Шағын бизнеске арналған бухгалтерияны жеңілдету: жаңа иелерге арналған практикалық нұсқаулық

Бухгалтерия — әрбір шағын бизнес ерте қалыптастыруы тиіс алғашқы операциялық әдеттердің бірі. Сіз LLC құрған болсаңыз да, S corporation мәртебесін таңдаған болсаңыз да, немесе жаңа стартап бастаған болсаңыз да, дәл есеп жүргізу ақша ағынын көруге, салықты дайындауға және шешімдерді сенімді қабылдауға көмектеседі.

Жақсы жаңалық — бухгалтерия міндетті түрде күрделі болмауы керек. Қарапайым жүйе, тұрақты әдеттер және дұрыс құралдар арқылы тіпті алғаш рет бизнес бастаған құрылтайшылар да әр кешті кестелердің ішінде өткізбей-ақ өз есебін реттей алады.

Бұл нұсқаулық бухгалтерияның не екенін, оның неге маңызды екенін, оны қалай дұрыс жолға қою керегін және қашан кәсіби көмекке жүгінген орынды болатынын түсіндіреді.

Бухгалтерия шын мәнінде нені білдіреді

Бухгалтерия — бизнесіңіздегі барлық қаржылық операцияларды жазу және жүйелеу процесі. Оған мыналар кіреді:

• Сатылымдардан, аванстардан, жазылымдардан немесе қызмет ақыларынан келетін ақша
• Бағдарламалық жасақтамаға, тауар қорына, жалға алу ақысына, мердігерлерге, салықтарға және жабдықтарға жұмсалатын ақша
• Банк аударымдары, иесінің жарналары және иесінің қаражат шығаруы
• Несие картасы төлемдері, қайтарымдар, өтемақылар және несие төлемдері

Қарапайым тілмен айтқанда, бухгалтерия шашыраңқы қаржылық белсенділікті бизнес нәтижесінің сенімді жазбасына айналдырады.

Бұл accounting-пен бірдей емес, бірақ екеуі тығыз байланысты. Бухгалтерия операцияларды дәл және тұрақты жазуға назар аударады. Accounting осы жазбаларды пайдаланып, нәтижені түсіндіреді, есептер дайындайды және салық тапсыру мен стратегиялық шешімдерді қолдайды.

Шағын бизнес үшін бухгалтерия неге маңызды

Жақсы бухгалтерия жай ғана әкімшілік жұмыс емес. Ол тұрақты әрі талаптарға сай бизнесті басқарудың бір бөлігі.

1. Бизнес шынымен табысты ма, соны көрсетеді

Тек табыс мөлшері бизнесіңіздің дені сау екенін білдірмейді. Шығындарды, салықтарды, жалақыны, алымдарды және тауар қорына кететін шығындарды есептегенде, пайда маржасы мен ақша ағыны туралы әлдеқайда нақты көрініс аласыз.

2. Салық маусымына дайын болуға көмектеседі

Есептеріңіз реттелген болса, салық дайындау әлдеқайда жеңілдейді. Сіз шегерімге жататын шығындарды анықтап, операцияларды дұрыс санаттарға бөліп, соңғы сәтте құжат іздеп әуреге түспейсіз.

3. Бизнес пен жеке қаржыны бөлуге көмектеседі

Жеке және бизнес шығындарын араластыру шатасуға әкеледі және есеп беру кезінде қателерге себеп болуы мүмкін. Компания құрғаннан кейін нақты бөлу әсіресе маңызды, өйткені ол таза жазбалар мен жақсы қаржылық тәртіпті қолдайды.

4. Жақсы бизнес шешімдер қабылдауға негіз береді

Ай сайынғы табысыңызды, тұрақты шығындарыңызды және ақша қалдығын білсеңіз, жалдау, баға белгілеу, маркетинг, тауар қоры және кеңею туралы анағұрлым дұрыс шешім қабылдай аласыз.

5. Аудит, несие өтінімдері немесе инвесторлық тексерулер кезіндегі стрессті азайтады

Реттелген есептер несие берушілердің, кеңесшілердің, салық мамандарының және мемлекеттік органдардың сұрақтарына жауап беруді жеңілдетеді. Таза жазбалар қаржыландыру қажет болғанда немесе бизнесіңіздің жақсы басқарылатынын көрсеткіңіз келгенде сенімділікті де арттырады.

