Кіші бизнес иесі ретінде алаңдаушылықтарды қалай тоқтатып, өнімдірек болуға болады

Алаңдаушылықтар кез келген бизнестегі ең қымбат жасырын шығындардың бірі болып табылады. Бір қысқа сұрақ, кездейсоқ хат, соңғы сәттегі кездесу немесе өзіңіз әдейі жасаған алаңдау назарды бөліп, жұмысты баяулатып, қателер санын көбейтіп, күннің қалған бөлігіндегі қарқынды түсіріп жіберуі мүмкін. Құрылтайшылар мен кіші бизнес иелері үшін бұл әсер одан да күштірек, өйткені адамдар аз, жүйелер аз және уақытты босқа жұмсауға орын да аз.

Жақсы жаңалық бар: алаңдаушылықтар міндетті емес. Оларды анық ережелер, жақсы әдеттер және назарды қорғайтын жұмыс ортасы арқылы азайтуға болады. Алаңдаушылықтарды күннің қалыпты бөлігі ретінде қабылдауды тоқтатқанда, сіз сату, клиенттерге қызмет көрсету, операциялар, стратегия және бизнесті шынымен алға жылжытатын жұмысқа көбірек уақыт жасайсыз.

Неліктен алаңдаушылықтар қымбатқа түседі

Алаңдаушылық сирек жағдайда тек бір минут жоғалтумен шектеледі. Нақты шығын мыналарға кететін уақытты да қамтиды:

• Негізгі тапсырманы тоқтату
• Жұмыстың қай жерінде қалғаныңызды қайта еске түсіру
• Ой жүгірту тізбегін қайта құру
• Жұмыстың контекстіне қайта кіру
• Бөлінген назардан туындаған қателерді түзету

Дәл осы қайта бастау құны алаңдаушылықтарды соншалықты зиянды етеді. Егер тапсырма бағамдау, жазу, жоспарлау немесе талдауды қажет етсе, қысқа үзілістің өзі үзілістің өзінен әлдеқайда қымбатқа түсуі мүмкін.

Кіші бизнес иелері үшін мәселе рөлдерді жиі ауыстырумен одан әрі күрделене түседі. Сіз бір таңның ішінде сату қоңырауларынан жалақы төлеуге, клиенттерге қолдаудан маркетингке, кейін сәйкестікке өте аласыз. Құрылым болмаса, әр ауысу жаңа алаңдаушылыққа айналады.

Алаңдатудың жиі көздері

Көпшілік алаңдаушылықтар бірнеше болжамды санатқа жатады.

Сыртқы алаңдаушылықтар

Бұлар басқа адамдар мен жүйелерден келеді:

• Қоңыраулар мен хабарламалар
• Электрондық пошта хабарландырулары
• Келушілер немесе кеңсеге кіріп шығулар
• Slack немесе чат хабарлары
• Қызметкерлерден немесе мердігерлерден түсетін «жылдам сұрақтар»
• Жоспарланбаған кездесулер

Өзіңіз тудыратын алаңдаушылықтар

Бұларды байқау қиынырақ, өйткені оларды өзіңіз жасайсыз:

• Электрондық поштаны қайта-қайта тексеру
• Әлеуметтік желі немесе жаңалық сайттарын ашу
• Қойындылар арасында секіру
• Бірнеше істі қатар орындауға тырысу
• Қиын тапсырманың орнына жеңілірек, төмен басымдықтағы жұмысты қайта жасау
• Әкімшілік ұсақ-түйектердің күнді шашыратып жіберуіне жол беру

Бизнес үдерістерінен туындайтын алаңдаушылықтар

Кейбір алаңдаушылықтар жұмыс ағынының өзіне енгізілген болады:

• Жетіспейтін құжаттар
• Анық емес мақұлдау процестері
• Әлсіз анықталған тапсыру кезеңдері
• Бір ақпаратты қайта-қайта сұрау
• Шешілмеген сәйкестік міндеттері

Егер сіз бизнесті басқарсаңыз, бұл үдерістік мәселелер алаңдаушылықтың өзінен де маңызды болуы мүмкін. Жүйені түзету алаңдауды түпкі көзінен алып тастайды.

Дұрыс ойлау тәсілі: назар - бизнес активі

Көптеген иелер назарды жеке өнімділік әдеті деп санайды. Шын мәнінде, бұл бизнес активі.

