Bagaimana Perniagaan Kecil Boleh Membina Ketahanan Selepas COVID-19

Pandemik COVID-19 mengubah cara perniagaan kecil berfikir tentang risiko, perancangan, kakitangan, aliran tunai dan operasi. Bagi ramai pengasas, pengajaran terbesar bukan sekadar bahawa gangguan akan berlaku, tetapi persediaan menentukan sejauh mana sesebuah perniagaan dapat bertahan.

Walaupun setiap syarikat menghadapi cabaran yang berbeza, perniagaan yang menyesuaikan diri dengan paling berkesan berkongsi beberapa ciri. Mereka mengekalkan operasi yang teratur, mengamalkan pematuhan yang jelas, melindungi rizab tunai, berkomunikasi dengan pelanggan lebih awal, dan memudahkan proses beralih apabila keadaan berubah.

Bagi pengasas baharu dan syarikat yang sedang berkembang, pengajaran ini masih penting hari ini. Ketahanan bukan tindak balas sekali sahaja terhadap krisis. Ia ialah disiplin perniagaan yang bermula ketika penubuhan dan berterusan sepanjang setiap peringkat pertumbuhan.

Apa yang COVID-19 dedahkan tentang risiko perniagaan kecil

Pandemik menampakkan beberapa titik lemah yang sukar diabaikan:

• Banyak perniagaan mempunyai penampan kewangan yang kecil.
• Sesetengah pemilik bergantung pada satu saluran jualan atau satu pembekal.
• Tugas pentadbiran ditangguhkan sehingga menjadi mendesak.
• Kerja jarak jauh sukar kerana aliran kerja tidak didokumentasikan.
• Pematuhan dan penyelenggaraan entiti sering dianggap perkara sampingan.

Isu-isu ini bukan unik kepada pandemik. COVID-19 hanya memperbesarkannya. Kelemahan yang sama boleh muncul semasa inflasi, kekurangan tenaga kerja, gangguan rantaian bekalan, bencana alam atau perubahan pasaran yang pantas.

Sebab itulah ketahanan perlu dibina ke dalam model perniagaan itu sendiri.

Mulakan dengan struktur perniagaan yang betul

Asas undang-undang dan operasi yang kukuh memudahkan tindak balas apabila keadaan berubah. Memilih entiti perniagaan yang sesuai ialah salah satu langkah awal.

Ramai pemilik perniagaan kecil memilih LLC kerana ia menawarkan fleksibiliti dan struktur yang mudah. Yang lain menubuhkan korporat apabila rancangan pertumbuhan, struktur pemilikan atau strategi pembiayaan mereka memerlukannya. Pilihan yang tepat bergantung pada model perniagaan, pertimbangan cukai dan matlamat jangka panjang.

Proses penubuhan yang betul boleh membantu anda:

• Mengasingkan aset peribadi dan perniagaan.
• Mewujudkan struktur pemilikan yang jelas.
• Membina kehadiran yang lebih profesional.
• Menyediakan pemfailan negeri dan keperluan berterusan dengan betul.
• Membina perniagaan yang lebih mudah diurus apabila berkembang.

Bagi pengasas yang mahu bergerak pantas tanpa terlepas langkah penting, perkhidmatan penubuhan seperti Zenind boleh memudahkan proses memulakan perniagaan di A.S. dan memastikan rekod teratur sejak awal.

Pastikan pematuhan tidak menjadi gangguan

Salah satu sebab paling biasa perniagaan menghadapi masalah semasa gangguan ialah mereka sudah ketinggalan dalam kewajipan pentadbiran. Apabila krisis berlaku, pemilik perlu memberi tumpuan kepada pelanggan, pekerja dan hasil. Mereka tidak memerlukan masalah pematuhan yang boleh dielakkan menimbun di belakang tabir.

Sistem pematuhan yang ringkas harus merangkumi:

• Rekod penubuhan dan dokumen organisasi.
• Ketersediaan ejen berdaftar.
• Tarikh akhir pemfailan negeri.
• Keperluan laporan tahunan.
• Rekod pemilikan dan tadbir urus.
• Penyimpanan dokumen dalaman asas.

Jika perkara-perkara ini diurus secara konsisten, perniagaan boleh kekal fokus pada pelaksanaan, bukan pembersihan kecemasan.

