Πώς οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να οικοδομήσουν ανθεκτικότητα μετά την COVID-19

Η πανδημία COVID-19 άλλαξε τον τρόπο με τον οποίο οι μικρές επιχειρήσεις σκέφτονται τον κίνδυνο, τον σχεδιασμό, το προσωπικό, τη ρευστότητα και τις λειτουργίες. Για πολλούς ιδρυτές, το σημαντικότερο μάθημα δεν ήταν απλώς ότι συμβαίνουν διαταραχές, αλλά ότι η προετοιμασία καθορίζει πόσο καλά αντέχει μια επιχείρηση.

Παρότι κάθε εταιρεία αντιμετώπισε διαφορετικές προκλήσεις, οι επιχειρήσεις που προσαρμόστηκαν πιο αποτελεσματικά είχαν ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά. Διατηρούσαν οργανωμένες τις λειτουργίες τους, είχαν σαφείς συνήθειες συμμόρφωσης, προστάτευαν τα αποθεματικά μετρητών, επικοινωνούσαν έγκαιρα με τους πελάτες και διευκόλυναν την προσαρμογή όταν οι συνθήκες άλλαζαν.

Για τους νέους ιδρυτές και τις αναπτυσσόμενες εταιρείες, αυτά τα μαθήματα εξακολουθούν να έχουν σημασία σήμερα. Η ανθεκτικότητα δεν είναι μια εφάπαξ αντίδραση σε μια κρίση. Είναι μια επιχειρηματική πειθαρχία που ξεκινά από τη σύσταση και συνεχίζεται σε κάθε στάδιο ανάπτυξης.

Τι αποκάλυψε η COVID-19 για τον κίνδυνο στις μικρές επιχειρήσεις

Η πανδημία έκανε ορισμένα αδύναμα σημεία αδύνατο να αγνοηθούν:

• Πολλές επιχειρήσεις είχαν μικρό οικονομικό περιθώριο ασφαλείας.
• Ορισμένοι ιδιοκτήτες βασίζονταν σε ένα μόνο κανάλι πωλήσεων ή σε έναν μόνο προμηθευτή.
• Τα διοικητικά καθήκοντα αναβάλλονταν μέχρι να γίνουν επείγοντα.
• Η απομακρυσμένη εργασία ήταν δύσκολη επειδή οι ροές εργασίας δεν ήταν τεκμηριωμένες.
• Η συμμόρφωση και η διατήρηση της οντότητας αντιμετωπίζονταν συχνά ως δευτερεύον ζήτημα.

Αυτά τα προβλήματα δεν ήταν μοναδικά για την πανδημία. Η COVID-19 απλώς τα μεγέθυνε. Οι ίδιες ευαλωτότητες μπορούν να εμφανιστούν κατά τη διάρκεια του πληθωρισμού, των ελλείψεων εργατικού δυναμικού, των διαταραχών στην εφοδιαστική αλυσίδα, των φυσικών καταστροφών ή των απότομων αλλαγών της αγοράς.

Γι’ αυτό η ανθεκτικότητα πρέπει να ενσωματώνεται στο ίδιο το επιχειρηματικό μοντέλο.

Ξεκινήστε με τη σωστή επιχειρηματική δομή

Μια ισχυρή νομική και λειτουργική βάση διευκολύνει την ανταπόκριση όταν οι συνθήκες αλλάζουν. Η επιλογή της κατάλληλης επιχειρηματικής οντότητας είναι ένα από τα πρώτα βήματα.

Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων επιλέγουν μια LLC επειδή προσφέρει ευελιξία και απλή δομή. Άλλοι συστήνουν μια εταιρεία όταν τα σχέδια ανάπτυξης, η δομή ιδιοκτησίας ή η στρατηγική χρηματοδότησης το απαιτούν. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το επιχειρηματικό μοντέλο, τις φορολογικές παραμέτρους και τους μακροπρόθεσμους στόχους.

Μια σωστή διαδικασία σύστασης μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Διαχωρίσετε την προσωπική από την επιχειρηματική περιουσία.
• Καθιερώσετε μια σαφή δομή ιδιοκτησίας.
• Δημιουργήσετε μια πιο επαγγελματική εικόνα.
• Οργανώσετε σωστά τις δηλώσεις προς την πολιτεία και τις συνεχιζόμενες απαιτήσεις.
• Χτίσετε μια επιχείρηση που διαχειρίζεται ευκολότερα καθώς μεγαλώνει.

