақсат - біреуді кінәлау емес. Мақсат - қаржылық жағынан сезімтал рөлді айқын тәуекел тудыратын тәжірибесі бар адамның қолына бермеу ықтималдығын азайту.

Қолма-қол ақшамен жұмыс, бухгалтерлік қолжетімділік, сатып алу құқығы немесе клиент деректері бар лауазымдар үшін жеке басын, бұрынғы жұмысты және ұсынымдарды тексеру ерекше маңызды. Рөл қаншалықты көп қолжетімділікке ие болса, компания кандидатураны соншалықты мұқият бағалауы керек.

Жақсы жалдау үдерісі нақты лауазым сипаттамалары мен жазбаша саясатты да қамтиды. Күтілімдер басынан құжатталған болса, қызметкерлер айқынсыздықты пайдалануы азаяды.

Бизнесті кибер ұрлықтан қорғаңыз

Экономикалық қылмыстар кеңседе ғана шектелмейді. Олар барған сайын цифрлық инфрақұрылым арқылы жүзеге асады.

Сымсыз желілерді қорғаңыз

Ашық немесе әлсіз қорғалған сымсыз желі шабуылдаушыға сезімтал деректер мен қосылған құрылғыларға қол жеткізуге мүмкіндік беруі мүмкін. Шағын бизнес күшті шифрлауды, бірегей құпиясөздерді пайдалануы және қонақ желісін ішкі жүйелерден бөлуі керек. Егер желі ұзақ уақыт тексерілмесе, оны дереу жаңарту қажет.

Күшті аутентификацияны қолданыңыз

Құпиясөздер жалғыз өзі жеткіліксіз. Мүмкін болған жерде, әсіресе электрондық пошта, банк, жалақы, бухгалтерлік және бұлттық сақтау жүйелерінде көп факторлы аутентификация қосылуы тиіс. Электрондық поштаның бұзылуы жиі төлемдерді басқа жаққа бұруға және іскерлік алаяқтыққа әкеледі.

Бағдарламалық жасақтаманы жаңартып отырыңыз

Ескі операциялық жүйелер, роутерлер, бухгалтерлік бағдарламалар және касса құрылғылары осалдықтар тудыруы мүмкін. Жаңартулар тек жаңа функциялар үшін емес. Олар көбіне қылмыскерлер әлдеқашан қалай пайдалануды білетін қауіпсіздік олқылықтарын жабады.

Қолжетімділікті рөл бойынша шектеңіз

Қызметкерлер тек өзіне қажет жүйелер мен деректерге қол жеткізуі керек. Алдыңғы қатардағы қызметкердің жалақы деректерін көруі міндетті емес. Мердігердің толық әкімші рөлі болмауы тиіс. Қолжетімділікті шектеу қателіктердің де, қасақана әрекеттердің де зиянын азайтады.

Қызметкерлерді фишингті тануға үйретіңіз

Көптеген шабуылдар жалған кіру бетімен, жалған шот-фактурамен немесе жеткізуші не басшыдан келгендей көрінетін шұғыл хабарламамен басталады. Оқыту қызметкерлерге сілтемелерді тексеруді, күмәнді сұрауларды растауды және күдікті электрондық хаттарды дереу хабарлауды үйретуі керек.

Қажет болғанға дейін алаяқтыққа әрекет ету жоспарын жасаңыз

Ұрлық немесе алаяқтық анықталса, жылдам әрі құрылымды әрекет келтірілетін зиянды шектеуі мүмкін.

Әрекет ету жоспары мыналарды қамтуы керек:

• Алдымен кімге хабар беріледі
• Қолжетімділік қалай тоқтатылады
• Жазбалар қалай сақталады
• Қашан құқық қорғау органдары немесе заңгер шақырылады
• Қажет болса, клиенттерге, банктерге немесе жеткізушілерге қалай хабарланады

Дәлелдерді сақтау маңызды. Иелер күдікті хабарламаларды өшірмегені, есеп жазбаларын құжаттамасыз өзгертпегені және негізгі жазбалар сақталмай тұрып күдіктіні бетпе-бет айыптамағаны жөн. Үйлестірілген әрекет эмоцияға берілген әрекеттен әлдеқайда тиімді.

