Виртуалды көмекшілер: олар не істейді және біреуін қалай бастауға немесе жалдауға болады

Виртуалды көмекшілер, көбіне VA деп аталады, қашықтан әкімшілік, шығармашылық, техникалық немесе клиенттерге қолдау көрсету қызметтерін ұсынатын тәуелсіз мамандар. Бизнесті жүргізушілер үшін олар уақытты үнемдеудің, үстеме шығындарды азайтудың және күнделікті жұмысты толық штаттағы қызметкерді жалақы қорына қоспай-ақ алға жылжытудың тиімді жолы бола алады. Дұрыс дағдылары бар кәсіпкерлер үшін виртуалды көмекші қызметі икемді әрі төмен шығынмен басталатын бизнеске айналуы мүмкін.

Қашықтан жұмыс кең тараған сайын, виртуалды көмекші индустриясы да жылдам өсті. Барлық көлемдегі бизнес маңызды, бірақ көп уақыт алатын тапсырмалар үшін қашықтан қолдауға сүйеніп келеді. Сонымен қатар көптеген адамдар виртуалды көмекші қызметін өз ісіне айналдырып жатыр, өйткені ол бастапқы шығынның аздығын, орналасқан жерге тәуелді болмауды және маманданған дағдыларға негізделген клиенттер базасын қалыптастыру мүмкіндігін ұсынады.

Сіз виртуалды көмекші жалдауды ойласаңыз да, немесе өзіңіз сол бағытта бастағыңыз келсе де, бұл рөлдің қалай жұмыс істейтінін, VA қандай қызметтер ұсынатынын және табысты жұмыс қатынасын орнату үшін неге назар аудару керегін түсінген пайдалы.

Виртуалды көмекші деген не?

Виртуалды көмекші — клиенттерге қашықтан қолдау көрсететін өзін-өзі жұмыспен қамтыған маман. Компания ішіндегі қызметкерден айырмашылығы, VA әдетте тәуелсіз мердігер ретінде жұмыс істейді және өз жабдығын, жұмыс орнын және бизнес жүйелерін пайдаланады.

Виртуалды көмекшілер тек күнтізбені басқару мен электрондық поштаға жауап берумен шектелмейді. Көптеген мамандар тәжірибесі мен тар салалық біліміне қарай кеңірек қызметтер ұсынады. Кең таралған қызмет санаттарына мыналар жатады:

• Әкімшілік қолдау
• Кездесу уақытын белгілеу
• Кіріс пошта жәшігін және күнтізбені басқару
• Бухгалтерлік есепке көмек
• Дерек енгізу және зерттеу
• Әлеуметтік желілерді қолдау
• Клиенттерге қызмет көрсету
• Лидтерді жинау
• Контентті пішімдеу және жариялау
• Сапарларды ұйымдастыру
• E-commerce қолдауы

Виртуалды көмекшілер жиі маманданатындықтан, бизнес өз қажеттілігіне дәл келетін дағдылары бар маманды таңдай алады. Бұл қажетсіз үстеме шығындары бар жалпы штаттық лауазымға ақша жұмсағаннан тиімдірек болуы мүмкін.

Неге бизнес виртуалды көмекші жалдайды

Маңызды жұмыстар иесі немесе командасы үлгере алмайтындай тез жиналып қалса, виртуалды көмекші жалдау орынды шешім болуы мүмкін. Бұл әсіресе әр сағат маңызды саналатын стартаптар мен шағын бизнес үшін өзекті, өйткені әкімшілік жұмысқа кеткен уақыт сату, стратегия, қызмет көрсету немесе өнім әзірлеуге жұмсалмай қалады.

Негізгі артықшылықтары:

• Толық штаттағы қызметкерлерді жалдаудан төмен шығын
• Қосымша кеңсе алаңының қажет болмауы
• Қысқа мерзімді немесе қайталанатын жұмыстарға икемді қолдау
• Ұзақ жалдау процесінсіз маманданған дағдыларға қол жеткізу
• Құрылтайшылар мен шағын командалар үшін уақытты жақсы басқару

Көптеген бизнес иелері алдымен бірнеше қайталанатын тапсырманы аутсорсингке береді. Сенім артқан сайын, олар бұл қатынасты кеңірек қолдау рөліне дейін ұлғайтады. Мұндай тәсіл операцияларды ықшам ұстап, өсу үшін уақыт босатады.

