Как да наемате и управлявате служители: Практическо ръководство за нови собственици на бизнес

Наемането на първия ви служител е важен етап. Това означава, че бизнесът ви расте отвъд това, което един човек може да поеме, и също така означава, че поемате нови правни, финансови и оперативни отговорности. За много основатели тази стъпка е едновременно вълнуваща и плашеща.

Добрата новина е, че наемането и управлението на служители става много по-лесно, когато го разглеждате като система, а не като еднократно събитие. Нуждаете се от ясна роля, структурираен процес на наемане, съобразено с изискванията въвеждане и стил на управление, който подпомага резултатите, без да създава объркване.

Това ръководство разглежда целия цикъл на наемане и управление на служители, от решението дали сте готови да привлечете човек в екипа до това как да поддържате продуктивността и ангажираността му във времето.

Започнете с реалната бизнес нужда

Преди да напишете длъжностна характеристика или да публикувате обява, определете защо ви е нужна помощ. Много собственици на малък бизнес наемат твърде бързо, защото се чувстват претоварени, а не защото са идентифицирали конкретна роля, която ще подобри бизнеса.

Запитайте се:

• Кои задачи отнемат твърде много време?
• За кои отговорности са нужни умения, които аз нямам?
• Кои дейности биха донесли най-голям растеж, ако някой друг ги поеме?
• Става ли дума за временен проблем с натоварването или за постоянна нужда от персонал?

Отговорът трябва да води до роля с измерима цел. Например, вместо да наемате за неясна позиция „асистент“, може да ви е нужен представител обслужване на клиенти, счетоводител, търговски консултант или координатор по операциите.

Добре дефинираната роля улеснява наемането на правилния човек, поставянето на очаквания и измерването на успеха по-късно.

Решете дали ви трябва служител или независим изпълнител

Едно от първите решения е дали работата трябва да се поема от служител или от независим изпълнител. Разликата е важна, защото влияе върху данъците, съответствието с трудовото законодателство, надзора и колко контрол можете да упражнявате върху работата.

Като цяло служителят работи под ваше ръководство и е част от вашия персонал. Независимият изпълнител обикновено води собствен бизнес и извършва работата с повече самостоятелност.

Имайте предвид следните фактори:

• Служителите обикновено спазват вашия график и процедури.
• Изпълнителите по принцип сами контролират как и кога завършват работата.
• Служителите обикновено са включени в системи за заплати, удържане на данъци и свързано със заетостта съответствие.
• Изпълнителите обикновено получават плащане срещу фактура и управляват собствените си данъци.

Неправилното класифициране на работник може да доведе до сериозни проблеми със съответствието. Ако не сте сигурни коя категория е подходяща във вашия случай, прегледайте приложимите федерални и щатски правила, преди да направите наемането.

Разберете разходите по наемането

Наемането на служител е повече от изплащането на заплата или почасово възнаграждение. Реалистичният бюджет трябва да включва:

• Заплати или възнаграждение
• Данъци върху заплатите
• Застраховка за трудова злополука, когато е изисквана
• Обезщетения като здравно осигуряване, платен отпуск или пенсионни вноски
• Разходи за подбор и наемане
• Време за обучение
• Инструменти, софтуер, униформи или оборудване
• Постоянно време за управление

Много малки бизнеси подценяват общата цена на заетостта. Роля, която изглежда достъпна на хартия, може да стане скъпа, след като добавите данъци, придобивки и административни разходи.

Планирането на бюджета внимателно ви помага да решите дали да наемете сега, да отложите наемането или да използвате изпълнител или служител на непълно работно време като междинно решение.

Създайте ясна длъжностна характеристика

Силната длъжностна характеристика е основата на успешното наемане. Тя трябва да прави повече от това да изброява задължения. Трябва да обяснява ролята, нужните умения, как ще се измерва успехът и къде позицията се вписва в бизнеса.

