Cách doanh nghiệp nhỏ xây dựng khả năng chống chịu sau COVID-19

Đại dịch COVID-19 đã thay đổi cách các doanh nghiệp nhỏ nhìn nhận rủi ro, kế hoạch, nhân sự, dòng tiền và vận hành. Với nhiều nhà sáng lập, bài học lớn nhất không chỉ là các gián đoạn sẽ xảy ra, mà là mức độ chuẩn bị sẽ quyết định doanh nghiệp trụ vững như thế nào.

Mỗi công ty đều đối mặt với những thách thức khác nhau, nhưng các doanh nghiệp thích nghi hiệu quả nhất thường có chung một số điểm. Họ tổ chức vận hành ngăn nắp, duy trì thói quen tuân thủ rõ ràng, bảo vệ nguồn dự trữ tiền mặt, trao đổi sớm với khách hàng và dễ dàng chuyển hướng khi điều kiện thay đổi.

Với những nhà sáng lập mới và các công ty đang tăng trưởng, những bài học đó vẫn còn nguyên giá trị hôm nay. Khả năng chống chịu không phải là phản ứng nhất thời trước một cuộc khủng hoảng. Đó là một kỷ luật kinh doanh bắt đầu từ lúc thành lập và tiếp tục trong mọi giai đoạn phát triển.

COVID-19 đã phơi bày điều gì về rủi ro của doanh nghiệp nhỏ

Đại dịch đã làm nổi bật nhiều điểm yếu không thể bỏ qua:

• Nhiều doanh nghiệp gần như không có đệm tài chính.
• Một số chủ doanh nghiệp phụ thuộc vào một kênh bán hàng hoặc một nhà cung cấp duy nhất.
• Các công việc hành chính bị trì hoãn cho đến khi trở nên cấp bách.
• Làm việc từ xa gặp khó khăn vì quy trình chưa được tài liệu hóa.
• Tuân thủ và duy trì pháp nhân thường bị xem nhẹ.

Những vấn đề đó không chỉ xuất hiện trong đại dịch. COVID-19 chỉ làm chúng trở nên rõ rệt hơn. Cùng những điểm yếu này cũng có thể xuất hiện trong lạm phát, thiếu hụt lao động, gián đoạn chuỗi cung ứng, thiên tai hoặc những biến động thị trường nhanh chóng.

Đó là lý do khả năng chống chịu cần được tích hợp ngay vào mô hình kinh doanh.

Bắt đầu với cơ cấu doanh nghiệp phù hợp

Một nền tảng pháp lý và vận hành vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp phản ứng tốt hơn khi điều kiện thay đổi. Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp là một trong những bước đầu tiên.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chọn LLC vì tính linh hoạt và cơ cấu đơn giản. Những người khác thành lập corporation khi kế hoạch tăng trưởng, cấu trúc sở hữu hoặc chiến lược huy động vốn đòi hỏi điều đó. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, yếu tố thuế và mục tiêu dài hạn.

Quy trình thành lập đúng cách có thể giúp bạn:

• Tách biệt tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp.
• Thiết lập cơ cấu sở hữu rõ ràng.
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn.
• Thiết lập đúng các hồ sơ và yêu cầu duy trì ở cấp bang.
• Xây dựng một doanh nghiệp dễ quản lý hơn khi phát triển.

Với các nhà sáng lập muốn tiến nhanh mà không bỏ sót bước quan trọng, một dịch vụ thành lập như Zenind có thể đơn giản hóa quá trình bắt đầu doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và giúp hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp ngay từ đầu.

Đừng để tuân thủ trở thành một sự xao nhãng

Một trong những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong thời điểm gián đoạn là họ đã chậm trễ với các nghĩa vụ hành chính từ trước đó. Khi khủng hoảng xảy ra, chủ doanh nghiệp cần thời gian để tập trung vào khách hàng, nhân viên và doanh thu. Họ không cần những vấn đề tuân thủ có thể tránh được tiếp tục tích tụ ở phía sau.

Một hệ thống tuân thủ đơn giản nên bao gồm:

• Hồ sơ thành lập và tài liệu tổ chức.
• Tình trạng đại diện đăng ký.
• Hạn nộp hồ sơ theo bang.
• Yêu cầu nộp báo cáo thường niên.
• Hồ sơ sở hữu và quản trị.
• Lưu trữ tài liệu nội bộ cơ bản.

Nếu những hạng mục này được quản lý nhất quán, doanh nghiệp có thể tập trung vào thực thi thay vì phải xử lý tình huống khẩn cấp.

