Жаңа бизнесіңіз үшін виртуалды кездесулерді қалай ұйымдастыруға болады

Жаңа компанияны іске қосқан кезде, байланыс жүйелері ерте кезеңнен бастап дайын болуы керек. Сенімді виртуалды кездесу жүйесі құрылтайшыларға, серіктестерге, мердігерлерге және клиенттерге кесте құрудағы қиындықтарсыз немесе техникалық мәселелерсіз бір бағытта жұмыс істеуге көмектеседі. Жаңа ЖШС немесе корпорация үшін бұл жай ғана ыңғайлылық емес. Бұл бірінші күннен бастап кәсіби әрі ұйымдасқан жұмысты құрудың бір бөлігі.

Виртуалды кездесулер қазір бизнес өмірінің стандартты бөлігіне айналды. Олар қашықтан ынтымақтастықты қолдайды, шешім қабылдауды жылдамдатады және әртүрлі қалаларда немесе уақыт белдеулерінде орналасқан адамдармен жұмыс істеуді жеңілдетеді. Мәселе виртуалды кездесулерді қолдану-қолданбауда емес. Мәселе командаңыз сенетін қарапайым, қауіпсіз және қайталанатын үдерісті қалыптастыруда.

Бұл нұсқаулық жаңа бизнес үшін виртуалды кездесулерді қалай бастауға болатынын, қандай жабдық пен саясат қажет екенін және жиі кездесетін қателіктерден қалай сақтану керектігін түсіндіреді.

Неліктен виртуалды кездесулер жаңа бизнес үшін маңызды

Жаңа бизнес көбіне уақыт, ақша және қызметкер саны жағынан шектеулі болады. Виртуалды кездесулер алғашқы кезеңдегі бірнеше мәселені бірден шешуге көмектеседі.

Олар жолға кететін уақытты азайтады, бұл құрылтайшыларға табыс әкелетін жұмысқа көбірек көңіл бөлуге мүмкіндік береді. Сондай-ақ, олар қашықтағы кеңесшілерді, заңгерлерді, бухгалтерлерді және мердігерлерді бәрін бір бөлмеге жинамай-ақ тартуды жеңілдетеді. Өсіп келе жатқан компаниялар үшін бұл жергілікті нарықтан тыс жерде кадр табуға көмектеседі.

Виртуалды кездесулер құрылым да қалыптастырады. Нақты кездесу тәртібін, күн тәртібін және кейінгі жазбаларды қолданатын бизнес әдетте шашыраңқы қоңыраулар мен оқылмаған хабарларға сүйенетін бизнеске қарағанда басқаруға жеңілірек болады.

Дұрыс кездесу платформасын таңдаңыз

Командаңызға қолдануға оңай және сыртқы қатысушыларға қосылуы қарапайым платформадан бастаңыз. Ең дұрыс таңдау әдетте сенімділікті, қауіпсіздікті және қолжетімділіктің жеңілдігін тең ұстайтын шешім болады.

Платформаларды салыстырғанда мына мүмкіндіктерге назар аударыңыз:

• Браузер арқылы немесе қосымша арқылы, аз баптаумен кіру
• Тұсаукесерлер, демо және шолу үшін экранды бөлісу
• Бизнесіңізге жазба қажет болса, кездесуді жазу мүмкіндігі
• Күту бөлмесі немесе лобби басқаруы
• Құпиясөз қорғауы немесе кіру шектеулері
• Күнтізбемен біріктіру
• Чат, субтитрлер немесе транскрипция құралдары

Егер сіз техникалық жағынан аса тәжірибелі емес клиенттермен, жеткізушілермен немесе мердігерлермен жұмыс істесеңіз, қарапайымдылық қосымша мүмкіндіктерден маңыздырақ болады. Бірнеше жүктеп алуды немесе күрделі кіру қадамдарын қажет ететін платформа кездесу басталмай тұрып-ақ кедергі тудыруы мүмкін.

Дұрыс жабдықты дайындаңыз

Сапалы кездесу тәжірибесі тек бағдарламалық жасақтамаға ғана емес, басқа да нәрселерге байланысты. Негізгі құралдар маңызды.

Кем дегенде, сізде болуы керек:

• Тұрақты интернет байланысы бар ноутбук немесе үстелдік компьютер
• Жұмыс істейтін веб-камера
• Дыбысы анық микрофон
• Кері байланыс шуды азайтатын динамиктер немесе құлаққаптар
• Тыныш әрі жарығы жақсы кездесу орны

Егер сіз инвесторлармен, клиенттермен немесе серіктестермен тұрақты кездесуді жоспарласаңыз, сыртқы микрофон мен бөлек камераны қарастырған жөн. Дыбыс пен бейне сапасындағы шағын жақсартулар бизнесіңізді сенімдірек көрсетеді.