Виртуалды көмекшілер жиі көрсететін қызметтер

Ең тиімді VA моделі бизнеске және көмекшінің тәжірибесіне байланысты. Кейбір VA жалпы қызмет көрсетсе, басқалары бір салаға немесе бір тапсырма түріне маманданады.

Әкімшілік қолдау

Әкімшілік жұмыс VA-ның ең кең тараған бағыттарының бірі. Бұған күнтізбені басқару, электрондық поштаны реттеу, кездесулерді жоспарлау, файлдарды ұйымдастыру және жалпы үйлестіру кіруі мүмкін.

Клиенттерге қолдау көрсету

Кейбір виртуалды көмекшілер клиенттердің сұрауларына жауап береді, тикеттерді басқарады, жиі қойылатын сұрақтарға жауап береді және кәсіби клиенттік тәжірибені сақтауға көмектеседі.

Маркетингтік қолдау

Маркетинг тәжірибесі бар VA блог жазбаларын жүктеуге, әлеуметтік желі жазбаларын жоспарлауға, жаңалықтар хаттарын пішімдеуге, қарапайым графика жасауға және CRM жаңартуға көмектесе алады.

Операциялық қолдау

Операциялық тапсырмаларға процестерді құжаттау, жобаларды бақылау, жеткізушілермен үйлестіру және ішкі есеп беру кіруі мүмкін. Бұл міндеттер өз бетінше сенімді жұмыс істей алатын VA үшін жиі өте қолайлы.

Салаға тән қолдау

Кейбір көмекшілер жылжымайтын мүлік, заң қызметтері, e-commerce, денсаулық сақтау немесе коучинг сияқты нақты салаға маманданады. Нишалық VA сол саладағы ең маңызды терминдерді, құралдарды және жұмыс ағындарын бұрыннан білуі мүмкін.

Виртуалды көмекші болуды қалай бастауға болады

Виртуалды көмекші бизнесін бастау әкімшілік тәжірибесі, мықты коммуникация дағдылары және икемділікке ұмтылысы бар адамдар үшін жақсы мүмкіндік болуы мүмкін. Бұл сонымен қатар жартылай уақыттық фрилансты құрылымды қызмет бизнесіне айналдырғысы келетіндер үшін де қолайлы жол.

1. Қызметтеріңізді анықтаңыз

Алдымен қандай қызмет ұсынғыңыз келетінін шешіңіз. Қызметтердің тым кең тізімі тартымды көрінуі мүмкін, бірақ нақты ұсыныс көбіне тиімдірек сатылады. Өзіңіз сенімді әрі жылдам орындай алатын қызметтерді таңдаңыз.

Мысалдар:

• Қарбалас құрылтайшыларға атқарушы қолдау
• Онлайн бизнеске клиенттерге қызмет көрсету
• Контент жасаушыларға әлеуметтік желі қолдауы
• Кәсіби қызмет көрсететін фирмаларға әкімшілік көмек
• Жергілікті бизнеске back-office қолдауы

2. Ниша таңдаңыз

Ниша сізді ерекшелендіреді. Өзіңізді барлығына арналған жалпы VA ретінде таныстырудың орнына, нақты бір аудиторияға немесе бизнес түріне қызмет көрсетуді қарастырыңыз. Ниша сілтемелер арқылы клиент тартуды жеңілдетіп, маркетингті оңтайландырып, маманданған білім үшін жоғары баға қоюға көмектеседі.

3. Бизнесіңізді дұрыс рәсімдеңіз

Тіпті жалғыз жұмыс істейтін VA бизнесі де бизнес болып саналады. Клиенттерді қабылдамас бұрын негізгі қадамдарды орындаңыз:

• Бизнес атауын таңдаңыз
• Бизнес құрылымын анықтаңыз
• Бизнес және жеке қаржыны бөлек жүргізіңіз
• Келісімшарт үлгісін дайындаңыз
• Шот-фактуралау процесін жасаңыз
• Клиентті onboard етуге арналған қарапайым жұмыс ағынын қалыптастырыңыз

Егер бизнесіңізді жай қосымша табыс емес, өсетін жоба ретінде құрғыңыз келсе, LLC немесе corporation құруды қарастыруға болады. Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құрылымдарын құруға және басқаруға көмектеседі, бұл өз ісін басынан-ақ кәсіби түрде ұйымдастырғысы келетін виртуалды көмекшілер үшін пайдалы болуы мүмкін.