Үзіліссіз қорғалған жұмыс блогы жақсы шешімдер, мықты жазба, анығырақ қаржылық талдау, ойластырылған жалдау шешімдері және сенімдірек орындалу жасауға мүмкіндік береді. Әр адам бірнеше міндетті қатар атқаратын кіші бизнес жағдайында назар сән-салтанат емес. Бұл операциялық тәртіптің бір бөлігі.

Сондықтан құрылтайшыларды әкімшілік кедергілерден мүмкіндігінше қорғау пайдалы. Күнделікті құрылу және сәйкестік міндеттері тиімді жолмен орындалғанда, сіздің назарыңыз өсімге, клиенттерге және іске асыруға қалады, қағазбастылыққа емес. Мысалы, құрылу мен сәйкестікті жеңілдететін қызмет жұмыс назарын бизнестің негізгі бағытынан тартып әкететін фондық шуды азайта алады.

Жұмыстағы алаңдаушылықтарды қалай азайтуға болады

1. Нені алаңдаушылық деп санайтыныңызды анықтаңыз

Бизнес өзіне анықтама бермеген нәрсені басқара алмайды. Алдымен нақты алаңдаушылық пен күте алатын әдеттегі сұраныстың айырмасын шешіп алыңыз.

Мысалы:

• Нақты алаңдаушылықтар: шұғыл құқықтық мәселелер, клиент тарапындағы үзілістер, төлемнің бұзылуы, қауіпсіздік мәселелері
• Шұғыл емес сұраныстар: әдеттегі мәртебе жаңартулары, ұсақ түзетулер, жалпы сұрақтар, кестелеу мәселелері

Айырмашылық анық болғанда, қызметкерлер әр сұранысты шұғыл деп қабылдамайтын болады.

2. Күнтізбеде назар блоктарын жасаңыз

Өнімділікті қорғаудың ең қарапайым жолдарының бірі - үзіліссіз жұмыс уақытын жоспарлау.

Тұрақты блоктарды мына жұмыстарға арнаңыз:

• Терең жұмыс
• Қаржылық талдау
• Стратегиялық жоспарлау
• Жазу және талдау
• Өнім әзірлеу
• Клиент тапсырмаларын орындау

Бұл блоктарды кездесулер сияқты қабылдаңыз. Егер олар күнтізбеде тұрса, оларды қорғау оңайырақ болады.

Пайдалы қағида: егер тапсырма шоғырлануды қажет етсе, оны қалған уақытқа қалдырмаңыз.

3. Байланыс терезелерін белгілеңіз

Лездік жауап беру - назарды жоюдың ең жылдам тәсілдерінің бірі. Бәріне бірден жауап берудің орнына, байланыс уақыттарын белгілеңіз.

Сіз электрондық поштаны мынадай уақытта тексере аласыз:

• Таңертең бір рет
• Түстен кейін бір рет
• Күннің соңына таман бір рет

Ішкі коммуникация бойынша да күтулерді белгілей аласыз, мысалы:

• Шұғыл емес мәселелер үшін белгіленген сағаттарда чат қолдану
• Қоңыраулар тек шұғыл жағдайларда
• Жобалық мәртебе үшін асинхронды жаңартулар

Бұл бизнесті азырақ жауап беретін етпейді. Оны анағұрлым саналы етеді.

4. Анық эскалация ережелерін қолданыңыз

Көптеген алаңдаушылықтар адамдар мәселенің қаншалықты шұғыл екенін білмегендіктен пайда болады.

Жиі кездесетін жағдайлар үшін қарапайым эскалация ережелерін жасаңыз:

• Қашан иені бірден алаңдату керек
• Қашан алдымен менеджерге хабарлау керек
• Қашан келесі тексеріске дейін күтуге болады
• Қандай мәселелерге сол күннің ішінде жауап қажет
• Қандай мәселелерді құжаттап, кейін қарауға болады

Қызметкерлер жолды білсе, олар сирек алаңдатады.

5. Хабарландыру шуын азайтыңыз

Цифрлық ескертулер назарды тартуға әдейі жасалған. Бақылаусыз қалса, олар бүкіл жұмыс күнін бөлшектейді.