Бухгалтерияны бірінші күннен бастап жолға қойыңыз

Бухгалтерияны орнатудың ең жақсы уақыты — алғашқы операцияға дейін. Баптауға жұмсалған бірнеше сағат кейінгі көп сағаттық түзету жұмысын үнемдейді.

Жеке бизнес шоттарын ашыңыз

Бизнес қаржысын жеке қаржыдан мүмкіндігінше ертерек бөлек ұстаңыз. Бизнес банктік шотын ашыңыз және қажет болса, компания шығындарына арналған бизнес несие картасын алыңыз.

Мұндай бөлу операцияларды бақылауды, шоттарды салыстыруды және бизнес қызметін құжаттауды жеңілдетеді. Сондай-ақ ол компанияңыз үшін қаржылық ізі анағұрлым таза болуына көмектеседі.

Бухгалтерия әдісін таңдаңыз

Көптеген шағын бизнес екі әдістің бірін қолданады:

• Cash basis: кіріс түскен кезде, шығын төленген кезде жазылады
• Accrual basis: кіріс табылған кезде, шығын туындаған кезде жазылады

Cash basis қарапайым және өте шағын бизнеске жиі жақсы келеді. Accrual basis міндеттемелер мен табыс уақытының толық көрінісін береді, бұл бизнес өскен сайын пайдалы болуы мүмкін.

Қай әдіс сіздің жағдайыңызға сай екенін білмесеңіз, салық маманынан немесе бухгалтерден кеңес алыңыз.

Шоттар жоспарын құрыңыз

Шоттар жоспары — қаржылық санаттарыңызды жүйелейтін құрылым. Ең төменгі деңгейде сізге мынадай шоттар қажет болуы мүмкін:

• Сатылым немесе қызметтен түскен табыс
• Сатылған тауарлардың өзіндік құны
• Жалға алу ақысы
• Бағдарламалық жазылымдар
• Маркетинг
• Еңбекақы және мердігер төлемдері
• Сақтандыру
• Іссапар және тамақ шығындары
• Кеңсе жабдықтары
• Салықтар мен алымдар
• Иесінің жарналары мен үлестірулері

Таза шоттар жоспары барлық нәрсені “әртүрлі шығындар” сияқты көмескі санаттарға біріктіріп жібермеуге көмектеседі. Санаттарыңыз неғұрлым реттелген болса, есептеріңіз соғұрлым пайдалы болады.

Түбіртек пен құжат жүйесін қалыптастырыңыз

Түбіртектер, шот-фактуралар, банк көшірмелері, төлем шоттары және келісімшарттар — бухгалтерлік жазбаларыңыздың дәлелі. Оларды іздеуге оңай әрі сақтық көшірмесі бар жүйеде сақтаңыз.

Мыналарды қолдануға болады:

• Айлар немесе санаттар бойынша реттелген бұлтты қалталар
• Түбіртек түсіру мүмкіндігі бар бухгалтерлік бағдарламалар
• Қағаз түбіртектерге арналған сканерлеу қолданбалары
• Шоттар мен растауларға арналған бөлек электрондық пошта қалтасы

Мақсат — қажет кезде қолдау құжаттарын оңай табу.

Нені тұрақты түрде жазу керек

Қандай операцияларды тіркеу керегін нақты білсеңіз, бухгалтерия әлдеқайда жеңіл болады.

Табыс

Бизнеске қатысты барлық табысты тіркеңіз, соның ішінде:

• Клиент төлемдері
• Өнім сатылымы
• Алынған қайтарымдар
• Егер бар болса, пайыздық табыс
• Басқа бизнеске қатысты түсімдер

Депозиттердің тиісті шот-фактуралармен немесе сатылым жазбаларымен сәйкестендірілгеніне көз жеткізіңіз.

