Нью-Гэмпширде коммерциялық емес ұйымды қалай құруға болады: қадамдық нұсқаулық

Нью-Гэмпширде коммерциялық емес ұйым құру - құрылымды процесс, бірақ оны нақты кезеңдерге бөлсеңіз, ол әлдеқайда жеңіл болады. Ең бастысы - ұйымды құруды, салықтан босатуды, қаражат жинау бойынша талаптарды және тұрақты басқаруды бір-бірімен байланысты, бірақ бөлек қадамдар ретінде қарастыру.

Нью-Гэмпширдегі коммерциялық емес корпорация штат заңнамасына сәйкес құрылады. 501(c)(3) мәртебесі сияқты федералдық салықтан босату - бұл IRS жүргізетін бөлек процесс. Егер сіздің миссияңыз қайырымдылық, білім беру, діни, ғылыми немесе басқа да білікті мақсаттарға қатысты болса, дұрыс құрылым қаражат тартуға, гранттарға өтініш беруге және ұзақ мерзімді сенімділік қалыптастыруға көмектеседі.

Бұл нұсқаулық Нью-Гэмпширде коммерциялық емес ұйымды құрудың негізгі қадамдарын, миссияны жоспарлаудан бастап, іске қосқаннан кейінгі талаптарға дейін түсіндіреді.

1. Миссия мен қоғамдық пайданы айқындаңыз

Қандай да бір құжат тапсырар алдында, ұйым шешетін мәселені нақтылап алыңыз.

Күшті коммерциялық емес миссия үш сұраққа жауап беруі тиіс:

• Сіз қандай қажеттілікті шешіп жатырсыз?
• Сіздің жұмысыңыздан кім пайда көреді?
• Ұйым бұл пайданы қалай жеткізеді?

Бұл қадам маңызды, өйткені коммерциялық емес ұйымдар жеке пайда үшін емес, қоғамдық мақсат үшін ұйымдастырылып, сол мақсатта жұмыс істеуі керек. 501(c)(3) ұйымы үшін IRS құрылымның тек босатылған мақсаттар үшін жұмыс істеуін және жеке мүдделердің пайдасына қызмет етпеуін талап етеді.

Осы кезеңде идеяңыз Нью-Гэмпширдегі нақты бір олқылықты толтыра ма, соны тексеріңіз. Егер дәл сол қауымды басқа ұйым қазірдің өзінде қамтып жүрсе, ынтымақтастық, бағдарлама бойынша серіктестік немесе тарлау бағыт жоғарырақ әсер беруі мүмкін екенін қарастырыңыз.

2. Дұрыс коммерциялық емес құрылымды таңдаңыз

Көптеген құрылтайшылар коммерциялық емес корпорациядан бастайды. Бұл құрылым көбіне ең қолайлы нұсқа болады, өйткені ол ресми басқару жүйесін береді және федералдық салықтан босату өтінімдерінде жиі қолданылады.

Сіз трасттар немесе тіркелмеген қауымдастықтар сияқты басқа коммерциялық емес құрылымдарды да кездестіре аласыз, бірақ жаңа қайырымдылық ұйым үшін корпорация әдетте ең қарапайым таңдау болып саналады.

Құрылымды таңдағанда мына жайттарды ескеріңіз:

• Басқару және директорлар кеңесінің қадағалауы
• Жауапкершіліктен қорғау
• Банктік және қаражат жинау қажеттіліктері
• IRS-тен босату мақсаты
• Штаттық тіркеу талаптары

Егер сіз 501(c)(3) мәртебесін алуды жоспарласаңыз, корпоративтік құжаттар басынан бастап сол мақсатты ескере отырып дайындалуы керек.

3. Қолжетімді және талаптарға сай атау таңдаңыз

Коммерциялық емес ұйымның атауы есте қаларлық, миссияға сай және Нью-Гэмпширде пайдалануға бос болуы керек.

Құжат тапсырар алдында атаудың бұрыннан қолданылып жүрмегеніне немесе басқа тіркелген ұйымның атауына тым ұқсас еместігіне көз жеткізіңіз. Сондай-ақ оның Нью-Гэмпширдегі корпорацияларға қойылатын атау ережелеріне сай екенін және веб-сайтта, бланкілерде, банк шотында және қаражат жинау материалдарында қолдануға жарамды екенін тексеріңіз.