Включете следните елементи:

• Наименование на длъжността
• Основни отговорности
• Задължителни и предпочитани квалификации
• Работно време или очаквани часове
• Местоположение или дистанционен режим
• Кого ще отчитa човекът
• Диапазон на възнаграждението, ако е подходящо
• Основни очаквания за изпълнение

Пишете описанието на разбираем език. Избягвайте жаргон и нереалистични изисквания. Ако ролята изисква специфични знания за софтуер, сертификати или физически дейности, посочете това ясно.

Прецизната длъжностна характеристика помага да привлечете по-добри кандидати и намалява объркването по време на интервютата и въвеждането.

Изградете процес на наемане, преди да ви потрябва

Много собственици на малък бизнес публикуват обява и се надяват на най-доброто. Този подход обикновено води до прибързани решения. По-добър метод е да създадете повтаряем процес на наемане, преди вакантната позиция да стане спешна.

Практичен процес на наемане може да включва:

1. Преглед на автобиографии и мотивационни писма за минимални квалификации
2. Първо интервю за оценка на комуникацията и общото съответствие
3. Второ интервю или практически тест за най-добрите кандидати
4. Проверка на препоръки, когато е уместно
5. Писмена оферта
6. Завършване на документите за въвеждане

Поддържайте процеса последователен за всеки кандидат. Последователността подобрява справедливостта и ви помага да сравнявате кандидатите по-ефективно.

Ако наемате за регулирана позиция или за роля с достъп до чувствителни данни, добавете необходимите проверки на миналото или стъпки за верификация, които вашият бизнес и местните закони позволяват.

Задавайте по-добри въпроси на интервюто

Въпросите за интервю трябва да ви помогнат да разберете как кандидатът мисли, решава проблеми и се държи в реални работни ситуации. Избягвайте да разчитате само на общ разговор или интуиция.

Добрите въпроси често се фокусират върху предишно поведение и практическа преценка. Например:

• Разкажете ми за случай, когато сте се справили с труден клиент.
• Как подреждате задачите с конкуриращи се срокове?
• Какви инструменти или системи сте използвали в подобна роля?
• Опишете грешка, която сте направили на работа, и как сте я разрешили.
• Как се организирате, когато управлявате множество задачи?

Трябва също така да обясните собствените си очаквания. Кандидатите трябва да разбират темпото, културата и стандартите ви, за да преценят дали ролята е подходяща за тях.

Проверявайте препоръки и ключова информация

Проверките на препоръки не са просто формалност. Те могат да помогнат да се потвърди дали кандидатът е надежден, възприемчив към насоки и подходящ за ролята. Когато е възможно, проверявайте трудовата история, сертификати, лицензи и други критични квалификации.

За някои позиции може също да се наложи да прегледате правните изисквания за проверки на миналото, потребителски доклади или формуляри за съгласие. Тези правила могат да се различават според щата и ролята.

Потвърждаването защитава бизнеса ви от лесно предотвратими грешки при наемане и ви помага да изградите надежден екип.

Направете съобразена с изискванията оферта

След като решите да наемете някого, издайте офертата писмено. Писмото с оферта трябва ясно да посочва условията на заетост и да намалява риска от недоразумения.

Типичното писмо с оферта включва:

• Наименование на длъжността
• Начална дата
• Схема на заплащане
• Работен график
• Статус на заетост
• Клауза за работа по желание на работодателя, ако е приложимо и законово подходящо
• Пряк ръководител
• Основни условия на заетост

Ако ролята включва бонуси, комисиони, придобивки или изпитателни срокове, и те трябва да бъдат документирани ясно.

Писмените оферти са особено важни за малките бизнеси, защото създават общ запис на очакванията от самото начало.

Подхождайте внимателно към въвеждането

Въвеждането е моментът, в който много нови служители или придобиват увереност, или се объркват. Лошият процес на въвеждане може да доведе до ранни грешки, нисък морал и излишно текучество.

Ефективното въвеждане трябва да покрива:

• Необходими данъчни и трудови формуляри
• Политики на компанията и преглед на ръководството за служители
• Настройка на заплатите
• Работни задължения и работни потоци
• Инструменти, софтуер и канали за комуникация
• Очаквания за сигурност и поверителност
• Обучение по най-важните задачи

Не предполагайте, че новият служител сам ще се ориентира. Дори опитните кадри имат нужда от контекст за това как работи вашият бизнес, какво е най-важно и как се вземат решенията.