4. Қызмет құнын белгілеңіз

Баға сағаттық, жоба бойынша немесе айлық ретейнер негізінде қойылуы мүмкін. Әр модельдің өз артықшылығы мен шектеуі бар.

• Сағаттық баға қарапайым және жұмыс көлемі жиі өзгергенде ыңғайлы.
• Жоба бойынша баға нақты анықталған нәтижелерге жақсы сәйкеседі.
• Айлық ретейнер тұрақты қайталанатын табыс әкеледі.

Тариф орнатқанда салықтарды, бизнес шығындарын, бағдарламаларды, ақылы емес уақытты және клиентке беретін құнды ескеріңіз. Бағаны тым төмен қою бизнесті ұзақ уақыт ұстап тұруды қиындатады.

5. Бизнесіңізді жарнамалаңыз

Клиенттер сізді таба алмаса, сізді жалдамайды. Негізгі маркетинг жоспарына веб-сайт, LinkedIn-та қатысу, электрондық пошта арқылы хабарласу, ұсыныстар және басқа қызмет көрсетушілермен серіктестік кіруі мүмкін.

Жаңа VA үшін пайдалы маркетинг арналары:

• Жеке және кәсіби таныстар желісі
• Жергілікті бизнес топтары
• LinkedIn арқылы outreach
• Контент маркетинг
• Фриланс платформалары
• Қанағаттанған клиенттердің ұсынымдары

Анық хабарлама маңызды. Сіз кімге көмектесетініңізді, қандай мәселені шешетініңізді және қандай нәтиже күтуге болатынын нақты айтыңыз.

Дұрыс виртуалды көмекшіні қалай жалдауға болады

Виртуалды көмекші жалдау ең жеңіл болады, егер сіз нақты қандай жұмысты тапсыратыныңызды білсеңіз. Іздеуді бастамас бұрын, берілетін тапсырмаларды, қолданылатын құралдарды, мерзімдерді және байланыс тәсілдерін сипаттап алыңыз.

1. Аутсорсингке берілетін жұмысты анықтаңыз

Қайталанатын, көп уақыт алатын немесе сіздің тікелей қатысуыңызды талап етпейтін маманданған тапсырмалардан бастаңыз. Жақсы алғашқы тапсырмалар әдетте маңызды, бірақ сіздің ең құнды жұмысыңыздың өзегі емес істер болады.

2. Қандай дағдылар маңызды екенін анықтаңыз

Кейбір VA-лар әкімшілік істерде мықты болса, басқалары контент, клиенттерге қызмет көрсету немесе операциялар жағынан жақсырақ болады. Лауазым үшін маңызды техникалық және жұмсақ дағдылардың қысқа тізімін жасаңыз.

Маңызды қасиеттер мысалдары:

• Ұқыптылық
• Коммуникация дағдылары
• Сенімділік
• Мәселе шешу қабілеті
• Сіз қолданатын бағдарламалармен таныстық

3. Тәжірибені мұқият тексеріңіз

Қатысты тәжірибені, үлгілерді, пікірлерді және клиенттік шолуларды қараңыз. Құралдар, орындалу мерзімдері және коммуникацияны қалай жүргізетіні туралы сұраңыз. Мықты VA тек не істегенін ғана емес, қалай жұмыс істейтінін де түсіндіре алуы керек.

4. Сынақ жобасынан бастаңыз

Қысқа, ақылы сынақ жоба сәйкестікті бағалаудың ең жақсы тәсілдерінің бірі болуы мүмкін. Бұл екі тарапқа да үлкен келісімге өтпей тұрып, коммуникацияны, сапаны және жауап беру жылдамдығын тексеруге мүмкіндік береді.

