Қызметкерлерді қалай жалдауға және басқаруға болады: жаңа бизнес иелері үшін практикалық нұсқаулық

Алғашқы қызметкеріңізді жалдау - маңызды кезең. Бұл сіздің бизнесіңіз бір адамның күшімен атқарылатын жұмыстан асып, енді жаңа құқықтық, қаржылық және операциялық жауапкершіліктерді қабылдап жатқанын білдіреді. Көптеген құрылтайшылар үшін бұл қадам бір уақытта әрі қуанышты, әрі қобалжытатын сәт.

Жақсы жаңалық - жалдау мен қызметкерлерді басқару бір реттік іс-шара ретінде емес, жүйе ретінде қарастырылғанда әлдеқайда жеңілдейді. Сізге нақты рөл, құрылымдалған жалдау процесі, талаптарға сай бейімдеу және түсінбеушілік тудырмай, нәтижені қолдайтын басқару тәсілі қажет.

Бұл нұсқаулық қызметкерді жалдауды шешуден бастап, уақыт өте келе командаңыздың өнімді әрі ынталы болып қалуына дейінгі бүкіл циклді түсіндіреді.

Нақты бизнес қажеттілігінен бастаңыз

Жұмыс сипаттамасын жазбас бұрын немесе вакансия жарияламас бұрын, не үшін көмек қажет екенін анықтаңыз. Көптеген шағын бизнес иелері нақты рөлді емес, өздерін шамадан тыс жүктелгендей сезінгендіктен, тым ерте жалдайды.

Өзіңізден сұраңыз:

• Қандай тапсырмалар тым көп уақыт алып жатыр?
• Қандай жауапкершіліктер менде жоқ дағдыларды талап етеді?
• Басқа біреу атқарса, қандай әрекеттер бизнес өсімін көбірек әкелер еді?
• Бұл уақытша жүктеме мәселесі ме, әлде тұрақты штаттық қажеттілік пе?

Жауап нақты әрі өлшенетін мақсаты бар рөлге әкелуі керек. Мысалы, жалпы “көмекші” рөлін жалдаудың орнына, сізге клиенттерге қызмет көрсету өкілі, бухгалтер, сату маманы немесе операциялар үйлестірушісі қажет болуы мүмкін.

Нақты анықталған рөл дұрыс адамды табуды, күтуді белгілеуді және кейін нәтижені бағалауды жеңілдетеді.

Қызметкер керек пе, әлде мердігер ме, соны шешіңіз

Бастапқы шешімдердің бірі - жұмысты қызметкер атқаруы керек пе, әлде тәуелсіз мердігер ме. Айырмашылығы маңызды, өйткені ол салықтарға, еңбек құқығына сәйкестікке, қадағалау тәсіліне және жұмысқа қаншалықты бақылау орната алатыныңызға әсер етеді.

Жалпы алғанда, қызметкер сіздің бағытыңызбен жұмыс істейді және сіздің жұмыс күшіңіздің бөлігі болады. Мердігер әдетте тәуелсіз бизнес жүргізеді және жұмысты көбірек еркіндікпен орындайды.

Мына факторларды қарастырыңыз:

• Қызметкерлер әдетте сіздің кестеңіз бен рәсімдеріңізді ұстанады.
• Мердігерлер жұмысты қашан және қалай аяқтайтынын көбіне өздері анықтайды.
• Қызметкерлер әдетте жалақы жүйесіне, салық ұсталымына және еңбекке қатысты сәйкестік рәсімдеріне кіреді.
• Мердігерлерге көбіне шот-фактура бойынша төленеді және олар өз салықтарын өздері басқарады.

Жұмысшыны қате жіктеу күрделі сәйкестік мәселелерін туындатуы мүмкін. Егер қай жіктеу сіздің жағдайыңызға сәйкес екенін білмесеңіз, жалдау алдында қолданылатын федералдық және штаттық ережелерді қарап шығыңыз.

Жалдау шығындарын түсініңіз

Қызметкер жалдау деген тек жалақы немесе сағаттық ақы төлеумен шектелмейді. Шынайы бюджетке мыналар кіруі керек:

• Жалақы немесе еңбекақы
• Жалақыға салынатын салықтар
• Қажет болған жағдайда жұмысшыларды сақтандыру
• Медициналық сақтандыру, ақылы демалыс немесе зейнетақы жарналары сияқты жеңілдіктер
• Іріктеу шығындары
• Оқытуға кететін уақыт
• Құралдар, бағдарламалық жасақтама, формалар немесе жабдықтар
• Басқаруға кететін тұрақты уақыт

Көптеген шағын бизнес иелері еңбектің толық құнын дұрыс бағаламайды. Қағаз жүзінде қолжетімді көрінетін рөл салықтарды, жеңілдіктерді және әкімшілік шығындарды қосқанда қымбатқа түсуі мүмкін.