Шығындар

Барлық әдеттегі және қажетті бизнес шығындарын қадағалаңыз, мысалы:

• Жарнама
• Веб-сайт хостингі және бағдарламалық жасақтама
• Кеңсе жабдықтары
• Жөнелту және пошта шығындары
• Кәсіби қызметтер
• Сақтандыру
• Жалға алу және коммуналдық төлемдер
• Мердігер төлемдері
• Бизнеске байланысты іссапарлар

Әрбір шығын әр жағдайда шегерімге жатпауы мүмкін, сондықтан дұрыс санаттау маңызды.

Иесінің әрекеттері

Егер сіз иесі болсаңыз, сіз бен бизнес арасындағы ақша қозғалысын дұрыс тіркеңіз. Құрылымыңызға байланысты бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Иесінің жарналары
• Қаражат алу немесе үлестірулер
• Өтемақылар
• Қателесіп бизнес шотына түскен жеке шығындар

Бұл аймақ — бухгалтерлік қателердің жиі кездесетін көзі, сондықтан оны басынан-ақ мұқият жүргізген дұрыс.

Еңбекақы және мердігер төлемдері

Егер қызметкерлерге немесе тәуелсіз мердігерлерге төлем жасасаңыз, бұл төлемдер бөлек тіркеліп, тиісті салық формалары мен сәйкестік қадамдарымен өңделетініне көз жеткізіңіз.

Сату салығы немесе басқа штаттық міндеттемелер

Егер бизнесіңіз сату салығын жинаса немесе басқа штаттық міндеттемелері болса, оларды бөлек қадағалаңыз, сонда уақытында аударып, оларды операциялық табыспен шатастырмайсыз.

Қарапайым ай сайынғы бухгалтерия тәртібі

Уақытында қалып отырудың ең оңай жолы — қайталанатын ай сайынғы процесс қолдану.

1-қадам: Барлық құжаттарды жинаңыз

Банк көшірмелерін, несие картасы көшірмелерін, түбіртектерді, шот-фактураларды, төлем платформаларының есептерін және жалақы қорытындыларын жинаңыз.

2-қадам: Операцияларды санаттарға бөліңіз

Әр операцияны шоттар жоспарыңыздағы тиісті шотқа қосыңыз. Есептер уақыт өте сенімді болып қалуы үшін бірізді болыңыз.

3-қадам: Шоттарыңызды салыстырыңыз

Бухгалтерлік жазбаларыңыздағы операцияларды банк және несие картасы көшірмелеріндегі операциялармен салыстырыңыз. Салыстыру жетіспейтін жазбаларды, қайталануларды және қателерді анықтауға көмектеседі.

4-қадам: Пайда мен залалды қарап шығыңыз

Айлық пайда мен залал есебін қарап, қанша тапқанңызды, ақша қайда жұмсалғанын және маржаларыңыз қалай өзгеріп жатқанын түсініңіз.

5-қадам: Ақша ағынын тексеріңіз

Пайда мен қолма-қол ақша бір нәрсе емес. Алдағы шығындарды, салықтарды және еңбекақыны жаба алатыныңызды білу үшін ақша қалдығын тексеріңіз.

6-қадам: Құжаттарды сақтап, бәрін резервтеңіз

Ай жабылғаннан кейін жазбаларыңызды реттелген түрде сақтаңыз және сақтық көшірме жасаңыз. Бұл кейін бір нәрсе жоғалса немесе сұрақ туындаса, тәуекелді азайтады.

Жиі кездесетін бухгалтерлік қателерден сақтаныңыз

Тіпті жақсы ниетті құрылтайшылар да бухгалтерлік қателер жібереді. Ең жиілері мыналар:

• Жеке және бизнес шығындарын араластыру
• Жазбаларды салық маусымына дейін реттемей қою
• Операцияларды қате санатқа бөлу
• Қолма-қол төлемдерді немесе платформа депозиттерін жазуды ұмыту
• Ұсақ сатып алуларға түбіртек сақтамау
• Ай сайын шоттарды салыстырмау
• Иесінің қаражат алуын немесе өтемақыларды қадағаламау
• Есептерді пайдасыз ететін көмескі санаттарды пайдалану

Бұл қателер жазбаларды шатастырып, салық тапсыруды қажетсіз қиындатуы мүмкін.