Για ιδρυτές που θέλουν να κινηθούν γρήγορα χωρίς να παραλείψουν σημαντικά βήματα, μια υπηρεσία σύστασης όπως η Zenind μπορεί να απλοποιήσει τη διαδικασία έναρξης μιας επιχείρησης στις ΗΠΑ και να βοηθήσει να παραμείνουν τα αρχεία οργανωμένα από την αρχή.

Μην αφήνετε τη συμμόρφωση να γίνεται απόσπαση προσοχής

Ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν προβλήματα κατά τη διάρκεια μιας αναταραχής είναι ότι ήδη υστερούν στις διοικητικές τους υποχρεώσεις. Όταν χτυπά μια κρίση, οι ιδιοκτήτες χρειάζεται να επικεντρωθούν στους πελάτες, τους εργαζόμενους και τα έσοδα. Δεν χρειάζονται αποφεύξιμα προβλήματα συμμόρφωσης να συσσωρεύονται στο παρασκήνιο.

Ένα απλό σύστημα συμμόρφωσης θα πρέπει να καλύπτει:

• Τα αρχεία σύστασης και τα οργανωτικά έγγραφα.
• Τη διαθεσιμότητα του registered agent.
• Τις προθεσμίες υποβολής στην πολιτεία.
• Τις απαιτήσεις ετήσιας έκθεσης.
• Τα αρχεία ιδιοκτησίας και διακυβέρνησης.
• Τη βασική εσωτερική διατήρηση εγγράφων.

Αν αυτά τα ζητήματα διαχειρίζονται με συνέπεια, η επιχείρηση μπορεί να παραμένει επικεντρωμένη στην εκτέλεση αντί για επείγον καθαρισμό εκκρεμοτήτων.

Χτίστε ανθεκτικότητα στις ταμειακές ροές πριν τη χρειαστείτε

Η ρευστότητα είναι το πιο άμεσο σημείο πίεσης για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις σε μια κρίση. Τα έσοδα μπορούν να μειωθούν γρήγορα, αλλά οι λογαριασμοί σπάνια σταματούν. Μια επιχείρηση που μπαίνει σε μια διαταραχή χωρίς απόθεμα έχει ελάχιστες επιλογές.

Πρακτικοί τρόποι ενίσχυσης των ταμειακών ροών περιλαμβάνουν:

• Τη διατήρηση ενός λογαριασμού αποθεματικού για λειτουργικά έξοδα.
• Την αναθεώρηση επαναλαμβανόμενων συνδρομών και γενικών εξόδων.
• Τον διαχωρισμό των απαραίτητων από τις προαιρετικές δαπάνες.
• Τον καθορισμό ρεαλιστικών πολιτικών είσπραξης για τα τιμολόγια.
• Την παρακολούθηση των απαιτήσεων και υποχρεώσεων σε εβδομαδιαία βάση, όχι μηνιαία.
• Την προσομοίωση του προϋπολογισμού σε σενάρια χαμηλότερων εσόδων.

Αυτό δεν αφορά μόνο την επιβίωση σε μια ύφεση. Μια επιχείρηση που δίνει προτεραιότητα στη ρευστότητα μπορεί να παίρνει καλύτερες αποφάσεις όλο τον χρόνο.

Αποφύγετε την εξάρτηση από ένα μόνο κανάλι

Οι επιχειρήσεις που τα πήγαν καλύτερα κατά τη διάρκεια της COVID-19 ήταν συχνά εκείνες που είχαν περισσότερους από έναν τρόπους να προσεγγίσουν τους πελάτες. Ένα μοντέλο μόνο με φυσικό κατάστημα, μια μοναδική πλατφόρμα αγοράς ή μία πηγή leads μπορεί να είναι εύθραυστο.

Ένα πιο ισχυρό σχέδιο εσόδων μπορεί να περιλαμβάνει:

• Άμεση ιστοσελίδα και ιδιόκτητη λίστα email.
• Πολλαπλά κανάλια πωλήσεων.
• Επαναλαμβανόμενα ή συνδρομητικά έσοδα όπου αυτό είναι κατάλληλο.
• Συνεργασίες και παραπομπές.
• Content marketing και οργανική προβολή στις μηχανές αναζήτησης.
• Συνδυασμό δια ζώσης και ψηφιακής παροχής υπηρεσιών.

Η διαφοροποίηση δεν σημαίνει ότι τα κάνετε όλα ταυτόχρονα. Σημαίνει ότι μειώνετε τον κίνδυνο μια μόνο διαταραχή να διακόψει ολόκληρη την επιχείρηση.

