Құжаттарды басқару жүйесі деген не? Өсіп келе жатқан бизнеске арналған нұсқаулық

Құжаттарды басқару жүйесі, жиі DMS деп аталатын, бұл бизнес файлдарын орталықтандырылған түрде сақтау, ұйымдастыру, қорғау, іздеу және бөлісу тәсілі. Өсіп келе жатқан компания үшін бұл жай ғана цифрлық файл сөресі емес. Бұл командаларға маңызды жазбаларды қолжетімді, дәл және қорғалған күйде сақтауға көмектесетін үдеріс пен технологиялық негіз.

АҚШ-та құрылған бизнестер үшін құжаттарды басқару әсіресе маңызды, өйткені компания құжаттары өте жылдам көбейеді. Құрылтай құжаттары, меншік жазбалары, салық файлдары, келісімшарттар, лицензиялар, жылдық есептер, жалақы формалары және сәйкестік туралы хабарламалар әртүрлі электрондық пошта жәшіктерінде, жұмыс үстеліндегі қалталарда және жеке бұлттық есептік жазбаларда сақталса, оларды басқару қиынға соғады.

Күшті құжаттарды басқару жүйесі тәртіп орнатады. Ол қажет құжатты табуды жеңілдетеді, оған кімнің қол жеткізе алатынын көрсетеді және бизнес шешімдерінің сенімді жазбасын сақтауға мүмкіндік береді.

Құжаттарды басқару жүйесі не істейді

DMS бизнеске қарапайым файл сақтаудан асып түсуге көмектеседі. Құжаттарды тек бір жерде сақтау орнына, ол бақылау мен пайдалану ыңғайлылығының бірнеше қабатын қосады.

Жақсы жасалған жүйе әдетте мына мүмкіндіктерді қолдайды:

• Цифрлық құжаттарды қауіпсіз сақтау
• Қалталар мен тегтер арқылы ұйымдастыру
• Өңдеулерге қатысты шатасуды азайту үшін нұсқаларды басқару
• Әртүрлі пайдаланушылар немесе командалар үшін рұқсат баптаулары
• Құжаттарды жылдам табуға арналған іздеу мүмкіндігі
• Құжаттарға қашан қол жеткізілгенін немесе олар қашан өзгертілгенін көрсететін аудит жазбалары
• Ішкі қызметкерлермен, сыртқы кеңесшілермен немесе клиенттермен бөлісу құралдары
• Қарау, бекіту және электрондық қолтаңбаны қолдау сияқты жұмыс үдерісі мүмкіндіктері

Тәжірибеде бұл жоғалған файлдардың азаюын, қайталанған көшірмелердің кемуін және электрондық хаттар тізбегі немесе ескі жүктеулер арасында құжат іздеуге кететін уақыттың қысқаруын білдіреді.

Құжаттарды басқару жүйесі мен бұлттық сақтау

Көптеген бизнес бұлттық сақтауды және құжаттарды басқаруды бір нәрсе деп ойлайды. Бірақ олар бірдей емес.

Бұлттық сақтау файлдарды онлайн сақтауға және құрылғылар арасында қолжетімді етуге пайдалы. Ол көбіне бір компьютердегі жергілікті қалталардан жақсырақ шешім болады. Алайда DMS әдетте ұйымдастыру, басқару және жұмыс үдерісі мүмкіндіктерін қосу арқылы бұдан әрі кетеді.

Негізгі айырмашылық - бақылауда.

Бұлттық сақтау файлдарды сақтауға көмектеседі. DMS оларды басқаруға көмектеседі.

Бұл айырмашылық құжаттарыңыз құқықтық, қаржылық және операциялық шешімдерді қолдауы қажет болғанда маңызды. Мысалы, бизнес PDF файлдарды қолжетімді ұстау үшін бұлттық сақтауды пайдалана алады, бірақ операциялық келісімнің дұрыс нұсқасы бекітіліп, қол қойылып, нақты тарихымен бірге сақталуын қамтамасыз ету үшін DMS-ке сүйенеді.

Өсіп келе жатқан бизнеске неге қажет

Бизнес өскен сайын көптеген құрылтайшылар күтетіннен тезірек күрделене түседі. Әрбір жаңа мердігер, клиент, инвестор, кредитор, жеткізуші немесе реттеуші қосымша құжат айналымын және қосымша тәуекелді әкелуі мүмкін.

Құжаттарды басқару жүйесі бұл күрделілікті бірнеше жолмен азайтады.

1. Құжаттық бейберекетті азайтады

Файлдар тым көп жерде сақталса, командалар жұмысын қайталайды және соңғы нұсқаны іздеуге уақыт жоғалтады. DMS құжаттарды бөлім, жоба, клиент немесе сәйкестік санаты бойынша ұйымдастыруға мүмкіндік беріп, үдеріске тәртіп енгізеді.

2. Ынтымақтастықты жақсартады

Командаларға бір құжатты әртүрлі орындардан бірге қарап шығу қажет болады. DMS қызметкерлерге, кеңесшілерге және серіктестерге көшірмелерді бір-біріне жібермей, ортақ сенімді дереккөзбен жұмыс істеуге көмектеседі.