Мыналарды өшіріңіз немесе шектеңіз:

• Маңызды емес телефон хабарландырулары
• Жұмыс үстеліндегі қалқымалы терезелер
• Электрондық поштаның алдын ала қарау баннерлері
• Әлеуметтік желі ескертулері
• Уақытқа сезімтал емес топтық чат пингтері

Тек операция үшін шынымен қажет ескертулерді қалдырыңыз.

6. Ұқсас тапсырмаларды топтастырыңыз

Топтастырылған жұмыс көбіне шашыраңқы жұмыстан жылдамырақ әрі сапалырақ болады.

Ұқсас тапсырмаларды бірге орындаңыз, мысалы:

• Қоңырауларға жауап беру
• Шот-фактураларды өңдеу
• Құжаттарды мақұлдау
• Келісімшарттарды қарау
• Әлеуметтік желі жазбаларын жариялау
• Электрондық поштаға жауап беру

Топтастыру контекст ауыстыруды азайтады және бір түрдегі жұмысты аяқтап барып келесіге өтуге көмектеседі.

7. Бір сенімді жинау жүйесін қолданыңыз

Көптеген алаңдаушылықтар адамдар бір нәрсені ұмытып қаламын деп қорыққандықтан болады.

Тапсырмаларды, сұрақтарды және кейінгі әрекеттерді жинақтау үшін бір ғана жүйе пайдаланыңыз:

• Тапсырма менеджері
• Ортақ дәптер
• Жоба тақтасы
• Жүріп жатқан операциялар журналы

Мәселе құралда емес. Мәселе - адамдардың бір-біріне бір нәрсені есінде сақтап қалу үшін қайта-қайта алаңдатуын жою.

Өзіңізді алаңдатуды қалай тоқтатуға болады

Сыртқы алаңдаушылықтар мәселенің бір бөлігі ғана. Өзіңіз тудыратын алаңдаушылықтар да сондай зиянды болуы мүмкін.

Бір уақытта бір тапсырмамен жұмыс істеңіз

Көптапсырмалылық өнімді болып көрінуі мүмкін, бірақ көбіне үстірт жұмыс береді. Мүмкін болса, бір маңызды тапсырманы аяқтап барып, келесісіне өтіңіз.

Белгіленген сессиялармен жұмыс істеңіз

Қысқа, қорғалған жұмыс сессияларын қолданып көріңіз:

• Қысқа тапсырма үшін 25 минут
• Шоғырлануды қажет ететін жұмыс үшін 50 минут
• Терең жұмыс үшін 90 минут

Дұрыс ұзындық жұмысқа байланысты, бірақ қағида бірдей: нақты алға жылжу жасауға жететін уақыт бойы тапсырмамен бірге болыңыз.

Бастамай тұрып, азғыруларды жойыңыз

Егер қолданбалар, қойындылар немесе хабарлама құралдары сізді алаңдататынын білсеңіз, бастамас бұрын оларды жабыңыз.

Назарланған таңдауды оңай таңдауға айналдырыңыз.

Алаңдау тізімін жүргізіңіз

Байланыссыз ойлар пайда болғанда, оларды бірден орындамай, жазып қойыңыз.

Мысалдар:

• Кейін бухгалтерге қоңырау шалу
• Веб-сайт мәтінін тексеру
• Кеңсе керек-жарақтарына тапсырыс беру
• Мердігермен қайта байланысу

Бұл негізгі тапсырманы сақтап, ойды жоғалтпайды.

Көшбасшылар төмен алаңдаушылық мәдениетін қалай үлгі етеді

Қызметкерлер басшылық орнатқан стандартқа қарайды. Егер иесі әр хабарламаға бірден жауап беріп, әр мәселені шұғыл деп қараса, компанияның қалған бөлігі де солай істейді.

Көшбасшылар алаңдаушылықты төмендету үшін мынаны жасай алады:

• Назар блоктарын құрметтеу
• Қажетсіз «жай ғана тексеріп шығу» хабарларын жібермеу
• Мәселе шынымен дереу назарды қажет ете ме деп сұрау
• Мүмкін болғанда асинхронды жаңартуларды ынталандыру
• Үнемі қолжетімді болуды емес, ойластырылған жұмысты марапаттау

Төмен алаңдаушылық мәдениеті көрінетін әдеттерден басталады. Егер басшылық уақытты қорғаса, команда да көбіне солай істейді.