Кредит пен қаржыландыру мүмкіндігін қорғаңыз

Алаяқтық тек ұрланған сомаға ғана тірелмейді. Ол компанияның қарыз алу, кредитті ұзарту немесе өсімге арналған қаржыландыру алу қабілетіне зиян келтіруі мүмкін. Төленбеген қарыздар, қайтарылған төлемдер немесе дұрыс емес қаржылық есеп беру бизнестің қаржылық профилін әлсіретеді.

Сондықтан алаяқтықтың алдын алу тек комплаенс мәселесі емес, бизнесті өсіру мәселесі де болып табылады. Есептері таза, бақылауы мықты және үдерістері құжатталған компания несие алуға, инвестор тартуға және жеткізушілермен келіссөз жүргізуге әлдеқайда жақсы жағдайда болады.

Қашан сыртқы көмек шақыру керек

Көптеген иелер ішкі проблемаларды тыныш түрде шешуге болады деп ойлап, көмек сұрауды тым кеш бастайды. Шын мәнінде, сенімділік пен бақылауды қалпына келтірудің ең жақсы жолы көбіне сыртқы қолдау болады.

Төмендегі жағдайларда сыртқы бухгалтерлік, заңгерлік немесе киберқауіпсіздік көмегін қарастырыңыз:

• Қаржылық сәйкессіздіктер қайталана береді
• Сенім артылған қызметкер тым көп функцияны басқарады
• Қайтарымдар, депозиттер немесе жеткізуші төлемдері түсіндірілмейді
• Сезімтал жазбалар ашылып қалуы мүмкін
• Бизнес өсімге дайындалып, көбірек құрылым қажет етеді

Сыртқы тексеру бизнестің ішінен байқау қиын әлсіз тұстарды анықтай алады.

Алаяқтықтың алдын алуға арналған практикалық чек-парақ

Осы чек-парақты базалық деңгей ретінде пайдаланыңыз:

• Есеп айырысу, мақұлдау, депозит және салыстыру міндеттерін бөліңіз
• Банк және кредит картасы қозғалысын жүйелі кесте бойынша тексеріңіз
• Барлық төлемдер мен өтемақыларға құжаттама талап етіңіз
• Жеткізуші және жалақы өзгерістерін қосымша арна арқылы растаңыз
• Негізгі жүйелерде көп факторлы аутентификацияны қолданыңыз
• Сымсыз желілерді шифрлап, қорғаңыз
• Қызметкерлерді фишинг пен төлем алаяқтығын тануға үйретіңіз
• Заңмен рұқсат етілген және орынды болған жерде фондық тексерістер жүргізіңіз
• Қолжетімділікті рөл бойынша шектеңіз
• Жазбаша оқиғаға әрекет ету жоспарын сақтаңыз

Қорытынды ойлар

Алаяқтықтың алдын алу ең жаман жағдайды күту деген сөз емес. Бұл - тәуекелді көтере алатын, бірақ соның салдарынан құламайтын бизнесті құру деген сөз. Негізгі бухгалтерлік бақылауларды, заманауи киберқауіпсіздік тәжірибелерін және тәртіпті жалдау мен тексеру рәсімдерін енгізген шағын бизнес қаражатты жымқыруға, шот-фактуралық алаяқтыққа және деректерді ұрлауға ұшырау қаупін айтарлықтай азайтады.

Жаңа және өсіп келе жатқан компаниялар үшін мұндай қорғаныстарды жоғалтудан бұрын құру - ең дұрыс уақыт. Дұрыс құрылған компания мен сенімді ішкі тәжірибелер ақша ағымын қорғайтын, сенімді сақтайтын және ұзақ мерзімді өсімді қолдайтын іргетас жасайды.

Zenind кәсіпкерлерге сенімді өсім үшін қажет құрылымды қалыптастыруға және бизнестерін сақтауға көмектеседі. Дұрыс құрылған және ішкі тәжірибелері мықты компания тәуекелді ертерек анықтауға және ең маңызды жұмысқа назар аударуға әлдеқайда жақсы дайын болады.