3. Бизнестің үздіксіздігін қолдайды

Егер ноутбук істен шықса, кеңсе жабылса немесе қашықтан жұмыс күтпеген жерден басталса, орталықтандырылған құжат жүйесі операциялардың жалғасуына көмектеседі. Маңызды жазбалар бекітілген құрылғылар мен орындардан қолжетімді болып қалады.

4. Қауіпсіздікті күшейтеді

Бизнес құжаттарында меншік деректері, жалақы ақпараты, банк жазбалары, келісімшарттар және қызметкер файлдары сияқты құпия ақпарат жиі болады. DMS қолжетімділікті шектеуге, пайдалануды бақылауға және рұқсатсыз ашып көрсету қаупін азайтуға көмектеседі.

5. Сәйкестікті қолдайды

Көптеген бизнес құқықтық, салық, лицензиялық немесе ішкі басқару талаптарына байланысты жазбаларды сақтауы керек. DMS сақтау мерзімін және құжаттарды іздеп табуды жеңілдетіп, компанияларға тексерулерге, дауларға немесе due diligence сұрауларға жауап беруге көмектеседі.

DMS ішінде ұйымдастырылуы тиіс құжаттар

Құжаттарды басқару жүйесі операциялық немесе құқықтық тұрғыдан маңызды жазбалар үшін ең құнды.

• Құрылтай құжаттары, мысалы incorporation немесе organization articles
• Operating agreement немесе корпоративтік жарғылар
• Меншік жазбалары және cap table құжаттары
• EIN растау хаттары
• Жылдық есептер және штаттық құжат тапсырулар
• Registered agent хат-хабарлары
• Лицензиялар мен рұқсаттар
• Жеткізуші және клиент келісімшарттары
• Жалақы және HR жазбалары
• Салық декларациялары және растайтын құжаттар
• Директорлар кеңесінің шешімдері және жиналыс хаттамалары
• Сақтандыру полистері
• Зияткерлік меншікке қатысты өтінімдер

Жаңадан құрылған компания үшін осы құжаттарды басынан бастап реттеп сақтау кейінгі мәселелердің алдын алады. Жоғалған жазбаларды қайта қалпына келтіру құжат жүйесін ерте құрудан әлдеқайда қиын.

Құжаттарды басқару жүйесінде қандай мүмкіндіктерді іздеу керек

Әр жүйе бірдей жасалмайды. Нұсқаларды бағалау кезінде бизнес бақылау мен сенімділікті арттыратын мүмкіндіктерге назар аударуы керек.

Іздеу және табу

Пайдалы жүйе файлдарды атауы, санаты, күні, тегі немесе кілтсөзі бойынша табуды жеңілдетуі тиіс. Жылдам іздеу уақытты үнемдейді және қызметкерлерге өтінім, аудит немесе мәміле үшін құжат қажет болғанда тез әрекет етуге көмектеседі.

Рұқсаттар және қол жеткізуді басқару

Әр қызметкердің әр құжатқа қол жеткізуі қажет емес. Рөлге негізделген рұқсаттар сезімтал файлдарды тек қажет адамдарға шектеуге мүмкіндік береді.

Нұсқаларды басқару

Нұсқаларды басқару бір құжаттың бірнеше көшірмесі болған кезде шатасуды болдырмауға көмектеседі. Қай нұсқа соңғы, қайсысы қаралу үстінде, қайсысына қол қойылғаны анық болуы керек.

Аудит жазбасы

Аудит жазбасы файлдарды жүктеу, көшіру, өңдеу және бөлісу сияқты әрекеттерді тіркейді. Бұл есеп берушілік пен сәйкестік үшін маңызды болуы мүмкін.

Электрондық қолтаңба қолдауы

Көптеген бизнес құжаттарына қол қою қажет болады. Электрондық қолтаңба құралдары есеп жүргізуді сақтай отырып, бекітулерді жылдамдатып, қағазбастылықты азайтады.

Сақтау және архивтеу

Жақсы DMS бизнеске жазбаларды қажетті мерзім бойы сақтауға және енді белсенді емес, бірақ әлі де сақталуы тиіс материалдарды архивтеуге көмектесуі керек.

Қауіпсіз бөлісу

Сыртқы бухгалтерлерге, заңгерлерге, registered agent-терге және кеңесшілерге кейбір файлдарға уақытша қол жеткізу қажет болуы мүмкін. Қауіпсіз бөлісу мүмкіндіктері бүкіл қалтаны ашпай-ақ ынтымақтасуды жеңілдетеді.

DMS компания құру мен сәйкестікке қалай көмектеседі

Құрылтайшылар үшін құжаттарды басқару компания құрылған сәттен басталады.

Жаңа ұйым әдетте бірінші күннен бастап мұқият сақталуы тиіс бірқатар жазбаларды жасайды. Оларға құрылтай өтінімдері, меншікке қатысты бекітулер, салық тіркеулері, банк құжаттары және ішкі басқару жазбалары кіруі мүмкін. Бизнес кеңейген сайын қосымша құжаттар мен сәйкестік материалдары жинала береді.