Пайдалы тексеру тізімі:

• Нью-Гэмпшир бизнес жазбалары дерекқорынан іздеу жүргізіңіз
• Атау қолданыстағы ұйыммен шатастырылатындай ұқсас емес екенін растаңыз
• Сәйкес домен атауы бос па, тексеріңіз
• Атау бір ғана бағдарламаға немесе бір ғана орынға емес, болашақ өсуге де сай болсын

Егер сіз бұл атауды бірден жария түрде қолданғыңыз келсе, құжаттар мен директорлар кеңесінің бекітуін дайындап жатқан кезде оны ішкі түрде резервтеп қоюды қарастырыңыз.

4. Құрылтайшыларды, директорларды және негізгі басшыларды тартыңыз

Коммерциялық емес ұйымға оны басқаратын адамдар қажет. Директорлар кеңесі қадағалау, миссиямен сәйкестік және ұйымның ірі шешімдері үшін жауап береді.

Әдетте сізге мына адамдарды анықтау қажет болады:

• Құрылтай құжаттарына қол қойып, тапсыратын құрылтайшы
• Ұйымды басқаратын бастапқы директорлар
• Күнделікті басқару рөлдерін атқаратын басшылар
• Іске қосу жұмыстарына қолдау көрсететін кеңесшілер немесе комитет мүшелері

Миссияны түсінетін және тәуелсіз пайымдай алатын директорларды таңдаңыз. Кеңесті тек туыстық немесе ұйыммен бірдей қаржылық мүддесі бар адамдармен толтырмаңыз. Мықты басқару объективті шешім қабылдай алатын кеңестен басталады.

Сондай-ақ күтілімдерді ерте құжаттап қойған дұрыс. Кеңес мүшелігіне қатысу, сенімгерлік міндеттер, қаражат жинауға қолдау көрсету және басқару шешімдеріне қатысу кіруі тиіс.

5. Құрылтай жарғысын дайындап, тапсырыңыз

Құрылтай жарғысы - коммерциялық емес корпорацияны құратын негізгі штаттық құжат.

Нью-Гэмпширде бұл өтінімді Мемлекеттік хатшының Корпорациялар бөлімшесі қарайды. Жарғыда әдетте корпорацияның атауы, мақсаты, тіркелген агенті, құрылтайшысы және өзге де қажет деректер көрсетіледі.

Егер ұзақ мерзімді мақсатыңыз федералдық салықтан босату болса, жарғы IRS талаптарын қолдайтын тілмен жазылуы керек. Атап айтқанда, IRS 501(c)(3) ұйымының құрылтай құжаттарында тиісті мақсат және тарату туралы баптар болуын күтеді.

Әдетте бұл жарғыда мына жайттар болуы керек дегенді білдіреді:

• Қайырымдылық, білім беру, діни немесе басқа да білікті мақсатты көрсету
• Ұйым қызметін тек заңды коммерциялық емес мақсаттармен шектеу
• Табыстың жеке тұлғаларға бөлініп берілмеуін қамтамасыз ету
• Ұйым таратылған жағдайда қалған активтерді басқа босатылған мақсатқа бағыттау

Жарғыны басынан дұрыс дайындау уақытты үнемдейді, түзету шығындарын азайтады және IRS өтініміндегі қажетсіз кідірістердің алдын алады.

6. Тіркелген агентті тағайындаңыз

Сіздің коммерциялық емес ұйымыңызда сот құжаттарын және ресми хабарламаларды қабылдау үшін тіркелген агент болуы тиіс.

Тіркелген агент - ұйым атынан заңдық құжаттарды қабылдауға уәкілетті адам немесе бизнес. Тіркелген агент күндізгі жұмыс уақытында нақты мекенжайда тұрақты түрде қолжетімді болуы керек.

Тіркелген агентті таңдағанда мыналарды бағалаңыз:

• Сенімділік және қолжетімділік
• Құпиялылық және құжаттарды өңдеу тәртібі
• Ұйым өскен кезде мекенжай тұрақты бола ма
• Басқарма мүшесінің үйі немесе кеңсесінің орнына кәсіби қызметті қалайсыз ба

Көптеген құрылтайшылар кәсіби тіркелген агентті таңдағанды жөн көреді, өйткені бұл сәйкестік құжаттарын реттеуге көмектеседі және хабарламалардың қалып қою қаупін азайтады.