Жарық жиі еленбей қалады. Мүмкін болса, терезеге қарап отырыңыз немесе бетіңіз анық әрі біркелкі көрінетіндей қарапайым алдыңғы жарық көзін пайдаланыңыз. Артқы жағынан тым күшті жарық түсіп, сізді көлеңкеде қалдырмаңыз.

Бизнес есептік жазба құрылымын реттеңіз

Жаңа бизнес кәсіби және жеке байланысты мүмкіндігінше ерте кезеңде бөлек ұстауы керек. Іс жүзінде компания доменіне байланған бизнес электрондық пошта мекенжайларын, бизнес күнтізбе аккаунттарын және кездесу аккаунттарын пайдаланыңыз.

Мұндай бөлу мына салаларда көмектеседі:

• Бренд бірізділігі
• Қызметкер қолжетімділігін басқару
• Құжаттарды жүргізу
• Құпиялылықты қорғау
• Рөлдер кейін өзгерсе де бизнес активтерінің иелігін сақтау

Егер сіз бизнесіңізді Zenind арқылы құрған болсаңыз, дәл осы кезде операциялық құралдарыңызды компанияңыздың сәйкестігіне сай ұйымдастырған дұрыс. Таза құрылым кейін қызметкерлер, мердігерлер немесе жаңа бөлімдер қосылғанда кеңеюді жеңілдетеді.

Қарапайым кездесу саясатын жасаңыз

Шағын компанияға ұзақ саясат құжаты қажет емес, бірақ бірнеше тұрақты ереже керек. Олар болмаса, кездесулер тез арада тиімсіз бола бастайды.

Саясатыңыз мына сұрақтарға жауап беруі керек:

• Кездесуді кім жоспарлай алады?
• Қанша уақыт бұрын ескерту қажет?
• Кездесулер әдепкі түрде жазыла ма?
• Қатысушы кешігіп келсе не болады?
• Ішкі кездесулерде камера қосулы болуы керек пе?
• Қайталанатын кездесулер қанша уақытқа созылуы тиіс?
• Күн тәртібін және кейінгі жазбаларды кім жібереді?

Жеңіл саясат белгісіздікті азайтады және барлығының дайын болуына көмектеседі. Ол сонымен қатар уақытты алып, шешім әкелмейтін қажетсіз кездесулердің санын қысқартады.

Стандартты күн тәртібін қолданыңыз

Әр кездесудің мақсаты болуы керек. Егер тікелей талқылау қажет болмаса, электрондық пошта немесе чат жақсырақ шешім болуы мүмкін.

Жақсы күн тәртібі әдетте мыналарды қамтиды:

• Кездесу мақсаты
• Талқыланатын тақырыптар
• Шешім қабылдау тармақтары
• Қажетті қатысушылар
• Уақыт шегі
• Келесі қадамға жауапты адам

Мүмкіндік болса, күн тәртібін алдын ала жіберіңіз. Бұл қатысушыларға дайындалуға көмектеседі және кездесудің жоспар бойынша өту ықтималдығын арттырады. Қысқа күн тәртібі болмағаннан жақсы, бірақ құрылымды күн тәртібі бұлыңғыр нұсқадан әлдеқайда тиімді.

Қосылуды жеңілдетіңіз

Ең жақсы кездесу жүйесі адамдар тез әрі түсініксіз түрде қосыла алатын жүйе болады.

Кедергіні азайту үшін:

• Тікелей сілтемесі бар күнтізбе шақыруларын пайдаланыңыз
• Қажет болғанда, алушының жергілікті уақыт белдеуін көрсетіңіз
• Қажет болса, телефон арқылы қосылу нұсқаларын қосыңыз
• Сілтемені клиентке жібермей тұрып тексеріп көріңіз
• Кездесу идентификаторын немесе қол жеткізу үдерісін қарапайым ұстаңыз
• Қауіпсіздік талап етпесе, сілтемені әр жолы өзгертпеңіз

Егер аудиторияңызға клиенттер немесе жеткізушілер кірсе, қосылу нұсқауларын қарапайым тілмен жазыңыз. Әркім браузер рұқсаттарын өзгерте, плагин орната немесе дыбыс ақауларын шеше біле бермейді. Түсінікті нұсқаулық кешігуді және ыңғайсыз бастамаларды азайтады.

Құпиялылық пен қауіпсіздікті қорғаңыз

Виртуалды кездесулер көбіне құпия бизнес ақпаратын қамтиды. Оған қаржылық деректер, жалдау жоспарлары, клиент деректері, заң құжаттары немесе ішкі стратегия кіруі мүмкін.

Негізгі қауіпсіздік тәжірибелері мыналарды қамтуы керек:

• Қажет болғанда құпиясөз немесе аутентификацияланған қолжетімділікті талап ету
• Барлық күтілетін қатысушылар қосылғаннан кейін кездесуді құлыптау
• Сыртқы кездесулер үшін күту бөлмелерін пайдалану
• Экранды бөлісу рұқсаттарын басқару
• Жазбаға қолжетімділікті шектеу
• Құпия кездесулер үшін ашық сілтемелерден аулақ болу

Егер сіз заң, салық немесе комплаенс мәселелерін жиі талқыласаңыз, кездесудің қауіпсіздігін операциялық тәртіптің бөлігі ретінде қарастырыңыз. Ұқыпсыз таратылған сілтеме қажетсіз тәуекел тудыруы мүмкін.