Xây dựng khả năng chịu đựng dòng tiền trước khi cần đến nó

Dòng tiền là điểm chịu áp lực tức thời nhất đối với hầu hết doanh nghiệp nhỏ trong khủng hoảng. Doanh thu có thể giảm nhanh, nhưng các hóa đơn thì hiếm khi dừng lại. Một doanh nghiệp bước vào giai đoạn gián đoạn mà không có vùng đệm sẽ có rất ít lựa chọn.

Những cách thực tế để củng cố dòng tiền gồm:

• Duy trì một quỹ dự trữ cho chi phí vận hành.
• Rà soát các gói đăng ký định kỳ và chi phí cố định.
• Tách chi tiêu thiết yếu khỏi chi tiêu tùy chọn.
• Thiết lập chính sách thu hồi công nợ thực tế cho hóa đơn.
• Theo dõi các khoản phải thu và phải trả hàng tuần, không phải hàng tháng.
• Kiểm tra sức chịu đựng của ngân sách theo các kịch bản doanh thu thấp hơn.

Điều này không chỉ nhằm sống sót qua một sự kiện cỡ suy thoái. Một doanh nghiệp chú trọng tiền mặt có thể đưa ra quyết định tốt hơn trong cả năm.

Tránh phụ thuộc vào một kênh duy nhất

Những doanh nghiệp vượt qua COVID-19 tốt hơn thường là những doanh nghiệp có nhiều hơn một cách để tiếp cận khách hàng. Mô hình chỉ có cửa hàng vật lý, chỉ một sàn thương mại điện tử hoặc chỉ một nguồn khách hàng tiềm năng có thể rất mong manh.

Một kế hoạch doanh thu vững hơn có thể bao gồm:

• Một website trực tiếp và danh sách email do doanh nghiệp sở hữu.
• Nhiều kênh bán hàng.
• Doanh thu định kỳ hoặc theo thuê bao nếu phù hợp.
• Quan hệ đối tác và giới thiệu.
• Tiếp thị nội dung và khả năng hiển thị tự nhiên trên công cụ tìm kiếm.
• Kết hợp dịch vụ trực tiếp và dịch vụ số.

Đa dạng hóa không có nghĩa là làm mọi thứ cùng lúc. Điều đó có nghĩa là giảm rủi ro để một gián đoạn duy nhất không thể làm tê liệt toàn bộ doanh nghiệp.

Tài liệu hóa cách doanh nghiệp vận hành

Nhiều chủ doanh nghiệp phát hiện trong đại dịch rằng kiến thức quan trọng chỉ nằm trong đầu một người. Nếu người đó không có mặt, mọi thứ sẽ chậm lại.

Các quy trình được tài liệu hóa giúp giảm rủi ro đó. Chúng giúp việc phân công, tuyển dụng và thích nghi nhanh hơn.

Ít nhất, hãy tài liệu hóa:

• Quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng cốt lõi.
• Các bước làm việc với nhà cung cấp và mua sắm.
• Quyền truy cập vào các tài khoản và phần mềm quan trọng.
• Quy trình tính lương và lập hóa đơn.
• Giao thức truy cập từ xa và liên lạc.
• Thẩm quyền ra quyết định khi chủ sở hữu vắng mặt.

Tài liệu rõ ràng cũng giúp việc hướng dẫn nhân viên và cộng tác viên mới dễ dàng hơn, điều này quan trọng ở mọi giai đoạn tăng trưởng.

Làm cho làm việc từ xa và kết hợp trở nên dễ quản lý

COVID-19 đã đẩy nhiều doanh nghiệp vào làm việc từ xa trước khi họ sẵn sàng. Một số doanh nghiệp nhận ra làm việc từ xa giúp tăng năng suất. Những doanh nghiệp khác thấy rằng họ cần nhiều cấu trúc hơn.

Dù doanh nghiệp hoàn toàn từ xa, kết hợp hay trực tiếp, các nguyên tắc sau vẫn áp dụng:

• Đặt kỳ vọng rõ ràng về giao tiếp và thời gian phản hồi.
• Sử dụng công cụ dùng chung cho nhiệm vụ, tài liệu và phê duyệt.
• Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp bằng kiểm soát truy cập phù hợp.
• Đào tạo nhân viên về cách xử lý tệp an toàn.
• Chuẩn hóa tần suất họp và báo cáo.

Sự linh hoạt từ xa có thể là một lợi thế khi đi kèm kỷ luật. Không có hệ thống, nó sẽ biến thành hỗn loạn.

Giao tiếp sớm và rõ ràng với khách hàng

Trong giai đoạn bất định, khách hàng muốn sự minh bạch hơn là sự hoàn hảo. Các doanh nghiệp giao tiếp sớm về thay đổi thường giữ được niềm tin tốt hơn so với những doanh nghiệp chờ đến khi vấn đề leo thang.