7. Ұйымдық жиналыс өткізіңіз

Коммерциялық емес корпорация құрылғаннан кейін директорлар кеңесі ұйымдық жиналыс өткізуі керек.

Бұл жаңа ұйымның жұмыс негізін бекітетін уақыт. Әдетте мына әрекеттер жасалады:

• Жарғыларды бекіту
• Басшыларды сайлау
• Құрылтай құжаттарын растау
• Мүдделер қақтығысы туралы саясатты бекіту
• Банктік және бухгалтерлік рәсімдерге рұқсат беру
• Салық және сәйкестік өтінімдеріне қажет шешімдерді қабылдау

Бұл жиналысты мұқият хаттамаға түсіріңіз. Хаттамалар мен қол қойылған шешімдер кейін қаржылық шоттар ашу, салықтан босату сұрау немесе агенттіктер мен донорларға дұрыс басқаруды дәлелдеу кезінде маңызды құжаттарға айналады.

8. Жарғылар мен негізгі саясаттарды бекітіңіз

Жарғылар - ұйымның ішкі жұмыс ережелері. Олар құрылтай жарғысымен және директорлар кеңесінің коммерциялық емес ұйымды қалай басқаруды жоспарлайтынымен үйлесуі тиіс.

Жақсы жазылған жарғылар әдетте мына мәселелерді қамтиды:

• Директорлар кеңесінің мөлшері мен құрамы
• Директорлардың мерзімі мен сайлауы
• Басшылардың рөлдері мен міндеттері
• Жиналыс тәртібі мен кворум талаптары
• Комитеттер және өкілеттіктерді беру
• Қақтығыстарды басқару және дауыс беру стандарттары

Мүдделер қақтығысы туралы саясат та бірдей маңызды. Ол директорлар мен басшыларға жеке мүдделер ұйым шешімдеріне әсер етуі мүмкін жағдайларды ашуға және реттеуге көмектеседі.

Басқа пайдалы бастапқы саясаттарға мыналар кіруі мүмкін:

• Құжаттарды сақтау саясаты
• Хабарлаушыны қорғау саясаты
• Сыйлықтарды қабылдау саясаты
• Қаржылық бақылау саясаты
• Іссапар және шығындарды өтеу саясаты

Бұл саясаттар жай ғана қағаз емес. Олар ұйымға тәртіп орнатып, оның қоғамдық мүдде үшін жұмыс істейтін байыпты мекеме ретінде әрекет етуіне көмектеседі.

9. EIN алыңыз

Employer Identification Number немесе EIN - IRS беретін федералдық салық сәйкестендіру нөмірі.

Сізге EIN мына мақсаттар үшін қажет болады:

• Банктік шот ашу
• Федералдық босату өтінімдерін беру
• Қызметкер жалдау, егер қажет болса
• Қажетті IRS есептері мен декларацияларын тапсыру

Қызметкері болмаса да, коммерциялық емес ұйымға EIN қажет. Көп жағдайда бұл процестегі ең жеңіл қадамдардың бірі, бірақ ол ұйымның құқықтық құрылымы толық қалыптасқаннан кейін ғана орындалуы керек.

10. Федералдық салықтан босату мәртебесіне өтініш беріңіз

Егер сіздің коммерциялық емес ұйымыңыз 501(c)(3) мәртебесін алғысы келсе, IRS-ке тиісті босату нысанын қолданып өтініш беруіңіз керек.

Негізгі нұсқалар:

• Стандартты 501(c)(3) өтінімі үшін Form 1023
• Біліктілігі бар шағын ұйымдарға арналған Form 1023-EZ

IRS өтінімнің қажетті төлеммен бірге Pay.gov арқылы берілуін күтеді. Кейбір ұйымдар қысқа нұсқаға сәйкес келуі мүмкін, бірақ талаптар шектеулі.