Мұқият бюджеттеу сізге қазір жалдау, кейінге қалдыру немесе аралық шешім ретінде мердігерді не толық емес жұмыс уақытындағы қызметкерді пайдалану туралы шешім қабылдауға көмектеседі.

Нақты лауазымдық сипаттама жасаңыз

Күшті лауазымдық сипаттама - табысты жалдаудың негізі. Ол тек міндеттерді тізіп қана қоймай, рөлді, қажет дағдыларды, табыс қалай өлшенетінін және бұл қызметтің бизнестегі орнын түсіндіруі керек.

Мына элементтерді қосыңыз:

• Лауазым атауы
• Негізгі міндеттер
• Міндетті және артықшылық беретін біліктіліктер
• Жұмыс кестесі немесе күтілетін сағат саны
• Орналасқан жері немесе қашықтан жұмыс істеу мәртебесі
• Бағыныштылық құрылымы
• Қажет болса, өтемақы диапазоны
• Негізгі өнімділік күтілімдері

Сипаттаманы қарапайым тілмен жазыңыз. Кәсіби жаргонды және шындыққа жанаспайтын талаптарды қолданбаңыз. Егер рөлге нақты бағдарламалық жасақтама, сертификаттар немесе физикалық міндеттер қажет болса, оны анық көрсетіңіз.

Нақты лауазымдық сипаттама жақсы үміткерлерді тартуға және сұхбат пен бейімдеу кезіндегі түсінбеушілікті азайтуға көмектеседі.

Қажет болмай тұрып, жалдау процесін құрыңыз

Көптеген шағын бизнес иелері вакансия жариялап, бәрі өздігінен шешіледі деп үміттенеді. Мұндай тәсіл әдетте асығыс шешімдерге әкеледі. Бұдан жақсы әдіс - орын босамай тұрып, қайта қолдануға болатын жалдау процесін құру.

Тәжірибелік жалдау процесі мыналарды қамтуы мүмкін:

1. Резюмелер мен ілеспе хаттарды ең төменгі біліктілік талаптарына сай тексеру
2. Коммуникацияны және жалпы сәйкестікті бағалау үшін алғашқы сұхбат өткізу
3. Үздік кандидаттармен екінші сұхбат немесе дағдыны бағалау жүргізу
4. Қажет болған жағдайда ұсыныстарды тексеру
5. Жазбаша ұсыныс жасау
6. Бейімдеу құжаттарын рәсімдеу

Әр кандидат үшін процесті бірдей ұстаңыз. Бірізділік әділдікті арттырады және үміткерлерді тиімдірек салыстыруға көмектеседі.

Егер сіз реттелетін салаға немесе құпия деректерге қолжетімділігі бар қызметке қызметкер алсаңыз, бизнесіңізге және жергілікті заңдарға рұқсат етілген кез келген қажетті тексеруді немесе растау қадамын қосыңыз.

Жақсырақ сұхбат сұрақтарын қойыңыз

Сұхбат сұрақтары кандидаттың қалай ойлайтынын, мәселені қалай шешетінін және нақты жұмыс жағдайында қалай әрекет ететінін түсінуге көмектесуі керек. Тек жалпы әңгімеге немесе ішкі түйсікке сүйенбеңіз.

Жақсы сұхбат сұрақтары көбіне бұрынғы мінез-құлық пен тәжірибелік пайымға бағытталады. Мысалы:

• Қиын клиентті қалай басқарғаныңыз туралы айтып беріңіз.
• Қақтығысқан дедлайндарды қалай басымдықтайсыз?
• Ұқсас рөлде қандай құралдар немесе жүйелерді қолдандыңыз?
• Жұмыста жіберген қателігіңіз және оны қалай шешкеніңіз туралы айтыңыз.
• Бірнеше тапсырманы басқарғанда қалай ұйымдасқан күйде қаласыз?

Сондай-ақ өз күтілімдеріңізді түсіндіріңіз. Кандидаттар сіздің қарқыныңызды, мәдениетіңізді және стандарттарыңызды түсінуі керек, сонда олар рөлдің өздеріне сай келетінін шеше алады.

Негізгі ақпаратты тексеріп, ұсыныстарды растаңыз

Ұсыныстарды тексеру тек формальдылық емес. Олар кандидаттың сенімді, үйренуге қабілетті және осы рөлге сай екенін растауға көмектеседі. Мүмкін болса, жұмыс тәжірибесін, сертификаттарды, лицензияларды және басқа да маңызды біліктіліктерді тексеріңіз.