5. Күтілетін нәтижені нақты белгілеңіз

Нақты нұсқаулар қателер мен түсінбеушілікті азайтады. Көмекші мыналарды түсінетініне көз жеткізіңіз:

• Жұмыс ауқымы
• Мерзімдер
• Жауап беру уақыты
• Бекіту процесі
• Құпиялылық талаптары
• Файл атауы және құжаттама стандарттары

Процесті неғұрлым нақты сипаттасаңыз, VA сіздің бизнесіңіздің сенімді бөлігіне соғұрлым оңай айналады.

Назар аударуға тиіс тәуекел белгілері

Виртуалды көмекшімен жұмыс сенімге, жеделдікке және кәсібилікке сүйенеді. Мынадай белгілер байқалса, сақ болыңыз:

• Бұлыңғыр коммуникация
• Түсіндірмесіз кешіктірілген мерзімдер
• Дағдыларды немесе орындау уақытын шектен тыс уәде ету
• Жұмысты есеп берудің нақты процесінің болмауы
• Нашар ұйымдастыру немесе біркелкі емес нәтижелер

Сол сияқты, егер сіз көмекші болсаңыз, дәл осындай ескерту белгілері түсініксіз талаптары бар, төлемді кешіктіретін немесе ауқымды нақтылауға дайын емес клиенттерге де қатысты болуы мүмкін. Жақсы жұмыс қатынастары екі жаққа да байланысты.

Табысты VA қатынасы үшін ең жақсы тәжірибелер

Виртуалды көмекшіні жалдағаннан кейін, сапалы onboarding қабілетті мердігерді ұзақ мерзімді пайдалы активке айналдырады.

Бірнеше жақсы тәжірибе көп нәрсені шешеді:

• Қайталанатын тапсырмалар үшін қарапайым SOP кітапханасын жасаңыз
• Ортақ жобаларды басқару құралдарын қолданыңыз
• Мүмкіндігінше коммуникацияны бір арнада ұстаңыз
• Жұмысты ертерек қарап, пікірді жылдам беріңіз
• Ауқым мен басымдықтарды жүйелі түрде қайта қараңыз

Виртуалды көмекші уақытты үнемдеуі керек, қосымша жұмыс тудырмауы керек. Бұл әдетте процесс құжатталған және күтілетін нәтиже шынайы болғанда орындалады.

Құқықтық және бизнес мәселелері

Егер сіз виртуалды көмекші жалдасаңыз, қатынастың дұрыс рәсімделгеніне көз жеткізіңіз. Көп жағдайда VA — қызметкер емес, тәуелсіз мердігер, бірақ осы жіктеуді нақты жағдайларға сай мұқият бағалау керек.

Егер сіз VA бизнесін бастасаңыз, компанияның ұзақ мерзімді құқықтық және әкімшілік жағын да ескеріңіз. Бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Бизнес құрылымын таңдау
• Қажет болған жерде бизнесті тіркеу
• Бизнес құжаттарын реттеу
• Жазбаша келісімшарттарды пайдалану
• Табыс пен шығынды есепке алу
• Салық міндеттемелерін уақтылы орындау

Істі кәсіби бастап, жүйелі ұстағысы келетін кәсіпкерлер үшін Zenind арқылы бизнес құрылымын рәсімдеу setup үдерісін жеңілдетіп, берік негіз қалауға көмектеседі.

Қорытынды ойлар

Виртуалды көмекшілер қатынастың екі жағында да нақты құндылық береді. Бизнес икемді қолдауға және стратегиялық жұмысқа көбірек уақыт алуға қол жеткізеді. Тәуелсіз мамандар төмен үстеме шығынмен жұмыс істейтін, маманданып әрі өсіп отыратын бизнес моделіне ие болады.

Егер сіз жалдасаңыз, жұмысты нақты сипаттап, жүйелі onboarding жасаудан бастаңыз. Егер сіз VA бизнесін бастасаңыз, қызмет нишасына, дұрыс бизнес құрылымына және дұрыс клиенттерді табуға көмектесетін маркетинг жоспарына назар аударыңыз. Дұрыс жүйелер болғанда, виртуалды көмекші қызметі өсуді қолдаудың практикалық әрі масштабталатын жолына айналуы мүмкін.