Кездесу әдебін жақсартыңыз

Кәсіби кездесу мәдениеті бизнесті жұмыс істеуге жеңіл етеді. Ол сондай-ақ жаңа компанияларға күштірек әсер қалдыруға көмектеседі.

Пайдалы әдеп стандарттарына мыналар жатады:

• Мүмкін болса, бір минут ертерек қосылыңыз
• Сөйлеп тұрмаған кезде микрофонды өшіріңіз
• Анық көрсетілетін атауды қолданыңыз
• Белсенді талқылау кезінде басқа іспен айналыспаңыз
• Жағдай талап етсе, бейнені қосыңыз
• Күн тәртібіне назар аударыңыз
• Әр кездесуді әрекеттер мен жауаптылармен аяқтаңыз

Бұл әдеттер қарапайым көрінеді, бірақ маңызды. Шағын бизнес көбіне көлемі немесе жылтырлығы арқылы емес, тұрақты кәсібилік арқылы сенімге ие болады.

Жиі кездесетін техникалық мәселелерді шешіңіз

Әсіресе қатысушылар әртүрлі құрылғылар мен интернет байланыстарын қолданғанда, техникалық ақаулар орын алады. Мақсат барлық ықтимал мәселені жою емес, үзілістерді азайту.

Жиі кездесетін мәселелер:

• Микрофон сапасының төмен болуы
• Эхо немесе фондық шу
• Камераның жұмыс істемеуі
• Wi-Fi байланысының әлсіздігі
• Қатысушылардың ескі браузер немесе бағдарламалық жасақтама қолдануы
• Экранды бөлісу рұқсаттарының қосылмауы

Маңызды кездесулер алдында жабдықты тексеріп алыңыз. Егер кездесу клиентке бағытталған болса, қосымша жоспар дайындаңыз. Бұл телефон арқылы қосылу, балама сілтеме немесе байланыс үзілсе, басқа уақытқа ауыстыру болуы мүмкін.

Виртуалды кездесулерді бизнестің өсуін қолдау үшін пайдаланыңыз

Виртуалды кездесулер тек ішкі үйлестіру үшін ғана емес. Олар сонымен қатар сатылымға, onboarding үдерісіне, клиентке қызмет көрсетуге және стратегиялық жоспарлауға көмектеседі.

Мысалы, оларды мына мақсаттарда қолдануға болады:

• Құрылтайшылардың тұрақты кездесуін өткізу
• Заңгерлермен және салық кеңесшілерімен кездесу
• Үміткерлермен сұхбат жүргізу
• Жаңа мердігерлерді енгізу
• Клиенттерге ұсыныстар таныстыру
• Тоқсандық мақсаттарды қарау
• Команда мүшелерін оқыту

Негізгі қағида - кездесулерді импровизация емес, бизнес жүйесі ретінде қарастыру. Кездесулер бірізді форматпен өткенде, оларды басқару оңайлап, уақыт өте келе пайдалырақ болады.

Кеңейе алатын кездесу тәртібін құрыңыз

Компанияңыз өскен сайын кездесу қажеттіліктері де өзгереді. Екі құрылтайшыға тиімді нәрсе он адамдық команда үшін әрдайым сәйкес бола бермейді.

Кеңейе алатын кездесу тәртібі әдетте мыналардан басталады:

• Апталық басшылық кездесулері
• Қысқа командалық стендаптар
• Ай сайынғы жоспарлау сессиялары
• Тоқсан сайынғы стратегия шолулары
• Қажет болғанда клиенттік немесе жеткізушілік қосымша кездесулер

Қайталанатын кездесулерді ықшам ұстаңыз. Егер тұрақты кездесу өз мақсатын жоғалтса, оны қысқартыңыз, қайта құрыңыз немесе мүлде алып тастаңыз. Уақыт өте келе кездесу тәртібі артықшылыққа айналады, өйткені ол назарды сақтап, жұмыстың алға жылжуын қамтамасыз етеді.

Қорытынды ой

Мықты виртуалды кездесу жүйесі жаңа бизнеске кәсіби көрінуге, анық байланыс орнатуға және тиімді жұмыс істеуге көмектеседі. Дұрыс платформа, дұрыс жабдық және бірнеше қарапайым ереженің арқасында сіз командаңыздың уақытын босқа жұмсаудан сақтай аласыз және клиенттер мен серіктестер үшін жақсы тәжірибе қалыптастырасыз.

Егер сіз жаңа бизнес құрып жатсаңыз, байланыс құралдарыңызды ерте кезеңде реттеңіз. Таза операциялық негіз компанияны басқарудың қалған бөлігін де жеңілдетеді.