Кейбір лауазымдар үшін фондық тексерулерге, тұтынушылық есептерге немесе келісім формаларына қатысты заң талаптарын да қарастыру қажет болуы мүмкін. Бұл ережелер штат пен рөлге қарай өзгеруі мүмкін.

Тексеру бизнесіңізді қажетсіз жалдау қателіктерінен қорғайды және сенімді команда құруға көмектеседі.

Сәйкестікке сай ұсыныс жасаңыз

Біреуді жалдауға шешім қабылдағаннан кейін, ұсынысты жазбаша түрде беріңіз. Ұсыныс хатында еңбек шарттары нақты көрсетіліп, түсінбеушіліктің қаупі азаюы керек.

Әдеттегі ұсыныс хатында мыналар болады:

• Лауазым атауы
• Басталу күні
• Төлем құрылымы
• Жұмыс кестесі
• Еңбек мәртебесі
• Егер қолданылса және заңға сай болса, ерікті жұмыс мәртебесі туралы ескерту
• Бағынышты менеджер
• Еңбек етудің негізгі шарттары

Егер рөлде бонус, комиссия, жеңілдіктер немесе сынақ мерзімі болса, олар да анық құжатталуы керек.

Жазбаша ұсыныстар шағын бизнес үшін әсіресе маңызды, өйткені олар басынан бастап күтілімдердің ортақ жазбасын қалыптастырады.

Бейімдеуді мұқият өткізіңіз

Бейімдеу - жаңа қызметкер сенімділік алатын немесе керісінше шатасатын кезең. Нашар бейімдеу ерте қателіктерге, төмен көңіл күйге және қажетсіз кадр ауысымына әкелуі мүмкін.

Тиімді бейімдеу мыналарды қамтуы керек:

• Қажетті салық және еңбек формалары
• Компания саясаты мен қызметкер анықтамалығын шолу
• Жалақы жүйесін баптау
• Жұмыс міндеттері мен жұмыс үрдістері
• Құралдар, бағдарламалық жасақтама және байланыс арналары
• Қауіпсіздік және құпиялылық күтілімдері
• Ең маңызды тапсырмалар бойынша оқыту

Жаңа қызметкер бәрін өзі түсініп кетеді деп ойламаңыз. Тәжірибелі мамандардың өзіне де сіздің бизнесіңіздің қалай жұмыс істейтіні, ең маңыздысы не екені және шешімдер қалай қабылданатыны туралы контекст қажет.

Құрылымдалған алғашқы апта ұстап қалу мен өнімділікті едәуір жақсартады.

Бірінші күннен бастап күтілімдерді белгілеңіз

Күтілімдер нақты болғанда қызметкерлер жақсырақ жұмыс істейді. Бұл ерте кезеңде табыстың қандай болатынын анықтап, оны жүйелі түрде қайта қарау дегенді білдіреді.

Мына бағыттар бойынша күтілімдерді белгілеңіз:

• Жұмыс уақыты және қолжетімділік
• Байланыс стилі және жауап беру уақыты
• Сапа стандарттары
• Мерзімдер және орындау уақыты
• Клиенттерге қызмет көрсету тәсілі
• Командадағы мінез-құлық және кәсібилік
• Келу және демалыс рәсімдері

“Өз пайымыңды пайдалан” сияқты бұлыңғыр сөздерге сүйенбеңіз. Шекаралар мен мақсаттар түсінікті болғанда, пайым жақсарады.

Жазбаша күтілімдер әсіресе қашықтан жұмыс істейтін командалар мен әр тапсырманы тікелей бақылай алмайтын өсіп келе жатқан бизнес үшін пайдалы.

Өнімділікті жүйелі басқарыңыз

Қызметкерлерді басқару тек мәселелерді шешу емес. Бұл жақсы нәтижелердің тұрақты түрде орын алуына көмектесетін жүйе құру.

Күшті басқару тәсілі мыналарды қамтиды:

• Тұрақты жеке кездесулер
• Нақты мақсаттар мен мерзімдер
• Уақтылы және нақты кері байланыс
• Жақсы жұмысты мойындау
• Күтілімдер орындалмаса, коучинг беру

Егер қызметкер қиналып жүрсе, мәселені ерте көтеріңіз. Мәселе неғұрлым ұзаққа созылса, соғұрлым оны түзету қиындайды.

Кері байланыс бергенде, тұлғаға емес, байқалатын мінез-құлық пен нәтижеге назар аударыңыз. Мысалы, “Есеп екі күн кеш тапсырылды” деу “Сіз ұқыпсызсыз” деуден дұрыс. Нақты кері байланысқа әрекет ету оңайырақ және қорғанысты реакцияны аз туғызады.