Бірнеше практикалық мәселе маңызды:

• Құрылтай құжаттарында дұрыс мақсат және тарату тілі болуы тиіс
• Ұйым тек босатылған мақсаттар үшін жұмыс істеуі керек
• Қаржылық ақпарат дайын және ішкі жағынан үйлесімді болуы қажет
• Егер сіз ұйым құрылған күннен бастап босату күшіне енсін десеңіз, IRS әдетте өтінімді ұйым құрылған айдың соңынан бастап 27 ай ішінде беруді талап етеді

Көптеген құрылтайшылар үшін бұл процестегі ең техникалық қадам болып табылады. Мұқият жазылған құжаттар мен дәл қаржылық болжамдар мақұлдау жылдамдығына және нәтижесіне елеулі әсер етеді.

11. Нью-Гэмпширдегі қайырымдылық тіркеу талаптарын түсініңіз

Егер сіздің коммерциялық емес ұйымыңыз Нью-Гэмпширде қайырымдылық қаражат сұраса немесе штаттың қайырымдылық қадағалау ережелеріне түссе, сізге Нью-Гэмпшир Бас прокурорының Charitable Trusts Unit бөлімінде тіркелу қажет болуы мүмкін.

Бұл тіркеу корпорация құрудан да, IRS-тегі босатудан да бөлек. Тіркеу талабы ұйымның қызметіне және құқықтық мәртебесіне байланысты болады, сондықтан қаражат жинауға дейін ағымдағы ережелерді тексеру маңызды.

Тіркелуге дайындалғанда мына құжаттарды жинаңыз:

• Құрылтай құжаттары
• Жарғылар
• Басқарма және басшылар туралы ақпарат
• IRS шешім хаты, егер бар болса
• Өтінімге қажет қаржылық ақпарат

Егер сіздің коммерциялық емес ұйымыңыз штаттар арасында қайырымдылық сұрауды жоспарласа, көпштаттық тіркеу мәселесін де ескеріңіз. Онлайн қаражат жинау бірнеше юрисдикцияда сәйкестік міндеттерін туындатуы мүмкін.

12. Банктік шот ашып, қаржылық бақылауды орнатыңыз

Коммерциялық емес ұйым өз қаражатын бірінші күннен бастап жеке қаржылардан бөлек ұстауы керек.

EIN және басқарушы құжаттар дайын болғаннан кейін, тек ұйымға арналған банк шотын ашыңыз. Содан соң директорлар кеңесі ақшаны жауапкершілікпен қадағалай алуы үшін негізгі қаржылық бақылауларды енгізіңіз.

Күшті бастапқы қаржылық тәжірибелерге мыналар жатады:

• Қажет болған жағдайда ірі мақұлдауларға екі адамның қатысуын талап ету
• Шоттарды ай сайын салыстырып отыру
• Түбіртектер мен шот-фактураларды реттеп сақтау
• Бухгалтерлік бағдарламаны басынан қолдану
• Шектеулі қаражатты жалпы операциялық қаражаттан бөлу

Егер ұйым донорлық қаражат жинаса, донорлық шектеулер мен грант шарттарын қадағалайтын жүйе де қажет. Бұл әрі ұйымды, әрі кеңесті қорғайды.

13. Сәйкестік күнтізбесін жасаңыз

Коммерциялық емес ұйымды іске қосу - тек бастамасы. Ұзақ мерзімді сәйкестік ұйымды жақсы жағдайда ұстап тұрады.

Күнтізбе мына нәрселерді бақылауы тиіс:

• Қажет болса, Нью-Гэмпшир Мемлекеттік хатшысына жылдық есептер
• Қажет болса, жылдық қайырымдылық тіркеу өтінімдері
• Form 990 сериясындағы IRS есептері
• Директорлар кеңесінің жиналыстары және қажет хаттамалар
• Саясаттарды қайта қарау және кеңес сайлауы
• Лицензиялар, рұқсаттар немесе арнайы қаражат жинау мақұлдауларының жаңарту мерзімдері

Әр мерзімге алдын ала еске салғыш қойыңыз. Өткізіп алған құжат әкімшілік қиындықтарға әкелуі мүмкін, ал қайталанған кешігулер қаражат жинау мен банк қатынастарына әсер етеді.