Структурираната първа седмица може значително да подобри задържането и представянето.

Поставете очаквания от първия ден

Служителите се представят по-добре, когато очакванията са ясни. Това означава рано да определите как изглежда успехът и редовно да се връщате към него.

Поставяйте очаквания за:

• Работно време и наличност
• Стил на комуникация и време за отговор
• Стандарти за качество
• Срокове и време за изпълнение
• Подход към обслужването на клиенти
• Поведение в екипа и професионализъм
• Процедури за присъствие и отпуск

Не разчитайте на неясни фрази като „просто преценявайте сами“. Преценката се подобрява, когато хората разбират границите и целите, в които работят.

Писмените очаквания са особено полезни за дистанционни екипи и растящи бизнеси, които не могат да наблюдават всяка задача директно.

Управлявайте представянето последователно

Управлението на служители не е само решаване на проблеми. То е създаване на система, която подпомага постоянните добри резултати.

Силният управленски подход включва:

• Редовни индивидуални срещи
• Ясни цели и срокове
• Обратна връзка, която е навременна и конкретна
• Признание за добрата работа
• Коучинг, когато очакванията не са изпълнени

Ако служител изпитва затруднения, адресирайте проблема рано. Колкото по-дълго продължава проблемът, толкова по-трудно става той да бъде коригиран.

Когато давате обратна връзка, се фокусирайте върху наблюдаемо поведение и резултати, а не върху личността. Например кажете: „Докладът беше предаден с два дни закъснение“, вместо „Вие сте невнимателен“. Конкретната обратна връзка е по-лесна за прилагане и по-малко вероятно е да предизвика отбранителна реакция.

Документирайте важните разговори

Документацията има значение в управлението на персонала. Ако служител получи коучинг, предупреждение за представяне или промяна в отговорностите, водете писмен запис.

Полезната документация може да включва:

• Писма с оферта
• Подписани потвърждения за политики
• Оценки на представянето
• Записи за присъствие
• Писмени предупреждения
• Записи за завършено обучение
• Бележки от ключови срещи

Добрите записи защитават бизнеса ви и осигуряват приемственост, ако управлението се промени или възникне спор по-късно.

Спазвайте правилата за заплати и работно време

Трудовото законодателство не е по избор. След като наемете работници, трябва да разбирате изискванията за заплати и работно време, които се прилагат за вашия бизнес.

Ключови области за преглед включват:

• Правила за минимално възнаграждение
• Изисквания за извънреден труд
• Закони за почивки за хранене и почивка, когато са приложими
• Задължения за водене на записи
• Ограничения за детски труд, ако са релевантни
• Правила за последната заплата

Могат да се прилагат едновременно федерални и щатски закони, а по-строгото правило често има предимство. Тъй като тези изисквания могат да се променят и да се различават според местоположението, собствениците на бизнес трябва да преглеждат правилата за всеки щат, в който наемат хора.

Точното отчитане на работното време и правилните практики при заплащането са от съществено значение, особено за почасово наетите служители.

Използвайте надежден процес за заплати

Заплатите са една от най-важните системи в бизнес със служители. Късното или неточно плащане бързо уврежда доверието и може да създаде правни рискове.

Добрият процес за заплати трябва да:

• Проследява точно часовете
• Изчислява правилно удръжките и данъците
• Плаща на служителите по предвидим график
• Подавa необходимите данъчни формуляри навреме
• Съхранява записите за заплати сигурно

Много малки бизнеси използват софтуер за заплати или доставчик на такива услуги, за да намалят административните грешки. Дори ако възложите заплатите на външен партньор, вие продължавате да носите отговорност да разбирате какво се подава и плаща от ваше име.

Създайте базово ръководство за служители

Ръководството за служители дава на екипа ви едно централно място, където да намери политиките и очакванията ви. То не трябва да е дълго, но трябва да е ясно и практично.