Маңызды әңгімелерді құжаттаңыз

Қызметкерлерді басқаруда құжаттама маңызды. Егер қызметкер коучинг алса, өнімділік бойынша ескерту алса немесе міндеттері өзгерсе, жазбаша жазба сақтаңыз.

Пайдалы құжаттамаларға мыналар кіруі мүмкін:

• Ұсыныс хаттар
• Қол қойылған саясатпен танысқанын растайтын құжаттар
• Өнімділік бағалаулары
• Келу жазбалары
• Жазбаша ескертулер
• Оқу аяқталғаны туралы жазбалар
• Маңызды кездесулерден жазбалар

Жақсы жазбалар бизнесіңізді қорғайды және басқару құрамы өзгерсе немесе кейін дау туындаса, сабақтастықты қамтамасыз етеді.

Жалақы және жұмыс уақыты ережелерін сақтаңыз

Еңбек құқығы міндетті болып табылады. Қызметкер жалдағаннан кейін бизнесіңізге қолданылатын жалақы және жұмыс уақыты талаптарын түсінуіңіз керек.

Тексерілетін негізгі салалар:

• Ең төменгі жалақы ережелері
• Артық жұмыс уақытына төлем талаптары
• Қолданылатын болса, түскі және демалыс үзілісі заңдары
• Есеп жүргізу міндеттері
• Қажет болса, балалар еңбегі бойынша шектеулер
• Соңғы жалақыны беру ережелері

Федералдық және штаттық заңдар бірдей қолданылуы мүмкін, ал қатаңырақ ереже көбіне басым болады. Бұл талаптар орынға қарай өзгеруі мүмкін болғандықтан, бизнес иелері қызметкері бар әр штаттың ережелерін қарап шығуы керек.

Дәл уақыт есептеу және жалақы жүргізу тәжірибелері өте маңызды, әсіресе сағатпен жұмыс істейтін қызметкерлер үшін.

Сенімді жалақы процесін қолданыңыз

Жалақы - қызметкері бар бизнестегі ең маңызды жүйелердің бірі. Кешіктірілген немесе қате төлем сенімді тез төмендетіп, құқықтық тәуекел тудыруы мүмкін.

Жақсы жалақы процесі мыналарды қамтуы керек:

• Сағаттарды дәл есепке алу
• Ұсталымдар мен салықтарды дұрыс есептеу
• Қызметкерлерге алдын ала белгілі кесте бойынша төлеу
• Қажетті жалақы салығы формаларын уақытында тапсыру
• Жалақы жазбаларын қауіпсіз сақтау

Көптеген шағын бизнес әкімшілік қателерді азайту үшін жалақы бағдарламалық жасақтамасын немесе жалақы қызметін пайдаланады. Жалақыны сыртқы провайдерге тапсырсаңыз да, сіздің атыңыздан не жіберіліп, не төленіп жатқанын түсіну үшін жауапкершілік өзіңізде қалады.

Қарапайым қызметкер анықтамалығын жасаңыз

Қызметкер анықтамалығы командаңызға саясат пен күтілімдерді табатын бір орталық береді. Ол ұзақ болудың қажеті жоқ, бірақ нақты әрі практикалық болуы керек.

Жиі қамтылатын тақырыптар:

• Келу тәртібі және уақытты сақтау
• Жалақы күндері мен жалақы рәсімдері
• Демалыс саясаты
• Әдеп кодексі
• Қудалауға қарсы және кемсітпеу күтілімдері
• Технология мен құрылғыны пайдалану
• Құпиялылық және деректерді өңдеу
• Тәртіптік шаралар және жұмыстан босату рәсімдері

Анықтамалық заңгерлік кеңестің орнына жүрмейді, бірақ ол сіздің бизнесіңіз қалай жұмыс істейтінін стандарттауға және белгісіздікті азайтуға көмектеседі.

Байланысты ашық ұстаңыз

Қызметкерлер не болып жатқанын және олардан не күтілетінін білсе, тиімдірек жұмыс істейді. Тұрақты байланыс сонымен қатар мәселелер ушығып кетпей тұрып, оларды байқауға мүмкіндік береді.

Байланысты саналы түрде пайдаланыңыз:

• Қайталанатын тексеріс кездесулерін өткізіңіз
• Басымдықтар мен өзгерістерді ерте бөлісіңіз
• Сұрақ қоюға шақырыңыз
• Тапсырмалар қабаттасқанда жауапкершілікті нақтылаңыз
• Кері байланысты уақытында беріңіз

Мақсат - әр қадамын микробасқару емес. Мақсат - қызметкерлер дұрыс шешім қабылдай алатын және бизнестің бағытымен үйлесіп отыратын деңгейде анықтық жасау.