14. Қосымша лицензиялар мен жергілікті мақұлдауларды қарастырыңыз

Ұйымның қызметіне қарай сізге басқа да тіркеулер немесе рұқсаттар қажет болуы мүмкін.

Мысалдар:

• Жергілікті кәсіпкерлік немесе аймақтық рұқсаттар
• Ойын немесе ұтыс билеттеріне арналған лицензиялар
• Басқа штаттардағы қайырымдылық сұрау тіркеулері
• Азық-түлік қызметі, іс-шаралар немесе қаражат жинау қызметіне арналған арнайы рұқсаттар
• Қызметкерлерді жалдасаңыз, еңбекке қатысты тіркеулер

Дұрыс жауап сіздің ұйымыңыздың қалай жұмыс істейтініне байланысты. Жастар бағдарламасы, азық-түлік банкі, өнер ұйымы және адвокациялық ұйымның сәйкестік профилі бірдей болмайды.

15. Масштабталатын басқару тәртібін қалыптастырыңыз

Көптеген коммерциялық емес ұйымдар миссиясы әлсіз болғандықтан емес, басқаруы бейресми болғандықтан қиындыққа ұшырайды.

Бұл мәселені болдырмау үшін ұйым мәдениетінің бір бөлігіне айналатын тәртіп орнатыңыз:

• Директорлар кеңесінің тұрақты жиналыстарын өткізіңіз
• Шешімдерді хаттамамен бекітіңіз
• Қаржыны ай сайын немесе тоқсан сайын қарап отырыңыз
• Кеңес мүшелерін сәйкестік мерзімдері туралы хабардар етіп отырыңыз
• Бағдарламаларды миссия және бюджет бойынша бағалаңыз

Жақсы басқару - артық шығын емес. Дәл осы нәрсе донорлардың, грант берушілердің, банктердің және реттеушілердің ұйымға сенімін қалыптастырады.

Жиі жіберілетін қателер

Құрылтайшылар асығыс әрекет еткенде, көбіне мынадай қателер жібереді:

• 501(c)(3) мәртебесін қолдамайтын жарғы тапсыру
• Жеке және ұйым қаражатын араластыру
• Басқа ұйымнан көшірілген жарғыларды түзетусіз пайдалану
• Мүдделер қақтығысы туралы саясатты бекітуді ұмыту
• Қаражат жинауға дейін тіркеу міндеттемелерін орындамау
• Федералдық босатуға өтініш беруді тым ұзаққа созу
• Басқарма хаттамалары мен қаржылық құжаттарды сақтамау

Ерте кезеңдегі аздаған құрылым кейін қымбат түзетулердің алдын алады.

Zenind қалай көмектесе алады

Егер сізге құрылу процесін жеңілдетілген жолмен өту қажет болса, Zenind идеядан бастап талаптарға сай коммерциялық емес ұйымға тезірек жетуге көмектесе алады.

Қолдау көбіне мыналарды қамтиды:

• Құрылтай құжаттарын дайындау және тапсыру
• Басқару құрылымын ұйымдастыруға көмектесу
• EIN және сәйкестікке байланысты келесі қадамдарды қолдау
• Құрылтайшылардың әкімшілік жүктемесін азайтып, олардың миссияға назар аударуына мүмкіндік беру

Бірінші рет құрылтайшы атанғандар үшін осындай құжат тапсыру қолдауы мен сәйкестік бойынша бағыт-бағдар іске қосу процесін айтарлықтай жеңілдетеді.

Қорытынды

Нью-Гэмпширде коммерциялық емес ұйым құру тек ниетпен шектелмейді. Ол нақты миссияны, дұрыс дайындалған құрылтай құжаттарын, жұмыс істейтін директорлар кеңесін, федералдық салық жоспарлауын және тұрақты сәйкестік тәртібін талап етеді.

Егер сіз құрылымды бастапқыда мұқият жасасаңыз, ұйымыңыз сенімге ие болуға, қаражат тартуға және ұзақ мерзімді әсер беруге жақсырақ дайын болады.

Құжат тапсырар алдында, бүгінгі ережелерге сай келу үшін Нью-Гэмпшир Мемлекеттік хатшысынан, Бас прокурордың Charitable Trusts Unit бөлімінен және IRS-тен ағымдағы талаптарды қарап шығыңыз.