LLC немесе корпорация үшін виртуалды бизнес телефон нөмірін қалай орнатуға болады

Виртуалды бизнес телефон нөмірі жаңа компанияны алғашқы күннен-ақ қалыптасқан бизнес ретінде көрсету тәсілдерінің ең қарапайымдарының бірі. Сіз LLC ашып жатсаңыз да, корпорация құрып жатсаңыз да, немесе қосымша істі толыққанды бизнеске айналдырып жатсаңыз да, жеке бизнес нөмірі жеке және кәсіби байланысты бөлуге, брендті жинақы көрсетуге және қай жерде жұмыс істесеңіз де байланыста болуға көмектеседі.

Компанияны құру, талаптарға сай болу және клиенттермен байланыс орнату жұмыстарын қатар алып жүрген құрылтайшылар үшін виртуалды телефон нөмірі көптеген кедергілерді азайтады. Қосымша құрылғы сатып алудың, үстел телефонын орнатудың немесе бизнес беделін жеке ұялы нөмірмен байланыстырудың қажеті жоқ. Сізге тек түсінікті орнату үдерісі және негізгі баптауларды жасауға бірнеше минут керек.

Бұл нұсқаулық виртуалды бизнес телефон нөмірінің не екенін, не үшін маңызды екенін, оны қалай орнату керегін және өсіп келе жатқан бизнес үшін қандай мүмкіндіктерге басымдық беру керегін түсіндіреді. Егер сіз өз компанияңызды Zenind арқылы құрып жатсаңыз, бұл кәсіби әрі реттелген бизнес бейнесін қалыптастырудағы келесі практикалық қадам.

Виртуалды бизнес телефон нөмірі деген не?

Виртуалды бизнес телефон нөмірі - белгілі бір физикалық стационарлық желіге байланбай, интернет арқылы жұмыс істейтін телефон нөмірі. Тәжірибеде бұл бизнес желісін смартфон, ноутбук немесе үстел компьютер арқылы қоңырау шалу және қабылдау үшін қолдана алатыныңызды білдіреді.

Көптеген шағын бизнес үшін мұндай шешімнің артықшылықтары айқын:

• Жеке нөміріңізді құпия ұстай аласыз.
• Қоңырауларға кез келген жерден жауап бере аласыз.
• Қоңырауларды қызметкерге немесе басқа құрылғыға бағыттай аласыз.
• Кәсіби әрі сенімді бизнес бейнесін жасай аласыз.
• Дауыстық пошта, мәтіндік хабарламалар және қоңырау баптауларын бір жерде басқара аласыз.

Осындай икемділік виртуалды телефон қызметін жаңа бизнестер, қашықтан жұмыс істейтін командалар, жеке құрылтайшылар және күн ішінде әртүрлі орынға барып жұмыс істейтін қызмет көрсетушілер үшін өте пайдалы етеді.

Жаңа бизнестер неге бөлек бизнес нөмірін қолдануы керек?

Істі енді бастағанда, бәрі үшін жеке нөміріңізді қолдану оңай көрінуі мүмкін. Бұл тез, таныс әрі тегін сияқты. Бірақ мұндай тәсіл тез арада мәселелер туғызады.

Бөлек бизнес нөмірі сізге мынадай мүмкіндік береді:

Құпиялылықты қорғау

Клиенттеріңізге, жеткізушілеріңізге және серіктестеріңізге жеке желіңізге қол жеткізу қажет емес. Бизнес нөмірі жұмыс пен жеке өмірдің арасын анық бөліп береді.

Кәсіби көріну

Арнайы бизнес нөмірі тұрақты бренд бейнесін қолдайды. Клиенттер бизнес желісін көргенде, компанияңызды қалыптасқан әрі реттелген деп қабылдауы ықтимал.

Жүйелі болу

Бизнес қоңыраулары, хабарламалар мен дауыстық пошта отбасылық қоңыраулармен, спаммен немесе жеке әңгімелермен араласпаса, оларды басқару әлдеқайда оңай.