Жақсы қызметкерлерді сақтаңыз

Жалдау қымбатқа түседі. Жақсы қызметкерден айырылу, әдетте, оны сақтап қалудан қымбатырақ. Сондықтан ұстап қалу бастапқыдан-ақ басқару стратегиясының бір бөлігі болуы керек.

Қызметкерлер көбіне мына жағдайларда ұзақ қалады:

• Күтілімдер түсінікті болса
• Басшылық құрметті болса
• Еңбекақы әділ болса
• Үйрену және даму мүмкіндігі болса
• Жақсы жұмыс бағаланса
• Жүктеме басқаруға келетін болса

Кішкентай жақсартулардың өзі үлкен айырмашылық жасай алады. Шағын бизнес те ұйымдасқан, жауапты және бірізді болу арқылы қызметкерлерді ұстап қала алады.

Қашан түзету, коучинг беру немесе жұмыстан шығару керегін біліңіз

Әр өнімділік мәселесі оқыту арқылы шешіле бермейді. Кейде қызметкер рөлге, бизнеске немесе жұмыс ортасына сәйкес келмейді.

Жұмыстан босату туралы шешім қабылдамас бұрын мыналарды ескеріңіз:

• Күтілімдер анық жеткізілді ме
• Қызметкер жеткілікті оқыту алды ма
• Мәселе өнімділік, тәртіп немесе келу тәртібі ме
• Мәселе құжатталды ма
• Қызметкерге жақсару мүмкіндігі берілді ме

Егер жұмыстан шығару қажет болса, оны құрметпен және қолданылатын заңдар мен компания саясатына сай орындаңыз. Сабырлы әрі құжатталған процесс асығыс реакцияға қарағанда қауіпсіз және кәсіби болады.

Шағын бизнес иелері жиі жіберетін қателер

Жаңа жұмыс берушілер көбіне бірдей болдырмауға болатын қиындықтарға тап болады. Мына қателерге назар аударыңыз:

• Рөл нақты анықталмай тұрып жалдау
• Қызметкерлерді мердігер ретінде қате жіктеу
• Саясаттар мен күтілімдерді құжаттамау
• Бұлыңғыр немесе толық емес бейімдеу ұсыну
• Бірізді емес кері байланыс беру
• Жалақы және жұмыс уақыты ережелерін елемеу
• Кешігіп немесе қате төлеу
• Өнімділік мәселелерін шешуді тым ұзаққа созу

Осы қателердің әрқайсысы уақыт жоғалтуға, көңіл күйдің төмендеуіне және құқықтық тәуекелге әкелуі мүмкін.

Zenind бұл процеске қалай сай келеді

Жаңа бизнес құрып жатқан құрылтайшылар үшін жалдау кезеңі әдетте компания дұрыс құрылғаннан және құрылымдалғаннан кейін басталады. Zenind бизнес иелеріне берік негіз қалыптастыруға көмектеседі, сондықтан олар өсімге, операцияларға және сәйкестікке көбірек сеніммен назар аудара алады.

Бизнесіңіз орнатылғаннан кейін, қызметкерлерді жалдау компанияны құру, ағымдағы сәйкестік және ұйымдасқан құжат жүргізу сияқты кеңірек жүйенің бір бөлігіне айналады. Берік әкімшілік негіз жалақыны басқаруды, құжаттаманы сақтауды және кеңеюді жауапкершілікпен қолдауды жеңілдетеді.

Қорытынды ой

Қызметкерлерді жалдау және басқару сіздің бизнесіңіздің жұмыс істеу тәсілін өзгертетін жауапкершілік. Ол жоспарлауды, сәйкестікті, байланысты және нәтижені талап етеді. Бірақ дұрыс орындалса, ол бір адамның қолынан келмейтін деңгейден жоғары өсуге мүмкіндік береді.

Нақты бизнес қажеттілігінен бастаңыз. Дұрыс жұмысшы жіктеуін таңдаңыз. Құрылымдалған жалдау процесін құрыңыз. Бейімдеуді мұқият өткізіңіз. Басқаруды бірізді жүргізіңіз. Жазбаларды сақтаңыз, талаптарға сай болыңыз және командаңызды екінші кезектегі нәрсе емес, бизнестің негізгі бөлігі ретінде қараңыз.

Осы тәсіл тек жақсырақ жалдауға көмектесіп қана қоймай, сонымен бірге күшті компания құруға да жәрдемдеседі.