Τεκμηριώστε τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης

Πολλοί ιδιοκτήτες συνειδητοποίησαν κατά τη διάρκεια της πανδημίας ότι η κρίσιμη γνώση βρισκόταν στο μυαλό ενός μόνο ατόμου. Αν αυτό το άτομο δεν ήταν διαθέσιμο, όλα επιβραδύνονταν.

Οι τεκμηριωμένες διαδικασίες μειώνουν αυτόν τον κίνδυνο. Διευκολύνουν την ανάθεση, την πρόσληψη και τη γρήγορη προσαρμογή.

Τουλάχιστον, τεκμηριώστε:

• Τις βασικές ροές εργασίας πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών.
• Τα βήματα προμηθευτών και προμηθειών.
• Την πρόσβαση σε βασικούς λογαριασμούς και λογισμικό.
• Τις διαδικασίες μισθοδοσίας και τιμολόγησης.
• Τα πρωτόκολλα απομακρυσμένης πρόσβασης και επικοινωνίας.
• Την αρμοδιότητα λήψης αποφάσεων όταν ο ιδιοκτήτης δεν είναι διαθέσιμος.

Η σαφής τεκμηρίωση διευκολύνει επίσης την ένταξη νέων εργαζομένων και συνεργατών, κάτι που έχει σημασία σε κάθε στάδιο ανάπτυξης.

Κάντε την απομακρυσμένη και υβριδική εργασία διαχειρίσιμη

Η COVID-19 έσπρωξε πολλές επιχειρήσεις στην απομακρυσμένη εργασία πριν είναι έτοιμες. Ορισμένες διαπίστωσαν ότι η απομακρυσμένη λειτουργία βελτίωσε την παραγωγικότητα. Άλλες κατάλαβαν ότι χρειάζονταν περισσότερη δομή.

Είτε μια επιχείρηση είναι πλήρως απομακρυσμένη, υβριδική είτε φυσική, ισχύουν οι ίδιες αρχές:

• Καθορίστε προσδοκίες για επικοινωνία και διαθεσιμότητα.
• Χρησιμοποιήστε κοινά εργαλεία για εργασίες, έγγραφα και εγκρίσεις.
• Προστατέψτε τα επιχειρηματικά δεδομένα με κατάλληλους ελέγχους πρόσβασης.
• Εκπαιδεύστε τους εργαζομένους στον ασφαλή χειρισμό αρχείων.
• Τυποποιήστε τη συχνότητα συναντήσεων και την αναφορά προόδου.

Η ευελιξία της απομακρυσμένης εργασίας μπορεί να αποτελέσει πλεονέκτημα όταν συνδυάζεται με πειθαρχία. Χωρίς συστήματα, μετατρέπεται σε σύγχυση.

Επικοινωνείτε έγκαιρα και καθαρά με τους πελάτες

Σε περιόδους αβεβαιότητας, οι πελάτες θέλουν διαφάνεια περισσότερο από την τελειότητα. Οι επιχειρήσεις που επικοινωνούσαν έγκαιρα τις αλλαγές συχνά διατηρούσαν περισσότερη εμπιστοσύνη από όσες περίμεναν μέχρι να κλιμακωθούν τα προβλήματα.

Ένα ισχυρό πλάνο επικοινωνίας θα πρέπει να εξηγεί:

• Αν έχουν αλλάξει οι υπηρεσίες, οι ώρες ή οι χρόνοι παράδοσης.
• Τι πρέπει να περιμένουν οι πελάτες κατά τη διάρκεια των καθυστερήσεων.
• Πώς μπορούν να επικοινωνήσουν με την επιχείρηση για επείγοντα ζητήματα.
• Ποιες διαδικασίες παραμένουν σταθερές.
• Πότε θα δοθεί η επόμενη ενημέρωση.

Ο στόχος δεν είναι να εξηγηθεί υπερβολικά κάθε λειτουργική λεπτομέρεια. Ο στόχος είναι οι πελάτες να αισθάνονται ενημερωμένοι και σίγουροι.