Оңай масштабталу

Бизнесіңіз өскен сайын сіз қызметкерлерді, бөлімдерді немесе жаңа орындарды қоса аласыз. Виртуалды нөмір ауқымын ұлғайта алады және байланыс жүйесін түбегейлі қайта құруды қажет етпейді.

Құрылымдау стратегияңызды қолдау

Егер сіз LLC немесе корпорация құрып жатсаңыз, бөлек бизнес нөмірі басқа баптаулармен табиғи түрде үйлеседі: тіркелген агент қызметі, бизнес мекенжайы, сәйкестік бақылауы, салық жазбалары және клиентпен байланыс.

Виртуалды бизнес телефон нөмірін қалай орнатуға болады

Орнату үдерісі әдетте қарапайым. Көптеген провайдерлер жұмысты онлайн режимінде бірнеше қадаммен бастауға мүмкіндік береді.

1. Провайдерді таңдаңыз

Алдымен провайдерлерді сенімділік, қоңырау сапасы, мүмкіндіктер және қолдануға жеңілдігі бойынша салыстырыңыз. Бүгінгі жұмыс тәсіліңізге және бизнесіңіз өскен кезде қажет болатын талаптарға сай қызмет таңдаңыз.

Салыстыруға тұрарлық маңызды мүмкіндіктер:

• Қоңырауды бағыттау
• Дауыстық пошта
• Мәтіндік хабар алмасу
• Caller ID баптау
• Нөмірді көшіру мүмкіндігі
• Бірнеше құрылғыдан қол жеткізу
• Топпен бөлісу немесе ортақ кіріс жәшігі
• Өсіп келе жатқан командаларға арналған әкімшілік басқару құралдары

Егер бизнесіңіз әлі құрылу сатысында болса, артық күрделілік қоспайтын қызмет таңдаңыз. Файл тапсыру, құжаттар және іске қосу логистикасын қатар жүргізіп жатқанда, қарапайымдылық маңызды.

2. Нөмір түрін анықтаңыз

Көптеген провайдерлер бірнеше нұсқа ұсынады:

• Жергілікті нөмір: Белгілі бір қалада немесе штатта қатысуын көрсеткісі келетін бизнеске қолайлы
• Toll-free нөмір: Ел бойынша клиенттерге қызмет көрсететін бизнеске пайдалы
• Жеке нөмір: Кейбір провайдерлер қолжетімді болса, есте сақталуы оңай нөмірлерді таңдауға мүмкіндік береді

Жергілікті нөмір көбіне жаңа LLC немесе корпорация үшін ең жақсы таңдау болады, өйткені ол жергілікті қатысу әсерін күшейтеді және қоңырау шалушыларға таныс көрінеді.

3. Аймақ кодын таңдаңыз

Нөміріңіз жергілікті болып көрінсін десеңіз, қалаған нарығыңызға сәйкес аймақ кодын таңдаңыз. Бұл клиенттерге нөмірді басқа штаттан емес, жергілікті желіден шыққандай көрсетуге көмектеседі.

Егер сіз қашықтан жұмыс істесеңіз немесе ел бойынша клиенттерге қызмет көрсетсеңіз, тек физикалық орналасуыңызға емес, бренд стратегияңызға сай келетін нұсқаны таңдаңыз.

4. Есептік жазбаны баптаңыз

Нөмірді таңдағаннан кейін әдетте есептік жазба ашып, бизнес туралы деректерді енгізіп, төлем ақпаратын көрсету қажет болады. Компания атауы, байланыс ақпараты және төлем деректері бизнес жазбаларыңызбен бірізді болсын.

Егер бизнесіңіз жаңа құрылған болса, осы кезде LLC немесе корпорация құжаттарындағы заңды атаумен сәйкестігін тексерген дұрыс.

5. Қоңырау қосымшасын орнатыңыз немесе бақылау тақтасына кіріңіз

Көптеген виртуалды телефон қызметтері қосымша немесе браузердегі бақылау тақтасы арқылы жұмыс істейді. Іске қосылғаннан кейін қосымшаны негізгі телефоныңызға және пайдаланғыңыз келетін басқа құрылғыларға жүктеңіз.