Một kế hoạch giao tiếp tốt nên giải thích:

• Dịch vụ, giờ làm việc hoặc thời gian giao hàng có thay đổi hay không.
• Khách hàng nên kỳ vọng điều gì trong thời gian bị chậm trễ.
• Cách liên hệ với doanh nghiệp khi có vấn đề khẩn cấp.
• Những quy trình nào vẫn ổn định.
• Khi nào công ty sẽ cung cấp cập nhật tiếp theo.

Mục tiêu không phải là giải thích quá chi tiết mọi hoạt động nội bộ. Mục tiêu là giúp khách hàng cảm thấy được thông tin đầy đủ và tin tưởng.

Lập kế hoạch cho gián đoạn tiếp theo ngay từ bây giờ

Khả năng chống chịu được cải thiện khi nó được xem là một quá trình lập kế hoạch liên tục thay vì phản ứng với một sự kiện đơn lẻ. Chủ doanh nghiệp có thể chuẩn bị bằng cách tự hỏi một vài câu hỏi thực tế:

• Điều gì sẽ xảy ra nếu doanh thu giảm 25% trong ba tháng?
• Những hoạt động nào phụ thuộc vào một người duy nhất?
• Nhà cung cấp hoặc hệ thống nào là then chốt?
• Doanh nghiệp có thể chuyển sang trực tuyến nhanh đến mức nào?
• Những hạn chót pháp lý hoặc tuân thủ nào không được phép bỏ lỡ?
• Cần điều gì để doanh nghiệp tiếp tục vận hành trơn tru?

Những câu hỏi này giúp chủ sở hữu xác định điểm yếu trước khi chúng trở nên tốn kém.

Vì sao thành lập và tuân thủ quan trọng đối với khả năng chống chịu dài hạn

Nhiều nhà sáng lập nghĩ rằng thành lập doanh nghiệp chỉ là một lần nộp hồ sơ. Trên thực tế, cách doanh nghiệp được thành lập ảnh hưởng đến khả năng duy trì tổ chức, huy động vốn, quản lý rủi ro và thích ứng với thay đổi.

Một pháp nhân được cấu trúc tốt có thể giúp doanh nghiệp dễ:

• Bảo vệ doanh nghiệp khỏi sự nhầm lẫn giữa cá nhân và vận hành.
• Giữ rõ ràng quyền sở hữu và trách nhiệm.
• Duy trì hồ sơ gọn gàng hơn cho thuế và tuân thủ.
• Tạo hình ảnh mạnh hơn với khách hàng, bên cho vay và đối tác.
• Mở rộng mà không phải xây dựng lại công ty từ đầu.

Đó là lý do các nhà sáng lập nên thiết lập doanh nghiệp đúng ngay từ đầu và duy trì hồ sơ cập nhật theo thời gian.

Zenind hỗ trợ doanh nghiệp mới và đang phát triển như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân tại Hoa Kỳ thành lập và duy trì công ty của mình với sự hỗ trợ thực tế, phù hợp với nhu cầu của những nhà sáng lập bận rộn. Từ thành lập doanh nghiệp đến các nhiệm vụ tuân thủ liên tục, mục tiêu là giúp phần hành chính của việc sở hữu doanh nghiệp trở nên dễ quản lý hơn.

Với những doanh nhân tập trung vào khả năng chống chịu, sự hỗ trợ như vậy rất quan trọng. Khi cấu trúc doanh nghiệp được tổ chức tốt, chủ sở hữu sẽ có thêm thời gian để tập trung vào bán hàng, vận hành và tăng trưởng.

Kết luận chính

COVID-19 nhắc nhở các chủ doanh nghiệp nhỏ rằng khả năng chống chịu được xây dựng chứ không phải mặc định có sẵn. Những doanh nghiệp tồn tại và thích nghi tốt thường có chung các điểm mạnh sau:

• Họ được thành lập đúng cách.
• Họ kiểm soát tốt tuân thủ.
• Họ quản lý tiền mặt thận trọng.
• Họ đa dạng hóa vận hành và doanh thu.
• Họ tài liệu hóa quy trình làm việc.
• Họ giao tiếp rõ ràng.
• Họ lập kế hoạch trước thay vì phản ứng muộn.

Những nguyên tắc đó vẫn còn phù hợp hôm nay. Cho dù bạn đang khởi nghiệp hay cải thiện một công ty hiện có, những doanh nghiệp mạnh nhất là những doanh nghiệp được thiết kế để tiếp tục tiến lên khi điều kiện thay đổi.

Một công ty có khả năng chống chịu bắt đầu từ nền tảng vững chắc, và nền tảng đó bắt đầu bằng việc thành lập thông minh và duy trì nhất quán.