Προγραμματίστε από τώρα για τη επόμενη διαταραχή

Η ανθεκτικότητα βελτιώνεται όταν αντιμετωπίζεται ως συνεχής διαδικασία σχεδιασμού και όχι ως αντίδραση σε ένα μόνο γεγονός. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να προετοιμαστούν θέτοντας μερικές πρακτικές ερωτήσεις:

• Τι θα συνέβαινε αν τα έσοδα μειώνονταν κατά 25% για τρεις μήνες;
• Ποιες λειτουργίες εξαρτώνται από ένα μόνο άτομο;
• Ποιοι προμηθευτές ή συστήματα είναι κρίσιμα;
• Πόσο γρήγορα θα μπορούσε η επιχείρηση να μετακινηθεί online;
• Ποιες νομικές ή κανονιστικές προθεσμίες δεν πρέπει να χαθούν;
• Τι θα έπρεπε να συμβεί ώστε η επιχείρηση να συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά;

Αυτές οι ερωτήσεις βοηθούν τους ιδιοκτήτες να εντοπίσουν αδύναμα σημεία πριν γίνουν ακριβά.

Γιατί η σύσταση και η συμμόρφωση έχουν σημασία για τη μακροπρόθεσμη ανθεκτικότητα

Πολλοί ιδρυτές σκέφτονται τη σύσταση μιας επιχείρησης ως μια εφάπαξ διαδικασία. Στην πραγματικότητα, ο τρόπος με τον οποίο συστήνεται μια επιχείρηση επηρεάζει την ικανότητά της να παραμένει οργανωμένη, να αντλεί κεφάλαια, να διαχειρίζεται τον κίνδυνο και να ανταποκρίνεται στην αλλαγή.

Μια καλά δομημένη οντότητα μπορεί να διευκολύνει:

• Την προστασία της επιχείρησης από προσωπική και λειτουργική σύγχυση.
• Τη σαφήνεια στην ιδιοκτησία και τις ευθύνες.
• Τη διατήρηση καθαρότερων αρχείων για φόρους και συμμόρφωση.
• Τη δημιουργία ισχυρότερης εικόνας προς πελάτες, δανειστές και συνεργάτες.
• Την ανάπτυξη χωρίς να χρειάζεται να ξαναχτιστεί η εταιρεία από την αρχή.

Γι’ αυτό οι ιδρυτές ωφελούνται όταν στήνουν σωστά την επιχείρησή τους από την αρχή και διατηρούν τα αρχεία τους ενημερωμένα με την πάροδο του χρόνου.

Πώς η Zenind υποστηρίζει νέες και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες στις ΗΠΑ να συστήνουν και να διατηρούν τις εταιρείες τους με πρακτική υποστήριξη που ταιριάζει στις ανάγκες των πολυάσχολων ιδρυτών. Από τη σύσταση της επιχείρησης έως τις συνεχιζόμενες εργασίες συμμόρφωσης, ο στόχος είναι να γίνει πιο εύκολη η διαχείριση της διοικητικής πλευράς της ιδιοκτησίας.

Για τους επιχειρηματίες που επικεντρώνονται στην ανθεκτικότητα, αυτού του είδους η υποστήριξη έχει σημασία. Όταν η δομή της επιχείρησης είναι οργανωμένη, ο ιδιοκτήτης έχει περισσότερο χρόνο να επικεντρωθεί στις πωλήσεις, τις λειτουργίες και την ανάπτυξη.

Τελικά συμπεράσματα

Η COVID-19 υπενθύμισε στους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων ότι η ανθεκτικότητα χτίζεται, δεν θεωρείται δεδομένη. Οι επιχειρήσεις που επέζησαν και προσαρμόστηκαν καλά συνήθως μοιράζονταν τα ίδια δυνατά σημεία:

• Είχαν συσταθεί σωστά.
• Διατηρούσαν τη συμμόρφωση υπό έλεγχο.
• Διαχειρίζονταν με προσοχή τη ρευστότητα.
• Είχαν διαφοροποιήσει τις λειτουργίες και τα έσοδά τους.
• Είχαν τεκμηριώσει τις ροές εργασίας.
• Επικοινωνούσαν καθαρά.
• Σχεδίαζαν εκ των προτέρων αντί να αντιδρούν αργά.

Αυτές οι αρχές εξακολουθούν να ισχύουν σήμερα. Είτε ξεκινάτε μια νέα εταιρεία είτε βελτιώνετε μια υπάρχουσα, οι πιο ισχυρές επιχειρήσεις είναι εκείνες που είναι σχεδιασμένες να συνεχίζουν να κινούνται όταν οι συνθήκες αλλάζουν.

Μια ανθεκτική εταιρεία ξεκινά με σταθερά θεμέλια, και αυτά τα θεμέλια ξεκινούν με έξυπνη σύσταση και συνεπή συντήρηση.