Қоңырауларды қабылдай бастамас бұрын мына жайттарды тексеріңіз:

• Хабарламалар қосулы
• Микрофонға рұқсат берілген
• Қажет болса, контактылар синхрондалған
• Дауыстық пошта белсенді
• Қоңырауды бағыттау ережелері дұрыс орнатылған

6. Нөмірді тексеріңіз

Жаңа нөмірге басқа телефоннан қоңырау шалып, желінің дұрыс жұмыс істейтінін растаңыз. Дауыстық хат қалдырып, мәтіндік хабар жіберіп, бизнес желісі арқылы жауап бере алатыныңызды тексеріңіз.

Қысқа тексеріс кейінгі ықтимал қоңырау жоғалтуларын болдырмайды.

Шағын бизнестер үшін маңызды мүмкіндіктер

Виртуалды бизнес нөмірі дұрыс бапталса, әлдеқайда пайдалы болады. Тиісті мүмкіндіктер қарапайым телефон қосымшасын толыққанды бизнес байланыс жүйесіне айналдырады.

Қоңырауды бағыттау

Қоңырауды бағыттау кіріс қоңырауларды басқа нөмірге, мысалы ұялы телефоныңызға немесе әріптестің желісіне жіберуге мүмкіндік береді. Бұл үстелде отырмаған кезде, жол жүргенде немесе бірнеше міндетті қатар атқарғанда өте пайдалы.

Дауыстық пошта

Бизнеске арналған дауыстық пошта хабарламасы қоңырау шалған адамға дұрыс компанияға жеткенін білдіреді. Қысқа әрі кәсіби болсын. Компания атауын, жауап беру уақытын және қажет болса балама байланыс жолдарын көрсетіңіз.

Caller ID баптау

Мүмкін болса, шығыс қоңыраулардағы Caller ID бизнес атауын көрсетуі керек. Бұл клиенттерге сіздің қоңырауыңызды тануға көмектеседі және оны спам деп қателесу ықтималдығын азайтады.

Мәтіндік хабар алмасу

Көптеген клиенттер қысқа келісулер үшін мәтінмен сөйлескенді жөн көреді. Бизнеске арналған мәтіндік хабарламалар кездесулерді растауға, қысқа сұрақтарға жауап беруге және кіріс жәшігін жүктемей-ақ әрі қарай байланысуға көмектеседі.

Ортақ қолжетімділік

Егер кіріс қоңырауларды бірнеше адам өңдейтін болса, топтық қолжетімділігі бар жүйені таңдаңыз. Ортақ қолжетімділік жауап беру уақытын қысқартады және хабарламалардың қалып қоюының алдын алады.

Қоңырау журналдары мен хабарлама тарихы

Іздеуге болатын қоңырау журналы сөйлесулерді бақылауға және кейін ілесе жұмыс істеуге көмектеседі. Бұл лида басқару, клиентке қолдау көрсету және жалпы бизнес операциялары үшін пайдалы.

Кәсіби бизнес телефон жүйесіне арналған үздік тәжірибелер

Нөмірді орнату тек бастамасы ғана. Оны қалай қолданатыныңыз да маңызды.

Жұмыс уақытын ескеріңіз

Егер қызметіңіз тек белгілі бір сағаттарда жұмыс істесе, қоңырау шалушыларға жауапты қашан күте алатынын айтыңыз. Бұл үмітті дұрыс қалыптастырып, наразылықты азайтады.

Кәсіби сәлемдесу қолданыңыз

Дауыстық поштадағы анық хабарлама сіздің жеке атыңызды емес, компанияңызды көрсетуі керек, егер жеке брендіңіз бизнестің өзі болмаса.

Бизнес пен жеке контактыларды бөлек ұстаңыз

Мүмкін болса, клиент ақпаратын жеке контактылардан бөлек сақтаңыз. Таза жазбалар кейінгі байланысқа, сәйкестікке және командалық жұмысқа оңайлық әкеледі.

Хабарландыруларды тексеріңіз

Тым көп ескерту назарыңызды бөліп жібереді. Баптауларды маңызды бизнес қоңырауын өткізіп алмау үшін, бірақ әр ұсақ хабарламаға алаңдамайтындай етіп реттеңіз.