Болашақ алаңдаушылықтарды азайтатын процестер жасаңыз

Кейбір алаңдаушылықтар бұзылған жүйелердің белгісі ғана. Егер бір мәселе қайта-қайта қайталанса, процесті түзетіңіз.

Мысалдар:

• Жаңа қызметкерлер қайталанатын сұрақтарды аз қоюы үшін кіріспе құжаттарын жасаңыз
• Қайталанатын хаттар, формалар және мақұлдаулар үшін үлгілер құрыңыз
• Маңызды жазбаларды орталықтандырыңыз
• Ортақ рәсімдерді құжаттаңыз
• Күнделікті шешімдерге иелік етуді анықтаңыз

Жақсы жобаланған жүйелер үнемі түсіндіру қажеттілігін азайтады. Әдетте ең үлкен нәтиже дәл содан келеді.

Практикалық күнделікті құрылым

Міне, көптеген кіші бизнес иелері қолдана алатын қарапайым құрылым.

Таңертең

• Негізгі басымдықтарды қарап шығыңыз
• Шұғыл хабарларды бір рет тексеріңіз
• Ең жоғары шоғырлануды қажет ететін тапсырманы алдымен орындаңыз
• Терең жұмыс кезінде хабарландыруларды өшіріп қойыңыз

Түске дейін және түсте

• Байланысты топтап өңдеңіз
• Әкімшілік тапсырмаларды орындаңыз
• Ұзақ шоғырлануды қажет етпейтін шешімдерді қабылдаңыз

Күннің екінші жартысы

• Клиенттерге кейінгі байланыстарды аяқтаңыз
• Ілгерілеуді қарап, кедергілерді жойыңыз
• Келесі күннің басымдықтарын дайындаңыз

Күн соңында

• Ашық қалған істерді жинақтаңыз
• Бос қалған тапсырмаларды жабыңыз
• Ертеңге таза бастау нүктесін қалдырыңыз

Бұл құрылым күнді кездейсоқ алаңдаушылықтар ағынына айналдырмайды.

Алаңдаушылықтар кейде көшбасшылық мәселесі болғанда

Кейде жиі алаңдату уақытты басқару мәселесі емес. Бұл басымдықтардың анық еместігінің белгісі болуы мүмкін.

Мына ескерту белгілерін қараңыз:

• Әркім әр шешім үшін иеден сұрайды
• Бір сұрақ бірнеше рет жауап алады
• Қызметкерлер не шұғыл екенін білмейді
• Иелік анық емес болғандықтан тапсырмалар тоқтап қалады
• Жұмыс адамдар арасында қайта-қайта ауысады

Егер бұл таныс болса, шешім тек жақсы шоғырлануда емес. Ол - анығырақ басқаруда.

Осы аптада не істеу керек

Егер алаңдаушылықтарды тез азайтқыңыз келсе, бірнеше нақты өзгерістен бастаңыз:

1. Маңызды емес хабарландыруларды өшіріңіз.
2. Күн сайын күнтізбеге бір немесе екі назар блогын қойыңыз.
3. Нені төтенше жағдай деп санайтыныңызды анықтаңыз.
4. Электрондық пошта, қоңыраулар және әкімшілік жұмысты топтастырыңыз.
5. Ең жиі қайталанатын сұрақтарды құжаттаңыз.
6. Күнделікті бизнес тапсырмалары қарапайым, қайталанатын жүйелер арқылы орындалатынына көз жеткізіңіз.

Бәрін бірден түзетуге тырыспаңыз. Үнемі қолданылғанда, шағын өзгерістер тез жинақталады.

Қорытынды ойлар

Алаңдаушылықтар жай ғана тітіркендіргіш емес. Олар әр тапсырманың құнын арттырады, орындауды әлсіретеді және бизнестің тиімді өсуін қиындатады. Шешім қолжетімсіз болу емес. Шешім - алаңдаушылықты әдеттегі жағдай емес, басқарылатын ерекше жағдайға айналдыру.

Кіші бизнес иелері үшін бұл күнді назарға негіздеп құруды, байланыс ережелерін орнатуды, жүйелерді жақсартуды және төмен құнды кедергілерді азайтуды білдіреді. Назарыңызды қорғасаңыз, нәтижені қорғайсыз. Ал нәтижені қорғасаңыз, бизнеске аз стресс пен көбірек тұрақтылықпен өсуге жақсы мүмкіндік бересіз.