Често срещаните теми в ръководството включват:

• Присъствие и точност
• Дни за заплащане и процедури по заплатите
• Политики за отпуск
• Кодекс на поведение
• Очаквания срещу тормоз и дискриминация
• Използване на технологии и устройства
• Поверителност и работа с данни
• Процедури по дисциплинарни мерки и прекратяване на трудовото правоотношение

Ръководството не е заместител на правен съвет, но може да помогне за стандартизиране на начина, по който работи бизнесът ви, и да намали несигурността.

Поддържайте комуникацията отворена

Служителите работят по-ефективно, когато знаят какво се случва и какво се очаква от тях. Редовната комуникация също ви дава възможност да уловите проблеми, преди да ескалират.

Използвайте комуникацията целенасочено:

• Провеждайте регулярни проверки и срещи
• Споделяйте приоритетите и промените рано
• Канете въпроси
• Изяснявайте отговорността, когато задачите се припокриват
• Давайте обратна връзка навреме

Целта не е микромениджмънт. Целта е да се създаде достатъчно яснота, така че служителите да могат да вземат добри решения и да останат в синхрон с бизнеса.

Задържайте добрите служители

Наемането е скъпо. Загубата на добър служител обикновено е по-скъпа от задържането му. Затова задържането трябва да бъде част от управленската ви стратегия от самото начало.

Служителите обикновено остават, когато имат:

• Ясни очаквания
• Уважително ръководство
• Справедливо възнаграждение
• Възможности да учат и да се развиват
• Признание за добре свършена работа
• Управляемо натоварване

Малките подобрения могат да имат голям ефект. Дори ограничените бизнеси могат да засилят задържането, ако са организирани, отзивчиви и последователни.

Знайте кога да коригирате, да коучвате или да освободите човек

Не всеки проблем с представянето може да бъде решен чрез обучение. Понякога служителят не е подходящ за ролята, за бизнеса или за работната среда.

Преди да вземете решение за прекратяване, обмислете:

• Дали очакванията са били ясно комуникирани
• Дали служителят е получил достатъчно обучение
• Дали проблемът е свързан с представяне, поведение или присъствие
• Дали проблемът е документиран
• Дали служителят е имал възможност да се подобри

Ако прекратяването стане необходимо, направете го уважително и в съответствие с приложимото законодателство и политиките на компанията. Спокоен, документиран процес е по-безопасен и по-професионален от прибързаната реакция.

Често срещани грешки на собствениците на малък бизнес

Новите работодатели често допускат едни и същи предотвратими грешки. Внимавайте за следното:

• Наемане, преди ролята да е ясно дефинирана
• Неправилно класифициране на служители като изпълнители
• Липса на документирани политики и очаквания
• Предлагане на неясно или непълно въвеждане
• Даванe на непоследователна обратна връзка
• Игнориране на правилата за заплати и работно време
• Закъсняло или неточно плащане
• Прекалено дълго изчакване преди да се адресират проблеми с представянето

Всяка от тези грешки може да доведе до загуба на време, по-нисък морал и правен риск.

Как Zenind се вписва в процеса

За основатели, които изграждат нов бизнес, етапът на наемане обикновено идва след като компанията вече е правилно учредена и структурирана. Zenind помага на собствениците на бизнес да изградят стабилна основа, за да могат да се съсредоточат върху растежа, операциите и съответствието с повече увереност.

След като бизнесът ви е създаден, наемането на служители става част от по-широка система, която включва учредяване на дружеството, текущо съответствие и организирано водене на документи. Силната административна основа улеснява управлението на заплатите, поддържането на документацията и отговорното разширяване.

Заключителни мисли

Наемането и управлението на служители е отговорност, която променя начина, по който работи бизнесът ви. То изисква планиране, съответствие, комуникация и последователност. Но когато се прави добре, то ви дава възможност да растете отвъд това, което един човек може да постигне сам.

Започнете с ясна бизнес нужда. Изберете правилната класификация на работника. Изградете структуриран процес на наемане. Въведете хората внимателно. Управлявайте последователно. Водете записи, спазвайте изискванията и третирайте екипа си като основна част от бизнеса, а не като нещо второстепенно.

Този подход не само ви помага да наемате по-добре, но и ви помага да изградите по-силна компания.