Қашан бухгалтерлік бағдарламаны қолдану керек

Операция саны артқанда немесе көбірек автоматтандыру қажет болғанда бухгалтерлік бағдарлама пайдалы болады.

Бағдарлама сізге мыналарға көмектесе алады:

• Банк және несие картасы операцияларын импорттау
• Қайталанатын шығындарды санаттау
• Түбіртектерді сандық түрде түсіру
• Қаржылық есептер жасау
• Дебиторлық және кредиторлық берешекті қадағалау
• Бірнеше пайдаланушы немесе орын арасында реттеліп отыру

Егер бизнесіңіз өте шағын болса, уақытша кесте де жұмыс істей алады. Бірақ тұрақты шығындар, бірнеше шот немесе тұрақты табыс пайда болғанда, бағдарлама әдетте уақыт үнемдеп, қателерді азайтады.

Қашан бухгалтерияны аутсорсингке беру керек

Көптеген құрылтайшылар бухгалтерияны өздері жүргізуден бастайды. Бұл бастапқы кезеңде, әсіресе операциялар аз болғанда, жұмыс істей алады.

Аутсорсинг мына жағдайларда орынды бола бастайды:

• Сіз қаржылық әкімшілікке тым көп уақыт жұмсайсыз
• Есептеріңізді салыстыру қиындап барады
• Қызметкерлеріңіз, мердігерлеріңіз немесе тауар қорыңыз бар
• Жоспарлау үшін сенімдірек есептер қажет
• Салыққа немесе сәйкестік мерзімдеріне дайындалуға көмек керек

Кәсіби маманды жалдау сізге сатуға, операцияларға және өсімге назар аударуға мүмкіндік беріп, қымбат қателер қаупін азайтады.

Жаңа бизнес иелеріне арналған бухгалтерия чек-парағы

Жазбаларыңызды тәртіпте ұстау үшін осы чек-парақты пайдаланыңыз:

• Бизнеске арналған бөлек банктік шоттар ашыңыз
• Бухгалтерлік бағдарламаны немесе жазба жүйесін орнатыңыз
• Таза шоттар жоспарын жасаңыз
• Cash немесе accrual accounting таңдаңыз
• Түбіртектер мен шот-фактураларды пайда болған сәтте сақтаңыз
• Шоттарды ай сайын салыстырыңыз
• Иесінің жарналары мен қаражат алуын қадағалаңыз
• Салықтар мен жалақыны операциялық шығындардан бөлек ұстаңыз
• Айлық пайда мен залал есептерін қарап шығыңыз
• Жазбалардың сақтық көшірмесін жүйелі түрде жасаңыз

Бизнес құру жақсы бухгалтерияға қалай көмектеседі

Күшті бухгалтерия таза бизнес негізінен басталады. Компанияңыз дұрыс құрылған және құрылымдалған болса, бизнес қаржысын жеке қаржыдан бөлек ұстау және масштабталатын жүйе құру әлдеқайда жеңілдейді.

Егер сіз жаңа LLC немесе corporation бастасаңыз, Zenind бизнесіңіздің құқықтық негізін құруға көмектесе алады, осылайша сіз сенімді түрде алға жылжи аласыз. Компанияңыз құрылғаннан кейін бухгалтерия — енгізілуі тиіс келесі маңызды жүйе.

Құрылым мен есеп жүргізуге тәртіпті көзқарас бизнесіңіздің реттелген, талаптарға сай және өсуге дайын болуына көмектеседі.

Қорытынды ойлар

Бухгалтерия — шағын бизнесіңізді қорғаудың және шешім қабылдауды жақсартудың ең қарапайым жолдарының бірі. Ерте бастаңыз, жазбаларыңызды бөлек ұстаңыз, оларды тұрақты түрде қарап шығыңыз және жұмыс көлемі артқанда бағдарламалық құралды немесе кәсіби қолдауды пайдаланыңыз.

Қаржысын реттеп ұстайтын бизнес әдетте аз хаоспен және аз тосынсыймен өседі. Жақсы бухгалтерия — қосымша міндет емес. Бұл тұрақты компания құрудың бір бөлігі.