Жазбаларды бірізді ұстаңыз

Бизнес телефон нөміріңіз веб-сайтыңызда, шоттарда, әлеуметтік желі профильдерінде және компания тізімдерінде бірдей көрінуі керек. Бірізділік сенім қалыптастырады.

Виртуалды нөмір жаңа LLC немесе корпорацияға қалай көмектеседі

Виртуалды телефон нөмірі компания құрудың заңды талабы емес, бірақ жаңа бизнес үшін өте пайдалы операциялық құрал.

Zenind-тің компания құру және сәйкестікке қолдау көрсету қызметтерімен бірге ол бизнесіңіздің іргетасын мықтырақ етеді. Кәсіби телефон желісі мына элементтерді толықтырады:

• LLC немесе корпорация атауыңызды
• Тіркелген агент баптауыңызды
• Бизнес поштасы мен байланыс жазбаларыңызды
• Веб-сайтыңызды және клиентке арналған материалдарыңызды
• Ішкі операциялар мен клиентпен байланысты

Көптеген құрылтайшылар үшін клиент алатын алғашқы әсер телефон қоңырауынан, дауыстық хабарламадан немесе мәтіндік хабарламадан басталады. Егер сол әрекеттер реттелген әрі кәсіби көрінсе, бүкіл бизнес те сенімдірек қабылданады.

Жиі жіберілетін қателіктер

Виртуалды телефон жүйесін орнату оңай, бірақ бірнеше жиі қателіктен сақ болған жөн.

Жеке нөміріңізді барлық жерде қолдану

Бұл бизнес желісін құрудың негізгі мақсатын жоққа шығарады.

Дауыстық поштаны қоспау

Егер қоңырауды өткізіп алып, дауыстық пошта болмаса, лидадан айырылуыңыз мүмкін.

Caller ID баптауларын елемеу

Егер шығыс нөміріңіз танылмаса, кейбір клиенттер қоңырауды көтермеуі мүмкін.

Тым күрделі орнатуды таңдау

Шағын бизнеске басқаруға оңай жүйе қажет. Шамадан тыс күрделі байланыс құралдары жұмысты баяулатуы мүмкін.

Іске қоспай тұрып тексермеу

Пайдаланатын барлық құрылғыда нөмірдің дұрыс жұмыс істейтінін міндетті түрде растаңыз.

Телефон жүйесін қашан жаңарту керек

Бизнесіңіз өскен сайын байланыс қажеттілігі де өзгеруі мүмкін. Сізге мынадай мүмкіндіктер қажет болуы ықтимал:

• Бірнеше пайдаланушыға қолжетімділік
• Бөлімдер бойынша қоңырау маршрутизациясы
• Бизнеске арналған мәтіндік жұмыс ағындары
• Жақсырақ есеп беру
• Жұмыс уақытынан тыс ережелер
• Арнайы қолдау арналары

Егер сіз қарапайым жүйеден бастасаңыз, бұл қалыпты жағдай. Негізгі мақсат - қазір жұмыс істейтін және кейін операцияларыңызды бұзбай кеңейе алатын жүйемен бастау.

Қорытынды

Виртуалды бизнес телефон нөмірі жаңа компанияны кәсіби тұрғыда көрсету мен басқарудың ең оңай тәсілдерінің бірі. Ол құпиялылығыңызды сақтауға, байланысты реттеуге және клиенттердің сенімін басынан-ақ арттыруға көмектеседі.

Егер сіз LLC немесе корпорация құрып жатсаңыз, бизнес нөмірін қосу - толыққанды бизнес бейнесін қалыптастырудағы практикалық келесі қадам. Сенімді компания құру қолдауы және сәйкестік құралдарымен бірге ол өсуге берік негіз береді.

Бизнесіңізді сенімдірек ұсынуға дайын болғанда, арнайы виртуалды телефон нөмірі шағын өзгеріс болып көрінгенімен, әсері айтарлықтай үлкен болуы мүмкін.