Bina ketahanan aliran tunai sebelum anda memerlukannya

Aliran tunai ialah titik tekanan paling segera bagi kebanyakan perniagaan kecil semasa krisis. Hasil boleh merosot dengan cepat, tetapi bil jarang berhenti. Perniagaan yang memasuki gangguan tanpa penampan mempunyai sangat sedikit pilihan.

Cara praktikal untuk mengukuhkan aliran tunai termasuk:

• Mengekalkan akaun rizab untuk perbelanjaan operasi.
• Menyemak langganan berulang dan kos overhed.
• Memisahkan perbelanjaan penting daripada perbelanjaan pilihan.
• Menetapkan dasar kutipan yang realistik untuk invois.
• Memantau belum terima dan belum bayar setiap minggu, bukan setiap bulan.
• Menguji tekanan bajet anda terhadap senario hasil yang lebih rendah.

Ini bukan hanya tentang bertahan daripada peristiwa sebesar kemelesetan. Perniagaan yang peka terhadap tunai boleh membuat keputusan yang lebih baik sepanjang tahun.

Elakkan kebergantungan pada satu saluran

Perniagaan yang lebih berjaya semasa COVID-19 selalunya mempunyai lebih daripada satu cara untuk mencapai pelanggan. Model yang bergantung pada kedai fizikal, satu pasaran dalam talian atau satu sumber petunjuk boleh menjadi rapuh.

Pelan hasil yang lebih kukuh mungkin merangkumi:

• Laman web terus dan senarai emel milik sendiri.
• Pelbagai saluran jualan.
• Hasil berulang atau langganan jika sesuai.
• Perkongsian dan rujukan.
• Pemasaran kandungan dan keterlihatan carian organik.
• Gabungan penyampaian perkhidmatan secara bersemuka dan digital.

Diversifikasi bukan bermaksud melakukan semuanya serentak. Ia bermaksud mengurangkan risiko bahawa satu gangguan boleh menutup keseluruhan perniagaan.

Dokumentasikan cara perniagaan beroperasi

Ramai pemilik mendapati semasa pandemik bahawa pengetahuan kritikal hanya berada dalam fikiran seorang individu. Jika individu itu tidak tersedia, semuanya menjadi perlahan.

Proses yang didokumentasikan mengurangkan risiko itu. Ia memudahkan delegasi, pengambilan pekerja dan penyesuaian pantas.

Sekurang-kurangnya, dokumentasikan:

• Aliran kerja jualan dan perkhidmatan pelanggan utama.
• Langkah vendor dan perolehan.
• Akses kepada akaun dan perisian utama.
• Prosedur gaji dan pengebilan.
• Akses jauh dan protokol komunikasi.
• Kuasa membuat keputusan apabila pemilik tiada.

Dokumentasi yang jelas juga memudahkan proses orientasi pekerja baharu dan kontraktor, yang penting pada mana-mana peringkat pertumbuhan.

Jadikan kerja jarak jauh dan hibrid lebih mudah diurus

COVID-19 memaksa banyak perniagaan beralih ke kerja jarak jauh sebelum mereka bersedia. Ada yang mendapati operasi jarak jauh meningkatkan produktiviti. Yang lain pula belajar bahawa mereka memerlukan lebih banyak struktur.

Sama ada perniagaan anda sepenuhnya jarak jauh, hibrid atau bersemuka, prinsip yang sama terpakai:

• Tetapkan jangkaan untuk komunikasi dan ketersediaan.
• Gunakan alat bersama untuk tugas, dokumen dan kelulusan.
• Lindungi data perniagaan dengan kawalan akses yang betul.
• Latih pekerja tentang pengendalian fail yang selamat.
• Seragamkan kekerapan mesyuarat dan pelaporan.

Fleksibiliti jarak jauh boleh menjadi kelebihan apabila disertai disiplin. Tanpa sistem, ia menjadi kekeliruan.

Berkomunikasi lebih awal dan jelas dengan pelanggan

Dalam tempoh yang tidak menentu, pelanggan mahukan ketelusan lebih daripada kesempurnaan. Perniagaan yang mengkomunikasikan perubahan lebih awal selalunya mengekalkan lebih banyak kepercayaan berbanding yang menunggu sehingga masalah menjadi lebih besar.