DMS осы бастапқы құрылтай жазбалары мен кейінгі операциялық құжаттар арасындағы сабақтастықты сақтауға көмектеседі. Бұл маңызды, өйткені көптеген құқықтық және қаржылық шешімдер дәл жазбаларға сүйенеді.

Мысалдар:

• Ұйымның дұрыс құрылғанын және сақталғанын көрсету
• Банкке немесе кредиторға меншік не рұқсат жазбаларын ұсыну
• Жылдық сәйкестік үшін штаттық құжаттарды табу
• Қаржыландыру немесе сатып алу талқылаулары үшін due diligence-ті қолдау
• Келісімшарт бекітулерін және ішкі шешімдерді ретке келтіру

Басынан бастап тәртіпті сақтағысы келетін компаниялар үшін құжат жүйесі жетік құрылтай тәжірибесін толықтырып, жетіспейтін немесе сәйкес келмейтін жазбалар қаупін азайтады.

Құжаттарды басқаруда жиі кездесетін қателер

Цифрлық сақтауды қолданатын бизнес те нашар құжат әдеттерімен күресуі мүмкін. Ең жиі қателер мыналар:

• Файлдарды ортақ жүйенің орнына жеке қалталарда сақтау
• final, final2 немесе signedcopy сияқты бұлыңғыр атауларды қолдану
• Бір құжаттың бірнеше нұсқасын нұсқаларды басқарусыз сақтау
• Сезімтал файлдарды қорғалмаған электрондық пошта тізбектері арқылы бөлісу
• Құпия жазбалар үшін рұқсаттарды орнатпау
• Белсенді файлдарды архивтік жазбалармен араластыру
• Құқықтық немесе салық құжаттары үшін сақтау талаптарын елемеу

Негізгі мәселе көбіне сақтау орнында емес. Ол - үдерістің жоқтығында. DMS бизнес қарапайым құжат саясатын да анықтаған кезде жақсы жұмыс істейді.

Жақсы құжат жұмыс үдерісін қалай құруға болады

Жақсы құжат жүйесі оның артындағы жұмыс үдерісі қаншалықты тиімді болса, соншалықты тиімді болады. Бизнес бірнеше практикалық әдетті ұстану арқылы нәтижені жақсарта алады.

Санаттарды ерте анықтаңыз

Бизнестің қалай жұмыс істейтініне сәйкес келетін құжат құрылымын жасаңыз. Жиі кездесетін санаттарға құқықтық, қаржылық, HR, сәйкестік, жеткізуші және клиент жазбалары жатады.

Атау беру ережелерін стандарттаңыз

Файл атаулары сипаттамалы және бірізді болуы керек. Қажет болған жағдайда күндерді, құжат түрлерін және жоба атауларын қосыңыз.

Қол жеткізуді рөл бойынша шектеңіз

Ақпаратқа тек қажет адамдарға ғана қол жеткізуді беріңіз. Бұл кездейсоқ ашып көрсетуді азайтады және жазбаларды басқаруды жеңілдетеді.

Жазбаларды кесте бойынша тексеріңіз

Ескірген материалдарды архивтеу, көшірмелерді жою және маңызды құжаттардың әлі де өзекті екенін растау үшін мерзімді тексерулер орнатыңыз.

Маңызды жазбалардың сақтық көшірмесін жасаңыз

Бұлттық жүйенің өзінде де резервтік көшіру немесе қалпына келтіру стратегиясы болуы керек. Бизнес үздіксіздігі маңызды файлдарды бірдеңе болған жағдайда қалпына келтіру мүмкіндігіне байланысты.

Құжаттарды басқару жүйесі құнды ма?

Көптеген өсіп келе жатқан бизнес үшін жауап - иә.

DMS құны тек ыңғайлылықта емес. Бұл тәуекелді азайту, үйлестіруді жақсарту және жазбаларды неғұрлым сенімді жүргізу. Бизнес қызметкерлер, жеткізушілер, клиенттер және сәйкестік міндеттемелері саны артқан сайын, жүйесіз құжат тәртібін сақтау қиын бола түседі.

Егер компанияңыз әлі шағын болса, құрылымды қазір енгізудің ең дұрыс уақыты. Ерте бастау кейін бейберекет жазбаларды түзетуден әлдеқайда оңай әрі арзан.

Қорытынды ой

Құжаттарды басқару жүйесі бизнеске файлдарды тиімділікке, қауіпсіздікке және сәйкестікке қолдау көрсететін тәсілмен сақтауға және басқаруға көмектеседі. Жаңа ғана басталып жатқан немесе белсенді өсіп жатқан компаниялар үшін ол күнделікті операциялардың негізгі бөлігіне айнала алады.

Құрылтай жазбаларын, келісімшарттарды, салық құжаттарын және ішкі бекітулерді бір қауіпсіз жүйеде ұйымдастыру арқылы бизнес тезірек жұмыс істей алады, заң талаптарын жақсырақ сақтайды және маңызды ақпаратты жоғалту қаупін азайтады.