Pelan komunikasi yang kukuh harus menjelaskan:

• Sama ada perkhidmatan, waktu operasi atau tempoh penghantaran telah berubah.
• Apa yang pelanggan patut jangka semasa berlaku kelewatan.
• Cara menghubungi perniagaan untuk isu mendesak.
• Proses mana yang kekal stabil.
• Bila syarikat akan memberikan kemas kini seterusnya.

Matlamatnya bukan untuk menerangkan setiap butiran operasi secara berlebihan. Matlamatnya ialah memastikan pelanggan berasa dimaklumkan dan yakin.

Rancang gangguan seterusnya sekarang

Ketahanan bertambah baik apabila ia dianggap sebagai proses perancangan berterusan, bukan reaksi kepada satu peristiwa sahaja. Pemilik perniagaan boleh bersedia dengan bertanya beberapa soalan praktikal:

• Apa akan berlaku jika hasil jatuh 25% selama tiga bulan?
• Operasi mana yang bergantung pada seorang individu?
• Pembekal atau sistem mana yang kritikal?
• Seberapa pantas perniagaan boleh beralih ke dalam talian?
• Tarikh akhir undang-undang atau pematuhan mana yang tidak boleh dilepaskan?
• Apa yang perlu berlaku supaya perniagaan terus beroperasi dengan lancar?

Soalan-soalan ini membantu pemilik mengenal pasti titik lemah sebelum ia menjadi mahal.

Mengapa penubuhan dan pematuhan penting kepada ketahanan jangka panjang

Ramai pengasas menganggap penubuhan perniagaan sebagai pemfailan sekali sahaja. Sebenarnya, cara sesebuah perniagaan ditubuhkan mempengaruhi keupayaannya untuk kekal teratur, mengumpul modal, mengurus risiko dan bertindak balas terhadap perubahan.

Entiti yang tersusun dengan baik boleh memudahkan untuk:

• Melindungi perniagaan daripada kekeliruan peribadi dan operasi.
• Mengekalkan kejelasan pemilikan dan tanggungjawab.
• Menyimpan rekod yang lebih kemas untuk cukai dan pematuhan.
• Menampilkan imej yang lebih kukuh kepada pelanggan, pemberi pinjaman dan rakan kongsi.
• Berkembang tanpa perlu membina semula syarikat dari awal.

Sebab itulah pengasas mendapat manfaat apabila menubuhkan perniagaan dengan betul sejak awal dan memastikan rekod mereka sentiasa dikemas kini dari semasa ke semasa.

Bagaimana Zenind menyokong perniagaan baharu dan yang sedang berkembang

Zenind membantu usahawan A.S. menubuhkan dan mengekalkan syarikat mereka dengan sokongan praktikal yang sesuai untuk pengasas yang sibuk. Daripada penubuhan perniagaan hingga tugas pematuhan berterusan, matlamatnya ialah memudahkan pengurusan bahagian pentadbiran dalam pemilikan perniagaan.

Bagi usahawan yang menumpukan pada ketahanan, sokongan seperti ini sangat penting. Apabila struktur perniagaan tersusun, pemilik mempunyai lebih banyak masa untuk menumpukan pada jualan, operasi dan pertumbuhan.

Pengajaran utama

COVID-19 mengingatkan pemilik perniagaan kecil bahawa ketahanan perlu dibina, bukan diandaikan. Perniagaan yang bertahan dan menyesuaikan diri dengan baik biasanya berkongsi kekuatan yang sama:

• Mereka ditubuhkan dengan betul.
• Mereka mengawal pematuhan.
• Mereka mengurus tunai secara berhati-hati.
• Mereka mempelbagaikan operasi dan hasil.
• Mereka mendokumentasikan aliran kerja.
• Mereka berkomunikasi dengan jelas.
• Mereka merancang lebih awal, bukan bertindak balas lewat.

Prinsip-prinsip ini masih terpakai hari ini. Sama ada anda melancarkan syarikat baharu atau menambah baik perniagaan sedia ada, perniagaan paling kukuh ialah yang direka untuk terus bergerak apabila keadaan berubah.

Syarikat yang tahan lasak bermula dengan asas yang kukuh, dan asas itu bermula dengan penubuhan yang bijak serta penyelenggaraan yang konsisten.